JYS Introducción al Enfoque Sistémico Elaborada por el Prof. Jean-Yves Simon Postgrado en Gerencia UCV - CEAP

JYS 2 Punto de Partida: El Surgimiento de la Teoría General de Sistemas (TGS) La TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy ( ), publicados entre 1950 y Referencia: Ludwig von Bertalanffy. General Systems Theory

JYS 3 La Teoría General de Sistemas (TGS) Proporciona principios y modelos generales para todas las ciencias: física, biología, psicología, sociología, química, etc. Los principios ya descubiertos para una ciencia no se deben redescubrir en otra

JYS 4 TGS: Ejemplos

JYS 5

JYS 6 Aportes Semánticos Aportes Metodológicos Bases Fundamentales de la Teoría General de Sistemas

JYS 7 La Revolución del Enfoque Sistémico: Cambio en los Principios Intelectuales Dominantes de casi todas las ciencias TeleologíaMecanicismo Pensamiento SintéticoPensamiento Analítico ExpansionismoReduccionismo ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINISTRACIÓN ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

JYS 8 Reduccionismo vs. Expansionismo REDUCCIONISMO Todas las cosas pueden ser descompuestas y reducidas a sus elementos fundamentales, indivisibles Física -> Estudio de los Átomos Química -> Sustancias Simples Biología -> Células Administración = el Taylorismo EXPANSIONISMO Todo fenómeno es parte de un fenómeno mayor. El desempeño de un sistema depende de cómo se relaciona con el todo mayor que lo contiene y del cual forma parte Visión orientada hacia el todo = Enfoque Sistémico

JYS 9 La Revolución del Enfoque Sistémico: Cambio en los Principios Intelectuales Dominantes de casi todas las ciencias TeleologíaMecanicismo Pensamiento Sintético Pensamiento Analítico ExpansionismoReduccionismo ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINISTRACIÓN ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

JYS 10 Pensamiento Analítico vs. Sintético PENSAMIENTO ANALÍTICO Descomponer el todo en partes más simples, independientes. Solucionar o explicar cada una de estas partes. Integrar estas explicaciones para explicar el todo. Referencia: René Descartes ( ) PENSAMIENTO SINTÉTICO Se explica un fenómeno por el rol que desempeña dentro de un sistema mayor. Ejemplo: el estudio de los órganos del cuerpo humano

JYS 11 La Revolución del Enfoque Sistémico: Cambio en los Principios Intelectuales Dominantes de casi todas las ciencias TeleologíaMecanicismo Pensamiento SintéticoPensamiento Analítico ExpansionismoReduccionismo ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINISTRACIÓN ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

JYS 12 Mecanicismo vs. Teleología MECANICISMO Fundamentado en relaciones de causa – efecto. Un fenómeno es la causa de un efecto cuando es necesario y suficiente para provocar el efecto. Ya que la causa es suficiente para lograr el efecto, sólo se toma en cuenta a la causa para explicar el efecto. No hay efecto del entorno, es un sistema cerrado. TELEOLOGÍA La relación de causa-efecto es probabilística. La causa es necesaria pero no suficiente para explicar un efecto. El comportamiento se explica por lo que produce o su propósito. Las relaciones entre las variables constituyen un campo dinámico de fuerzas que interactúan. Este campo origina el emergente sistémico: el todo es diferente de sus partes.

JYS 13 Definición de un Sistema Conjunto de elementos interrelacionados de manera dinámica con el fin de conseguir un objetivo común, constituyendo un todo unitario organizado, imbuido dentro de un sistema superior o suprasistema, donde es posible distinguir dos o más subsistemas. Ludwig von Bertalanffy, 1937

JYS 14 Los Sistemas ENTRADAS Datos Emergía Materia SALIDAS Información Emergía Materia Un sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas.

JYS 15 Jerarquía de los Sistemas según su Complejidad de Boulding 1er nivel, estructura estática. Estructuras. 2do nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios, predeterminados. Mecanismos de relojería, poleas, palancas.(física, química clásica) Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético simple. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio. termostatos. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autónomos y autorregulables. Se comienza a diferenciar la vida. Puede considerarse al nivel de la célula. Quinto nivel, genético-social. Las plantas. Capacidad de reproducción. Sexto nivel, sistema animal. Mayor movilidad, capacidad de procesamiento de información pero no autoconscientes. Comportamiento teleológico. Séptimo nivel, sistema humano. El ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos. Memoria. Inteligencia. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas: La unidad no es el individuo sino el rol que desempeña en relación con la organización o con el entorno. Las organizaciones sociales son conjuntos de roles reunidos en sistemas mediante sus respectivos canales de comunicación. Noveno nivel, sistemas trascendentales, simbólicos. últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones. Conocidos apenas parcialmente en virtud de sus excesiva complejidad. Obedecen a una estructura sistemática lógica. (Universo).

JYS 16 Taxonomía de Ciencias y Sistemas Referencia: John P. Van Gigch. Teoría General de Sistemas. Editorial Trillas

JYS 17 Aportes Semánticos Aportes Metodológicos Bases Fundamentales de la Teoría General de Sistemas

JYS 18 Principales Conceptos de Sistemas: Entrada (Input) Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, energía o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser: en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa. aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema. retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.

JYS 19 Principales Conceptos de Sistemas: Salida (Output) Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

JYS 20 Principales Conceptos de Sistemas: Caja Negra La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso Pero sabemos que a determinadas entradas corresponden determinadas salidas y con ello podemos inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido. CAJA NEGRA EntradasSalidas Acciones Estímulos Causas Reacciones Respuestas Efectos

JYS 21 Principales Conceptos de Sistemas: Retroalimentación (feedback) Se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada. SISTEMA EntradasSalidas RETROALIMENTACIÓN SISTEMA EntradasSalidas Regulador Estándar u Objetivo

JYS 22 Principales Conceptos de Sistemas: Homeostasis La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución. La homeostasis es un equilibrio alcanzado mediante la autorregulación o autocontrol, es la capacidad del sistema para mantener las variables dentro de ciertos límites.

JYS 23 Principales Conceptos de Sistemas: Entropía La entropía de un sistema es el desgaste que, en un sistema aislado, se presenta por el transcurso del tiempo por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo. En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. En los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo.

JYS 24 Principales Conceptos de Sistemas: Teoría de la Información: Entropía Significa que las partes del sistema pierden su integración y comunicación entre sí -> pierde energía e información. La información sufre pérdidas al ser transmitida -> todo sistema de información tiene tendencia entrópica -> Ruido A medida que aumenta la información, disminuye la entropía porque la información es la base de la configuración y el orden.

JYS 25 Principales Conceptos de Sistemas: Sinergia Surge cuando dos o más causas que actúan en conjunto producen un efecto mayor que la suma de los efectos que producirían por separado La sinergia es un ejemplo de emergente sistémico: una característica del sistema que no se encuentra en ninguna de sus partes tomadas por separado

JYS 26 Una Referencia Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 5ta. Edición. McGraw Hill, 1999.

JYS Introducción a la Cibernética Aplicación a la Organización

JYS 28 Orígenes de la Cibernética La cibernética fue creada entre 1943 y 1947 por el matemático estadounidense Norbert Weiner ( ) Referencia: Cybernetics or Control and Communication in the Animal and the Machine

JYS 29 Orígenes de la Cibernética Procede del vocablo griego Kybernetes, es decir, Piloto CAPITÁN : establece el objetivo para el barco: ir de A a B. PILOTO : observa la ruta del viaje observa los desvíos causados por las corrientes, el viento, etc. decide a cada momento las acciones correctivas para ajustar el rumbo desde su valor real a su valor ideal TIMONEL REMEROS

JYS 30 Concepto de Cibernética Von Bertalanffy: La cibernética es una teoría de los sistemas de control basada en la comunicación (transferencia de información) entre el sistema y el medio, y dentro del sistema, y del control (retroalimentación) de la función de los sistemas con respecto al ambiente.

JYS 31 ¿Qué es la Cibernética? La cibernética tiene como objetivo, que los sistemas creados por el hombre, sean capaces de autorregularse y de adaptarse, lo que les permitirá sobrevivir. El sistema de mayor capacidad, cohesión interna, adaptación y aprendizaje es el ser humano. La cibernética trata de emular este funcionamiento.

JYS 32 Propiedades de los Sistemas dentro de la Organización Son excesivamente complejos Son probabilísticos Son autorregulados Stafford Beer: La velocidad de respuesta, la integración de informaciones, la capacidad para llegar a conclusiones relativamente fidedignas a partir de informaciones incompletas son atributos animales superiores a los atributos de las máquinas

JYS Gerencia y Planificación Cibernética

JYS 34 El Modelo de Organización Cibernética o Modelo de Sistema Viable (MSV) Principal autor: Stafford Beer ( ) Referencia: Brain of the Firm, 2nd. Edition, 1981 Decision and Control, 1966

JYS Variedad

JYS 36 Definición de Variedad Ross Ashby: La Variedad es el número posible de estados que puede asumir un sistema cuya complejidad nos interesa medir".

JYS 37 Variedad y Gerencia Para los gerentes de empresas, todos los sistemas a los cuales deben enfrentarse, presentan mucha interconexión y son dinámicos simultáneamente. ¿Cómo entonces es posible gerenciar exitosamente una organización?

JYS PARÉNTESIS SOBRE EL CÁLCULO DE LA VARIEDAD

JYS 39 Cálculo de la Variedad de la Entrada Caja Negra 0 / 1 Variedad de la Entrada = Número Posible de Estados = (0/1,0/1) -> (00,01,10,11) = 2 2 = 4

JYS 40 Cálculo de la Variedad de la Entrada Caja Negra 0 / 1 Variedad de la Entrada = Número Posible de Estados = (0/1,0/1,01) -> (000,001,010,011,100,101,110,111) -> 8 = 2 3 Estados posibles

JYS 41 Medición de la variedad generada por una caja negra Caja Negra 0 / 1 Variedad Total del Sistema = Número Posible de Estados = Fórmula = Variedad de la Salida Variedad de la Entrada = 2 8 = 256

JYS 42 Cálculo de la Variedad, un caso más simple Caja Negra 0 / 1 Variedad de la Salida = Número Posible de Estados = Fórmula = Variedad de la Salida Variedad de la Entrada La fórmula dice = 2 4 = 16

JYS 43 Cálculo de la Variedad de la Salida Caja Negra 0 / 1 La fórmula dice = 2 4 = 16, vamos a contarlos: (00,1), (00,0), (01,1), (01,0), (10,1), (10,0), (11,1), (11,0) A primera vista hay solo 8 estados posibles (2 3 )

JYS 44 Cálculo de la Variedad de la Salida Caja Negra 0 / 1 A primera vista hay solo 8 estados posibles (2 3 ) Vamos a representar diferentemente este hallazgo:

JYS 45 Cálculo de la Variedad de la Salida Caja Negra 0 / Pensándolo bien, el sistema que estamos considerando es una máquina que produce solamente 0 o que produce solamente 1 cualquiera sea el estado de las 2 entradas

JYS 46 Cálculo de la Variedad de la Salida Caja Negra 0 / Son 16 estados distinguibles, la fórmula era correcta

JYS FÍN DE LA PARÉNTESIS SOBRE EL CÁLCULO DE LA VARIEDAD

JYS 48 Variedad Entrada a Gte General: 2 17 Variedad Entrada a Gerente de Producción: 2 4 Proliferación de la Variedad en un Organigrama V1V2V3V4 Gerente de Venta P1P2P3P4 Gte de Producción Gerente General Variedad Entrada a Gerente de Venta: 2 4 Variedad Salida a Gerente de Venta: 2 16 Variedad Salida a Gte de Producción: 2 16

JYS 49 Proliferación de la Variedad en un Organigrama V1V2V3V4 Gerente de Venta P1P2P3P4 Gte de Producción Gerente General Variedad Entrada a Gerente de Venta: 2 Variedad Entrada a Gerente de Producción: 2 Entrada de Variedad 2 2 N I V E L E S O P E R A T I V O S =2 3 Entrada de Variedad 2 2

JYS 50 Proliferación de la Variedad en un Organigrama En el ejemplo considerado: La variedad que llega al nivel operativo (considerando todos los departamentos operativos como una sola caja negra) es igual a =2 3 Mientras que la variedad que llega al nivel de gerencia general es igual a =2 17 La variedad operativa (complejidad) es 5½ veces mayor que la variedad gerencial que pretende controlarla. La organización es un sistema balanceado cuando la variedad que genera puede ser ampliada o reducida a niveles de equilibrio.

JYS 51 Variedad y Gerencia Para los gerentes de empresas, todos los sistemas a los cuales deben enfrentarse, presentan mucha interconexión y son dinámicos simultáneamente. ¿Cómo entonces es posible gerenciar exitosamente una organización? Destruyendo variedad

JYS 52 Destruyendo Variedad Los Gerentes limitan la proliferación de variedad básicamente previniendo la interacción: Departamentalización, Gerencia por excepción, Gerencia por objetivos Son procesos de destrucción de variedad.

JYS 53 Reducción de la Variedad por Departamentalización Caja Negra 0 / 1 Caja Negra 0 / 1 Variedad de Entrada = = 2 5 = = = Variedad de Salida = = 2 17 = 1,31 x Caja Negra 0 / 1 Variedad de Entrada = 2 8 = Variedad de Salida = (2 2 ) 256 = 1,34 x

JYS 54 Reducción de la Variedad: Sistema de Regulación por Comparación Constante La gerencia desea reducir la variedad de la salida. Selecciona de un grupo de posibles estados de salida, uno que pueda ser considerado una constante que se mantendrá ante cualquier variación de las entradas. Ejemplo: empresas que permiten una gran libertad de acción a sus subsidiarias, a condición de que mantengan un determinado nivel de retorno sobre la inversión.

JYS 55 Reducción de la Variedad: Sistema de Regulación por Comparación Constante Caja NegraGerencia Constante Seleccionada (Estándar) Comparador Variedad de Salida Variedad de Entrada Retroalimentación Problema: La corrección surge después que el error ha sido detectado

JYS La Ley del Requisito de Variedad

JYS 57 Ley del Requisito de Variedad Ross Ashby: Ley del requisito de Variedad: Variedad absorbe Variedad Sólo la Variedad puede destruir la Variedad

JYS 58 Ley del Requisito de Variedad: Ejemplo Referencia: Stafford Beer. Decisión y Control. Fondo de Cultura Económica El ejemplo del juego de rugby: 15 atacantes, como impedir que uno de ellos llegue a la línea de meta con el balón? 3 enfoques: Práctica Ortodoxa de la Administración Analisis de Tendencias para Anticipar La Nasa Elaborar modelos sobre la base del monitoreo de las ondas cerebrales de los atacantes La Cibernética Reclutar 15 defensores

JYS 59 Significa que para cada ciudadano hace falta un policía para monitorear su comportamiento? No: podríamos tener, por ejemplo, policías para habitantes. Hace falta incurrir en un costo para incrementar veces la capacidad del sistema policial: Archivos judiciales, equipos de comunicación, patrullas, etc. Ley del Requisito de Variedad: Amplificadores de Variedad Todos estos recursos son equivalentes a amplificadores de variedad.

JYS 60 Ley del Requisito de Variedad: Atenuadores de Variedad Siguiendo con el ejemplo de la delincuencia: Sistemas como los de carácter religiosos, políticos, socioeconómicos y culturales servirían como un equivalente a lo que serían atenuadores de variedad.

JYS 61 Ley del Requisito de Variedad: El Efecto Metro Metro de Caracas. Moviliza diariamente millones de usuarios. Existen normas: no fumar, no rayar las paredes, no ingerir alimentos, no hacer uso indebido del timbre de emergencia, no correr, etc. Y nadie fuma, nadie ensucia, nadie corre, nadie raya las paredes y nadie se 'colea". Miles de esos usuarios diarios, son creadores de variedad delictiva: fuera del Metro, se convierten en violadores de tipo de normas. ¿Que les ocurre a estas personas cuando interactúan con el sistema Metro? ¿ Quién atenúa su variedad delictiva?

JYS 62 Ley del Requisito de Variedad: El Efecto Metro La respuesta es: la eficiencia que el sistema produce, porque posee requisito de variedad. Lo que el usuario espera del sistema es exactamente lo que recibe. Hay requisito de variedad (equilibrio) entre las fuerzas antiéticas (gerencial, operativa y usuaria) que actúan en el sistema. Hay vagones a tiempo para todos, hay boletos, espacio, aire acondicionado y confort también para todos No existe la inestabilidad en el manejo de los recursos ni la demanda insatisfecha para el sistema se mantiene en armonía con el usuario. De la misma forma, el sistema socioeconómico de un país, de ser eficiente, eliminaría la delincuencia.

JYS 63 Unidad Organizativa Elemental Medio Ambiente Medio Operativo Medio Gerencial WWW AMPLIFICADOR DE VARIEDAD ATENUADOR DE VARIEDAD sistemas uno del modelo de organización cibernética de Stafford Beer

JYS 64 El Modelo del Sistema Viable de Staford Beer

JYS 65 Referencia Beer, Stafford. The Heart of Enterprise, Mariña Muller, Manuel. Gerencia y Planificación Cibernética, Caracas, U.C.V. 1984

JYS 66 El Modelo de Organización Cibernética o Modelo de Sistema Viable (MSV) Stafford Beer ( ) Referencia: Brain of the Firm, 2nd. Edition, 1981 The Heart of Enterprise, 1979 Decision and Control, 1966

JYS 67 Qué es Viabilidad? El Oxford English Dictionary Viable: Capaz de mantener una existencia separada El Diccionario de la Real Academia Española: Viable: Que puede vivir

JYS 68 Unidad de Organización Elemental METASISTEMA CONCEPTO IMPORTANTE: COHESIÓN El Metasistema procura la cohesión del nivel al cual corresponde y al mismo tiempo es compartido por su nivel operacional

JYS 69 La autonomía de las unidades operacionales o sistemas uno. La autonomía o libertad de acción dentro de un sistema existe solo a su nivel operativo y dentro de los lineamientos y políticas propuestas (impuestas) por su metasistema. La variedad se mueve según 2 ejes: vertical y horizontal: Horizontal: La fuerza operacional encargada de la efectividad de las operaciones elementales Vertical: La fuerza de cohesión encargada de la viabilidad del sistema En cualquier punto del diagrama estas dos fuerzas ortogonales interactúan y es esta interacción la que define la libertad dentro de un sistema viable SISTEMA UNO METASISTEMA alfa beta gama

JYS 70 Las limitaciones de la organización o el sistema dos SISTEMA DOS La función del sistema Dos podría ser ejecutada por el metasistema, pero sería a expensas de la autonomía. El objetivo del sistema Dos es represar oscilación Su función es la de actuar como servicio del sistema Uno. Los servicios reducen variedad a quien los recibe pero nunca autonomía. METASIS TEMA

JYS 71 Las limitaciones de la organización o el sistema dos Ejemplo: Sistemas 1: los conductores de automóvil Sistemas 2: vigilantes del transito, emisoras de radio que indican donde hay trancas, control de tráfico con computadoras y GPS SISTEMA DOS

JYS 72 Las limitaciones de la organización o el sistema dos Intervenciones del SISTEMA DOS: Sistema de Balance Contable Estados de Ganancias y Pérdidas Inventarios Políticas Salariales Etc. SISTEMA DOS

JYS 73 El Grupo Corporativo de Operaciones o Sistema Tres. SISTEMA TRES: (Directores de Finanzas, Producción, Ventas) Los sistemas uno y dos son subsistemas del meta sistema, SISTEMA TRES es parte de él Tiene como función el estar pendiente del ahora dentro de la empresa, lo interno en el ahora El sistema tres está conectado en tiempo real con las gerencias de los sistemas uno Supervisa las unidades de apoyo (sistemas dos), lo que le permite mantenerse informado de las actividades antioscilatorias desplegadas por ellas. El sistema 3 permite lograr la sinergia de los sistemas 1 SISTEMA TRES

JYS 74 El Grupo Corporativo de Operaciones o Sistema Tres. SISTEMA TRES

JYS 75 El Grupo Corporativo de Planificación o Sistema Cuatro. SISTEMA CUATRO: Tiene como función: Responder a las expectativas del medio ambiente global, es decir dedicarse a lo externo en el entonces, ambiente global que está constituido por la suma de los ambientes específicos de los sistemas uno 1. Dedicarse al futuro de la organización a corto, mediano y largo plazo. SISTEMA CUATRO Sistemas Uno, Dos y Tres -> Sobrevivencia Sistema Cuatro -> Progreso

JYS 76 El Grupo Corporativo de Planificación o Sistema Cuatro. SISTEMA CUATRO El Sistema Cuatro interactúa con 2 ambiente: el actual (específico) y el global (?)

JYS 77 El Grupo Corporativo de Planificación o Sistema Cuatro. Actividades del Sistema Cuatro: 1.- Investigación y desarrollo 2.- Investigación de mercado 3.- Planificación corporativa 4.- Pronósticos económicos 5.- Desarrollo gerencial Estas actividades están diseminadas a través de toda la organización. SISTEMA CUATRO

JYS 78 El Grupo Corporativo de Dirección o Sistema Cinco Tiene como función la de absorber la variedad que no puede ser absorbida por los sistemas tres y cuatro Está constituido por: Los jefes de los sistemas uno y tres, Los accionistas actuando directamente o a través de un Presidente o Gerente General. El sistema cinco es la corteza cerebral, es decir, sin conexiones directas con el medio ambiente externo o interno, toda su información de entrada es medida por los sistemas tres y cuatro SISTEMA CINCO

JYS 79 El Grupo Corporativo de Dirección o Sistema Cinco SISTEMA CINCO