ENTRE LA PRESERVACIÓN Y LA DIFUSIÓN LA DIGITALIZACIÓN, ENTRE LA PRESERVACIÓN Y LA DIFUSIÓN Ramon Alberch Fugueras Director del Sistema de Archivos Generalidad de Cataluña

La digitalización, entre la preservación y la difusión 1.El proceso de integración de la práctica de la digitalización en las denominadas instituciones memorizadoras (archivos, bibliotecas y museos)

La digitalización, entre la preservación y la difusión La inserción de una práctica normalizada de programas de digitalización con carácter permanente es un hecho reciente en el marco de las denominadas instituciones memorizadoras

La digitalización, entre la preservación y la difusión La labor de impulso de la Unesco y la Unión Europea ha sido determinante para formular directrices generales y manuales de buenas prácticas

Carta para la preservación del patrimonio digital La digitalización, entre la preservación y la difusión Por parte de la Unesco en la conferencia general del año 2003 se aprobó la Carta para la preservación del patrimonio digital

ha impulsado el programa DigiCult con la voluntad de promover: La digitalización, entre la preservación y la difusión La Unión Europea, en el marco del programa para la sociedad de la información http://europa.eu.int/information_society/index_en.htm ha impulsado el programa DigiCult con la voluntad de promover:

d La digitalización, entre la preservación y la difusión Programa DigiCult adopción de las tecnologías para acceder y preservar los recursos artísticos, culturales y científicos europeos facilitar el acceso ciudadano a los archivos, los museos y las bibliotecas

d La digitalización, entre la preservación y la difusión Programa DigiCult promueve el desarrollo de herramientas y sistemas tecnológicos para la explotación de recursos digitales, tanto para aquellos que se constituyen como copias o duplicación de originales como para los que ya se han creado en entornos altamente automatizados y que existen sólo en este formato

La digitalización, entre la preservación y la difusión Programa DigiCult ha financiado 91 proyectos, con un coste global cercano a los 130 M de euros. De estos, 16 proyectos se refieren a museos, 15 a bibliotecas y 8 a archivos

Programas eContent y e-contentplus (2005-2008) La digitalización, entre la preservación y la difusión Programas eContent y e-contentplus (2005-2008) están más orientados al mercado y tienen el propósito de favorecer la producción, el uso y la distribución de contenidos digitales europeos

La digitalización, entre la preservación y la difusión Proyecto i2010 bajo el amparo de este proyecto se impulsa el programa de bibliotecas digitales http://europa.eu.int/information_society/activities/digital_libraries/index_en.htm

La digitalización, entre la preservación y la difusión Proyecto i2010 esta iniciativa se ha visto reforzada por la decisión de la Comisión de 14 de febrero de 2006 por la que se constituye un Grupo de Expertos de alto nivel sobre bibliotecas digitales

2.La doble función de la digitalización: la preservación y la difusión La digitalización, entre la preservación y la difusión 2.La doble función de la digitalización: la preservación y la difusión

* facilitar el acceso de los ciudadanos a la información La digitalización, entre la preservación y la difusión La técnica de la digitalización permite afrontar dos retos que debemos interpretar en clave de complementariedad: * la adecuada preservación de los originales para garantizar su perdurabilidad * facilitar el acceso de los ciudadanos a la información

alta carga de eficiencia rentabilidad económica, cultural y social La digitalización, entre la preservación y la difusión Se trata, por tanto, de las dos caras de una misma moneda, en una actuación revestida de: alta carga de eficiencia rentabilidad económica, cultural y social

La digitalización, entre la preservación y la difusión 3.Criterios básicos para una política eficiente de digitalización de contenidos

* preservación a largo plazo de los contenidos digitales La digitalización, entre la preservación y la difusión Una política eficiente de digitalización debe actuar sobre el núcleo “duro” del proceso, fundamentalmente sobre la * preservación a largo plazo de los contenidos digitales * la autenticidad y eficacia jurídica de los documentos digitales

La digitalización, entre la preservación y la difusión La creciente existencia de manuales de buenas prácticas para la digitalización permite actualmente afrontar los proyectos con el apoyo de una guía cada vez más fiable y segura a b c

La digitalización, entre la preservación y la difusión En el caso concreto de los archivos, a los problemas comunes de garantizar la permanencia y durabilidad de la información más allá del tipo de soporte utilizado, se añade la necesidad de asegurar la conservación de una información que puede ser utilizada en el futuro a causa de sus valores informativos, testimoniales y jurídicos

La digitalización, entre la preservación y la difusión Abundan los manuales y las guías de buenas prácticas promovidos por instituciones pioneras que permiten homologar los procesos y homogeneizar las prácticas. a b c

impulsada por la Unesco en marzo del año 2002 La digitalización, entre la preservación y la difusión La propuesta más difundida y que ha servido de referente durante largo tiempo es la Guía para el establecimiento de programas de digitalización en bibliotecas y archivos impulsada por la Unesco en marzo del año 2002

d La digitalización, entre la preservación y la difusión Incluye un apartado de selección (razones para digitalizar, criterios de selección), requisitos técnicos e implementación (conversión, control de calidad, gestión de las colecciones, uso de metadatos), aspectos legales (copyright, autenticidad, propiedad intelectual, depósito legal), presupuesto, planificación de recursos humanos, desarrollo y mantenimiento de interfícies web, preservación de los contenidos digitales y gestión del proyecto

La digitalización, entre la preservación y la difusión Un proceso parecido en sus aspectos más básicos se plantea en el caso del Manual de Buenas Prácticas del Proyecto Minerva (noviembre 2003) que describe diez fases en todo proyecto de digitalización

La digitalización, entre la preservación y la difusión La Biblioteca de la Universidad de Cornell ha elaborado un manual en inglés, francés y castellano titulado “Llevando la Teoría a la Práctica. Tutorial de digitalización de imágenes” que se estructura en base a diez capítulos

La digitalización, entre la preservación y la difusión Otras propuestas que se presentan desde instituciones que han empezado a desarrollar procesos de digitalización a gran escala. Es el caso de la British Library que ha creado un servicio específico, la Oficina Nacional de Preservación (NPO)

La digitalización, entre la preservación y la difusión 4.Las normas y los estándares internacionales referidos a la digitalización

La digitalización, entre la preservación y la difusión Existen varias normas emanadas de la International Standard Organisation (ISO) que permiten homologar y consolidar las buenas prácticas, internacionalizar las soluciones y dar cobertura legal a las instituciones más renovadoras

La digitalización, entre la preservación y la difusión En su mayoría se orientan a dar soluciones a la conservación a largo plazo de los documentos digitales, a establecer normas relativas a los metadatos y, en menor medida, a garantizar el valor de evidencia de los documentos digitales

5.Las distintas estrategias de conservación La digitalización, entre la preservación y la difusión 5.Las distintas estrategias de conservación

Actualmente se plantean las siguientes estrategias de conservación: La digitalización, entre la preservación y la difusión Actualmente se plantean las siguientes estrategias de conservación: * preservación de la tecnología * migración de la información digital * eliminación de la dependencia de los documentos de una determinada tecnología y emulación de la tecnología

La digitalización, entre la preservación y la difusión El fomento de la interoperabilidad ha experimentado un gran auge en los últimos años, fundamentalmente por el impulso que le confiere la administración pública

La digitalización, entre la preservación y la difusión La administración pública ha evaluado las pérdidas económicas y, sobre todo, el coste en eficiencia que le supone la actual dispersión de recomendaciones y la ausencia de liderazgo en las tomas de decisiones en lo que se refiere a las opciones tecnológicas

6.Los proyectos internacionales más relevantes. La digitalización, entre la preservación y la difusión 6.Los proyectos internacionales más relevantes. Una aproximación al proyecto InterPares

La digitalización, entre la preservación y la difusión Existen numerosos proyectos encaminados a reflexionar en torno de la preservación digital y de su valor de eficacia jurídica como CERAR (Center for Electronic Recordkeeping & Archival Research) de la Universidad de Pittsburgh EROS (Electronic records from office systems) del Public Record Office inglés

Fundamentalmente hay que resaltar los trabajos del proyecto La digitalización, entre la preservación y la difusión Fundamentalmente hay que resaltar los trabajos del proyecto InterPares (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System) llevado a cabo desde el año 1994 por la Universidad de British Columbia con seis grupos de trabajo internacionales.

La digitalización, entre la preservación y la difusión InterPares Este proyecto tiene la finalidad de desarrollar el conocimiento teórico y metodológico que capacite para conservar documentos archivísticos electrónicos a largo plazo, de manera que su fiabilidad pueda mantenerse intacta http://www.interpares.org/book/index.cfm

La digitalización, entre la preservación y la difusión 7.La digitalización, los costes de ejecución y preservación y el contenido de los denominados archivos virtuales

La digitalización, entre la preservación y la difusión Es importante en cada caso evaluar no sólo los costes de ejecución del proyecto, sino también determinar los costes que deberán asumirse de manera permanente para garantizar su legibilidad, uso y preservación.

La digitalización, entre la preservación y la difusión La cuantificación precisa de estos costes “ocultos” es vital, en la medida que permite garantizar que la finalización de un proyecto es sólo una fase de un largo proceso tendente a asegurar su perdurabilidad y su uso adecuado para el futuro

La digitalización, entre la preservación y la difusión 8.Conclusiones

La digitalización, entre la preservación y la difusión La producción reciente entorno del proceso de digitalización es impresionante. Multitud de instituciones (señaladamente archivos y bibliotecas nacionales) han emprendido ambiciosos estudios tendentes a establecer criterios y estándares de actuación

La digitalización, entre la preservación y la difusión Existe una necesidad de ordenar mínimamente el ingente esfuerzo intelectual y económico que se lleva a cabo y propiciar la creación de instrumentos que favorezcan la compilación de informaciones y recursos en Internet

La digitalización, entre la preservación y la difusión Las normas ISO han desarrollado en los últimos tiempos un conjunto de estándares que deben ser tenidos en cuenta en cualquier actuación que se pretenda emprender. Ejemplos:

La digitalización, entre la preservación y la difusión ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records Management ISO/TR 18492:2005. Long term preservation of electronic document-based information. ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS) ISO 19005-1:2005. Document management -Electronic document file format for long term preservation -Part 1: Use of PDF 1.4 ISO/TS 23081-1:2004(E). Information and documentation -Metadata for documents