3. Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos Planificación y seguimiento © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Inicio de un Proyecto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ciclo de Vida de Proyectos Proceso de Inicio Proceso de Planificación de Control de Cierre y Aprendizaje de Ejecución © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio “Charter”(s) del Proyecto Inicio Filtro Negocio “Charter” Investig. Inicial Idea © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ideas – Generación / Selección UIs Ideas desechables (Useless Ideas) GIs Buenas Ideas (Good Ideas) BIs Imperativos de Negocio (Business Imperatives) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de Proyectos Estratégico Atractividad en el Mercado Orientación al Cambio Proyecto Encaje Tecnológico Impacto en el Negocio © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Atractividad al Mercado Factores Clave 1 4 7 10 Puntos Necesidad Aparentemente poca Debe ser remarcada Existente similares ‘me too’ Por delante Madurez Declinando Maduro o Embrionario Crecimiento Modesto Expectativas de alto crecimiento Competencia/ Intensidad Alta Moderada / Alata Moderada / Baja Baja Distribución y Ventas Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal Competencias existen / Nuevo canal Existentes pero adaptadas Usa actual venta y distribución Oportunidad Margen y Mercado pequeño Margen pequeño; gran mercado Margen alto; mercado pequeño Margen y mercado altos Imagen y Relaciones Negativo Neutro Favorable Impacto positivo © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Encaje Tecnológico Factores Clave 1 4 7 10 Puntos “Gap” Técnico Un gran gap Cambio importante Requiere cambio Mejora Incremental Complejidad proyecto Difícil de definir Fácil de definir Reto, pero asumible Fácil de asumir Competencias Tecnológicas Tecnología nueva para el negocio Algunas experiencias Practicadas Ocasionalmente Ampliamente practicadas el la empresa Disponibilidad personas No tenemos gente apropiada Cortos en ideas clave Tenemos las personas Personas y competencia disponibles Disponibilidad sistemas / Recursos No tenemos ni recursos ni sistemas Modificaciones a los sistemas actuales Disponibles con planificación Disponibles y listos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Primer Corte de Prioridad Proyecto Encaje estratégico Atractivo al Mercado Tecnológico Impacto al Negocio Orientación al Cambio Promedio Total ABC 10 10.0 PQR 8 7 5 8.0 VWY 9 7.6 XYZ 6 7.2 DEF 4 6.6 RST 3 6.2 LMN 5.6 OPQ 5.0 FRG 2 3.4 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio “Charter”(s) del Proyecto Inicio Filtro Negocio “Charter” Investig. Inicial Idea © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Investigación Inicial Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir Lógica y Opciones ¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir? Tenemos Soluciones a: Problemas y riesgos tecnológicos Problemas y riesgos comerciales Costes Aproximados Background y Experiencia © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Atractivo del Negocio Factor Peso Valor Valor ponderado Tamaño Mercado 20 1 Competencia 10 0.5 5 Canales 15 7.5 Crecimiento 30 Posicionamiento 25 Total 100 87.5 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Capacidad Operativa Factor Peso Valor Valor ponderado Capacidad 30 0.2 6 Adecuación 20 0.3 Sistemas 15 4.5 Infraestructura 0.5 7.5 Marketing Total 100 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Priorizar Recursos Proyecto Promedio Total Atractivo del Negocio Capacidad Operativa Recursos Críticos Recursos Acumulados Compromiso ABC 10 87 30 0.5 Si PQR 8 70 80 0.3 0.8 VWY 7.6 66 42 0.1 0.9 XYZ 6.6 58 1.0 DEF 3.4 18 no RST 6.2 20 0,2 1.2 No LMN 5.6 40 50 0.4 1.6 OPQ 5 45 0.2 1.8 FRG 7.2 15 2.2 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Gestión del Portafolio de Proyectos Atractivo para el negocio Alto Medio Bajo P2 P5 P9 Fuerte P7 Capacidad Operativa P3 Media P1 P8 P6 P4 Baja © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio “Charter”(s) del Proyecto Inicio Filtro Negocio “Charter” Investig. Inicial Idea © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Estudio Técnico Viabilidad Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir Necesidad de Control, propiedad intelectual ¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos adquirir? Tenemos Soluciones a: Problemas y riesgos tecnológicos Problemas y riesgos comerciales Costes Aproximados Background y Experiencia © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Desarrollando un Caso de Negocio ¿Como? ¿Qué? ¿Cual será el Beneficio? Técnicas y procesos de análisis Beneficios ¿Qué hay que conseguir? Objetivos Estratégico / Táctico / Operativo ¿Qué no puede fallar? Factores Críticos de Exito Partes del éxito total ¿Qué debemos hacer y presentar? Entregas Plan trabajo agrupado y desarrollo en detalle ¿Qué va a costar? Costes Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Tipos de Análisis de Beneficios De Cash Flow actualizado Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV) Retorno de la Inversión (ROI) De Cash Flow no actualizado Análisis Coste Beneficio (BCA) Período de repago (Payback Period) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio “Charter”(s) del Proyecto Inicio Filtro Negocio “Charter” Investig. Inicial Idea © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc. Iniciando el Proyecto Input Proceso Output Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación Charter Inicial del Proyecto “Business Case” Definición Inicial Limitaciones Importantes Identificadas Premisas Importantes Designado “Project Manager” Aprobación Autorizada Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc. © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificar un Proyecto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Procesos de Planificación 5.2 Planificación Alcance 6.2 Secuencia Actividades 6.1 Definición Actividad 6.4 Desarrollo programas 5.3 Definición Alcance 6.3 Duración estimada actividades 7.3 Budget de Costes 4.1 Desarrollo Plan Proyecto 7.1 Planificación Recursos 7.2 Estimación costes © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificación Alcance Input Procesos Output Fases Objetivos Entregas Criterios Conformidad Project Charter Charter Plan Alcance Fase 1 Fase 2 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Definición de Alcance Input Procesos Output Descomposición Charter Charter Plan Alcance Alcance Estructura de Trabajo WBS/ DET Objetivos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Definición de Actividades Input Procesos Output Charter Listas de Actividad Charter Scope Plan Alcance WBS/ DET WBS Listas de Actividad © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Secuenciar Actividades Input Procesos Output Charter Dependencias Charter Alcance Alcance WBS WBS Lista Actividades Lista Actividades Diagrama Proyecto visualizado Diagrama de Proceso Dependencias: Obligadas Discrecionales Externas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Resto Planificación Determinar Responsables Determinar Duración por actividad Determinar flujo crítico (CPM) (DCC) Desarrollar programas PERT Plan de control actividades y suministros Gestión del Riesgo Equilibrar Recursos Plan de actividades, costos y desembolsos Comunicación y Documentación © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Desarrollo de la Planificación Proyecto Input Procesos Output Sistema de Gestión de Proyectos IT © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Desarrollo de la Planificación Proyecto Input Procesos Output Plan Calidad Plan Organización Plan Comunicación Plan Recursos Externos Plan Aprovisionamientos Plan Gestión Riesgo Initial Project Charter Charter Inicial Proyecto Sistema IT Gestión Proyectos Estándares del Proyecto Know how Stakeholders © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Factores de Riesgo Frecuentes Tamaño o complejidad del Proyecto Factores de influencia del entorno Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.) Disponibilidad de recursos experimentados Sponsor de Dirección Falta claridad en la dirección y objetivos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Ejecutar un Proyecto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Ejecutar un Proyecto Reportar Status del Proyecto Informes de Situación Gestión Incidencias Gestión Cambios Técnicos Gestión del Conocimiento Responsabilidades del “Project Manager.” © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Maintained Project Work plan Ejecutar un Proyecto Input Procesos Output Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias /Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento Resultados Maintained Project Work plan Informes de Situación Incidencias Riesgos Cambios Requeridos Cambios © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Evaluar Cambios Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario. Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios. Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto. © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Manager” Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar: Programa -- plan, actual y previsión Budget -- plan, actual y previsión Incidencias -- numero, progreso y soluciones Riesgos -- impacto, alcance y estrategia Entregas -- completas, calidad Cambios Requeridos -- número, causa, situación, impacto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Manager” Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.) Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Control de un Proyecto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Controlar un Proyecto Gestión del Valor Gestión de la Calidad Proceso Stage and Gate Responsabilidades del “Project Manager” © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Dimensiones del Control Áreas del Control de Proyectos: Tiempos Alcance Costes Calidad Ask for comments on previous experience of TQC © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Gestión del Valor Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: Costes Programa tiempos Rendimientos Técnicos Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una vista objetiva del status del contrato © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Gestión del Valor (VP) (CA) (VA) Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo Programado Coste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP) Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado Fecha Plan Finalización Ahora Previsión Extra Costes Budget Proyecto Budget al Terminar (BAC) (VP) Variación Coste (CA) Variación Programa (Coste) (VA) Variación Programa (Tiempo) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Gestión del Valor Medidas Retrospectivas Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP Varianza de Coste = VA – CA Varianza de Programa = EV – PV Medidas Previsionales Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI) Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Revisión por Fases “Stage and Gate” STAGES Captura Información Agrupa actividades multifuncionales con las paralelas Baja la incertidumbre Donde se ha realizado el trabajo GATES Puntos de decisión para el próximo “stage” - Si / No continuar. Si autoriza recursos para el próximo “stage” Sirve para Calidad y Control de Prioridades Están predefinidas y especifican un conjunto de entregas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Stage and Gate Task & Activities Tareas y Actividades Plantilla 1 Objetivos Plantilla 3 Objetivos Plantilla 4 Objetivos Plantilla 5 Objetivos Task ------------------------------------------------------------------------------------ Tarea------------------------------------------------------------------------------------ Plantilla 2 Objetivos Revisión post Lanzam. STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5 GATE 1 GATE 3 GATE 4 GATE 5 IDEAS © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

La Interacción de Filtros Todos FILTRO de NEGOCIO REVISION POST LLANZAM. INVESTIGAR ESTUDIO de NEGOCIO DESARROLLO TEST Y VALIDAR PRODUCIR Y LANZAR IDEAS ESTE Proyecto STAGE and GATE HITOS © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Stage and Gate Relaciones Departamentales Inicio Plan Ejecución Control Cierre 1 2 3 4 5 6 7 Inversión Inicial Caso de Negocio Desarrollo del Plan Evaluación Riesgos Producir Evaluación Post Idea 1 2 3 4 5 6 7 Finanzas / Dirección Ventas y Marketing / Operaciones I & D / Técnicos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Control del Proyecto Actividades Clave del Project Manager Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes) Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios para conseguir los objetivos Identificar y resolver todas las incidencias Identificar y gestionar los riesgos del proyecto Monitorizar el status el impacto de todos los proyectos relacionados Coordinar asignación de todos los recursos Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Proceso de Cierre y Aprendizaje © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Proceso de Cierre y Aprendizaje Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento Evaluación del rendimiento del Equipo y Personas Evaluar experiencias y aprendizajes Registrar conocimientos adquiridos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Cierre del Proyecto Input Procesos Output Verificación Alcance y Revisión Objetivos Auditoria Aprovisionamientos Documentación y Archivo. Gestión documental Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos Revisión equipo y miembros Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo Dossier Contratos Charter Proyecto Evaluación Proyecto Medidas Rendimiento Evaluaciones Personales Contratos Conocimientos Adquiridos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Cierre del Proyecto Actividades clave del “Project Manager” Obtener la revisión final y aprobación de las entregas Evaluar resultados vs. Programa y Plan Gestión documental de la información del proyecto Realizar informe de cierre Asegurar la documentación, explicitar el máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005