NUEVA PLATAFORMA COLPENSIONES

FLUJO NUEVA PLATAFORMA COLPENSIONES

CONSIDERACIONES INGRESO DE NOVEDADES FRENTE COMERCIAL 1 Se atenderán todas la solicitudes con Desembolso Posterior 2 Se creó un nuevo formato de orden de descuento que reemplazará el actual fto-col-784 (ver anexos). 3 En el formato plantilla única de descuento fto-col-1480, el No. de afiliación debe coincidir con el relacionado en el comprobante de nómina, el No. de libranza debe corresponder con la aprobación de Ultimus, el valor total del préstamo es la multiplicación de la cuota por el plazo aprobado. Este documento debe ser indexado una vez el crédito esté aprobado con el fin de que los datos consignados allí coincidan. 4 Para compras de cartera se debe diligenciar 2 formatos de plantilla única de descuento fto-col-1480 y uno de ellos debe tener en blanco la fecha de diligenciamiento para el ingreso de la novedad cuando el formato haya vencido. 5 La MSL debe validar que los documentos estén indexados en el tipo documental definido: Carta visación empresa: formato “Plantilla única de descuento” fto-col-1480 diligenciado completamente (fecha de diligenciamiento y aparte V) Acuerdos especiales: CC, pagaré y orden de descuento fto-col-1606, los documentos deben estar diligenciados con las condiciones aprobadas para ratificar el desembolso. Se validará que el formato fto-col-1480 sea el último publicado en Isolucion, garantizando que contenga el sello de libranza en el campo firma y sello del Gerente, el diligenciamiento de los campos según lo definido en el procedimiento. Para compra de cartera, se validará que hayan indexado 2 formatos fto-col-1480 diligenciados completamente, excepto que uno debe tener en blanco la fecha de diligenciamiento. 6 Si el cliente realiza un abono a capital para disminución de cuota o plazo se debe diligenciar nuevamente un formato plantilla única de descuento fto-col-1480 y orden de descuento fto-col-1606. 7 La UTS debe garantizar que cuando realicen indexación en los tipos documentales “Carta visación empresa” y “Acuerdos especiales” el orden de los documentos y peso máximo de 500 kb por tipo documental. 8 Se continúa con el reporte de fechas para visación y habilitación de plataforma a través del buzón de Jenny Pinzón. 9 Se continuará recibiendo el reporte consolidado de las solicitudes que se remitirán a visación del buzón del auxiliar de la UTS.

CONSIDERACIONES INGRESO DE NOVEDADES FRENTE DOCIT 1 Los soportes que se deben adjuntar en la plataforma por cliente deben ser guardados según lo definido por el convenio, así: bajo el nombre de PRE la plantilla única de descuento fto-col-1084 y como DIA la CC, pagaré y orden de descuento fto-col-1606 en formato pdf o .tiff; estos documentos deben ser cargados a la plataforma adicional al archivo en txt donde se reportan normalmente las novedades, la longitud del nombre de los archivos por cliente debe ser de 15 caracteres cada uno y el peso por archivo no debe superar los 500 kb. 2 El retiro de clientes no requiere soportes. 3 Para hacer modificaciones o actualizaciones de cuota (aplica para retanqueo), se debe retirar el cliente y reportar como nuevo igual con todos los soportes, en cuyo caso no se atenderán dichas solicitudes los ultimos dos días en que se encuentre la plataforma habilitada. 4 El reporte de clientes con la misma CC y diferente número de afiliación deben reportarse en cargues diferentes. 5 Se podrán consultar informes de cargue de archivos, por afiliado, inconsistencias de captura y de proceso. 6 Se permite un cargue diario durante el tiempo que la plataforma se encuentre habilitada y dicho cargue se realizará máximo a las 2:00 pm 7 Continuará remitiendo a Docit –desembolsos el archivo con la información de los clientes que fueron visados para proceder con el desembolso. FRENTE DIRECCIÓN DE LIBRANZA 1 Para compra de cartera el formato fto-col-1480, será diligenciado e indexado por el auxiliar de libranza cuando pasados los 3 meses autorizados para el traslado de cuota no se haya logrado el descuento por nómina. 2 Se continuará remitiendo correo con las fechas definidas para desembolso de obligaciones de compra de cartera canal 4133 y adicionalmente remitirá el cronograma de apertura de plataforma para cargue de Colpensiones

CONSIDERACIONES INGRESO DE NOVEDADES FRENTE DOCIT – DESEMBOLSOS 1 Continuará realizando revisión de créditos según lo definido en la matriz y grabando para desembolso de obligaciones una vez reciban de parte de Docit-Cali el archivo con la información de los créditos visados. 2 Para compra de cartera realizará devolución cuando las solicitudes hayan sido remitidas en una fecha diferente a la definida para desembolsos, según correo remitido por el auxiliar de libranza – Jenny Pinzón. 3 Continúa desembolso de solicitudes masivamente por Docit pero con mayor frecuencia durante el mes. BENEFICIOS 1 Cargue diario durante el tiempo que la plataforma se encuentre habilitada y las fechas serán informadas según cronograma por el auxiliar de libranza. 2 Respuesta de cada cargue en 72 horas aproximadamente. 3 Continúa desembolso de solicitudes masivamente por Docit pero con mayor frecuencia durante el mes.

ANEXO 1. Formato fto-col-1480 Los campos resaltados en rojo deben encontrarse diligenciados antes de ser indexados. Fecha de diligenciamiento Información básica del pensionado El No. de afiliación debe coincidir con el relacionado en el comprobante de nómina Información del descuento por préstamo. El No. de libranza corresponde al No. consecutivo de aprobación de Ultimus El valor de la cuota es la simulación al máximo RK El valor total del préstamo corresponde a la multiplicación de la cuota por el plazo Recuerde!!! Para compra de cartera se deben indexar 2 formatos diligenciados y uno de ellos no debe traer fecha de diligenciamiento.

ANEXO 2. Formato fto-col-1606 Orden de descuento Colpensiones