CAM 2015 ÁREAS DE OPORTUNIDAD

Antecedentes CAM2014 Catástrofes ¿Estamos preparados? 1600 asistentes 3 speakers internacionales 8 salas simultáneas 59 Patrocinadores 4 transmisiones de radio Streaming a periodistas Conferencia de prensa 8.6 calificación global del evento 19 mdp en presupuesto 6 meses de planeación Comité organizador: 7 personas.

Áreas de oportunidad para 2015 Programa Registro Speakers Patrocinios Protocolo Logística y Producción Atención a Medios Nueva estructura para operación del evento

Programa Propuestas Realizar el evento en la segunda o tercera semana de mayo de 2015 Debido a la Semana Santa y a los días de asueto del 1 y 5 de mayo, la coordinación se detiene y complica la logística del evento, la atención del registro y las confirmaciones de invitados especiales, así como el envío de gafetes y materiales a sus oficinas. Definir el tema del evento en agosto: Presentar las propuestas de tema y fechas para el evento en el Consejo Directivo de AMIS del 14 de agosto. Definir estos puntos en el Comité Ejecutivo del 28 de agosto. Presentar primer borrador del programa en el Consejo Directivo de AMIS el 25 de septiembre. Enviar invitación al Presidente Enrique Peña en el mes de octubre. Envío de cartas de invitación a ponentes y panelistas en enero de 2015. Dos recesos en cada día del programa Terminar las Sesiones Plenarias del segundo día a la 01:00 p.m.

Speakers Tres conferencistas magistrales de alto nivel son indispensables para: Mayores ingresos por parte de patrocinadores Atraer la atención de los medios de comunicación. Crear un programa atractivo con aportaciones de líderes internacionales. Propuestas Mantener el modelo de 3 conferencistas magistrales destacados. Realizar las negociaciones con la agencia de cada conferencista a partir de septiembre y cerrar la contratación en enero de 2015.

Protocolo Propuestas Optimizar la recepción durante la comida Colocar un área registro a la entrada de la comida 3 módulos para Directores Generales de asociadas AMIS e Invitados Especiales 2 módulos para Patrocinadores Se les informará el lugar que les corresponde y una edecán los acompañará hasta su lugar. Utilizar sólo 10 mesas en las que se asignará lugar a los invitados más importantes: Presidente, Vicepresidentes y Comité Ejecutivo de AMIS Titulares de instituciones gubernamentales El resto de los invitados se acomodarán en las mesas de acuerdo a como vayan llegando Esto evitará que se queden lugares o mesas vacías al frente del presídium.

Registro Propuestas El registro deberá tener capacidad para inscribir a más de 1600 personas. Diseño y planeación del registro desde septiembre: Definir costos de inscripción y promociones: manejar sólo tres tarifas No otorgar descuentos especiales por persona o asociación. Definir número de participantes por asociada Formas de pagos: mantener terminal bancaria en AMIS y Paypal en sitio web del evento Contratación de personal de apoyo desde septiembre: Encargado del registro. 2012 2013 2014 1365 1345 1600

Registro Propuestas 3. Registro activo desde enero hasta 2 semanas antes del evento. Con esta acción el registro in situ será más eficiente, nos permite depurar la base de datos, actualizar pagos y enviar facturas. 4. Pre impresión de gafetes: únicamente a directores generales, presidentes e invitados especiales. 5. Registro in situ: Mantener las 20 estaciones y área de entrega de kits. Iniciar entrega de gafetes 2 horas antes del inicio de actividades del programa 6. Sólo dos tipos de gafete: VIP y Participante 7. Contratación de dos personas para Centro de atención telefónica para pagos y registro en enero de 2015

Patrocinios Propuestas Año 2013 2014 Número Monto Asociadas 17 $7,365,000 21 $6,800,000 No asociadas 25 $2,791,465.52 38 $4 086,500 Total: 42 $10,156,465.52 59 $10,886,500 Propuestas Benchmark sobre paquetes de patrocinios de otras convenciones. Actualización del catálogo de patrocinios Evaluar la opción de dar pases de cortesía a patrocinadores. Modificar costos de paquetes: platino, oro, plata. Otorgar más beneficios Evitar altas diferencias de costos en las tarifas de patrocinios de presencia de marca: Platino, Oro y Plata. Envío de catálogo a patrocinadores en octubre. Contar con un responsable de patrocinios de forma permanente para dar seguimiento a los patrocinadores anteriores y subsecuentes.

Logística y producción: Propuestas Realizar contrato con Centro Banamex en noviembre. (se requiere fecha del evento) Programa, currícula e indicadores en formato digital para descargar mediante una aplicación para móviles o desde la página del evento. Contratación de asistente operativo en septiembre para dar seguimiento a: temas de imagen, sede del evento, nuevos proveedores para promocionales y actualización de directorios de asociadas. Realizar ensayo general de audio con maestro de ceremonias para: plenarias, comida de clausura y sala de prensa. Activar en diciembre la página web con información del evento (nuevo diseño para dar mayor presencia a patrocinios)

Coordinación y logística Responsabilidades CAM María Luisa Ríos Dirección del evento Ángeles Romero Programa y protocolo Rocío Meléndez Coordinación y logística Alfonso Bonilla Estrategia de Medios Imagen del evento Patrocinios Transmisiones de radio Conferencia de prensa Atención a medios Promoción del evento en medios Newsletters Banners Mailing 1. Programa 2. Protocolo Invitados especiales Ceremonia de inauguración y clausura. Comida de clausura Documentos: guiones del MC, minuto a minuto, etc. 3. Registro En línea In situ Página web Centro Banamex Producción Logística del evento 3. Speakers Medios digitales y estados 8. Ganadores de concursos educativos Logística de traslados 4. Ponentes Logística de traslados 9. Proveedores (flores, música, promocionales, mudanza, uniformes, equipo, etc.)

Nueva estructura para operación del evento Ángeles Romero Programa y Protocolo Rocío Meléndez Coordinación y Logística Alfonso Bonilla Estrategia de Medios Asistente de Protocolo (contratación: octubre 2014) Asiste a esta área la empresa Contacto en Medios con: 10 personas de coordinación 5 técnicos especializados Coordinación de speakers y panelistas: hospedaje, traslados previo y durante el evento. Coordinación de invitados especiales: bases de datos, envío de cartas y materiales, confirmación de asistencia. Apoyo en generación de documentos de protocolo. Encargado de registro (contratación: septiembre 2014) Asistente Operativo (contratación: septiembre 2014) Encargado de Patrocinios (permanente) Catálogo de patrocinios Actualización de base de datos de patrocinios Seguimiento administrativo de cada patrocinador Atención a patrocinadores en el evento Montaje del área de stands Retroalimentación Planeación, supervisión y operación del registro on line Envío de carta a asociadas Supervisión del registro in situ Contacto y seguimiento a proveedores Apoyo en la logística del evento Logística de traslado de ganadores Logotipos de asociadas Centro de atención telefónica y asistencia para pagos y registro Operador 1 Operador 2 (contrataciones: enero 2015)

Cronograma 2014 2015 Tema y fechas de la CAM Speakers y ponentes ACTIVIDAD 2014 2015 JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENE-MAYO Tema y fechas de la CAM   Speakers y ponentes Financiamiento Contratación de asistentes Imagen Contratación de C. Banamex Catálogo para patrocinios Esquema y promoción de patrocinios Registro Promoción del evento en medios

Gracias por su atención