PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN

CONCEPTO: Es un procedimiento Administrativo de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal que deberá llevarse a cabo mediante la elaboración del Acta Administrativa de Entrega-Recepción que describe el estado que guarda la dependencia, entidad, MUNICIPIO u oficina, cuya entrega se realiza, a la cual se acompañaran los anexos correspondientes. FUNDAMENTACIÓN: Ley que Fija las Bases para la Entrega-Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas.

ENTREGA-RECEPCIÓN ETAPAS INTEGRACIÓN DE LAS COMISIONES DOCUMENTACIÓN Y/O ÁREAS A ENTREGARSE ETAPAS OBLIGACIONES DEL AYUNTAMIENTO SALIENTE Y ENTRANTE APERCIBIMIENTOS

1.- INTEGRACIÓN DE LAS COMISIONES: Término: 5 días hábiles siguientes a la expedición de las constancias de mayoría y validez que hagan los Consejos Municipales Electorales al Ayuntamiento electo o resuelto los medios de impugnación electorales. b) Integración: Saliente.- Presidente, Síndico, Tesorero, Director de Obras o Titulares de las áreas. Entrante.- Presidente, Síndico y personal que designe. Así como también 3 regidores de las diferentes fracciones políticas representadas por los Salientes y entrantes.

c) Grupos de Trabajo. - Se integraran por 2 grupos: c) Grupos de Trabajo.- Se integraran por 2 grupos: * De planeación, presupuestación, hacienda pública y patrimonio municipal. * De gobierno, administración, servicios y reglamentación municipal. La Comisión deberá informar las acciones emprendidas al Ayuntamiento en funciones, así como al electo, y de igual forma al OFSCE. e) Término.- Concluirán sus funciones hasta en la toma de posesión de la nueva administración municipal. d) Funciones.- Los grupos de trabajo elaborarán un calendario de actividades dentro de los 5 días de establecidas ambas comisiones, el cual deberá ser probado por las comisiones en conjunto, éste deberá ser entregado oportunamente a los titulares de las dependencias y entes públicos municipales, así como al OFSCE, con el propósito que se prepare la documentación, información y asesoría correspondiente.

2.- DOCUMENTACIÓN Y/O ÁREAS A ENTREGARSE Estructura Organizacional; Plantilla Actualizada del personal (nombre, puesto, adscripción, percepciones mensuales, etc.); Relación de personal con licencias y permisos; y Percepciones pendientes de cubrir explicando las causas que las motivaron. RECURSOS HUMANOS

Ejemplos: Verificar que la plantilla del personal se encuentre actualizada, para que no se estén realizando pagos al personal que ya no labora. Verificar las demandas laborales que tenga el ayuntamiento, por que tendrá que considerar las personas que se encuentran demandadas para considerar el pago y/o el presupuesto, que esas plazas no puedan ser utilizadas, ya que traería como consecuencia un doble pago, es decir, por la persona que esta ocupando actualmente esa plaza y por la del laudo.

2.- RECURSOS MATERIALES.- Relación de mobiliario y equipo de oficina (art. De decoraciones, libros, etc.), con su reguardo respectivo; Relación de equipo de transporte, igualmente con su resguardo respectivo (nombre de la persona, marca, placas, estado actual, condiciones en que se encuentran, etc.); Relación de Vehículos siniestrados, adjuntando la documentación respectiva(como actas); Relación de existencia en los almacenes, con actas de su inventario físico; Relación de archivos; Relación de adquisiciones de bienes y servicios autorizados que se encuentren en trámite; Relación de maquinaria, equipo y herramienta, incluyendo los que fueron dados de baja; Relación de bienes inmuebles y doc. Que acredite la propiedad de los mismos.

Ejemplos: Verificar que los números de series de los mobiliarios, así como los datos de los vehículos que se les señalen, coincidan con los que se mencionan en los formatos, esto para evitar, que exista anomalías o confusión en bienes que aparentemente no se encuentren físicamente por tener mal requisitado algún dato. Verificar que los vehículos se encuentren con lo que efectivamente se señala en el formato de entrega-recepción (llantas, accesorios, refacciones, etc.).

3.- RECURSOS FINANCIEROS.- Presupuesto de egresos para el año inmediato posterior; Proyecto de Ley de Ingresos; Relación de cuotas bancarias (acompañado de su último estado de cuenta, expedido por la Institución Bancaria correspondiente); Relación de Inversiones, depósitos, títulos o cualquier otro contrato con instituciones de crédito, firma o firmas autorizadas, etc.; Relación de documentos y cuentas por cobrar que contengan: número de documento, nombre del deudor, importe total, abonos, vencimientos y motivos de la documentación; Programas de inversión, avance de los mismos e informe técnico justificativo; Relación de pasivos; Estado de la deuda pública debidamente autorizada por el congreso del estado; Concentrado mensual de ingresos; y Estado de situación financiera de Hacienda Pública Municipal.

Ejemplos: El Presidente, Sindico, o Tesorero habilitados en la cuenta de cheques o los funcionarios habilitados para la firma de cuentas, deberán realizar el deposito en firme para la nueva administración, integrado por los nuevos funcionarios habilitados, esto bajo acuerdo de cabildo. El Presidente entrante bajo acuerdo de cabildo, deberá de nombrar a la personas o personas habilitadas para que con las autoridades salientes se presenten ante el ejecutivo de cuentas (Gerente de Banco), para el cambio de firma de las mismas, soportándolo con el acta o acuerdo de cabildo y con los nombramientos respectivos.

4.- DERECHOS Y OBLIGACIONES DERIVADOS DE CONVENIOS, CONTRATOS, ACUERDOS DE COORDINACIÓN Y DE CUALQUIER OTRA INDOLE. Relación de acuerdos de coordinación, derivados del Convenio Único de Desarrollo, con la Especificación detallada de su contenido, alcance e importe de recursos económicos comprometidos; Relación de contratos de consultorías, arrendamientos, compra-ventas, poderes otorgados, servicios, asesorías o de cualquier otra índole, debiéndose anexar los contratos relativos; y Relación de otros conveníos, actos o hechos no señalados en los párrafos que anteceden, de los cuales deriven o puedan derivar derechos u obligaciones. Relación de Reglamentos municipales vigentes.

Ejemplo: Revisar los contratos de arrendamiento, en cuanto a la fecha de vigencia, el monto que se indico para el pago o los pagos correspondientes, con el fin de que no exista pagos excedidos o embargos por el incumplimiento a los mismos. Verificar los poderes otorgados, para habilitar al nuevo personal que llevará los asuntos fiscales, jurícos, administrativos, etc., para evitar la falta de personalidad en uno de estos asuntos.

6.- EXPEDIENTES FISCALES: 5.- ASUNTOS EN TRÁMITE: Relación de asuntos en trámite ante autoridades judiciales o administrativas pendientes de resolver, con la descripción clara de su situación procedimental, así como la especificación detallada de sus posibles consecuencias. 6.- EXPEDIENTES FISCALES: Padrón de Contribuyentes; Inventario de formas valoradas; Inventario de recibos de ingresos; Relación de rezagos; y Legislación fiscal.

EJEMPLOS: Se deberá verificar los recibos oficiales de ingresos (recibo oficial de ingresos), los impuestos, derechos, las multas. Verificar los logotipos, esto a través acta de cabildo se tienen que dar a conocer el nuevo logotipo como los sellos, para que el primer día de labores ya se este sellando con el nuevo logotipo.

3.- OBLIGACIONES DEL AYUNTAMIENTO SALIENTE Y ENTRANTE Enviar al OFSCE, el expediente de Entrega-Recepción, dentro de un plazo no mayor de 15 días hábiles contados a partir de que se lleve a cabo dicho acto, debiendo contener el acta y la documentación correspondiente. El Presidente, Síndico, Tesorero y Director de Obras, verificaran toda la documentación correspondiente a la Entrega-Recepción en un término no mayor de 60 días naturales, contados a partir de la fecha en que inicien sus funciones. Deberán de dar aviso al OFSCE, cuando se descubran irregularidades, en el término señalado en el punto anterior, para que el servidor público saliente aclare tal situación. Levantara Acta Circunstanciada, con asistencia de 2 testigos, dejando constancia del estado en que se encuentran los asuntos, haciéndolo de conocimiento al OFSCE, en caso de que el ayuntamiento saliente no entregue los asuntos y recursos a su cargo.

SALIENTE: Hará entrega el mismo día de la renovación del gobierno municipal, de las oficinas y fondos municipales mediante el corte de caja respectivo, así como de los inventarios. Los integrantes del Cabildo y los titulares de las dependencias municipales, entregaran un listado de las acciones que a su juicio deban emprender o continuar los servidores públicos que lo sustituyan, con el fin de que no se interrumpa el desarrollo de las tareas municipales. En el plazo de 60 días naturales, contados a partir de la fecha que dejen su encargo, deberán realizar las aclaraciones y proporcionar la información adicional que se les solicite por los funcionarios entrantes. Si no entregaran los asuntos y recursos a su cargo, en un término no mayor de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha señalada para la Entrega-Recepción, el OFSCE les requerirá para que cumplan con esta obligación. Entregara al entrante en la última quincena del mes de noviembre una copia de los proyectos de la ley de ingresos y del presupuesto de egresos para el ejercicio inmediato siguiente.

4.- APERCIBIMIENTOS El incumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley que fija las Bases para la Entrega-Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas, será sancionado en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas

Artículo 2.- Son sujetos a la aplicación de esta ley, toda persona que desempeñe o haya desempeñado un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública Estatal o Municipal, en el poder legislativo y en el poder judicial del estado; y todas aquellas que manejen o apliquen recursos económicos estatales y municipales. Artículo 44.- Son sujetos de Responsabilidad Administrativa, los servidores públicos a que se refiere el artículo 2º. De esta ley. Artículo 45.- Para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban ser observadas en el servicio público, independientemente de las obligaciones específicas que correspondan al empleo, cargo o comisión, todo servidor público, sin perjuicio de sus derechos laborales, tendrá XXII obligaciones de carácter general.

LIC. ADRIANA GPE. BALLINAS CAMACHO DELEGADA REGIONAL I CENTRO SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA aballinas@fpchiapas.gob.mx 61-87530 Ext. 22287 y 88