Carmen Audera Oficina de Proyectos Europeos-ISCIII Como participar en el 7PM Taller de Gestión de Propuestas 7PM Santiago de Cali, 1, 2 y 3 de Octubre de 2008 Carmen Audera Oficina de Proyectos Europeos-ISCIII

Tengo una línea de trabajo y quiero financiación europea Por qué? Financiación Prestigio Condicionante Interés por colaboraciones internacionales Etc...

Tengo una línea de trabajo y quiero financiación europea Investigación Infraestructuras Formación de personal cooperación En la frontera del conocimiento ideas capacidades personas

financiación europea para un proyecto de investigación cooperación financiación europea para un proyecto de investigación Programa de cooperación Como socio Como coordinador

financiación europea para un proyecto de investigación cooperación Programa de cooperación Como socio: Identificar otros grupos de investigadores europeos trabajando en el mismo tema Congresos Publicaciones Proyectos europeos anteriores Puntos Nacionales de Contacto (NCP) Preparar “executive summary” Distribuir Herramientas de búsquedas de socios

cooperación Programa de cooperación Como coordinador: Ver convocatorias anteriores, (temas, investigadores,etc) Buscar socios -los mejores Preparar “executive summary” y distribuir Crear consorcio (distribución de trabajo) Escribir el proyecto Si se financia, negociar con la Comisión Europea (CE) Distribuir los fondos con el resto de los socios Presentar a la CE los informes pertinentes El coordinador es el responsable del proyecto y el único interlocutor con la CE

Como preparar una propuesta

Contenidos Busqueda de topic y esquema de financiación Elaboración de una propuesta: Contenidos Conceptos Financieros para preparar una propuesta Aspectos éticos Introducción de Información en EPSS

Cuadro-resumen Estructura 7PM Busqueda de topic y esquema de financiación

http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm

HEALTH-2007-1.1-1: Unifying human and model organism genetic variation databases. The focus should be on developing a data and analysis structure by creating a hierarchy of bioinformatics grid-linked databases, tools and standards, centred on a generalised existing or novel genome browser. This major European initiative should integrate and link databases that contain genotype to phenotype relationships with the aim of creating a large integrated genetic variation catalogue. This should facilitate functional genomics research for human health and where relevant should take into account international perspectives in the field. Funding scheme: Collaborative project (Largescale integrating project).

Ejemplos de topics - HEALTH-2007-1.4-3: Immunotherapy of human food allergies. The aim should be to exploit established and emerging immunotherapy trends, such as recombinant antigen production, antigen-specific T regulatory cells, DNA-based immunotherapies, etc, to develop novel, safe and efficient therapeutic strategies to treat human food allergies and hypersensitivites. Funding scheme: Collaborative projects (Small or medium-scale focused research projects).

Elaboración de una propuesta: La propuesta puede ser presentada en cualquiera de los idiomas oficiales de la UE, pero se recomienda encarecidamente que sea elaborada en inglés. Antes de empezar conviene descargarse todos los documentos que aparecen en CORDIS junto con la convocatoria Elaboración de una propuesta:

- Call fiche - Work program - Guide for applicants Documentos de CORDIS - Call fiche - Work program - Guide for applicants

Criterios de Evaluación- Salud Excelencia científica y/o tecnológica. Relevancia del proyecto respecto al topic (puntuación mínima 3/5) Calidad y eficiencia en la ejecución y gestión del proyecto (puntuación mínima 3/5) Repecursión y potencial de los resultados del proyecto (puntuación mínima 3/5) Hay que superar el umbral de 10 puntos

Toda propuesta se va a componer de la siguiente documentación: Parte A: Contiene la documentación Administrativa y Financiera, tanto de la propuesta, como de los participantes: también se incluye en esta parte un resumen ejecutivo del proyecto y el presupuesto Parte B. Será el documento que recoja la memoria de la propuesta. No existe un formulario ad-hoc, pero en las guías del solicitante vienen plantillas sobre el mismo. Cosas a tener en cuenta: El evaluador lo va a imprimir en Blanco y Negro No exceder el máximo permitido Aunque lo escribe el coordinador se recomienda hacerlo en colaboración con los socios

GUIDELINES FOR COMPLETION OF PART A Part A Layout Part A1: Summary (Prepared by Coordinator) Proposal Number, Proposal Acronym, Proposal Title, Duration, Call Identifier, Activity Codes Part A2: Partner details (Prepared by each partner) GPFs Name, Address, Status, Person in charge, Similar proposals submitted Part A3: Financial Information – Summary Cost – (Coordinator) GUIDELINES FOR COMPLETION OF PART A

Form A.3.1

Form A.3.2

Part B Layout Cover Page:Title, Acronym, Funding scheme, Coordinator, Beneficiaries Contents Page Proposal Summary Page B1. Scientific and/or technical quality relevant to call B2. Implementation B3 Impact B4 Ethical issues B5 Gender aspects

B1. Scientific and/or technical quality relevant to call 1.1 Concepts and objectives 1.2 Progress beyond the state-of-the-art 1.3 S/T methodology and associated work-plan (max 20 pages) - Overall strategy of the work- plan – Coordinator - Gannt Chart Manager - Breakdown of the work 1.3a Work-package List 1.3b Deliverables List 1.3c List of milestones 1.3d Description of each work package 1.3e Summary effort table 1.3(iv) Pert Chart Risk and Contingency Plan

Part B Layout B2. Implementation 2.1 Management Sctructure and procedures (maximum length 5 pages) 2.2 Individual Participants (1 page per participant) 2.3 Consortium as a whole (4 pages) 2.4 Resources to be committed (2 pages) B3. Impact 3.1 Expected Impacts 3.2 Disseminations of project results, Exploitation of project results, Management of intellectual property 4. Ethical Issues 5. Consideration of gender aspects

Gannt Chart Manager

Integrating Activities Networking activities ? Work Breakdown Structure Integrating Activities Networking activities ? Exchange of personnel? Training courses? Workshops? Studies? Title Leader Partners Title Leader Partners Title Leader Partners Title Leader Partners Title Leader Partners

Co-ordination and Project Management PERT CHART (Example) WP1 Co-ordination and Project Management Workpackage Leader: 1 Partners: All WP2 Title: Workpackage Leader: Partners: WP3 Title: Workpackage Leader: Partners: WP4 Title: Workpackage Leader: Partners: WP5 Title: Workpackage Leader: Partners: WP6 Exploitation Plan Workpackage Leader: Partners: All

Table 1.3 a: Work Package List Tips for Work Plan KEY: Manage by WP NOT by Partner WP for Coordination, Exploitation/Dissemination Identify Leader + partners (in order of priority) AVOID: Everyone in everyWP AVOID: One partner per WP AVOID: Doing work in every WP CHECK: Floating partners IDEAL: Lead one WP, be involved in 2 others RTD = Research and technological development (; DEM = Demonstration; MGT = Management of the consortium; OTHER = Other specific activities, if applicable in this call including any activities to prepare for the dissemination and/or exploitation of project results, and coordination activities)

Table 1.3 b: Deliverables List Deliverable numbers in order of delivery dates. Please use the numbering convention <WP number>.<number of deliverable within that WP>. For example, deliverable 4.2 would be the second deliverable from work package 4. 2 Please indicate the nature of the deliverable using one of the following codes: R = Report, P = Prototype, D = Demonstrator, O = Other 3 Please indicate the dissemination level using one of the following codes: PU = Public PP = Restricted to other programme participants (including the Commission Services). RE = Restricted to a group specified by the consortium (including the Commission Services). CO = Confidential, only for members of the consortium (including the Commission Services).

Table 1.3 c: List of Milestones

Deliverable: Van a ser aquellos productos tangibles del WP que suponen progresos para la consecución de los objetivos del proyecto. Dentro de cada WP suele haber varios ‘deliverables’. Como ejemplos de ‘deliverables’ tenemos: Publicaciones, desarrollos, estudios,… A la hora de la evaluación de la candidatura de proyecto se analiza también los “deliverables” que va a tener un proyecto. Milestone: Los ‘Milestones’ serán los hitos asociados al proyecto que nos marcarán el avance de las sucesivas etapas del proyecto. No necesariamente se asociarán a un solo Work Package. A veces el alcanzar cierto milestone / deliverable, supone el arranque de otro WP

Table 1.3e Summary of Staff Effort A summary of the staff effort is useful for the evaluators. Indicate in the table the number of person months over the whole duration of the planned work, for each work package, for each participant. Identify the work-package leader for each WP by showing the relevant person-month figure in bold.

B.2 / 2.1 Management Structure and procedures describe organisational structure and decision-making mechanisms show how they are matched to the complexity and scale of the project (Maximum length for Section 2.1: 5 pages)

Consortium Management Structure Coordinator Internal Governing Bodies Steering Committee Executive Committee External Governing Bodies Advisory Board Quality Assurance Pannel Ethical Pannel WP1 WP2 WP3 WP4 - WP Leader - Start and end dates (months) - Tasks and Task leaders - Dedication person/month of beneficiaries involved in WPs - Deliverables - Milestones Management structure. Explain different tasks and responsibilities of: Coordinator - Scientific and technical/technological aspects of project Manager? – Administrative, legal and financial aspects Governing bodies (PEC, PSC, QAP…) Work Package Leaders Management procedures Frequency of Management meetings (be coherent) Conflict-resolution and decision making process Project communication and reporting Quality assurance and assessment of progress and results Management of resources and payment rules

B.2 /2.2 Individual participants brief description of the legal entity main tasks they have been attributed previous experience relevant to those tasks short profile of the staff members who will be undertaking the work (Maximum length for Section 2.2: 1 page per participant.) For each participant in the proposed project, provide a brief description of the legal entity,the main tasks they have been attributed, and the previous experience relevant to those tasks. Provide also a short profile of the staff members who will be undertaking the work. (Maximum length for Section 2.2: one page per participant. However, where two or more departments within an organisation have quite distinct roles within the proposal, one page per department is acceptable. The maximum length applying to a legal entity composed of several members each of which is a separate legal entity, is one page per member, provided that the members have quite distinct roles within the proposal.)

B.2 / 2.3 Consortium as a whole collectively capable of achieving project objectives suited and committed to the tasks assigned to them complementarity between participants well-balanced composition in relation to objectives (i) Subcontracting (ii) Other countries than MS, AC or ICPC (No maximum length applies to this section) Describe how the participants collectively constitute a consortium capable of achieving the project objectives, and how they are suited and are committed to the tasks assigned to them. Show the complementarity between participants. Explain how the composition of the consortium is well-balanced in relation to the objectives of the project. i) Sub-contracting: If any part of the work is to be sub-contracted by the participant responsible for it, describe the work involved and explain why a sub-contract approach has been chosen for it. ii) Other countries: If one or more of the participants requesting EU funding is based in a country that is outside the EU, and is not an Associated Country, and is not on the list of International Cooperation Partner Countries1, explain in terms of the project’s objectives why such funding would be essential.

B.2 / 2.4 Resources to be committed describe how totality of necessary resources will be mobilised, including any resources that will complement the EC contribution coherent integration of resources = adequate financial plan indicate any other major costs (e.g. equipment), in addition to the costs indicated in Part A3 and the staff effort shown in section 1.3 above ensure that the figures stated in part B are consistent with those in Part A (Maximum length for Section 2.4 – two pages) Describe how the totality of the necessary resources will be mobilised, including any resources that will complement the EC contribution. Show how the resources will be integrated in a coherent way, and show how the overall financial plan for the project is adequate. In addition to the costs indicated in Part A3 of the proposal, and the staff effort shown in section 1.3 above, please indicate any other major costs (e.g. equipment).

(Maximum length for the whole of Section 3 – ten pages) B3. Impact 3.1 Expected impacts listed in the work programme contribution towards expected impacts in WP steps needed why a European (rather than a national or local) approach? account of other national or international research activities? assumptions and external factors 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property measures for the dissemination and/or exploitation of project results and management of knowledge, of intellectual property. (Maximum length for the whole of Section 3 – ten pages) 3.1 Expected impacts listed in the work programme Describe how your project will contribute towards the expected impacts listed in the work programme in relation to the topic or topics in question. Mention the steps that will be needed to bring about these impacts. Explain why this contribution requires a European (rather than a national or local) approach. Indicate how account is taken of other national or international research activities. Mention any assumptions and external factors that may determine whether the impacts will be achieved 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Describe the measures you propose for the dissemination and/or exploitation of project results, and the management of knowledge, of intellectual property. (Maximum length for the whole of Section 3 – ten pages)

Ethical Issues Changes from FP6 to FP7 The project evaluation process Two general questions Typology Informed consent Research on human embryos/foetus Data protection and privacy Research on animals Research involving developing countries Dual use

¿Por qué considerar aspectos éticos? Asegurar a los ciudadanos y órganos de decisión que la investigación financiada por Unión Europea contempla los más elevados estándares éticos Facilitar la Excelencia en Investigación en FP7 FP7 (Decission nº 1982/2006/EC), Article 6 “All the research activities carried out under the 7FP shall be acarried out in compliance with fundamental ethical principles” Rules for participation, Article 10: “A proposal [...] which contravenes fundamental ethical principles [...] shall not be selected. Such a proposal may be excluded from the evalutaion and selection procedures at any time”

Aspectos éticos Dos cuestiones fundamentales a valorar en la evaluación ética: Necesidad de utilización de datos personales, animales, tejidos humanos... para lograr los objetivos científicos del proyecto. ¿Existen alternativas? El equilibrio entre beneficio y carga del proyecto, ¿cuál será el impacto de esta investigación tanto en términos de avance en la investigación como de dignidad humana e impacto cultural?

Aspectos éticos Cuestiones clave Para los humanos: Consentimiento informado / protección de datos / Privacidad Para los animales : las 3 the Rs (Reduce, Replace, Refine) En el caso de celulas embrionarias humanas: “No Community support of research activities destroying human embryos, including for the procurement of stem cells”

Aspectos éticos Todos los aspectos éticos del proyecto deberán describirse al presentar el proyecto. La Comisión no va a pedir datos o aclaraciones posteriores El consorcio debe enviar con la propuesta un borrador de la hoja de información y solicitud de consentimiento informado No es necesario enviar copias de legislación Los evaluadores científicos identificarán aquellos proyectos que necesiten una evaluación ética Evaluación ética obligatoria para todos los proyectos con participación de pacientes, utilización de células madre embrionarias y/o tejido fetal o primates no humanos

Elaboración de una propuesta: Parte B Contenidos- Proyectos colaborativos Calidad Científica y Técnica Implementación Impacto Aspectos Éticos Concepto y Objetivos Avance sobre el estado del arte Metodología científica/teconológica asociada al programa de trabajo Tablas de. WPs, Deliv, WP description, Summary staff Effort, Milestones Estructura de gestión y procedimientos Descripción de los socios El consorcio como grupo Empleo de recursos (presupuesto) Impacto esperado conforme al Work programme Difusión y explotación de resultados y gestión de IPR Consentimient o informado Protección de datos Uso de animales Células madre

Esquemas de Financiación 12 Va a ser diferente para cada tema. Hay que ver en el Work Program

Conceptos financieros 1) Las formas de la subvención /contribución financiera de la CE tendrá tres posibles formas: - Reembolso de costes elegibles (Típica para proyectos en cooperación) - Cantidad a tanto alzado (NoE) - Financiación a tipo fijo (basado en costes unitarios) 2) Desaparecen las modalidades de costes del VI PM, pasando todos a Reembolso de Costes Subvencionables (FC), pudiendo tener transitoriamente algo similar al FCFR

Conceptos financieros 3) Las Universidades, OPIS y PYMES reciben por lo general de los costes directos hasta: - 75 % de los costes elegibles para proyectos de I+D - 50 % para demostración - 100 % Gestión, (No conviene superar el 7% del Proyecto) 4) Los gastos para ser elegibles deberán ser imputados al proyecto durante el periodo de duración del proyecto (no en el periodo de validez del acuerdo de subvención) 5) Al pasar a Costes Totales, pasa a ser elegible los costes del personal propio de la Institución que participa en el proyecto, amortización y mantenimiento de equipos propios,… (liberación de recursos)

Conceptos financieros 6) Costes Indirectos: Si no es posible identificar los costes indirectos se podrá asumir por lo general un 20% de gastos directos (salvo subcontratación). Pero para las Universidades, OPIS y PYMES cuyos sistemas contables no puedan identificar sus CI, podrá ser de: - 60% hasta 01/01/2010 (fecha de cierre de la convocatoria) - 40% tras 01/01/2010 (fecha de cierre de la convocatoria) Además: - En las Acciones de coordinación y apoyo, se definirá en el acuerdo de subvención un 7% máximo de CI.

Conceptos financieros 7) Corresponsabilidad Financiera: Desaparece la responsabilidad financiera colectiva, limitándose cada socio a su deuda. Frente a esto los participantes tendrán una retención del 5%, de todas las contribuciones de la CE- Fondo de Garantía 8) Certificado de Auditoría: 7PM solo obligatorio para contribuciones financieras > 375.000 € - No se exige certificado para actividades financiadas a tanto alzado - Los proyectos de duración inferior a dos años, solo (y si es obligatorio) deberán aportar certificado al final de proyecto

Conceptos financieros 9) Retenciones: - 5% Fondo de Garantía - 10% Retención por proyecto (se abonan al final de proyecto, una vez justificado el 100% del proyecto) 10) Prefinanciación: El primer pago será de un 150% de la financiación promedio del proyecto (- retenciones). Los siguientes pagos serán sobre importes justificados (- retenciones).

Conceptos financieros Costes Directos: Serán aquellos costes necesarios, identificables y atribuibles enteramente o parcialmente al proyecto. Como ejemplos de los costes directos tenemos: Viajes del proyecto Gastos de personal (person-month) Equipamiento Fungible Costes Indirectos, bajo este concepto entenderemos aquellos gastos que también son necesarios para la ejecución del proyecto, pero que no pueden ser directamente imputados. Pej: Personal de Gestión Gastos de suministros Seguridad y Limpieza Personal de gestión de la institución (en ocasiones)

Conceptos financieros Coste Elegible: Aquel coste declarado por el socio y que por su naturaleza, es subvencionable por la CE (ya sea como coste directo o indirectos). Condiciones de elegibilidad: Coste No Elegible: Las condiciones de no elegibilidad son: Tasa e impuestos indirectos Intereses debidos Provisiones de pérdidas Pérdidas por cambio de moneda Costes declarados en otros proyectos Deuda y cargas por servicios de deuda Gasto excesivo o irracional

Conceptos financieros Esfuerzos de Personal (Person-Month): Mediante este concepto se define el esfuerzo horario, en términos dedicación mensual, con el que el socio va a participar en ese WP. Hay algunas consideraciones importantes sobre este concepto: Los “Person-Month” se consideran en términos efectivos, es decir, no se computan vacaciones, festivos, bajas,… El coste del “Person-Month” será diferente por países, en función de la remuneración y cargas sociales. Time-sheets: Documento donde ha de recogerse de manera minuciosa el esfuerzo en términos de recursos humanos dedicados al proyecto. Debe haber una time-sheet por persona involucrada directamente en el proyecto y mes; y en ella ha de figurar al menos:

Aspectos financieros Amortización: En el caso de adquisición de inventariable la CE nos exige que la compra de esos equipos sean depreciados conforme a las propias normas contables nacionales del socio participante en el proyecto. En PM antiguos y en otros proyectos europeos se fijaban tasas de amortización. IVA: El IVA va a ser un gasto no elegible para la CE. Esto provoca que en todas las operaciones en las que se pague el IVA, este importe no va a ser retornado por la CE.

Introducción de Información en EPSS https://www.epss-fp7.org Disponible 24/24 & 7/7 Sin costes Se pueden incorpora cambios hasta el cierre de la convocatoria

Introducción de Información en EPSS

EPSS- Hay que elegir el instrumento de financiación

Introducción de Información en EPSS REGISTRARSE ENTRAR

No “inventar” un proyecto para ajustarse a una convocatoria Algunos consejos (1) Comprobar el presupuesto disponible en una línea determinada para ver si “compensa” el esfuerzo de elaborar una propuesta con posibilidades Estudiar el programa de trabajo (work programme) para ver los objetivos prioritarios por temática y tener en cuenta convocatorias futuras previstas Estudiar proyectos cofinanciados en convocatorias anteriores para orientarse y evitar duplicar ideas No “inventar” un proyecto para ajustarse a una convocatoria Elegir muy bien a los socios de acuerdo con su idoneidad con el proyecto. Complementariedad.  Herramientas de Búsqueda de socios Asistir a Infodays para aclarar dudas y encontrar socios potenciales

Enviarlo con tiempo antes del cierre de la convocatoria Algunos consejos (y 2) Utilizar el inglés como idioma para escribir la propuesta y como idioma de trabajo de los proyectos Ceñirse a la extensión de las partes del formulario de candidatura. Rellenar todos los apartados requeridos Enviarlo con tiempo antes del cierre de la convocatoria En caso de duda preguntar (a OPE, a los NCPs, Project Officers etc…) A veces es posible enviar un resumen de la propuesta para recibir una opinión experta rápida.  De este modo podemos rectificar a tiempo Es recomendable presentar propuestas para entrar en la dinámica de las convocatorias aunque no se tenga éxito y así ir aprendiendo de los errores