PortalVecinos (Fácil, útil y económico) Manual de Ayuda PortalVecinos (Fácil, útil y económico) 20 Febrero 2012

PortalVecinos Descripción PortalVecinos es un portal Web, para que los comuneros dispongan en Internet de una plataforma documental y gráfica donde tengan toda la información de su comunidad. PortalVecinos es un vehiculo de comunicación entre los administradores, los comuneros y las empresas que prestan servicios a las comunidades. Se trata de una herramienta sencilla, útil y económica que proporciona confianza, cercanía y claridad con sus administrados.

PortalVecinos Acceso al portal

PortalVecinos El usuario/contraseña real es facilitado por PortalVecinos en el momento de la activación. Si olvidamos la contraseña pincharemos en Recordar usuario/contraseña introduciendo el email con el que nos registramos para así recibir un mensaje con nuestros datos de acceso. El link registrarse solamente es para los usuarios comuneros y proveedores. Cada vez que se crea una nueva comunidad o un proveedor, se les asigna automáticamente un código de usuario, el administrador deberá proporcionar este código a cada comunidad o proveedor para que puedan registrarse en el portal.

PortalVecinos PortalVecinos Comunidades Por defecto, nada más entrar, accedemos a la opción de Comunidades. Aquí podemos dar de alta nuevas comunidades, editar una comunidad para cambiar alguna opción/dato de la misma, borrar una comunidad, ver los usuarios registrados en cada comunidad, operar con ellos, acceder al módulo de avisos/averías de una comunidad y publicar noticias dinámicas para cada comunidad. También desde la opción de Comunidades podemos acceder a la opción de personalizar la plataforma con el logo de nuestra empresa, cambiar nuestra contraseña, consultar o modificar los datos con los que nos hemos registrado en el portal. Otras opciones que hay en el menú de Comunidades y que explicaremos aparte son: Transportar ficheros masivamente y Generar Ficheros CSV.

PortalVecinos PortalVecinos Damos de alta la comunidad con sus datos; nombre, cif, dirección etc.. Validar el acceso al portal = Si, significa que cuando un usuario comunero se registra en una comunidad, no podrá acceder al portal hasta que el admin. de fincas no le valide el acceso. Validar el acceso al portal = No, significa que un usuario comunero accederá al portal nada más registrarse. (Cada vez que un nuevo comunero se registra en el portal, el administrador recibe un email de forma que pueda validar o no este acceso) Opciones de menú. Cada comunidad puede tener opciones de menús distintas. Desmarcando el check correspondiente, se quita esa opción. Opción buzón del Comunero: Si la comunidad tiene activada esta opción podremos distribuir documentación personalizada por comunero. Calendario eventos: Si la comunidad tiene activada esta opción tendrá disponible un calendario para la reserva de zonas comunes.

PortalVecinos PortalVecinos Cada vez que se da de alta una nueva comunidad, el administrador recibe un email, con un documento PDF indicando que la comunidad dada de alta ha sido informada de que va a existir una cesión de información a PortalVecinos. También recibe una carta tipo para indicar a la comunidad los pasos a dar para registrarse en la plataforma. A cada comunidad se le asigna un código único, este código debe darse a los comuneros de esa comunidad para que se puedan registrar. (Usuario Portal Web)* Es obligatorio que cada comunidad haya sido informada de que va a haber una cesión de información al portal Web (cumplimiento LOPD) y se confirme este dato en el alta de cada comunidad. Una vez dada de alta una comunidad podemos borrarla, editarla o cambiar opciones de la misma, pulsando doble click sobre el nombre de la misma.

PortalVecinos PortalVecinos 1* Pinchando icono correspondiente 1* vemos la lista de usuarios comuneros registrados por comunidad, pudiendo imprimir esta lista o bien modificar alguna opción o dato de los usuarios. También pinchando icono correspondiente 2* podemos publicar noticias o mensajes dinámicos, rotatorios por comunidad, además cada mensaje puede ser un enlace a otra Web. 2*

PortalVecinos PortalVecinos

PortalVecinos Pinchando icono altavoz podemos comunicar avisos a la comunidad o ver lo mensajes comunicados por los comuneros. Cada vez que se genera un nuevo aviso o una respuesta al mismo se desencadena un email entre el administrador y los comuneros. JJA

PortalVecinos Actas, Estatutos, Contratos, Presupuestos, Balance de Cuentas, Comunicaciones, Panel de Anuncios. Nota: la operativa es la misma para estas 7 opciones, por lo que solo explicamos una. JJA

PortalVecinos Pinchando cada una de las opciones detalladas (Actas, contratos, balances etc..) obtenemos la lista de documentos por comunidades y tipo de documento. Desde aquí podemos añadir un nuevo documento, borrar un documento, editar descripción del documento, anexar nuevos documentos a una entrada ya existente, imprimir los registros, abrir / guardar un archivo. Editar/borrar el documento Descargar o abrir el documento

PortalVecinos PortalVecinos Podemos subir al portal documentos para una o varias comunidades a la vez. Pulsando Examinar, buscamos en nuestro PC el archivo a subir. La única restricción es el tamaño, 2 MEGAS. Lo seleccionamos y pinchamos abrir y después guardar. Recomendamos subir archivos con los formatos clásicos, .Doc, .Pdf, . Xls, etc.. para que los destinatarios de la información no tengan problemas para abrirlos. Otra forma de subir información es subiendo múltiples documentos a la vez y luego distribuirlos entre comunidades y tipo de documento. Esta forma la explicamos más adelante.

PortalVecinos Algunas opciones cómo las comunicaciones/notificaciones o el panel de anuncios, permiten tener hasta 3 documentos por registro, para añadir más documentos (sino se hace en el momento de creación) utilizaremos la carpeta amarilla. Pinchando sobre el nombre de la comunidad podemos editar el registro modificando algún dato del mismo cómo la, fecha y la descripción o borrar documentos. Haciendo click sobre el archivo podemos abrirlo o guardarlo en nuestro PC.

PortalVecinos PortalVecinos Expedientes Gráficos Esta opción de menú consiste en crear expedientes o carpetas. Cada carpeta contiene imágenes respecto a un asunto concreto (tareas de mantenimiento, obras, averías, reparaciones, visitas, desperfectos, humedades etc...). A cada expediente se le pueden asociar documentos, para ampliar información del mismo, Ej.: presupuestos, facturas, etc. Los formatos de las imágenes SÓLO pueden ser jpg o jpeg con tamaño máximo de 2 MEGAS. Más adelante explicaremos cómo reducir fácilmente el tamaño de estas.

PortalVecinos PortalVecinos Una vez creado un expediente podemos asociarle imágenes, bien de forma directa, seleccionando comunidad + expediente (opción Añadir Fotos a Expedientes de diapositiva anterior).

PortalVecinos PortalVecinos o bien de forma indirecta, (opción Imágenes sin Expediente asignado) Estas imágenes han sido subidas de forma masiva con opción dentro del menú de Comunidades, Transportar ficheros masivamente. Esta opción la explicamos más adelante.

PortalVecinos PortalVecinos Haciendo click sobre cualquier enlace de Carpeta azul accedemos al interior del expediente seleccionado. Haciendo click sobre cualquier enlace de Descripción Expediente podemos cambiar la descripción del mismo. Haciendo click sobre cualquier enlace de Foto podemos borrar la imagen, cambiar la descripción de la foto, anexar documentos, videos etc.

PortalVecinos PortalVecinos Debemos pinchar sobre cualquier imagen para así ampliarla y navegar entre ellas.

PortalVecinos Cómo reducir tamaño de imágenes antes de subirlas al portal Abrimos el programa Paint que se instala con Windows. Abrimos la imagen que queramos reducir el tamaño a menos de 2 MEGAS vamos a la opción, imagen, expandir o contraer. Reducimos el % horizontal y vertical, p.e: al 50% y damos a Aceptar y luego Archivo, Guardar Cómo (creamos una imagen nueva, así mantenemos la original). El resultado es que la nueva imagen ocupa menos tamaño.

PortalVecinos Proveedores Esta opción nos permite dar de alta proveedores. Cada vez que se da de alta un proveedor se le asigna un código de usuario, a la vez decimos si el proveedor tiene o no permitido el acceso al portal. Un proveedor se puede dar de alta para más de una comunidad a la vez, pudiendo tener acceso a través del portal a todas las comunidades, a alguna de ellas o a ninguna. Una vez dado de alta un proveedor también podemos a posteriori asociarlo a otras comunidades o bien eliminarlo de alguna en la que estaba ya dado de alta. Para poder acceder al portal los proveedores se tienen que registrar con el usuario proporcionado por el administrador de fincas. En cualquier momento el administrador puede decidir que no tengan acceso al portal.

PortalVecinos PortalVecinos Pinchando sobre el nombre de la comunidad podemos editar el registro modificando algún dato del mismo, quitando o dando acceso al portal, borrar el proveedor etc.. Pinchando sobre el icono +, podemos añadir ese proveedor a nuevas comunidades. Pinchando sobre el icono altavoz, podemos generar ordenes de trabajo para los proveedores, esta orden puede ser enviada vía SMS al móvil (teléfono de contacto) del proveedor siempre y cuando tengamos activado el envío de avisos por SMS. Este aviso también es enviado vía email.

PortalVecinos Los proveedores con acceso al portal, por defecto ven datos de los usuarios de la comunidades a las que tengan acceso y que tengan la marca de usuario preferente. También pueden responder a los avisos que les haya mandado el administrador, estas respuestas son recibidas vía email por el administrador. Los proveedores también pueden subir al portal documentos cómo contratos, presupuestos, comunicaciones, anuncios, crear expedientes gráficos y encuestas, sobre la comunidad/es a las que el administrador le haya dado acceso

PortalVecinos PortalVecinos Encuestas Esta opción consiste en crear encuestas de opinión por comunidades. Se crea la encuesta y se la asocian posibles respuestas. A la encuesta también se le puede asociar una fecha de fin de encuesta, a partir de la cual no se puede votar. Cada usuario comunero solo podrá votar una vez en cada encuesta. Mientras que la encuesta esta activa se puede ir modificando la fecha fin de la encuesta y el asunto. El administrador siempre podrá modificar todas las encuestas e incluso borrarlas, el resto de tipos de usuario solo podrán modificar encuestas creadas por ellos mismos.

PortalVecinos PortalVecinos Breve descripción del menú de un comunero

PortalVecinos PortalVecinos Recordamos que el menú de los usuarios comuneros es parametrizable de forma que una comunidad pueda tener unas opciones distintas de otra. Cada comunero solamente tiene acceso a los documentos de su comunidad o a sus propios documentos, (si tiene la opción de Mi Buzón activada y al administrador ha distribuido documentos a nivel de comunero). Analizando el pantallazo anterior, vemos en la parte superior izquierda, el botón salir junto con el nombre de la comunidad, y justo debajo los mensajes rotatorios y dinámicos (con la posibilidad de enlace a otras Web) que haya puesto el administrador. Por defecto la primera pantalla siempre es la de Actas, desde aquí el comunero puede acceder al calendario de su comunidad, para ver las reservas existentes en las zonas comunes de su comunidad o bien consultar los documentos que le haya mandado el administrador a titulo personal. Cada vez que el administrador o un proveedor con acceso a esa comunidad alimentan el portal, se desencadena una aviso vía email a todos los comuneros de la comunidad involucrada.

PortalVecinos Las opciones de los usuarios comuneros son consultar toda la información existente en la plataforma para su comunidad, actas, estatutos, contratos, presupuestos, balances de cuentas, comunicaciones, expedientes gráficos y proveedores. Por otro lado también podrán consultar las encuestas existentes, votar en las mismas, ver los resultados y crear ellos mismos encuestas. Lo mismo ocurre con el panel de anuncios, los comuneros podrán consultar anuncios pero a su vez también podrán crear anuncios nuevos, subir documentos etc.. Finalmente podrán comunicarse con su administrador y con el resto de comuneros gracias al módulo de avisos/averías, a modo de foro. Recordamos que cuando un comunero alimenta el portal con una nueva encuesta, un anuncio o un nuevo aviso, se desencadena un mensaje vía email al administrador y al resto de comuneros indicando que hay nueva información en el portal.

PortalVecinos Activación del Servicio Aquí activamos el servicio en el portal. Todos los campos marcados con asterisco son de relleno obligatorio. Es obligatorio marcar que se aceptan las condiciones generales. (cumplimiento LOPD) Una vez grabado el alta, aparece una pantalla donde se indica el código de usuario y la contraseña del usuario administrador. A la vez se manda un email a la dirección indicada en la activación, con esta misma información.