Factura Electrónica: marco legal, proveedores de ce y su gestión Dunia Zamora Solano

Marco Normativo Contexto de emisión de las resoluciones. Ley para mejorar la lucha contra el fraude fiscal. Resoluciones sobre la obligatoriedad para el uso de la factura y otros comprobantes electrónicos: DGT-R-48-2016 DGT-R-51-2016 y DGT-R-012-2018 DGT-R-21-2017 DGT-R-25-2017 Aviso de la DGT , La Gaceta Nº 178 del 20-09-2017 Ventajas y nuevas dinámicas contables

Marco Normativo. Ley 8279 Sistema Nacional para la Calidad. Reglamento de Estructura Interna y Funcionamiento del Ente Costarricense de Acreditación , No 33963-MICIT No 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Artículo 1o—Ámbito de aplicación. Aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles. El Estado y todas las entidades públicas están facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos.

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Artículo 2o—Principios. En materia de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, la implementación, interpretación y aplicación de esta Ley deberán observar los siguientes principios: a) Regulación legal mínima y desregulación de trámites. b) Autonomía de la voluntad de los particulares para reglar sus relaciones. c) Utilización, con las limitaciones legales, de reglamentos autónomos por la Administración Pública para desarrollar la organización y el servicio, interno o externo. d) Igualdad de tratamiento para las tecnologías de generación, proceso o almacenamiento involucradas.

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. “Artículo 3o—Reconocimiento de la equivalencia funcional. Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.” En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Artículo 4o—Calificación jurídica y fuerza probatoria. Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos. Artículo 5o—En particular y excepciones. En particular y sin que conlleve la exclusión de otros actos, contratos o negocios jurídicos, la utilización de documentos electrónicos es válida para lo siguiente:

Proveedores gratuitos vs pagados Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Artículo 6o—Gestión y conservación de documentos electrónicos. Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas. Proveedores gratuitos vs pagados

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Artículo 7o—Satisfacción de los requisitos fiscales. Cuando la emisión de un acto o la celebración de un negocio jurídico en soporte electrónico conlleve el pago de requisitos fiscales, el obligado al pago deberá conservar el comprobante respectivo y exhibirlo cuando una autoridad competente lo requiera.

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. El fin es verificar su integridad e identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.

Nº 8454 Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Artículo 10.—Presunción de autoría y responsabilidad. Todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión. No obstante, esta presunción no dispensa el cumplimiento de las formalidades adicionales de autenticación, certificación o registro que, desde el punto de vista jurídico, exija la ley para un acto o negocio determinado.

Cambio en el concepto de libros legales Ley 9069, LEY DE FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN TRIBUTARIA

Ley 9069, LEY DE FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN TRIBUTARIA … “ARTÍCULO 8.- Se reforman los artículos 251, 252, 263 y 662 de la Ley N.º 3284, Código de Comercio, de 30 de abril de 1964, y sus reformas, para que se lean de la siguiente forma:   “Artículo 251.- Sin perjuicio de los registros que la normativa tributaria exija a toda persona física o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa, de sus operaciones comerciales y su situación económica, y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Al hacer este Código referencia a libros contables, se entenderá igualmente la utilización de sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad.”…

Ley para mejorar la lucha contra el fraude fiscal 19 de diciembre 2016

Contenido relacionado al ejercicio contable Modificaciones a la normativa: Cambios en sanciones por resistencia a la AT, artículo 82 CNPT Cambios en sanciones por no suministro de información, artículo 83 CNPT Novedades: Factura electrónica Casas de estancia transitoria Morosos y omisos Requisitos para tramite de patente y contratación Responsabilidad de los asesores, nuevo artículo 81 bis del CNPT

Factura electrónica Recaudado Premios Facultad de devolución hasta el 1% sobre lo recaudado en IV Uso obligatorio de medios electrónicos Todos los contribuyentes deben utilizarlo para registrar sus transacciones y emitir comprobantes. Incluye: transacciones de compra-venta, registros contables y otros para control tributario. Usar de los presupuestado en IV e ISC un 0,5% para premios , logística, publicidad, organización u otros. Plazo de 24 meses para implementar la factura electrónica.

Responsabilidad de terceros Artículo 81 bis Se sancionará con una multa de uno a tres salarios base a quien: a) Asesore, aconseje o preste servicios para omitir total o parcialmente el pago de algún impuesto. b) Colabore en la alteración o en la inscripción de cuentas, asientos, o datos falsos en la contabilidad o en los documentos que se expidan. Sujeto a demostrar la participación y la culpa o dolo. Prescripción a partir de la firmeza del acto sancionatorio y sin perjuicio de las responsabilidades penales.

Otras normas relacionadas Ley 9069, “Artículo 92.- Fraude a la Hacienda Pública El que, por acción u omisión, defraude a la Hacienda Pública con el propósito de obtener, para sí o para un tercero, un beneficio patrimonial, evadiendo el pago de tributos, cantidades retenidas o que se hayan debido retener, o ingresos a cuenta de retribuciones en especie u obteniendo indebidamente devoluciones o disfrutando beneficios fiscales de la misma forma, siempre que la cuantía de la cuota defraudada, el importe no ingresado de las retenciones o los ingresos a cuenta o de las devoluciones o los beneficios fiscales indebidamente obtenidos o disfrutados exceda de quinientos salarios base, será castigado con la pena de prisión de cinco a diez años.” (CNPT)

Otras normas relacionadas SECCIÓN V, Administración fraudulenta y apropiaciones indebidas “ARTÍCULO 222.- Se impondrá la pena establecida en el artículo 216, según el monto de la defraudación, al que por cualquier razón, teniendo a su cargo el manejo, la administración o el cuido de bienes ajenos, perjudicare a su titular alterando en sus cuentas los precios o condiciones de los contratos, suponiendo operaciones o gastos exagerando los que hubiere hecho, ocultando o reteniendo valores o empleándolos abusiva o indebidamente. (Así reformado por la Ley No. 6726 del 10 de marzo de 1982).”

Otras normas relacionadas Código penal, SECCIÓN IV, Estafas y Otras Defraudaciones, Estafa ‘ARTÍCULO 216.- Quien induciendo a error a otra persona o manteniéndola en él, por medio de la simulación de hechos falsos o por medio de la deformación o el ocultamiento de hechos verdaderos, utilizándolos para obtener un beneficio patrimonial antijurídico para sí o para un tercero, lesione el patrimonio ajeno, será sancionado en la siguiente forma: 1) Con prisión de dos meses a tres años, si el monto de lo defraudado no excediere de diez veces el salario base (*). 2) Con prisión de seis meses a diez años, si el monto de lo defraudado excediere de diez veces el salario base….

Otras normas relacionadas …”Las penas precedentes se elevarán en un tercio cuando los hechos señalados los realice quien sea apoderado o administrador de una empresa que obtenga, total o parcialmente, sus recursos del ahorro del público, o por quien, personalmente o por medio de una entidad inscrita o no inscrita, de cualquier naturaleza, haya obtenido sus recursos, total o parcialmente del ahorro del público.”… (Así reformado por la Ley No. 7337 del 5 de mayo de 1993). (*) El término “salario base” se encuentra definido en el artículo 2 de la Ley No. 7337 de cita.’

Resoluciones DGT-R-48-2016 ; DGT-R-21 y 25 del 2017 COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Administración Tributaria Actores CE (Factura) Administración Tributaria Proveedor Obligados

Definiciones Emisor – Receptor electrónico Receptor no emisor Comprobante electrónico (Archivo XML) sean tiquetes, factura, Notas de debito o crédito Documento electrónico Método de contingencia Notas de debito o crédito electrónica ligadas a una factura: se usan en la anulación o corrección, sin alterar el original ni el consecutivo. Firma digital (integridad/vinculación)

Definiciones Entrega del documento Factura electrónica Se entiende realizado el acto de entrega estipulado en el artículo 85 del CNPT, al momento que el obligado lo ponga a disposición por medios electrónicos o en su defecto, imprima o entregue en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio . Comprobante electrónico que respalda la venta de bienes o prestación de servicios, el cual debe ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio.

Definiciones Proveedor de solución de comprobantes electrónicos: personas física so jurídicas que ofrecen el servicio de facturación electrónica mediante soluciones informáticas, sea instaladas en los equipos del emisor – receptor electrónico, receptor electrónico no emisor, en sitios web o en la nube.

Art.2 Autorización para uso de comprobantes electrónicos Definiciones Art. 3 Eficacia jurídica Art.2 Autorización para uso de comprobantes electrónicos Comprobantes electrónicos y mensajes de confirmación tendrá la misma eficacia y fuerza probatorio que los físicos. Son factura o tiquete electrónico, notas de débito/crédito electrónico, como comprobantes para respaldar ingresos, costos y gastos, siempre que cumplan con los requisitos y características de la resolución .

Características de la facturación Numeración inalterable, legítima e íntegra del consecutivo. Especificaciones en artículos 7 , 8 y 9. Las especificaciones técnicas están disponibles en el sitio del Ministerio de Hacienda. Contienen: Anexo 1 de Específicaciones técnicas y formatos de los comprobantes electrónicos. Anexo 2 Mecanismo de seguridad para la autenticación e integridad de los comprobantes electrónicos del MH. Anexo 3 Información para la conexión con el API de Comprobantes electrónicos del MH.

Características de la facturación Artículo 7- Formatos y especificaciones técnicas de los comprobantes electrónicos. Deben cumplir con los formatos y especificaciones técnicas detalladas en el documento “Anexos y especificaciones técnicas”, disponibles en el sitio que el Ministerio de Hacienda disponga para facturación electrónica o comprobante electrónico. Cualquier modificación a los formatos citados, así como el plazo para su implementación, o el cambio en el dominio que la Administración Tributaria disponga para publicarlos, se implementará mediante modificación al referido archivo, debiendo comunicarse a los interesados por medio del correo electrónico que registraron ante la Administración Tributaria o al buzón electrónico suministrado por la Administración Tributaria cuando corresponda, así como en el sitio web del Ministerio de Hacienda.” (Resolución N° DGT-R-13-2017, 20 de febrero de dos mil diecisiete.)

Requisitos de los comprobantes Fecha y hora de emisión y entrega del documento electrónico automática, según el día de emisión, y no modificable ni alterable. Condiciones de venta: contado, crédito, apartado, en consignación, tipo de arrendamiento y cualquier otra. Resolución de sustento Cumplir el art. 18 RIGV y art, 9 RLISR. Versión del documento. Identificación del obligado o declarante Tipo de documento electrónico Numeración consecutiva, automática, no modificable (artículo 4 de res.) Clave única (50)

Requisitos de los comprobantes Separar lo gravado de lo exento Precio total neto sin impuesto de ventas * Monto de los impuestos de venta aplicados Valor total de la factura*. En español, u otro idioma con el deber a aportar la traducción a la AT (*) *DGT-R-25-2017 permite la moneda extranjera Detalle de mercancía: unidades, código, descripción, monto de la operación, moneda nacional o extranjera otra (*), precio unitario y total. Descuentos* Subtotales* Impuesto selectivo de consumo y cualquier otro tributo.

Entrega del comprobante

Entrega del comprobante Debe ser realizada vía electrónica , previa validación de la AT. Si la Administración Tributaria no ha respondido aún, o no hay internet, igual debe entregarse el comprobante electrónico y la representación gráfica al receptor por el medio que se hubiese acordado entre ellos , una vez el sistema lo genere, aún cuando aun no se cuente con la respuesta de la AT. (Salvaguarda)

Condiciones de la entrega Recibido el mensaje de confirmación, debe entregarse al emisor-receptor o receptor no emisor, por el medio acordado. En el caso de receptores manuales, debe entregarse cuando el receptor manual lo solicite. Este mensaje es obligatorio para el respaldo de la contabilidad. Cuando es un mensaje de rechazo, se hará una nota de crédito anulando la factura y generar un nuevo comprobante , indicando en el apartado de referencia cuál es el comprobante sustituido. (art-12) Plazo 8 días hábiles

Deducibilidad del gasto Cumplir con los requisitos del artículo 18 del Reglamento de la Ley del Impuesto de Ventas y el artículo 9 de la Ley del Impuesto sobre la renta, acordes al artículo 8 de la Resolución DGT-R-48-2016. La confirmación del comprobante electrónico por parte de la DGT, constituye el respaldo para aplicar créditos fiscales o gastos deducibles.

Medidas de contingencia (no deducibles, art.15) Responsabilidad del obligado tributario: diseñar y ejecutar medidas de contingencia para la continuidad de la emisión y recepción de los CE , y su aceptación o rechazo . Por razones fuera del alcance del emisor (internet o AT), se debe hacer uso de comprobantes preimpresos por una imprenta autorizada por la AT y bajo los mismos requisitos de un comprobante electrónico. Indicar “comprobante provisional” en la parte superior y en el inferior, indicar: “Este comprobante provisional no puede ser utilizado para el respaldo de crédito fiscales ni como gastos deducibles”.

Medidas de contingencia (no deducibles, art.15) “Una vez superada la contingencia, a más tardar dentro del plazo de dos días hábiles el emisor-receptor electrónico, debe emitir y enviar a esta Dirección los respectivos comprobantes electrónicos, en los cuales se debe hacer referencia al comprobante provisional en el apartado d) “Información de Referencia” de los anexos y estructuras.” (Resolución N° DGT-R-13-2017. —San José, a las ocho horas cinco minutos del 20 de febrero de dos mil diecisiete)

Debe preguntarse ¿Cómo facturo? ¿A quién le daré acceso? A lo interno ¿Quién recibe la factura es quién puede aceptar y autorizar el pago? Clientes ¿Quién autorizara la factura? ¿Quién subirá el CE? ¿Cómo aseguro que se pague una sola vez? Proveedores

Obligaciones en la emisión y recepción ¿Cómo escoger al proveedor?

Obligaciones del emisor –receptor electrónico, artículo 17 Inscribirse Registro Único Tributario, (D140) y registrar un correo electrónico. Sistema de emisión y recepción de comprobantes electrónicos según AT (validación). Verificación por la AT en cualquier momento para control tributario. Plataforma robusta, escalable (seguridad, procesamiento, respaldo, comunicaciones) Emisión, entrega, recepción y rechazo electrónica de los comprobantes

Obligaciones del emisor –receptor electrónico, artículo 17 Mantener actualizado la información del sistema de información tanto en aspectos de TIC como legales y operativos. Cualquier aspecto de esta regulación Valoración de riesgo y plan de mitigación. Custodia y respaldo por el plazo de la prescripción incluyendo anulaciones Responsable ante cliente por el uso de la información almacenada

Obligaciones del emisor –receptor electrónico, artículo 17 Si a usted se le extravían, roban o queman los comprobantes autorizados, deberá comunicarlo por escrito dentro de los tres días siguientes, al Registro de Contribuyentes de la Administración Tributaria de su localidad. Además, debe conservar en su poder por cinco años, las pruebas fehacientes que demuestren el percance. Almacenar y conservar en soporte electrónico el diseño funcional y bases de datos, diccionario de datos y manuales. Almacenar facturas en blanco

Almacenamiento y custodia Almacenar y conservar en medios electrónicos todo comprobante generado electrónico, enviados y recibidos, y los documentos asociados. Por un plazo de 5 años (art.109 CNPT) o 10 años (art.51 CNPT). Proveedor gratuito 1 mes de respaldo/conservación. Garantizar: inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad, preservación, confidencialidad, autenticidad, integridad y consulta posterior de los archivos XML.

Almacenamiento y custodia Áreas físicas de almacenamiento de los CE con controles para evitar: riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación; Tener planes de evaluación de los controles asociados al almacenamiento. Debe tener: controles, registros y bitácoras por cada transacción

Obligados tributarios y fecha de inicio DGT-R-51-2016 y DGT-R-012-2018 RESOLUCIÓN DE LA OBLIGATORIEDAD PARA EL USO DE LOS COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Obligados

AL 18 DE DICIEMBRE DE 2018 todo costa rica septiembre CÉDULAS TERMINADAS EN 1,2,3 octubre CÉDULAS TERMINADAS EN 4,5,6 Noviembre CÉDULAS TERMINADAS EN 7,8,9,0

Exoneradas Resolución DGT-R-012-2018 Régimen simplificado C.C.S.S Entidades Financieras Ministerios del Poder Ejecutivo T.S.E. Universidades estatales I.N.A Consejo N. de Viabilidad Asoc. Solidaristas Corte Suprema de Justicia C.N.P.

Sanciones (Art. 83) Infracción Sanción y monto a pagar B) 2% de los ingresos brutos en el periodo del Impuesto sobre las utilidades anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de 3 salarios base: 1.278.600 y un máximo de 100: 42.620.000 colones. A) Por incumplir la presentación de información dentro de los plazos establecidos o habiéndola presentado lo haya hecho de manera incompleta.

Sanciones (Art. 83) Infracción Sanción y monto a pagar B) Por presentar información con errores de contenido o que no corresponde a lo solicitado B) 1% de salarios base por cada registro incorrecto: 4.262 colones

Otras sanciones aplicables No emitir factura (Art.85) Reincidencia Sujetos pasivos y declarantes que no emitan facturas ni los comprobantes debidamente autorizados por la AT o no los entregue al cliente en el acto de compra, venta, o prestación del servicio. 2 Salarios base: 852.400 colones (No reducción) Reincidir en no emitir o no entregar o comprobantes autorizados, habiendo resolución en firme. Cierre por 5 días naturales del establecimiento donde ejerza la actividad. (No reducción)

Servicios de facturación versus la impresión: facilidades y diferencias

Facilidades Diferentes esquemas de servicio Trazabilidad de la información Disminuye riesgos de perdida de información. Facilita el cumplimiento legal Mejora la relación costo-beneficio

Facilidad para generar las declaraciones Facilidades Menos Papel (almacenamiento) Generación de información electrónica Auxiliar de sus registros de ventas y cuentas por cobrar Auxiliar del impuesto de venta y otros Portable / web Parametrizable por formato y/o productos. Facilidad para generar las declaraciones

Facilidades Servicio en la nube. Evidencia por separado los descuentos , notas de debito y crédito; así como los impuestos, conforme lo requiere la AT. Múltiples usuarios según perfiles de acceso sin alterar el consecutivo. Simplificación del proceso contable. Servicio en la nube.

Rediseñe su proceso de facturación y tramite de pago de facturas Prevea y cuide Actividad principal Auditabilidad del centro de servicios Costos del desarrollo interno y el mantenimiento Niveles de servicio al contratar Inicie con tiempo Rediseñe su proceso de facturación y tramite de pago de facturas

Prevea y cuide Mecanismos de contingencia. Parametrización adecuada de los impuestos y descuentos. Firmeza del cobro de previo a emitirla. Conversión de monedas Definición de accesos. Auditable por la AT (10 días hábiles). Peligro de servicios gratuitos (un mes)

Muchas gracias. lic.duniazamoras@gmail.com Celular 8869-6640