Certificados de ingresos no se pueden expedir por Internet. 24/03/2017 Certificados de ingresos no se pueden expedir por Internet. DIAN, Concepto 20950, mar. 28/2012. Los certificados de retención en la fuente por conceptos diferentes a las laborales pueden colocarse en una página web, sin perjuicio de la obligación de expedirlos físicamente. Los que corresponden a ingresos y retenciones deben entregarse en forma litográfica porque así lo ordena el art. 8° D.R. 460 de 1986, el cual puede ser diseñado por los retenedores para su expedición en formas continuas, siempre y cuando incluya en el mismo orden y con idéntico texto y distribución los datos previstos en el modelo oficial. 1

Para aclarar esta pregunta se deben tener en cuenta: 24/03/2017 Para aclarar esta pregunta se deben tener en cuenta: 1) D. R. 460/86. Art. 8º. Los certificados de ingresos y retenciones deberán expedirse en original y tres copias, que se distribuirán así:   a) Original y dos copias para el retenido, y b) Una copia reposará en los archivos del retenedor. 2) Interpretación de la palabra “expedir". Consejo de Estado Sent. Junio 17/04. Radicación 23001-23-31-000-2000-02571-01(13831). Por tanto, la expedición de los certificados de ingresos y retenciones no pueden depender de la solicitud que de ellos haga el trabajador, así ya no tenga vinculación laboral, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha señalada en el decreto de plazos. Su expedición no puede ser reemplazada por el original, copia o fotocopia auténtica del documento donde conste el pago, ya que esto solamente está permitido para la retención por otros conceptos ( Par.1 art 381 del E.T.) 2

Para aclarar esta pregunta se deben tener en cuenta: 24/03/2017 Para aclarar esta pregunta se deben tener en cuenta: 3) D.R. 460/86. Art. 9º. El formato del certificado de ingresos y retenciones podrá ser diseñado por los mismos retenedores para su expedición como formas continuas, siempre y cuando incluya, en el mismo orden y con idéntico texto y distribución, los datos y certificaciones previstos en el modelo oficial. 4) DIAN. Concepto 105489,  dic. 24/2007. El avance tecnológico permite que los documentos que se encuentran almacenados en medios magnéticos o electrónicos puedan ser impresos en cualquier parte utilizando el computador, utilizando para ello cualquier medio de acceso a los archivos que los contienen, como las páginas web; en consecuencia, la puesta a disposición de los interesados para ser impresos por estos los archivos que contienen los certificados de retención —por conceptos diferentes a ingresos laborales—, satisfacen de igual manera el cumplimiento de la obligación de entregarlos sin la firma del pagador o agente retenedor. 3

Para aclarar esta pregunta se deben tener en cuenta: 24/03/2017 Para aclarar esta pregunta se deben tener en cuenta: 5) Interpretación sociológica permite concluir que sí es viable expedir certificados por internet para los asalariados. La interpretación sociológica permite inferir que sí es viable expedir los certificados en la nube, dado que no puede atarse la evolución del ser humano a normas que se encuentran en estado de obsolescencia. El progreso en la informática en la que las empresas pueden evitarse la impresión física y suministrarle a sus trabajadores los medios y los equipos necesarios para que descarguen el certificado de retención en la fuente por ingresos laborales de Internet, justifica que sí es viable no entregarlo en original y 3 copias. El primer agradecido sería el medio ambiente. 4

EXPEDICION DE CERTIFICADOS 24/03/2017 EXPEDICION DE CERTIFICADOS Consejo de Estado. Sentencia 15762 Oct. 30 2008 ratificó la sentencia del 2004 sobre la palabra expedir en los siguientes términos: No es viable entender que se expidieron los certificados si se elaboran y se almacenan en los computadores del retenedor, es decir que requieren de la entrega física o electrónica. Si bien en el contexto del estatuto tributario, la obligación de expedir los certificados de retención significa la de extender el documento por escrito, pues el escrito es la noción tradicional de documento, debe tenerse en cuenta que debido a los avances de la tecnología, la noción de documento no corresponde solamente al escrito, pues, también son documentos, las grabaciones magnetofónicas, las cintas cinematográficas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo (CPC, art. 251); por tanto, también constituye documento la información contenida en los computadores en la que consten los datos exigidos por la ley para los certificados de retención en la fuente, puesto que tal información representa y acredita hechos. 5

Consejo de Estado. Sent. 15762 Oct. 30. Continuación 24/03/2017 Consejo de Estado. Sent. 15762 Oct. 30. Continuación La equivalencia de los documentos electrónicos con los documentos escritos la corrobora el art. 2º Ley 527/99. Cabe anotar que al cumplirse la obligación de expedir los certificados con el almacenamiento oportuno de los datos de las certificaciones y la oportuna puesta a disposición de los mismos a los sujetos retenidos, no es del caso exigir al actor el cumplimiento de los requisitos del art. 2º Ley 527/99, relativos a la firma digital y a la entidad certificadora. Ello, porque según el art. 10 D.R. 836/91 las personas jurídicas pueden entregar los certificados sin necesidad de firma autógrafa, por lo que tampoco es necesaria la intervención de la entidad de certificación sobre la firma digital ni sobre transmisión y recepción del mensaje de datos. Además, corresponde al agente retenedor probar que expidió oportunamente los certificados de retención, para lo cual debe demostrar no sólo la fecha en que almacenó la información, sino el momento en que puso la misma a disposición de los sujetos de retención, pues, se insiste, aunque haya procesado oportunamente los datos de los certificados, si los pone a disposición de los interesados después del plazo que tenía para expedirlos, no se entiende cumplida la obligación de expedir oportunamente los documentos en mención. 6

CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES 24/03/2017 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES La DIAN acepta la expedición de los certificados publicados en internet. concepto 105489 24 dic. 2007. En relación con el alcance de la expresión, “expedir”, este despacho se pronunció mediante Concepto 42897 de 1996 en los siguientes términos: “Según el Diccionario de la Real Academia Española, la palabra expedir tiene como significado dar curso a las causas y negocios; despacharlos; extender por escrito con las formalidades acostumbradas.” Teniendo en cuenta la acepción de la expresión, encontramos que la obligación de expedir el certificado conlleva la de extenderlo por escrito con las formalidades acostumbradas; es decir, la disposición hace referencia a la elaboración del documento únicamente, sin que de ello derive la obligación para el agente retenedor de enviarlo a las personas a quienes se les haya efectuado la retención”. 7

CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES 24/03/2017 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES Lo anterior resulta concordante con lo preceptuado en la L.527/99 la cual en su art. 2º define el mensaje de datos como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”. Así mismo en el art. 5º del citado ordenamiento se concede reconocimiento jurídico a los mensaje de datos, al expresar: “No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la solo razón de que esté en forma de mensaje de datos”. En este orden de ideas consideramos que, con el registro del certificado en medios magnéticos, elaborado con observancia de la información exigida, y a disposición para la entrega en el momento en que lo solicite el interesado, se entiende cumplida la obligación a cargo del agente retenedor “de expedir” certificados de retención —por conceptos diferentes a los laborales—. 8

CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES 24/03/2017 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES Según la DIAN en Concepto 20409 Oct. 22/07, el certificado de ingresos y retenciones no solo debe incluir el valor pagado sino también el abonado en cuenta, con lo cual se le facilita la información al trabajador que deba declarar para efectos de determinar cuales partidas debe tener en cuenta en el patrimonio. Este concepto dice: En estas condiciones los certificados de ingresos y retenciones deben contener todos los ingresos pagados y causados a favor del trabajador durante el respectivo año gravable aunque no hayan sido base de retención. El fundamento de la DIAN estuvo basado en la siguiente norma: 9

El formulario debidamente diligenciado; 24/03/2017 ART. 379. E.T. El certificado de ingresos y retenciones contendrá los siguientes datos: El formulario debidamente diligenciado; Año gravable y ciudad donde se consignó la retención; Apellidos y nombres del asalariado; Cédula o NIT del asalariado; Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor; Cédula o NIT del agente retenedor; Dirección del agente retenedor; Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas; Firma del pagador o agente retenedor… 10