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FINANZAS RESPONSABLES En Finanzas los procesos estratégicos son apoyados por procesos operativos. Cumplir adecuadamente estos procesos nos ayudarán a ir por buen camino

Circuito de preguntas Para encontrar las respuestas sobre Finanzas

¿Qué fecha debes tener en cuenta para el reporte de: Novedades de nómina, solicitud de vacaciones, incapacidades y cambio de contrato? A El primer día del mes El 30 de cada mes Hasta el 3 de cada mes El 15 de cada mes B C C D

¿Qué fecha debes tener en cuenta para: Radicación de facturas de proveedores y reembolsos de gastos a empleados? A El primer día del mes Máximo 30 de cada mes Hasta el 15 de cada mes Hasta el 20 de cada mes B C D D

Sobre la Nómina Ten en cuenta las fechas de Corte y Pago Recepción de novedades : el día 03 de cada mes Pago de Nómina : el día 20 de cada mes Pagos vacaciones y liquidaciones: días Martes y Jueves Puedes enviar las novedades al correo hrnovedades.nomina@massygroup.com

Sobre la Nómina Las fechas anteriores pueden modificarse de acuerdo al mes, ya que si la fecha de pago (20) es sábado, domingo o festivo, el pago se traslada para el día hábil siguiente. Mensualmente se envía a todo el personal vía e-mail el corte real de cada mes. Para ver tu desprendible de pago visita: Ingresa con tu usuario y clave y luego da clic en el Link “comprobante de pago” www.massyenergy.co En el mes de Diciembre por ser cierre de año se adelanta la fecha de entrega de novedades, la cual se informa oportunamente.

Antes de viajar Si tienes programado un viaje a campo… Realiza la solicitud de anticipo de gastos en la pagina intranet de Massy con dos semanas previas a tu viaje . Antes de viajar

Voy a viajar a campo, ¿cómo solicito anticipo para mis gastos del viaje? El cliente se encarga del trámite Mediante una solicitud en intranet Cuento con una tarjeta Massy BANK Todo corre por mi cuenta B B C D

1. Crear la solicitud de anticipo en intranet Sobre Legalización de gastos Pasos para la solicitud anticipo gastos de viaje 1. Crear la solicitud de anticipo en intranet 2. Esta solicitud debe ser aprobada por la correspondiente delegación financiera del proyecto 3. Legalizar en el área de contabilidad según los días establecidos Nota: Existen Pagos Urgentes: sin embargo estos requieren un proceso adicional.

Durante tu viaje solicita factura, cada vez que realices un consumo a nombre de Massy, si la empresa es régimen simplificado recuerda siempre solicitar el Rut. Durante el viaje

A tu Regreso Las legalizaciones se deben presentar de acuerdo al monto de cada anticipo efectuado. Legalizar el anticipo en el termino previsto por la organización: máximo 15 días después de realizada la actividad. Consignar los excedentes de dinero y solicitar el recibo de caja a Tesorería para adjuntarlo a la legalización del anticipo.

Legalización de gastos de viaje Sobre Legalización de gastos de viaje Estoy de regreso de mi viaje, ¿cómo registro y valido mis gastos? A En cualquier papelito, incluso en una servilleta En una libreta de Legis Con factura a nombre de Massy Energy incluyendo el NIT Tranquilos yo invito B C C D

¿Cómo debo registrar la legalización en intranet? Sobre Legalización de gastos de viaje A tu Regreso Ingresa con tu usuario a la pagina de intranet en Massy Ruta: Mis gastos – reembolso -agregar reembolso. En tipo de reembolso se debe seleccionar el indicado (legalización de gastos) ¿Cómo debo registrar la legalización en intranet?

Sobre Legalización de gastos de viaje 4. Si tienes una solicitud de anticipo, debes seleccionarlo para hacer la legalización sobre este mismo, (de lo contrario realiza la legalización seleccionando “sin anticipo” 5. Completa el formato virtual, ingresando cada una de las facturas de tu viaje,

Sobre Legalización de gastos de viaje 6. Si tienes algún tercero que no este creado, debes escanear la factura o el Rut en caso de que sea régimen simplificado, y solicitar su correspondiente creación, (este proceso se tomara aproximadamente un día)

A tu Regreso 7. Una vez tengas todas las facturas registradas, debes enviar a aprobación el reembolso, imprimir el formato, adjuntar todas las facturas físicas y radicar la legalización en el área de finanzas según los horarios establecidos

¿ Cómo orientar a los proveedores para radicar facturas en los plazos indicados? - Las facturas deberán ser radicadas en las oficinas de Massy Energy los días Lunes, Miércoles y Viernes en el horario de 8:am a 12:am. -Las facturas serán recibidas hasta el día 20 de cada mes en promedio, todas las facturas deben traer adjunto la entrada de mercancías - Las facturas que lleguen después de esa fecha deberán traer fecha del mes siguiente. “Ten en cuenta que existe un calendario de cierre mensual donde las fechas de radicación cambian mes a mes. “