V. PLANEACIÓN Proceso de planeación del negocio. Proceso de planeación en informática. Proceso de planeación de la auditoría. Proceso de planeación de la auditoría en informática.

Planeación La función de auditoria en informática debe generar un plan de proyectos que justifique su trabajo durante cierto tiempo, con parámetros lo más tangibles y mensurables posibles. Cada proyecto de AI respalda los objetivos y requerimientos de tres entidades del negocio en alto o bajo grado: Alta Dirección, Auditoria e Informática.

- Crear un comité de control y seguimiento Es muy importante la comunicación entre la función de auditoria en informática y la alta dirección, así como las direcciones o gerencias de auditoria o informática. Para elaborar un plan maestro de auditoria que asegure un apoyo permanente y eficiente, se debe tener en cuenta: - Crear un comité de control y seguimiento - Analizar los proyectos de negocio en forma conjunta. - Establecer fechas de reuniones formales e informales

5.1 Proceso de Planeación del Negocio Este proceso consiste en establecer las metas y cursos de acción del negocio, a través de entrevistas y del análisis detallado de cada uno de los procesos básicos de la organización: Empresa manufactura (producción, ventas, rr. hh., ó administración). Institución bancaria (créditos, ahorros y RR.HH.). Otras empresas con giros bien definidos.

Los proyectos que se deriven de este proceso deben contemplar que: Cualquier entidad privada o pública de distintos tamaños y estructura organizacional debe formalizar el plan del negocio, ya que aquí se define el rumbo del mismo. Los proyectos que se deriven de este proceso deben contemplar que: Es un proceso que involucra todas las áreas del negocio. Se evalúa el medio externo en sus diferentes entornos. Se apoya en asesores externos o especialistas del negocio. Detecta fortalezas, debilidades y oportunidades. Determina amenazas que representa la competencia. Determina metas y estrategias del negocio. Los proyectos se establecen a corto, mediano y largo plazo. Es aprobado por los accionistas o dueños del negocio. Etc.

Tareas básicas del proceso de planeación del negocio y responsabilidades Comentarios Responsable de seguimiento Responsable de ejecución Actividad Cada área ejecuta los proyectos Alta dirección o gerente de planeación Gerente o coordinadores de cada área o proceso básico del negocio. Ejecución del plan de negocio Se realice al inicio del periodo fiscal y se autoriza formalmente Accionistas o alta dirección del negocio Director o gerente de planeación Presentación del plan a los accionistas o director general Cada proyecto justifica su inversión Alta dirección o director de planeación Gerente o coordinador de planeación Elaboración del plan del negocio FODA, y proyectos de cada área del negocio. Determinación de las áreas de oportunidad para el negocio.

El periodo de elaboración o actualización del plan de negocio depende de las estrategias y formalidades que tenga este proceso en cada negocio. Se recomienda que, después de haber sido aprobado de manera formal por los accionistas, se ejecute con eficiencia y se actualice al menos cada año; esta actualización debe estar de acuerdo con las estrategias y metas del negocio y autorizada por la alta dirección.

5.2 Proceso de Planeación en informática Consiste en definir los proyectos relacionados con el área de informática, en tiempos a corto, mediano y largo plazo. Cada proyecto debe estar orientado a las metas y estrategias especificas del negocio.

Tareas básicas del proceso de planeación en informática y responsabilidades Comentarios Responsable de seguimiento Responsable de ejecución Actividad Funciones hechas por el mismo personal o externos Gerente o Supervisores Funciones de informática: Desarrollo, investigación, otros Ejecución del plan de auditoria Verificar el análisis costo-beneficio de cada proyecto Alta dirección del negocio Director o gerente de informática Presentación del plan a la alta dirección Involucrarse en cada tarea Coordinador o Supervisor de planeación de informática Elaboración del plan de informática Las áreas se derivan del plan de negocios Determinación de las áreas apoyadas por informática

Proceso de la Planeación de la Auditoria Definir un conjunto proyectos de evaluación y verificación de políticas, controles y procedimientos inherentes a las áreas administrativas, financieras, operativas, etc. del negocio, con objeto de asegurar el buen manejo y administración de los recursos de la organización. En el negocio, los diferentes planes emanados del plan de auditoria son implantados y llevados a cabo en diferentes periodos, de acuerdo con los requerimientos y características del negocio.

Proceso de Planeación de la Auditoria Los negocios deben tener un conjunto de políticas emanadas por la alta dirección que manifiesten la necesidad de contar con una función externa o interna del negocio que asegure la congruencia de todos lo estados financieros y contables con las operaciones y transacciones que se realicen en la empresa. Esta función ha de ser un área de control y aseguramiento, entidad independiente y capacitada. La función de auditoria se ocupa de la planeación, ejecución y seguimiento de las políticas, controles y procedimientos establecidos por la alta dirección.

Tabla 5.3 Tareas Básicas del Proceso de Planeación de Auditoria y Responsabilidades

Proceso de Planeación de la Auditoria Informática Definición y formalización de proyectos. Actividades desarrolladas por el Auditor de Informática. Asegurar la calidad y el control de los diferentes elementos que se encuentran relacionados de manera indirecta con los recursos de informática.

Responsable de Ejecución Responsable del Seguimiento Tabla 5.4 Tareas Básicas del proceso de planeación de auditoria en informática y responsabilidades Actividad Responsable de Ejecución Responsable del Seguimiento Determinación de las áreas por auditar en el negocio Coordinador o supervisor de auditoria en informática Director o Gerente de auditoria en Informática Elaboración del Plan en Auditoria Informática Ejecución del Plan en Auditoria en Informática Alta Dirección del Negocio Presentación del Plan a la alta dirección Supervisor o auditores de Informática (externos o internos) Gerente o supervisores de la función de auditoria en informática

Proceso detallado de la planeación de Auditoria Informática Depende del diagnóstico previo que haga el auditor en informática de la situación que prevalece en cada una de las áreas o servicios de la función de informática. El diagnóstico de la situación informática previo, deberá ser breve y objetivo. El objetivo principal es determinar las áreas de mayor riesgo de la función de informática con base a diferentes criterios.

Actividades sugeridas para el proceso Elaboración, Documentación, Autorización y Difusión Formal del Plan de Auditoria en Informática. Identificar el nivel de Riesgo de cada uno de los elementos que integran la función de informática (diagnóstico de la situación actual). Las áreas a ser diagnosticadas pueden variar de acuerdo al tamaño y estructura del negocio.

Actividades sugeridas para el proceso Algunos Servicios: Sistemas de Información en operación. Administración de Hardware y software. Desarrollo de Sistemas de Información. Soporte a Usuarios (capacitación, asesoría, etc.) Administración de Telecomunicaciones. Investigación y desarrollo tecnológico. Otros.

Actividades sugeridas para el proceso Consideraciones a tener en cuenta para efectuar el diagnóstico de la situación actual: El auditor en informática ha de conocer de manera aceptable los aspectos relativos a auditoría e informática que deben tener cada una de las áreas de Informática. Se apoyará en la visión de los principales Usuarios del negocio y del responsable de Informática.

Diagnostico de la Situación actual de los SI en Operación. Manera de llevar el diagnostico: Obtener una lista de los principales SI y de sus usuarios principales. Obtener comentarios positivos y negativos de los usuarios de cada SI. Registrar fallas más comunes del Sistema de computo. Anotar fecha de liberación de Sistemas y su última auditoría. Revisar la configuración del equipo donde fue instalado. Se estudia su integración a otros SI. Evaluar otros aspectos de interés del auditor.

Debilidades que pueden motivar la Auditoria de un SI Primero: Que el sistema no haya sido liberado formalmente, lo que ocasiona desconocimiento. Segundo: Que el sistema nunca haya sido auditado, esto sugiere una auditoria inmediata, intermedia o final.

Clasificación del Nivel de Riesgo que Representa el Uso de Hw y Sw Los SI y los datos deben ser procesados en un ambiente tecnológico confiable, seguro y eficiente. Equipos o Paquetes de Sw. Mantenimiento de la tecnología del Equipo y Sw. Diversos factores motivan la intensidad de la auditoria de Hw.

Evaluación del nivel de Riesgo que representa el uso inadecuado de Productos y Servicios Se refiere al grado de conocimiento sobre uso de servicios, Sw y equipos. Información de apoyo: Organigramas, descripción de puestos y políticas relacionadas a productos y servicios de informática. Se debe determinar el grado de confianza del usuario con el manejo del sistema, paquetes de Sw y equipos.

Otros Aspectos: Telecomunicaciones, redes, automatización de procesos. Estos se evalúan en base a estándares internacionales. Considerar la proyección de uso que piensa darle el negocio a corto, mediano y largo plazo. Tener en cuenta comentarios de personal especializado en el área.

Clasificación de Riesgos según criterios de la Función de Auditoria en Informática Cumplimiento de Estándares. Cumplimiento formal de políticas y procedimientos. Grado de Satisfacción: Alta Dirección y personal usuario. Prioridades de la alta dirección. Prioridades de la función de auditoria en informática. Otros de interés del auditor.

Elaboración de una matriz de Riesgos Muestra las áreas de la función de informática susceptibles de auditoria. Resultados en forma descendente. Entidades o áreas con mayor y menor riesgo.

Elaboración de un Plan consolidado de Proyectos. Considera: Fechas de inicio y final de cada Auditoria. Etapas de cada auditoria. Tareas principales de cada etapa. Equipo de Trabajo (auditor, representantes, …) Requerimientos (recursos, apoyo, capacitación, ...)

Revisión de la Matriz de Riesgos Pronosticar proyectos de auditoria en informática con la gerencia. Visto bueno antes de presentarlo a la alta dirección. Se cubren los siguientes Aspectos: Área por auditar, prioridad, Fechas de inicio y final, involucrados, responsables, fechas de revisión y otros.

Presentación del plan de proyectos a la alta dirección. Tiene como finalidad: Conocer los proyectos de auditoria informática. Verificar contemplación de áreas fundamentales. Compromiso de la alta dirección con los auditores. Obtener la aprobación del plan de auditoria en informática por parte de la alta dirección.

Realización de cada proyecto de acuerdo con el plan de Auditoria en Informática. Ejecución de actividades de seguimiento. Revisión formal de cada proyecto.

Integración y formalización de Equipos de trabajo. Equipos Integrados por: Gerente (s) de las áreas usuarias que se evaluarán. Gerente de la Función de Informática. Líder del proyecto de la función de AI.

Planeación Proceso de Planeación, pilar de todas las actividades que se ejecutan en la organización Pérdidas Irreparables - Decepciones “Planear es una pérdida de tiempo y un recipiente de buenos deseos”. Si no se planea el trabajo, es lógico pensar que tampoco se planean las anomalías y decepciones que dicho trabajo acarreará.

Planeación Problema, proyectos mediano-largo plazo: Falta de definición de función, responsabilidad, tiempos ni resultados. “Dejemos de depender de la buena suerte” No se vive de buenos deseos sino de metas claras, medibles y factibles. Principal Beneficio: Poder asegurar, con alto grado de credibilidad, cuánto invertir y cuánto se obtendrá de beneficio; plazos claros y establecidos.

Planeación Un proceso formal contiene los siguientes elementos: Etapas Tareas Actividades Costos/Beneficios Resultados esperados por actividad, tarea y etapa Responsables de cada actividad ó tarea Involucrados ó participantes Revisiones Formales e informales Técnicas para ejecutar actividades Herramientas para realizar las actividades del proyecto

Planeación Requisitos mínimos para que la planeación en auditoría informática sea formal, permanente y exitosa: Involucramiento directo del auditor en informática en el proceso de planeación estratégica Requerimientos Tiempos Prioridades de cada proyecto Compromiso del responsable de auditoría para implementar un esquema de control y seguridad preventivo y completo.

Planeación Participación en el proceso de planeación de auditoría tradicional, para hacer control y medidas correctivas. Beneficios de la participación, supresión: Riesgos de no planear la auditoría Responsables de tareas inadecuados Falta de compromiso de los involucrados en el proyecto Aparición de costos imprevistos Retrasos en la obtención de beneficios Mala calidad en los resultados Rotación del personal clave Inadecuada segregación de tareas y actividades, Etc.

Aprobación formal de la Alta Dirección del informe final de la Auditoria en Informática realizada Se dará seguimiento oportuno y formal a cada una de las recomendaciones contempladas en el informe. Aplicación de Políticas y controles estandarizados internacionalmente. Implantación del proceso de planeación de auditoria en informática, permanente.

Tabla 5.5 Tipo de proyectos con responsables e involucrados sugeridos Negocio Adquirir empresas Accionistas Gobierno, asesores Reducción de costos Directores Gerencias, asesores Reingeniería Accionistas, directores Asesores, gerencias, clientes y proveedores Informática Automatización de oficinas Proveedores, áreas usuarias Red Local Proveedores, usuarios de la red Desarrollo de sistemas Áreas usuarias, asesores

Tipo de Proyectos Responsables Involucrados Auditoría Financiera Auditores internos o externos Áreas de la empresa Fiscal Operativa Auditoría en informática Auditoría a sistemas de información Auditores en informática internos o auditores externos Informática, usuarios de los sistemas de información Auditoría en seguridad Informática, áreas usuarios de los recursos de informática Auditoría en el mantenimiento de Hw y Sw Áreas de operación informática y áreas usuarias

VI. METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO E IMPLANTACION DE LA AUDITORIA EN INFORMATICA

Metodologías para el Desarrollo e Implantación de la Auditoría en Informática Experiencia conocimientos habilidades Metodología

Proceso Metodológico de la Auditoría en Informática Ventajas Eliminación de Informalidad Obtención de procesos de calidad Mejor Administración Mejor Comunicación Facilidad de Seguimiento

Proceso Metodológico de la Auditoría en Informática Requisitos de Éxito Adecuación a requerimientos del negocio Capacitación en la metodología Planes AI acordes Comprobación de uso

Preliminar (Diagnóstico) Estratégia para implantar un proceso metodológico de Auditoría en Informática Preliminar (Diagnóstico) - Negocio - Informática Justificación - Areas a Auditar - Plan propuesto Revisión Informal Adecuación - Métodos Técnicas Herramientas Formalización - Aprobación - Arranque Revisión Formal Desarrollo - Entrevistas - Recomendaciones Visitas - Informe de auditoría Observaciones Aprobación Formal Implantación Acciones Preventivas y Correctivas Seguimiento

Proceso metodológico general de la Auditoría en Informática

Métodos Técnicas y herramientas por área de revisión (i) Factores que aseguran resultados satisfactorios de la AI: Dominio de los conceptos técnicos y administrativos relacionados. Habilidades inherentes a la AI. Entendimiento de la AI y sus tendencias. Adaptación o actualización según el medio dominante. Organización y administración formal de la AI en el negocio. Involucramiento formal en el proceso de planeación del negocio informática y de la auditoría tradicional. Desarrollo de un proceso formal de planeación de AI.

Métodos Técnicas y herramientas por área de revisión (ii) Entendimiento y aplicación de un proceso metodológico formal de la AI. Gusto e identificación profesional por la carrera de AI. Participación formal, en asociaciones, instituciones educativas, etc., con fines de actualización o de compartir las experiencias profesionales en el campo de la AI. Entendimiento satisfactorio de los métodos, técnicas y herramientas necesarios para auditar las áreas seleccionadas en el proceso de planeación de la AI. Otras de acuerdo a la organización

Resumen Objetivos de la metodología de AI Definir clara y detalladamente los requerimientos y condiciones que justifiquen cada proyecto . Las debilidades o carencias de políticas y procedimientos existentes en las áreas relacionadas con informática que generen necesidades de una auditoria. Responder a una solicitud expresa de la alta dirección para auditar la función de informática en alguno de sus componentes Definir etapas o secuencias del proyecto (evaluación preliminar, adecuación, justificación, formalización, desarrollo, implantación) Especificar funciones y responsabilidades del personal que participará en los proyectos de AI (usuarios, lider, personal apoyo y auditor). Definir técnicas y herramientas mínimas para cada etapa del proyecto de AI (muestreos, entrevistas, cuestionarios, inspección, observación, documentación, sw de auditoría, análisis de procesos de negocios, análisis de sistemas, lenguajes de programación, paquetes y equipos de computo).

Resumen Herramientas de la metodología de AI Auditorias periódicas establecidas en la empresa formalmente. Auditorias emanadas de manera excepcional de factores no considerados en el plan de auditoria en informática desde el inicio. Actividades de apoyo a la auditoria tradicional en la revisión de sistemas de información, aspectos de seguridad, etcétera Los elementos que intervienen en cada proyecto que vaya a ejecutar el auditor en informática deberán orientarse a integrar tanto los aspectos metodológicos, como los recursos humanos, económicos y materiales.

ETAPA PRELIMINAR ó Diagnóstico de la Situación Actual.

Diagnóstico del negocio: alta dirección y áreas usuarias Primer paso práctico para estimar el grado de satisfacción de la alta dirección en los productos, servicios y recursos de informática del negocio (fortalezas, aciertos y apoyo). Identificar las áreas de oportunidad de la informática para hacer más competitivo y rentable el negocio. Entender los puntos fuertes y débiles de la función informática, desde el punto de vista de la alta dirección y de los usuarios clave.

Tareas, productos terminados, responsables e involucrados Etapa Tareas Productos Responsable Involucrados Diagnóstico preliminar 1. Diagnóstico de negocio 1.1 Misión y objetivos del negocio 1.2 Organización de informática 1. 3 Grado de apoyo al negocio LP/RAI AD AD/PU 2. Diagnóstico de Informática 2.1 Misión y objetivos de la función de informática 2.2 Organización de informática 2.3 Control 2.4 Productos y servicios RI RI/PI 3. Detectar áreas de oportunidad 3.1 Área de oportunidad para mejoras inmediatas AD/PU/RI Nomenclatura: AD alta dirección; PU personal usuario; RI responsable del área de informática; PI personal de informática; RAI= responsable del área de auditoría en informática; LP lider del proyecto de auditoría en informática; AI auditor de informática.

Conocimiento del negocio El Auditor en informática debe conocer el tipo de organización, y nivel jerárquico de la función informática, los procesos básicos del negocio y las entidades externas relacionadas. Aspectos relevantes a considerar: Misión del negocio Áreas o proceso del negocio Organigrama Relación entre las áreas Relación con las áreas externas Políticas referentes a informática Otros

Apoyo al negocio Obtener una idea global del grado de apoyo y satis-facción que existe en el negocio y de la orientación de la función informática: Apoyo a alta dirección (SI estratégicos), apoyo a las gerencias (SI integrales), apoyo a niveles operativos (SI transaccionales) Aspectos a conocer: Participación de la función informatica en los pys. clave Difusión de las políticas y planes informáticos en los niveles del negocio Imagen de informática ante la alta dirección y los responsables de área Grado de satisfacción y expectativas Fortalezas y debilidades de informática Áreas de oportunidad Otros

Áreas de oportunidad Detección de las características que facilitarán la implantación de soluciones informáticas de relevancia para el negocio Proponer acciones que redunden el beneficios directos para la alta dirección (a corto, mediano ó largo plazo). Aspectos a considerar: Reubicación de la función informática en la estructura organizacional Actualización tecnológica Sistematización de algunas áreas de negocio Formulación/Divulgación de políticas y planes informáticos Otros

Diagnóstico de informática: responsables de la función CONOCIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE INFORMATICA Estructura interna de informática Funciones Objetivos Estrategias Planes Políticas Otros

SERVICIOS Implantaciones de soluciones de información Evaluación, adquisición, instalación, mantenimiento y reemplazo de H&S Mantenimiento Soporte a usuarios Investigación Otros

ASPECTOS DE CONTROL Políticas y procedimientos de organización de la función informática. Descripción de puestos y funciones Evaluación de desempeño Políticas y procedimientos para el desarrollo e implantación de sistemas Políticas y procedimientos de seguridad Políticas y procedimientos de mantenimiento Plan de contingencias Otros

AREAS DE OPORTUNIDAD Capacitación o actualización profesional del personal de informática. Creación y difusión de nuevos servicios de informática al negocio Reubicación de la función informática en la estructura organizacional Capacitación a los niveles ejecutivos o a los usuarios clave acerca de las aplicaciones instaladas Actualización tecnológica Sistematización de algunas áreas de negocio Creación de algún comité de informática Formalización y divulgación de políticas y planes de informática en el negocio Otras

ETAPA DE JUSTIFICACION