Capacitación sobre Onboarding y Workflow de Agent Connect 5 de febrero de 2018

Presentación Esta capacitación incluye un audio. Para escuchar el audio, siga los siguientes pasos para ingresar al modo de presentación. En la barra de menú superior, seleccione Presentación con diapositivas Seleccione Diapositiva actual Para navegar, use el ratón o la tecla de flecha para pasar a la siguiente diapositiva o la tecla para volver a la anterior. Asegúrese de dejar que el audio termine antes de pasar a la siguiente diapositiva. ¡Gracias!

Introducción a Agent Connect: Onboarding Bienvenido a la capacitación de Onboarding y administración de contratos de Agent Connect, una plataforma de autoservicio para agentes de WellCare. Además de un portal completo para agentes, Agent Connect les brinda a los niveles jerárquicos la capacidad de: Invitar a agentes a contratar directamente dentro de su jerarquía Hacer un seguimiento del estado del contrato para ayudar a las líneas descendentes a través del proceso de Onboarding Acceder a los datos del agente en tiempo real Supervisar la actividad del agente en relación con las solicitudes de cambio de asignación de jerarquía y/o comisión ¡Y mucho más! ¡Importante! Las compañías no pueden Submit invitaciones a contratos ni aprobar/rechazar solicitudes de cambio de jerarquía. Esta actividad debe llevarse a cabo bajo la cuenta del Director.

Índice Acceso a la herramienta de Onboarding Invitaciones individuales a contratos Invitaciones masivas a contratos Onboarding del agente Configuración del portal Cambios de agente en el perfil Revisión/Aprobación de asignación de jerarquía y comisión

Acceso a la herramienta de Onboarding Después de la contratación, recibirá un correo electrónico invitándolo a acceder al Flujo de trabajo del agente. Después de establecer una contraseña permanente, inicie sesión en su perfil para comenzar el proceso de invitación al contrato.

Invitaciones individuales a contratos Las invitaciones individuales se utilizan para invitar a un agente a realizar contratos dentro de su línea descendente. Paso 1: Una vez que esté en su página de inicio, haga clic en el menú desplegable New Case y seleccione Transacciones manuales y masivas. Paso 2: Seleccione Onboarding OB en el menú desplegable Tipo de transacción. No haga clic en Submit .

Invitaciones individuales a contratos Paso 3: Ingrese el nombre/apellido y correo electrónico del invitado, seleccione su nivel de contrato desde el menú desplegable Nivel de productor y clic Search. NOTA: si las credenciales no cumplen con los requisitos, aparecerá un mensaje de error.

Invitaciones individuales a contratos Si la validación del sistema confirma que se puede Submit una invitación, continúe con el proceso. Paso 4: Haga clic en Upline Search para asignar al agente a su jerarquía. Invitaciones individuales a contratos Paso 5: En Criterios de búsqueda, seleccione Identificación del productor Ingrese la Identificación del productor de la jerarquía. ¡Puede ser cualquier nivel de línea ascendente dentro de su jerarquía! Haga doble clic en Search Nota: asegúrese de que el valor Selectdo en el menú desplegable debajo del operador sea un signo igual.

Invitaciones individuales a contratos Paso 6: En Resultados de búsqueda de contratos, haga clic en la información de la línea ascendente y haga doble clic en Selectr. Paso 7: Verifique que la información que aparece automáticamente sea correcta y haga clic en Submit .

Invitaciones individuales a contratos NOTA: Si actualiza su navegador, la información del agente aparecerá junto con un número de case asociado con su paquete de contrato.

Invitaciones individuales a contratos El número de case asociado con cada paquete de contrato se mostrará en su página de inicio en formato de Onboarding del agente ONBD [n.° de case]. Pendiente de finalización o rechazada: página principal de la jerarquía Completa/enviada: Find Cases

Invitaciones masivas a contratos Las invitaciones masivas se utilizan para invitar a dos o más agentes a contratar. Paso 1: Descargue la plantilla del sitio web de WellCare. Paso 2: Ingrese toda la información del agente de línea descendente en las columnas requeridas. Tenga en cuenta que no se procesarán las plantillas que se completen de forma parcial. Paso 3: Envíe la plantilla completa al Departamento de Ventas de WellCare a través de un boleto desde su portal. Nota: el estado de las invitaciones enviadas de forma masiva no está visible en Agent Connect.

Onboarding del agente Invitación Entrevista del agente Contrato W9 Ley de Equidad de Informes de Crédito (Fair Credit Reporting Act, FCRA)

Invitación a la Onboarding Los agentes recibirán una invitación para contratar con WellCare. Al hacer clic en el hipervínculo de la invitación se dirigirá al sitio de Onboarding.

Onboarding: configuración de una contraseña permanente Los agentes pueden comenzar el proceso de Onboarding en este punto. En la página de inicio de sesión, ingrese el nombre de usuario y la contraseña temporal que recibió. Ingrese el Dominio Comprehensive (esto solo debe ingresarse la primera vez que inicia sesión).

Onboarding: configuración de una contraseña permanente Paso 1: Complete los campos con el asterisco y haga clic en Cambiar contraseña.

Acceso al Contrato electrónico Paso 2: Una vez que haya iniciado sesión, los cases abiertos que se me asignaron incluirán el paquete de contrato que se envió. Haga clic en el enlace para comenzar.

Completar el Contrato electrónico Paso 3: Marque la casilla si se está celebrando un contrato como empresa. Ingrese su Número de Seguro Social (Social Security Number, SSN) y haga clic en Validar NPN (Número de Productor Nacional). Su información se generará en Resultado del agente.

Completar el Contrato electrónico En este punto, se dirigirá a la sección 2, la página de la Entrevista. Paso 5: Complete los campos obligatorios/con el asterisco dentro de la entrevista del agente que no se completen de forma automática. La información del Director/de jerarquía se completará de forma automática con la información de la jerarquía asociada a la invitación del contrato Los agentes que renueven contrato con WellCare y que anteriormente tenían un contrato con su empresa deben garantizar que el nombre legal de la empresa que se haya completado de forma automática sea el correcto. Los campos del número de teléfono son SOLO numéricos No se aceptará un apartado postal en las líneas de dirección

Completar el Contrato electrónico Paso 6: Haga clic en Siguiente para continuar. Recuerde hacer clic en Guardar mientras completa el contrato para evitar perder información. ¡ADVERTENCIA! Al hacer clic en Cancelar, se anulará el Contrato electrónico. ¡Consejo útil! Puede Selectr Anterior o Siguiente en cualquier momento durante el proceso de contratación.

Firma del Contrato electrónico La Sección 3 brinda una copia de la entrevista del productor (ya completada) y copias en PDF del contrato y del acuerdo de compensación. Paso 7: Después de revisar los acuerdos, marque la casilla de acuse de recibo para aceptar los términos del contrato e ingrese su nombre en el campo Firma. Nota: Una vez que haya completado su firma, aparecerá un enlace para ver y descargar el contrato firmado.

Firma del formulario W9 La Sección 4 brinda una copia del W9 con información que se completó de forma automática. Paso 8: Después de revisar el documento, marque la casilla de acuse de recibo para confirmar que toda la información que aparece en el W9 es correcta e ingrese su nombre en el campo Firma. Nota: una vez que haya completado su firma, aparecerá un enlace para ver y descargar el W9 firmado. Nota: si más adelante cambia de apellido o de dirección de envío, se deberá completar y Submit un nuevo formulario W9.

Firma de la FCRA La Sección 5 brinda una descripción general de la FCRA. Paso 10: Haga clic en el enlace de la Ley de Equidad de Informes de Crédito (FCRA) para revisar un resumen de los derechos que le garantiza la ley. Puede solicitar una copia de su verificación de antecedentes marcando la casilla que está junto a Solicitar copia de verificación de antecedentes. Paso 11: Marque la casilla de acuse de recibo aceptando los términos de la FCRA e ingrese su nombre en el campo Firma. Nota: una vez que haya completado su firma, aparecerá un enlace para ver y descargar la confirmación de la FCRA firmada.

Firmar/Presentar el Contrato electrónico La sección 6, la página de Revisión y Envío, es la última sección del contrato. ¡Asegúrese de que toda la información sea correcta! Paso 11: Haga clic en Submit y luego en Sí para confirmar. Dentro de las 24 horas, los agentes recibirán un correo electrónico de la Universidad de WellCare que les brindará información de acceso e instrucciones para completar los requisitos de capacitación.

Capacitación de Agent Connect: Configuración del portal

Configuración del portal Después de que se complete el proceso de contratación, los agentes recibirán un correo electrónico de bienvenida para registrarse en Agent Connect.

Configuración del portal Paso 1: Haga clic en el hipervínculo para acceder a la página de inicio de sesión de Agent Connect. Ingrese el nombre de usuario y la contraseña temporal que se proporcionan en la invitación Paso 2: Siga las instrucciones para establecer una contraseña permanente. Haga clic en Continuar para acceder al portal de su agente.

Workflow: Cambios en el perfil

Validación del agente 360 Paso 1. Inicie sesión en el Workflow Paso 2. Haga clic en Agente 360

Validación del agente 360 Paso 3. Ingrese su Identificación de productor (Producer ID, PID), NPN o SSN y haga clic en Search.

Validación del agente 360 Paso 4: Seleccione su información haciendo clic en el círculo que está al lado de Resultados de búsqueda.   Nota: solo puede acceder a su información; si coloca la información de otra persona no vinculada a su información, recibirá un mensaje de error.

Sección 1 Cambios demográficos Nombre Número de teléfono Dirección de correo electrónico Direcciones

Cambios en el perfil: datos demográficos La Sección 1 le permite cambiar su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, direcciones personales. Nota: los cambios que realice en el nombre y/o en la dirección de envío requerirán la firma de un nuevo W9. Se le pedirá que complete esto en la sección 3.

Cambios de asignación de jerarquía y comisión Sección 2: Cambios de asignación de jerarquía y comisión

Asignación de jerarquía y comisión Esta diapositiva muestra una captura de pantalla de la página real. Las siguientes diapositivas se verán más de cerca y brindarán instrucciones paso a paso para realizar estos cambios.

Cambio/asignación de jerarquía Proceso de cambio de jerarquía: Paso 1: Haga clic en Solicitar transferencia Paso 2: Ingrese la PID, el nombre o nombre de la compañía para la jerarquía propuesta Search Paso 3: Seleccione la jerarquía propuesta y Confirme la solicitud.

Cambio/asignación de comisión La Comisión asignada es el agente contratado a quién elige para que reciba su cheque de comisión. Paso 1: Solicite la transferencia Paso 2: elija una de las siguientes opciones: Usted mismo (para recibir sus propias comisiones) Jerarquía (su línea ascendente directa) Otra jerarquía (otra jerarquía dentro de la línea descendente de su jerarquía) Confirme la solicitud

Asignación de la comisión Recibirá una confirmación por correo electrónico cuando la asignación de la comisión haya sido aprobada en el sistema.

Formularios obligatorios Sección 3 Formularios obligatorios y acuse de recibo W9 Clasificación fiscal Acuse de recibo

Sección 3: W9 Si eligió actualizar su nombre o dirección de envío en la sección 1, aquí es donde firmará un nuevo W9. Si hay cambios en su Clasificación fiscal, actualice los datos aquí. Marque la casilla para reconocer y aceptar los términos. Firme el W9. Seleccione Siguiente para continuar.

Concesión de licencias Sección 4 Concesión de licencias

Concesión de licencias Si la información de la licencia que se muestra es incorrecta o si la información debe actualizarse, complete los siguientes pasos: Paso 1: Marque la casilla de información de la licencia Paso 2: Indique un motivo Haga clic en Siguiente Use el campo de Búsqueda para filtrar por licencias individuales.

Revisar y Submit cambios

Revisar y Submit Revise todos los cambios realizados en las secciones 1-4 para asegurarse de que la información nueva sea correcta. Haga clic en Submit y en Sí para confirmar.

Página de confirmación Se mostrarán todos los cambios realizados en las secciones 1-4. Se brindará un número de case. Si surgen problemas, comuníquese con el Departamento de Ventas de WellCare y brinde el número de case.

Capacitación de Agent Connect: Solicitudes de cambio de jerarquía

Cambios de jerarquía: Solicitud de aprobación

Cambios de jerarquía: Solicitud de aprobación Al hacer clic en el enlace dentro de la notificación por correo electrónico, se lo redirigirá directamente a esta página. Usando el menú desplegable, seleccione Aprobar o Rechazar.

Cambios de jerarquía: rechazado Si se rechaza la propuesta de cambio, el agente que envió el cambio recibirá una notificación por correo electrónico y el proceso finaliza aquí.

Cambios de jerarquía: solicitud de divulgación Si se aprueba la propuesta de cambio, la jerarquía actual recibirá una notificación por correo electrónico para confirmar y aprobar la solicitud.

Cambios de jerarquía: solicitud de divulgación La línea ascendente actual tiene 7 días para aprobar la solicitud. Una vez aprobada, el cambio se producirá dentro de las 24 horas. Si la solicitud no es aprobada, el sistema cambiará automáticamente la línea ascendente después de ese período de 7 días.

Cambio de jerarquía: completo Una vez que se haya procesado la solicitud, todas las partes involucradas recibirán una notificación por correo electrónico.