Las Cámaras de Comercio y los Registros Públicos

¿Qué son de las Cámaras de Comercio? Las cámaras de comercio son entidades que cumplen una función pública por delegación legal como es el llevar algunos registros públicos.  Son personas jurídicas sin ánimo de lucro de carácter gremial, tienen como fines defender y estimular los intereses generales del empresariado en Colombia y están sujetas a las disposiciones legales. La Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia forma parte de las 57 cámaras de comercio existentes en el país hoy en día. Este conjunto de entidades, están agremiadas en la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras.

Funciones de la Cámaras de Comercio Cumplen algunas funciones públicas por delegación legal como llevar los registros públicos que conforman el RUES tales como: mercantil, proponentes y entidades sin ánimo de lucro, registro nacional de turismo, entre otros. Estas funciones son expresamente señaladas en la Ley y han de cumplirse en la forma taxativa, en consecuencia sus funciones regladas y las Cámaras solo actúan conforme a dichas reglas. Normatividad. Código de Comercio Artículo 86.

Concepto y definición de comerciante Según el artículo 10 del Código de Comercio: “son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles”. El hecho que otorga la calidad de comerciante a una persona es la realización por parte de ésta de actos de comercio de manera profesional, habitual y no ocasional, tal y como lo establece el artículo 11 del Código de Comercio cuando señala: “las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes”.

Obligaciones de los comerciantes Entre las muchas obligaciones que tienen los comerciantes, el Código de Comercio establece en su artículo 1 que los comerciantes están: obligados a inscribirse en el registro mercantil, llevar contabilidad y registrar los libros del comerciante. Existen otro tipo de obligaciones como son las relacionadas con los impuestos, y con las obligaciones que les exigen las diferentes entidades que ejercen inspección vigilancia y control, tales como Industria y Comercio, DIAN, etc.

Concepto: Establecimiento de Comercio De acuerdo con el artículo 515 del Código de Comercio “se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona puede tener varios establecimientos de comercio y a su vez, que un solo establecimiento de comercio pueda pertenecer a varias personas. ARTÍCULO 516. Forman parte de un establecimiento de comercio: La enseña o nombre comercial. Las invenciones o creaciones industriales. Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración. El mobiliario y las instalaciones. El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de la fama comercial.

Concepto de empresa ARTÍCULO 25. Código de Comercio, se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio. Empresa es la interacción de las variables: equipo de trabajo, productos – servicios - mercado – clientes.  son cuando estos tres elementos funcionan, interactúan en el tiempo, podemos decir que hay una empresa.

Actos mercantiles y no mercantiles El artículo 20 del Código de Comercio establece, taxativamente cuáles actividades la ley señala como mercantiles. Así mismo, el artículo 23 de misma norma ilustra cuáles son las actividades consideradas por la ley como no comerciales. El mejor ejemplo de las actividades no mercantiles es el ejerció de las profesiones liberales, abogados, odontólogos, médicos; salvo que decidan constituir una empresa.

Registro Mercantil El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. Articulo 26 Código de Comercio. El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento. Articulo 27 Código de Comercio.

Matrícula Mercantil La Matrícula Mercantil es la identificación de los comerciantes hace pública esta calidad, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros. Contiene información sobre los datos generales de los comerciantes y de las sociedades. Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o negocio.

Renovación Matrícula Mercantil De conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 1 el Decreto 668 de 1989, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula anualmente. Señala que la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año. La renovación es la posibilidad que tienen los comerciantes de actualizar su información en el registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio.

Elementos que componen la Matrícula Mercantil Nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, patrimonio, bienes, monto de las inversiones en la actividad mercantil, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos. Para el establecimiento de comercio, denominación, dirección y actividad principal desarrollar en el, nombre y dirección del administrador si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.

RUES – Registro Único Empresarial y Social Desde el 2 de enero el país cuenta con el RUES -Registro Único Empresarial y Social– un servicio de las Cámaras de Comercio para facilitar la gestión del Estado, los empresarios y demás usuarios de los registros públicos. El RUES es un instrumento de apoyo a la productividad del sector empresarial colombiano, al emplear la mejor plataforma tecnológica para ofrecer información confiable y oportuna para la toma de decisiones comerciales. 13

RUES – Registro Único Empresarial y Social Este registro se encuentra conformado por: Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, Registro de Actividades y juegos de azar, Registro de Veedurías Ciudadanas y Registro de Economía Solidaria. A través de este nuevo formulario RUES se unificará la información y se reducirán los trámites que realizan los usuarios de los registros públicos. (Decreto 019 de 2012). A través del RUES se mantiene actualizada la información más relevante de los 4.500.000 registros públicos activos que administran las 57 Cámaras de Comercio del país, con los más altos estándares tecnológicos y de seguridad. 14

La creación y formalización empresarial  La Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia es una entidad que trabaja por la competitividad empresarial. Por tal razón, promueve la formalización de las empresas, con el fin de dotarlas con las herramientas necesarias para su constitución y funcionamiento. La formalización le permite al empresario insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabones de las cadenas productivas y las redes de colaboración presentes en la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia. Hoy, se considera que la formalización es más una obligación del mercado que una obligación legal.

La creación y formalización empresarial La formalización implica: Seleccionar la forma jurídica que mejor responda a las necesidades de su actividad, sus intereses, propósitos y posibilidades. Realizar todos los procedimientos conducentes a la constitución y registro de su matrícula mercantil o la de su organización.

La creación y formalización empresarial En cumplimiento del artículo 31 del Código de Comercio, el comerciante persona natural, deberá solicitar su matrícula dentro del mes siguiente a la fecha en que empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o establecimiento de comercio fue abierto. Para las sociedades, la petición de matrícula se formulará por el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución.

La creación y formalización empresarial La formalización de su organización genera seguridad, tranquilidad, confianza y estabilidad, además de las oportunidades de negocio que de otra forma se verían truncadas por la falta de una estructura legal que soporte jurídicamente sus negocios. La matrícula mercantil es el elemento que le da publicidad y le sirve como carta de presentación de la organización empresarial, ante la sociedad, las entidades públicas y privadas, así como para la comunidad de comerciantes a la cual usted ingresará.

Registro comerciante persona natural ¿QUIÉN ES COMERCIANTE PERSONA NATURAL? Persona natural: “Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición”. Art. 74 Código Civil. Comerciante: “toda persona que profesionalmente se ocupe de algunas actividades que la ley considera mercantiles”. Por regla general pertenece al régimen simplificado de obligaciones*. Ventajas: Puede crearse y Cancelarse fácilmente. Cuenta con unidad de mando y acción. Flexibilidad y posibilidad de reacción inmediata. Tratamiento tributario simple.

Registro comerciante persona natural Conforme al régimen general de obligaciones, el comerciante compromete frente a sus acreedores todo su patrimonio, presente y futuro. Cualquier bien del cual sea propietario podrá ser perseguido judicialmente por sus acreedores, en caso de incumplimiento. En la mayoría de las personas jurídicas los socios asumen la responsabilidad limitada solo comprometen el monto de sus aportes.

Registro comerciante persona natural Deberá destinar un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa, definido por la ley mercantil como establecimiento de comercio. Puede una misma persona tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio pude pertenecer a varias personas. (Artículo 515 del Código de Comercio). Tener la posibilidad de realizar cualquier actividad lícita de comercio, sin mayores obstáculos, sin someterse a requisitos diferentes a los que rijan para la actividad que desee desarrollar.

Registro de persona jurídica ¿QUÉ ES UNA PERSONA JURÍDICA? Es una persona ficticia que surge de un contrato asociativo y del reconocimiento legal que hace de ella una autoridad. La persona jurídica, una vez constituida forma una persona distinta de las personas naturales o jurídicas que la conforman que la conforman. (Artículo 98 Código de Comercio). Las personas jurídicas son entidades a las que el Derecho atribuye y reconoce una personalidad jurídica propia y en consecuencia, capacidad para actuar como sujetos de derecho, esto es, capacidad para adquirir y poseer bienes de todas clases, para contraer obligaciones y ejercer derechos.

Elementos de una persona Jurídica ART. 110— La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este código. El domicilio de la sociedad.

Elementos de una persona Jurídica El objeto social, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa. El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones.

Actividades mercantiles que requieren autorización previa De acuerdo a la normatividad legal, hay ciertas actividades mercantiles que de contener la sociedad dentro de su objeto social, requerirá autorización previa al registro, es decir, que con el documento de constitución se debe presentar la respectiva autorización. Encontramos las siguientes actividades y la autoridad encargada de impartir su autorización:

A. Superintendencia Financiera Establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, compañías de seguros, sociedades de capitalización, corredores de seguros y de reaseguros, sociedades comisionistas de bolsa de valores, comisionistas independientes de valores, sociedades titularizadoras, entidades que administren sistemas de negociación y registro de divisas, fondos de garantía que se constituyan en el mercado público de valores, casas de cambio, en general todas aquellas entidades que determinen las normas vigentes.

B. Superintendencia de vigilancia y seguridad privada Aquellas sociedades de responsabilidad limitada, cuyo objeto social consista en la prestación remunerada de servicios de vigilancia y seguridad privada, deberá solicitar autorización previa a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, informando los nombres de los socios y representantes legales. La autorización deberá protocolizarse en la escritura de constitución y ésta en ningún caso obliga a conceder la licencia de funcionamiento. Los socios de las empresas de vigilancia y seguridad privada deberán ser personas naturales de nacionalidad colombiana.

Pasos para constituirse y formalizarse 1. Formulario para asignación del NIT por la DIAN. Ingresando a la página www.dian.gov.co podrá diligenciar el formulario del RUT “En trámite en la Cámara de Comercio” firmarlo y adjuntarlo con los documentos de registro en la Cámara para completar el proceso. El documento debe ser presentado personalmente por el representante lega de la sociedad o su apoderado en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia o realizar la diligencia de presentación personal en cualquier notaria.

Pasos para constituirse y formalizarse 2. Diligenciamiento de los formularios de matrícula mercantil y establecimiento de comercio – Registro Único Empresarial-. 3. Pago de los derechos de matrícula e impuesto de registro correspondiente -este último para personas jurídicas- (Ley 223/95 y Decreto 650/96). 4. Entrega de todos los documentos pertinentes, en ventanilla de la Cámara de Comercio. Los documentos ya mencionados, deben ser presentados en la Cámara de Comercio, por la persona natural o por la persona designada por el representante legal de la persona jurídica que se está matriculando, según el caso.

Pasos para constituirse y formalizarse Documentos anexos a. Copia de los estatutos Copia auténtica de la escritura de constitución que la Notaría entrega con destino a la Cámara. Si su constitución fue por documento privado, deberá entregar, copia de los estatutos suscritos por los constituyentes, presentados personalmente por cada uno de ellos o por sus apoderados, ante la Cámara de Comercio. b. Aceptación de cargos Quienes hayan sido nombrados para cargos directivos y de control (revisores fiscales) de carácter estatutario y que no hayan firmado el documento de constitución, mediante escrito dirigido a la Cámara de Comercio deberán manifestar la aceptación del cargo respectivo.

BENEFICIOS REGISTRALES DE LA PEQUEÑA EMPRESA LEY 1429 DE 2010 DECRETO 545 DE 2011 DECRETO 489 DE 2013 ASPECTOS GENERALES Y BENEFICIOS REGISTRALES DE LA PEQUEÑA EMPRESA

¿Quiénes pueden acogerse a los beneficios de la Ley? Pueden ser beneficiarios los comerciantes personas naturales o jurídicas que desarrollen pequeñas empresas, que cumplan los requisitos previstos en la ley y que se matriculen en el Registro Mercantil a partir del día 28 de febrero de 2011. ¿Qué son pequeñas empresas? Son pequeñas empresas aquellas cuyo personal no supere 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los 5.000 SMLMV. ¿Cómo se acreditan los requisitos de la pequeña empresa? Para acreditar el carácter de “pequeña empresa”, el comerciante (persona natural o persona jurídica a través de su representante legal) diligenciará el formulario único de registro mercantil y su anexo, en los cuales revelará a la Cámara de Comercio el número total de trabajadores que conforman la planta de personal de la empresa y el monto total de sus activos. La anterior información se entenderá suministrada bajo la gravedad del juramento.

¿Cuáles son los beneficios Ley 1429 de 2010 para las pequeñas empresas? Los beneficios que otorga la Ley a las pequeñas empresas en relación con las Cámaras de Comercio, consiste en el pago progresivo de los derechos de matrícula y renovación así: Primer año – matrícula mercantil: 0% de la tarifa establecida para la obtención de la matricula mercantil. Segundo año – renovación de la matrícula: 50% del total de la tarifa establecida para la renovación de la matrícula mercantil. Tercer año - renovación de la matrícula: 75% del total de la tarifa establecida para la renovación de la matrícula mercantil. Cuarto año - renovación de la matrícula: 100% del total de la tarifa establecida para la renovación de la matrícula mercantil.

¿Cuándo se pierde la calidad de pequeña empresa? Cuando el comerciante no conserve alguno de los presupuestos previstos en la Ley 1429 de 2010, es decir, que su planta de personal supere los 50 trabajadores o que los activos totales superen el monto máximo de 5.000 SMLMV. ¿La pérdida de la condición de pequeña empresa debe ser informada a las Cámaras de Comercio? Sí. La información en relación con la pérdida de esta condición debe ser reportada por el interesado o Representante Legal para que sea actualizada en el Registro Mercantil sin costo alguno para el solicitante (Inc. Final Art. 2º Decreto 545 de 2011).

Régimen de exclusión de aplicación de los beneficios previstos en los artículos 5 y 7 de la Ley 1429 de 2010   ART. 48.—Prohibición para acceder a los beneficios de esta ley. No podrán acceder a los beneficios contemplados en los artículos 4º, 5º y 7º de esta ley las pequeñas empresas constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia de esta ley, en las cuales el objeto social, la nómina, el o los establecimientos de comercio, el domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotación económica, sean los mismos de una empresa disuelta, liquidada, escindida o inactiva con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente ley.

Causales de exclusión. Art. 6º Dcto 545 de 2011 Las personas naturales que con posterioridad a la entrada en vigencia de la ley, cancelen su matrícula mercantil y soliciten una nueva matrícula como persona natural siempre y cuando se refiera a la misma actividad económica. Las personas naturales y jurídicas que se hayan acogido a los beneficios previstos en los artículos 5 y 7 de la Ley 1429 de 2010 y adquieran la calidad de inactivas en los términos del artículo 7 del decreto 525 de 2011. Las personas jurídicas creadas como consecuencia de la escisión de una o más personas jurídicas existentes. Las personas jurídicas creadas a partir de la vigencia de la Ley como consecuencia de una fusión. Las personas jurídicas reconstituidas después de la entrada en vigencia de la Ley en los términos del artículo 250 del Código de Comercio.

Causales de exclusión. Art. 6º Dcto 545 de 2011 Las personas jurídicas creadas después de la entrada en vigencia de la Ley 1429 de 2010, en cuyos aportes se encuentren establecimientos de comercio, sucursales o agencias transferidos por una persona jurídica o una persona natural y que hubieran sido destinados a desarrollar una empresa existente. Las personas jurídicas que adquieran con posterioridad a su constitución establecimientos de comercio, sucursales o agencias de propiedad de una persona jurídica existente o una persona natural que desarrolle una empresa existente. Las personas naturales que desarrollen empresas creadas después de la entrada en vigencia de la Ley 1429 de 2010, en cuyos activos se encuentren establecimientos de comercio, sucursales (sic) o agencias (sic) que hayan sido transferidos por una persona jurídica existente o una persona natural que desarrolle una empresa existente. Las personas naturales o jurídicas existentes antes de la vigencia de la ley y que creen sucursales, agencias o establecimientos de comercio después de la vigencia de la Ley.

Artículo 11 Decreto 489 del 14 de marzo de 2013 Conservación de los beneficios. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1429 de 2010, los beneficios de que tratan los artículos 5 y 7 de la Ley 1429 de 2010 no podrán conservarse en el evento de incumplimiento de la renovación de la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año. Por tanto, la falta de renovación o la renovación extemporánea de la matrícula mercantil de pequeñas empresas, será causal para perder las prerrogativas desde el mismo momento del incumplimiento.

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