ORGANIZACION LOS ORGANIGRAMAS. Msc. Lic. Mirian Vega

Organigrama Es el método más sencillo para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles. Pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisón y la autoridad relativa de cada cargo. Son instrumentos auxiliares del administrador, para fijar la posición, la acción y la responsabilidad. Msc. Lic. Mirian Vega

CONCEPTO DE ORGANIGRAMA Representación gráfica simplificada de la estructura formal adoptada por la empresa. Es por tanto la forma en que estás dispuestas y relacionadas sus partes. Msc. Lic. Mirian Vega

Elaboración de los organigramas Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. Funciones o actividades que realizan cada una. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas Msc. Lic. Mirian Vega

Precisión fundamental para su preparación En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud. Sencillez. Uniformidad, en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras, para facilitar su interpretación. Presentación, su acceso depende su formato y estructura, por lo que deben prepararse los criterios técnicos en función de su objetivo. Vigencia, para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación así como la fecha de autorización. Msc. Lic. Mirian Vega

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA Informar a los miembros de la organización la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. Proveer un cuadro global de la estructura. Fotografía de la empresa. Facilitar a las personas que se incorporan a la organización la toma de contacto con la estructura de la misma. Msc. Lic. Mirian Vega

Facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tiene la persona de ascender a otras posiciones de la estructura organizativa. Informar a terceros interesados en la organización como se encuentra estructurada la misma. Entre los terceros interesados se puede encontrar las instituciones bancarias y financieras, proveedores, accionistas, deudores y consultores. Msc. Lic. Mirian Vega

FALENCIAS DE LA ESTRUCTURA QUE EL ORGANIGRAMA PERMITE DETECTAR 1.  Fallas de Control Interno: Esto sucede cuando un cargo tiene asignadas funciones incompatibles desde el punto de vista del control interno. Funciones de caja y cuentas corrientes. 2. Departamentalización Inadecuada: Esto se manifiesta cuando a un cargo le han sido asignadas funciones heterogéneas de manera que atetan contra los criterios de Departamentalización: Ventas y Contaduría en un mismo cargo. Msc. Lic. Mirian Vega

3.  Falta de Unidad de Mando: Cuando dos o más personas supervisan un mismo cargo. 4. Superposición de Funciones: Se presenta cuando un cargo tienen asignadas responsabilidades por el cumplimiento de igual o similar función. 5. Relación de Dependencia Confusa: Ocurre cuando no está claramente definida la relación de autoridad con que un cargo o persona está vinculado a los otros cargo o personas de la organización. Msc. Lic. Mirian Vega

6. Situaciones de Subordinación Unitaria: Cuando de un cargo depende solo un subordinado del cual a su vez dependen uno a ovarios cargos. (uno sobre uno). 7. Indefinición de los niveles: o sea cuando no está clara la posición relativa que el cargo tiene en la jerarquía, remuneración etc. 8. Confusión sobre el tipo de autoridad que se le asignado a un cargo: lineal, staff, funcional. Msc. Lic. Mirian Vega

11. Inadecuada Asignación de Niveles: Ocurre cuando una posición tiene asociado un nivel no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la organización. 12. Designación confusa de la funciones, categorías o normas de los cargos. Msc. Lic. Mirian Vega

9. Estructura desequilibrada: Se presenta cuando un área tiene exceso de niveles o personas con respecto a otra área. 10.Intervalo de control excesivamente amplio o sea cuando a un cargo se le asignan un mayor número de subordinados de los que puede supervisar eficazmente. Msc. Lic. Mirian Vega

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS 1.      La principal limitación de los organigramas está dada desde su propia definición cuando se expresa que es una representación simplificada. Esta situación limita la información que se tiene de la empresa, pues el organigrama solo muestra parcialmente la estructura formal de la organización ya que por razones gráficas no se incluye cierto tipo de información. Msc. Lic. Mirian Vega

2.      En segundo lugar se presenta la dificultad de que los organigramas deben estar actualizados de manera permanente, pues de no ser así se corre el riesgo de convertirlo en herramienta de resultados negativos, ya que se distorsionarán los propósitos de comunicación. Por ejemplo esto puede dar lugar a que existan confusiones y conflictos entre los miembros de la organizaciones. Msc. Lic. Mirian Vega

DIFERENTES TIPOS DE ORGANIGRAMAS. Representación vertical. Representación horizontal. Representación circular. Representación lineal. Redondos. Msc. Lic. Mirian Vega

INSTRUMENTOS DE DIAGRAMACION. Reducen el espacio de presentación mediante la utilización de símbolos. Son un medio más eficaz de comunicación y análisis. Permiten localizar con mayor rapidez incoherencias, errores, cuellos de botellas, tendencias en los hechos que se representan. Son más adecuados para la representación de relaciones complejas. Permiten una comparación más fácil entre dos o más sistemas. Son más fáciles de actualizar. Suelen estar menos dispuestos a interpretaciones diversas. Msc. Lic. Mirian Vega

TECNICAS DE DIGRAMACION · Para la diagramación se usan mayormente dos elementos básicos: los rectángulos y las líneas. Los rectángulos se usan para reflejar las funciones, categorías y personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar. Las líneas indicarán la relación de autoridad que existe entre ellos. Msc. Lic. Mirian Vega

·  Cuando las relaciones expresan autoridad lineal se expresan con líneas continuas y cuando las mismas son de staff las líneas son de trazo discontinuos. Las líneas se dibujan en todos los casos en sentido horizontal o vertical formando entre ellas un ángulo de 90 grados. Deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo de mayor nivel al punto medio, superior, del lado izquierdo o derecho del rectángulo de nivel inferior.   Msc. Lic. Mirian Vega

Relación de coordinación Es aquella que tiene por objeto relacionar a diferentes unidades destacándose la interacción que debe existir en función del desarrollo que tienen encomendadas. Se representa por medio de líneas largas Relación con órganos desconcentrados Los órganos desconcentrados se colocan en el último nivel del organigrama y el resto de la organización debe trazarse una línea de eje para esta. Para ampliar el contenido de los órganos desconcentrados de la organización se puede incluir el tipo de organización de los dos, no sólo indicar su existencia. Msc. Lic. Mirian Vega

Relación con comisiones Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes. Cuando se incorporan al gráfico de la organización, se les ubica adscrito al titular en un rectángulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente por una línea de coordinación Comisiones internas Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia j órgano rector de sus actividades, y su presentación se hace mediante línea de trazo discontinuo Msc. Lic. Mirian Vega

LOS RECTANGULOS. 1.      Diagramas que indican el nombre de los cargos y funciones y/o funciones. 2.      Diagramas que indican el código del cargo, número de la cuenta presupuestaria o centro de costo y el número de personas que del mismo dependen.   Msc. Lic. Mirian Vega

LA SIMPLICIDAD · El entrecruzamiento de líneas. ·        Utilización de varios colores. ·        Sombreado de los rectángulos. ·        Información ajena a la estructura. ·    Utilización de símbolos que no sean rectángulos y líneas. ·        Tipografía que no sea de fácil lectura. Msc. Lic. Mirian Vega

INFORMACION QUE PROPORCIONA EL ORGANIGRAMA Jerarquía de los cargos: el objetivo de este tipo de organigrama es mostrar la jerarquía que los cargo tiene dentro de la organización. Categoría de los empleados: en este caso el objetivo es mostrar la jerarquía que tienen los empleados que están ocupando el cargo. Al respecto se puede observar que es común que no siempre existe una correlación absoluta entre la categoría del cargo y la categoría escalafonaria que tiene el empleado que lo ocupa. La diferencia entre cargo y categoría es la que se establece cuando un empleado cubre un cargo de nivel superior al de su jerarquía. Msc. Lic. Mirian Vega

Nombre del Personal: Aquí solo se pretende mostrar el nombre de las personas que ocupan el cargo dentro de la estructura y su disposición gráfica se realiza respetando las relaciones de dependencia, independientemente de la categoría y cargo del empleado. Es decir que cada persona figura en el nivel inmediato inferior de su superior jerárquico. Funciones: este diagrama se pone en práctica par analizar la asignación de tareas, el grado de especialización y la separación de funciones en vista del control interno, es de suma utilidad par al análisis de la estructura. Msc. Lic. Mirian Vega

Categoría de sueldos: Para el manejo de la política de remuneraciones y para obtener una visión global de la misma. Su utilización se hace de manera combinada con alguna de las formas anteriores. A los efectos se coloca en el margen izquierdo una línea vertical fraccionada, en la que se coloca por cada sección la categoría de sueldo asignada al cargo.   Msc. Lic. Mirian Vega

FIN Msc. Lic. Mirian Vega