Caso Reclamos Instituto Estudios Bancarios Guillermo Subercaseaux Profesor: Cristián Redard

Caso Asignación de Ramos 1. La Universidad del Oeste determinó la factibilidad de implementar un sistema de toma de ramos para alumnos antiguos vía Internet durante el año pasado. Para esto, los alumnos debían estar al día en sus obligaciones financieras con la universidad y tener el proceso cerrado en el semestre anterior, esto es, no tener exámenes pendientes y mantener su condición de alumno regular. En el caso de solicitar mas de 5 ramos o ramos sin “pre-requisitos” aprobados, los alumnos llenaban un formulario manual y obtenían la firma de su tutor (asignado al comienzo del primer año). Una vez aprobada o rechazada la solicitud, les era comunicada por e-mail e ingresada por el grupo de “Asignación RQ”. 2. Los alumnos transferidos de otras universidades debían obtener su condición de alumno regular, previa documentación de la parte financiera. Recién entonces se procedía a convalidar los ramos de acuerdo a un estudio hecho con anterioridad llamado coloquialmente “preconvalidación”. Cuando los alumnos transferidos obtenían la convalidación formal, se les asignaba un tutor quien les autorizaba la carga académica por el primer semestre. Después de este semestre, el procedimiento era igual al del punto 1.

3. Los alumnos nuevos obtenían su carga académica automáticamente, además de indicárseles quien era su tutor. Los tutores asignados se encargaban de citarlos y de guiarlos durante el primer año. Después de esto, los alumnos podrían consultarlos en temas puntuales sin necesidad de mantener un vínculo muy estrecho. 4. Finalmente, los alumnos con apelaciones pendientes mantendrían un estatus de “Condicionales”, lo que significa que solamente podían tomar ramos autorizados por su tutor, quienes le firmaban la solicitud correspondiente, la cual era ingresada por el personal de sistemas. 5. Todos los demás casos eran resueltos por el jefe de carrera y aprobados por el Decano respectivo. El proceso arrojó una serie de problemas no diseñados correctamente. Por eso se está evaluando un nuevo proceso que corrija los defectos anteriores.

SE PIDE: 1. Diagrama de flujo que represente el proceso de asignación de toma de ramos del año pasado para cada una de las instancias descritas. 2. ¿Cómo mejoraría la eficiencia de este proceso? 3. Nuevo diagrama de flujo propuesto