“Si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará ahí” Proverbio Sioux Taller sobre Planeación Estratégica JOSE LUIS HERNANDEZ CABRERA (CONSULTOR) E.M. agroindustriaperu@yahoo.es Antes de la Sesión: Verificar la alineación de los dos primeros niveles del SPE. Introducir al sistema los Programas institucionales. Verificar que existan por lo menos un Usuario y una contraseña por cada Dirección General. Para iniciar la Sesión: Dar la bienvenida al curso Breve presentación de los participantes: nombre, puesto y area de adscripción, pasatiempo principal (suele romper el hielo y la formalidad) Presentación de los expositores Formación de los equipos Hacer la siguiente pregunta: ¿Qué expectativas tiene del Taller? (5 minutos) Escribir en un rotafolio las ideas principales generadas.

Objetivo Comprender los elementos básicos de la planeación estratégica a fin de aplicar en forma homogénea los conceptos en que se apoya el Modelo de Planeación Estratégica de la Administración Pública Federal, así como reconocer su importancia en el contexto de la gestión por resultados.

Preguntas catalizadoras ¿Cuál es la importancia de la Planeación en un modelo de gestión por resultados? ¿Cuáles son los elementos fundamentales para una definición de Planeación? ¿Cuáles son los elementos fundamentales para una definición de Planeación Estratégica? ¿Cuáles son los elementos generales de un modelo de planeación estratégica? ¿Qué es una estrategia y cómo se formula? ¿Qué características debe tener como estratega un servidor público? ¿Cuál es la función del control estratégico?

Temática Antecedentes Planeación estratégica Estrategia Estratega Control estratégico Sistema de Planeación Estratégica

Reflexión Ser víctima del azar Hay dos formas de enfrentar el futuro: Ser víctima del azar Definir a dónde queremos ir y luchar por ello

Origen Planear, una característica humana Se desarrolla a la par de la caza, la agricultura y el combate Evoluciona con la práctica bélica Se expresa en el juego y se perfecciona en la guerra Sus principios se extienden al campo de los negocios y el gobierno

La planeación en el proceso administrativo Organización Administración Dirección Control

Concepto de planeación La planeación es una actividad intelectual que antecede a todo el proceso administrativo, su objetivo es lograr que se cumpla con la misión y propósitos básicos de la organización En la planeación se establece el marco de referencia general para toda la organización La planeación posibilita contar con parámetros para evaluar los resultados La planeación debe abarcar desde periodos largos (planeación estratégica) hasta periodos cortos y actividades rutinarias (planeación operativa)

Características de la planeación La planeación constituye el puente entre la situación actual y el futuro que deseamos Permite enfrentar con éxito los cambios tecnológicos, del mercado, de la economía y de la reglamentación gubernamental, entre otros Debe provocar que la organización sea capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de su entorno Su importancia radica en que afecta de manera fundamental a las otras etapas del proceso administrativo; las demás no se darían sin que previamente se haya ejecutado la planeación (prevalencia o preeminencia de la planeación)

Concepto de planeación estratégica Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales. Consiste en relacionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr objetivos específicos en camino hacia esas metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas sean ejecutados Mintzberg y Waters

Aspectos comunes en la definición de planeación estratégica Es un proceso que se utiliza para definir y alcanzar las metas organizacionales Es un proceso de planeación a largo plazo Se realiza sobre la base de un análisis de la organización y del entorno Se deben establecer los mecanismos necesarios para poder evaluar el cumplimiento de lo acordado

Jerarquía de intenciones estratégicas Misión Más genérico Más cualitativo Visión Sistema integral de información Objetivos Sistema de toma de decisiones Planes Metas Más específico Más cuantitativo

Jerarquía de los planes Misión Visión Propósitos básicos Valores Planeación estratégica Alta gerencia Objetivos generales (Estratégicos) Metas y políticas generales Gerencia media P r o g r a m a s P r o y e c t o s P r e s u p u e s t o s Planeación táctica Planeación operativa Políticas específicas y normas de operación Procedimientos y métodos de trabajo Supervisores

Proceso global de planeación Misión, visión-propósitos, metas y valores, políticas generales y estrategias Planeación estratégica Diseño de planes y programas y presupuestos, así como del sistema de información y de toma de decisiones para su seguimiento y control Planeación táctica Es propiamente el proceso de ejecución y seguimiento de todos los planes asignando responsabilidades. Definir políticas y normas de operación. Diseñar procedimientos y métodos de trabajo Planeación operativa

Reflexión La estrategia es producto de un acto creador, innovador, lógico y aplicable que genera un grupo de acciones coherentes de decisiones tácticas y asignación de recursos

Perspectivas para la definición de estrategia Lo que una organización pretende hacer Es el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la organización y poner en práctica su misión Lo que una organización finalmente hace El patrón de respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

Esencia en las definiciones de estrategia Expresa la visión del estado deseado a alcanzar en el futuro El enfoque sistemático en las relaciones internas de la organización y con su entorno La dirección de los recursos hacia fines específicos Una activa posición operacional con carácter proactivo La definición de términos o plazos temporales

Concepto académico de estrategia Es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar. Henry Mintzberg

Criterios para una estrategia eficaz Claridad en el planteamiento Impacto motivacional Consistencia interna Compatibilidad con el entorno Disponibilidad de los recursos necesarios Grado de riesgo Congruencia con los valores institucionales y personales Horizonte temporal adecuado Aplicabilidad Objetivos claros y precisos Conservar la iniciativa Concentración Flexibilidad Liderazgo comprometido y coordinado Sorpresa (velocidad, silencio e inteligencia) Seguridad

La estrategia comprende lo impredecible y lo desconocido... Los sistemas de gran escala pueden reaccionar de manera contraria a la intuición ante acciones aparentemente racionales Eventos que pueden parecer caprichosos pueden articularse para impedir o apoyar los éxitos Por lo tanto, la esencia de la estrategia debe construir una posición tan sólida en ciertas áreas, que la organización pueda lograr sus metas a pesar de lo imprevisible del comportamiento de las fuerzas externas

La realización de las estrategias pueden modificarse durante su instrumentación no realizada Estrategia emergente Estrategia intentada Estrategia realizada Estrategia planeada

Reflexión El propósito de la planeación estratégica no es predecir el futuro, el intento de “acertarle”; sino cambiar los modelos mentales de quienes tienen que tomar las decisiones importantes, ensanchando sus percepciones y re-enmarcando sus perspectivas. Para lograrlo con éxito el equipo directivo debe comprender claramente lo que pasa por su mente. Arie De Geus, en The Living Company (Ex director de Planeación de Royal Dutch Shell)

El estratega: características esperadas de un gerente público moderno 1. Liderazgo 2. Gran habilidad de trabajo en equipo 3. Visión, pensamiento y capacidad de planificar estratégicamente 4. Capacidad de iniciar y manejar procesos de cambio Experiencia, competencia profesional y orientación hacia la obtención de resultados Creatividad, criterio y capacidad intelectual 7. Habilidades generales de administración Capacidades de administrar recursos humanos y de generar buenas relaciones interpersonales Conocimiento de tecnologías de información Habilidades en comunicación Conocimientos en administración de recursos financieros Experiencia en el sector público Manejo de recursos humanos mal remunerados, poco motivados y muy criticados Conocimientos básicos de las normas administrativas Criterio político superior al que se requiere en el sector privado

El pensamiento estratégico como algo visual Realidad 3. Ver desde arriba 5. Ver al costado 2. Ver hacia atrás 6. Ver más allá 1. Ver hacia adelante Estrategia 7. Ver a través de 4. Ver desde abajo

Control estratégico: propósito La función básica de un sistema de control estratégico es suministrar a la alta gerencia información general para controlar las estrategias y su estructura, es decir tomar decisiones estratégicas que impulsen a la acción

Control estratégico: ventajas Establecer estándares Crear un sistema de medición Comparar el desempeño contra los objetivos Evaluar y corregir

Control estratégico: niveles Coorporativo Desempeño Rentabilidad Utilidad Rotación Divisional Eficiencia Eficacia Niveles de control Departamental Objetivos Calidad Satisfacción del cliente Individual Desempeño Productividad Cumplimiento de tarea

Resumen FORMULACIÓN (Decidir qué hacer) IMPLANTACIÓN (Lograr resultados) ESTRATEGIA Determinación de propósitos (plan) y comportamiento (patrón) que, junto con las políticas (perspectiva y posición), definen a la organización y su campo de acción 1. Identificación de oportunidad y riesgo 2. Determinar los recursos materiales, técnicos, financieros y administrativos de la empresa 3. Valores personales y aspiraciones de los administradores de alto nivel 4. Reconocimiento de la responsabilidad no económica ante la sociedad 1. Estructura y relaciones de la organización. División del trabajo Coordinación de la responsabilidad dividida. Subsistemas de información 3. Liderazgo de alto nivel: Estratégico Organizacional Personal 2. Procesos de comportamiento organizacionales. Normas y cuantificaciones Sistemas de motivación o incentivos

Seguimiento y evaluación Para cumplir con los Objetivos Nacionales debe existir congruencia en todos los elementos que forman parte del PND en todos los niveles del Gobierno Seguimiento y evaluación Compromisos presidenciales A l i n e a c i ó n Plan estratégico institucional Proyectos presidenciales Metas presidenciales Avance físico de metas Programa Operativo Anual 2002 Anual 2006 Anual 2005 Anual 2004 Anual 2003 Indicadores de desempeño Avance de control de gestión C o n s i s t e n c i a

La Ley de Planeación establece el propósito y la manera de hacer la planeación dentro de la APF Creación del Plan Estratégico Mediante la planeación se fijarán objetivos, metas, estrategias y prioridades. Definición de Proyectos y Procesos de acuerdo al PND Mediante la planeación se asignarán recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución. Comentar los 3 grandes momentos de la Planeación: Creación del Plan Estratégico Acciones a desarrollar: Proyectos y procesos Evaluación (Seguimiento y reportes) Seguimiento y Reporte de Avances Mediante la planeación se coordinarán acciones y se evaluarán resultados.

Sistema de Planeación Estratégica (SPE) Conjunto de metodologías y herramientas digitales Apoya la implementación del proceso de planeación estratégica del Gobierno Federal Facilita la definición y el seguimiento de los proyectos y procesos que contribuyen al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo La herramienta computacional del Proceso de Planeación: el SPE SPE es un conjunto de metodologías y herramientas digitales que implementan el proceso de planeación estratégica del Gobierno Federal y facilitan la definición y el seguimiento de los proyectos y procesos que contribuyen al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo.

El SPE apoya la ejecución del modelo de planeación estratégica del Gobierno PERSONAS PROCESOS ORGANIZACIÓN TECNOLOGÍA Administración del Portafolio Coordinador Coordinador Estándares de Ciclo de Vida Coordinador Servicios de Soporte a Proyectos Administración de Relaciones Coordinador General Roles y responsabilidades en Planeación, Ejecución y Seguimiento Diferentes actores en los distintos niveles de la Administración Pública Federal Capacitación en el uso del sistema Proceso de Planeación Estratégica Mejores prácticas de Planeación Metodologías de Alineación de Proyectos y Procesos Flujos de trabajo para Planeación (Paso a paso) Proceso de programación Oficina de la UPE Enlaces de Planeación Presidente INEGI, Directores Generales, Directores de Área Coordinación administrativa INEGI Coordinación de Informática de la Subsecretaría de Egresos de la SHCP Herramienta que facilita el proceso de planeación estratégica del Gobierno Federal Herramienta de trabajo que agiliza el seguimiento de los proyectos y procesos que apoyan el cumplimiento del PND El SPE incluye todos los elementos necesarios para apoyar la ejecución del modelo de planeación estratégica del Gobierno Federal Es holísitica ya que incluye personas, procesos, organización y tecnología. Se deeberá decir para apoyar la la presentación...el SPE incorpora mejores prácticas de Planeación Estratégica Desde la visión a la ejecución Enfoque a pocas estrategias vitales Alineación desde objetivos hasta proyectos y procesos Roles y responsabilidades del proceso Ciclo Planeación-Ejecución-Seguimiento-Ajuste Trabajo en equipos de niveles múltiples Asignación y priorización de recursos Integración a un plan financiero Capacidad de monitoreo y ajuste SOLUCIÓN HOLÍSTICA

Avance de metas presidenciales Sistema Integral que puede responder a las necesidades de todos los usuarios externos e internos... Avance de metas presidenciales Subsecretario Programa Sectorial Director General Avance del PND Secretario Enlace de Planeación Informe de gestión El SPE será una fuente de información para las diferentes sistemas de la APF (Lado izquierdo del slide) y apoyará a la toma de decisiones al interior de las dependencias (lado derecho). Metas presidenciales integra indicadores negociados con el Presidente y que son de importancia relevantes parea la marcha del país mismo. SER: Sistema Estratégico de Resultados: Coordinado por la Oficina de Política Públicas y el INEGI. Lleva los indicadores de país por ejemplo PIB, etc. COMPLETAR Oficial Mayor/ DGPOP Tablero de control

El SPE se integra al ciclo continuo de la planeación del Gobierno Creación del plan estratégico. Alineación de Proyectos y Procesos a los Objetivos Institucionales Seguimiento y Evaluación Medición de avance de metas Capacidades del SPE Programación Concertación de la estructura programática Comentar las capacidades del SPE en donde cubre aspectos de Planeación, Programación, Presupuestación y Seguimiento y control. Presupuestación Integración del presupuesto

Modelo de Planeación Estratégica PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Visión en el PND Prioridades y Políticas del PND Los Indicadores son parte esencial del Modelo de Planeación Estratégica Visión de las Srías. Objetivos Rectores Estrategias del PND SECRETARÍAS Indicadores Metas Misión de las Srías. Actividades Sustantivas Objetivos Generales Indicadores Metas Líneas Estratégicas Específicas Objetivos Específicos Actividades Específicas Indicadores Metas SUBSECRETARÍAS Líneas Estratégicas Generales Actividades Institucionales Recalcar la importancia de este diagrama Explicarlo por niveles Hacer hincapie en la secuenciación de las flechas Ubicar el SPE- Nivel III Contextualizar el resto del taller en este diagrama del modelo Ejercicio sugerido: Entregar una hoja con las casillas en blanco y que las llenen. Autoevaluarse posteriormente Objetivos de la Dirección General DIRECCIONES GENERALES Indicadores Metas Procesos Proyectos Indicadores Atributos Metas La metodología contempla aterrizar la Planeación Estratégica hasta el nivel de Planeación Operativa Indicadores Atributos Metas

Asegura la alineación de información hasta el nivel operativo y contribuye a la generación de información para otros sistemas SAETI Programación y Presupuesto

Objetivo de Dirección General Enunciado breve que define en forma clara y específica los resultados esperados en cada Dirección General. Los Objetivos deben: Estar orientados a resultados Enfatizar la idea principal o área de logro, Ser alcanzables en un tiempo establecido, Ser medibles Los Objetivos deben estar: orientados a resultados enfatizar la idea principal o área de logro, ser alcanzables en un tiempo establecido ser medibles Las características deberán ser tomadas en cuenta al momento de redactar cada objetivo.

Sintaxis de Objetivos de Dirección General MEDIANTE Resultado esperado (el “qué”) Acciones (el “cómo”) + + Verbo, Elemento a medir y Área de enfoque “Cómo”, “A través de” MEDIANTE Ejemplo bien construido: Al explicar la sintaxis se debe mencionar que para la primera parte se toma la sintaxis de los objetivos generales y específicos y la segunda parte se toma la sintaxis de las líneas estratégicas generales y específicas. Sintáxis Es importante señalar que la primera parte de la sintaxis (El qué) da origen a la creación de indicadores y la segunda parte (El cómo) da origen a los procesos y proyectos de la D. G. NOTA: Explicar que como en el tercer nivel del SPE se aterrizan las acciones a través de los procesos y proyectos por lo cual desaparece el uso de las Líneas estratégicas. Dado lo anterior, en la redacción se combinan la sintáxis sugerida para objetivos con la de líneas estrátegicas utilizando el conector MEDIANTE. O. G. O. E. Verbo Elemento a medir Enfoque o área de énfasis Ejemplo Incrementar la cobertura de la educación media superior El qué L. E. G L. E. E Verbo Que para Quien por Que Ejemplo Ofrecer apoyo económico a los alumnos de educación media superior para evitar deserción por motivos económicos El cómo

Consideraciones básicas para Objetivos de la Dirección General El lado izquierdo debe enunciar un resultado esperado. Debe ser medible No se deben repetir: Los Objetivos Específicos Las Líneas Estratégicas Específicas Las Actividades Institucionales El lado derecho debe representar las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado. Permite la identificación de los proyectos y procesos Deben contribuir o ser suficiente para lograr el resultado esperado Debe ser factible de ejecutar en un plazo relevante Mediante Hacer énfasis en que lo que normalmente se hace (A. I.) no es un objetivo. Lo importante es determinar dentro de lo que hago que quiero lograr. Poner el ejemplo de: La D. G. de pasaportes de la S.R.E. emite pasaportes, es su función (actividad institucional). Uno de sus objetivos puede ser: "Disminuir el tiempo de entrega de los pasaportes mediante la ayuda de Internet y un rediseño del proceso". Para identificar la diferencia entre función (lo que hace la DG) y objetivo. ¡¡ Si es lo que se hace actualmente, entonces no es un Objetivo de Dirección General !!

Preguntas para verificar la calidad de los objetivos ¿Su progreso puede ser medido u observado usando uno o más Indicadores? 5. Medible ¿Es posible lograrlo en el tiempo establecido? 4. Alcanzable ¿Enfatiza la idea principal o área de logro (en vez de tocar muchos conceptos en una oración)? 3. Idea singular ¿Incluye un verbo, objeto a ser medido y áreas de enfoque conforme a las reglas de sintaxis? 2. Bien construido ¿Está claramente definido el propósito, estado esperado, producto final o logro a ser alcanzado? 1. Orientado a resultados ¿No? ¿Si? Preguntas para verificar la calidad Para asegurarse y asegurar que los objetivos de las diferentes Direcciones Generales estén correctas se aplican estás preguntas de calidad. Se debe contestar en forma afirmativa a todas las preguntas para que los objetivos se consideren correctos y que cumplen con los criterios mínimos de satisfacción.

Verbos sugeridos para redactar objetivos Lograr Mejorar Resolver Incrementar Actualizar Instalar Extender Aumentar Promover Presentar Organizar Efectuar Informar Dirigir Integrar Elaborar Reducir Eliminar Disminuir Abatir Este listado de verbos son sólo sugerencias pero existe la posibilidad de utilizarse otros. Hacer énfasis que en los objetivos se busca la acción directa de la D.G., por lo tanto sugerir no utilizar los siguientes: El verbo COADYUVAR implica acción sin responsabilidad y este es un factor importante para el establecimiento de los indicadores. El verbo COLABORAR implica el participar en una acción sin un compromiso fuerte y que denote el actuar de la D. G. Una vez explicada esta filmina se debe proceder a realizar el ejercicio grupal para la elaboración de Objetivos de tercer nivel (D. G.).

GRACIAS JOSE LUIS HERNANDEZ CABRERA (CONSULTOR) E. M GRACIAS JOSE LUIS HERNANDEZ CABRERA (CONSULTOR) E.M. : agroindustriaperu@yahoo.es