NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS

Problemas Falta de control de los documentos y su localización. Falta de control de los documentos y su localización. Altos índices de demoras, errores y extravío. Altos índices de demoras, errores y extravío. Dispersión de los puntos de archivo y consulta. Dispersión de los puntos de archivo y consulta. Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos. Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos. Gran cantidad de información duplicada. Gran cantidad de información duplicada. Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información. Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información.

FileStorage S.A. La solución para Administrar Administrar Almacenar Almacenar Ordenar Ordenar Depurar Depurar Transportar Transportar Destruir Destruir Digitalizar Digitalizararchivos

FILE WEB

Clientes Instituciones públicas y privadas Instituciones públicas y privadas Bancos y entidades financieras Bancos y entidades financieras Aseguradoras Aseguradoras Industrias Industrias Importadores Importadores Farmacéuticas Farmacéuticas Empresas de servicios Empresas de servicios Comercios Comercios

IBM Estado anterior Una situación solucionada.

Estado anterior Edificio 10 de Agosto Estado: Estado: Bueno. Almacenamiento: Almacenamiento: estanterías metálicas. Seguridad: Seguridad: Regular. Capacidad: Capacidad: mínima. Orden Orden y limpieza: Regular. Sistemas Sistemas de búsqueda: Sin estándar. Archivo Archivo pasivo = almacenamiento de papel

Estado anterior Oficinas GYE Estado: Estado: Regular. Almacenamiento: Almacenamiento: estanterías metálicas. Seguridad: Seguridad: Regular. Capacidad: Capacidad: mínima. Orden Orden y limpieza: Regular. Sistemas Sistemas de búsqueda: Sin estándar. Gran Gran cantidad de archivos inservibles. espacio mal utilizado.

Solución Centralización del archivo pasivo

IBM Programó Programó Clasificó Clasificó Transportó Transportó Codificó Codificó Almacenó Almacenó Capacitó Capacitó Administró Administró

Resultados Administración del archivo pasivo

Números Cantidad de cajas almacenadas: 1510 Cantidad de consultas: 168 desde 2003 a 2005 Se depuró un 40% el archivo.

Beneficios Distribución del gasto por centro de costos. Logística. Capacitación. Seguro. Control total.

IBM - FILE Ventajas

Servicio Bodegas en Quito y Guayaquil Bodegas en Quito y Guayaquil Medidas de seguridad Medidas de seguridad Capacidad ilimitada Capacidad ilimitada Administración Administración Transportes Transportes Auditoria y control documental Auditoria y control documental Personal técnico a disposición Personal técnico a disposición Procesos estándares Procesos estándares

Servicio OnLine Ingreso de nueva documentación Ingreso de nueva documentación Búsqueda y consulta de cajas Búsqueda y consulta de cajas Solicitud de documentación Solicitud de documentación Depuración de la información Depuración de la información Administración de usuarios con diferentes perfiles de acceso Administración de usuarios con diferentes perfiles de acceso Auditoria de accesos Auditoria de accesos

Operatoria Todos los archivos de toda la empresa en un solo lugar. Todos los archivos de toda la empresa en un solo lugar. Inventario detallado de la documentación custodiada. Inventario detallado de la documentación custodiada. Cajas especialmente diseñadas para archivo codificadas para su seguridad. Cajas especialmente diseñadas para archivo codificadas para su seguridad. Entrega y retiros de las cajas puerta a puerta Entrega y retiros de las cajas puerta a puerta Sala de consulta en nuestras instalaciones preparada para nuestros clientes. Sala de consulta en nuestras instalaciones preparada para nuestros clientes.

Ventajas Orden Orden Economía Economía Velocidad Velocidad Profesionalismo Profesionalismo Sistematización Sistematización Personal Personal

IBM FIN