ORGANISMO DE INVESTIGACION JUDICIAL Acciones Ejecutadas en Cumplimiento con el Programa Institucional Hacia Cero Papel Enero a Setiembre 2010

Directrices emitidas Circular 25-DG-2010 Uso de los recursos tecnológicos con que cuenta el despacho, a fin de que las comunicaciones sean digitales. Estadísticas. Memo 420-DG-2010. Uso adecuado y establecimiento de controles para manejo de fotocopiadoras e impresoras en las oficinas. Circular 37-DG-2010. Comunicación de las Políticas hacia Cero Papel del Poder Judicial, así como las del OIJ. Se giró instrucción institucional para que en los PAOS 2011 se incorpore al menos un objetivo relacionado con la aplicación de las políticas hacia cero papel orientadas a la reducción del uso del papel. (bond y F74)

Control, Seguimiento y Evaluación El Departamento de Investigaciones Criminales lleva un control estricto del consumo de papel de las diferentes secciones que lo componen, siendo que durante el periodo de enero a setiembre, ninguna de las oficinas (17 en total, un total de 736 personas) ha hecho uso de papel bond, se eliminó por completo el pedido de este artículo en todas las oficinas del Departamento, solamente se usa F74. Se ha mantenido un consumo constante durante el periodo analizado a pesar del incremento de personal, denuncias, elaboración de informes, esto gracias a la aplicación de prácticas como reutilización del papel, impresión a doble cara, control de impresiones, comunicaciones electrónicas.

Control, Seguimiento y Evaluación Actualmente se está recopilando información sobre los consumos totales de papel por parte OIJ (F74 y bond) y pedidos extraordinarios, a fin de realizar un análisis comparativo de la cantidad total de papel solicitado por OIJ y el realmente utilizado. (revisión de stock). En los próximos días se comunicará una directriz de los documentos y controles que se utilizarán únicamente de forma digital, lo cual reducirá el presupuesto en compra de papel, ampos, archivos, prensas, tintas, espacio físico, carpetas. Además de proporcionar un clima organizacional adecuado, seguro y saludable.

Reducción de consumos El Archivo Criminal del OIJ ha reducido el consumo de papel significativamente gracias a la aplicación de las comunicaciones y controles electrónicos.(durante el año 2009 se solicitó un total de 254 resmas y al 08/07/10 un total de 230 resmas esto teniendo en consideración que en todas las unidades de trabajo las solicitudes y trámites aumentaron en un 50 % lo que denota una reducción en el consumo del papel a pesar del incremento de trabajo.

Control Fotocopiadora La fotocopiadora que se les entregó al Archivo Criminal en sustitución de la anterior, se mantiene en una oficina bajo llave durante las horas nocturnas, siendo que solo durante el horario diurno se hace uso de la misma y el personal que labora durante la jornada nocturna obtiene las copias que requieran a partir de las 07:30 horas, además de que se controla que solamente lo estrictamente necesario sea fotocopiado.

OIJ implementa más acciones A pesar de que durante el presente año, la Sección de Robos y Hurtos ha incrementado sustancialmente el ingreso de casos así como su planilla, lo cual genera un incremento en la elaboración de documentos varios, el consumo de papel (F74) mantiene igual el consumo (sin aumentos: 12 resmas mensual), esto debido a los controles y uso de medios electrónicos que se manejan en el despacho. Actualmente cuenta con una impresora más de alta capacidad y un scaner.

Página WEB El Administrador de la Página WEB – OIJ está actualizando la información a fin de que los usuarios puedan accesar a la misma y disponer de la información del OIJ, asimismo, se está incorporando la información de los boletines que se entregan a los usuarios físicamente, lo cual genera una reducción significativa en la compra e impresión de dicho material.

Boletines Informativos En el periodo analizado solamente se ha realizado una solicitud de compra de papel e impresión de boletines y libros para campañas (un total de 6000 impresiones en papel bond de colores -c230.000-y no en papel couché, en el año 2009 se solicitaron cuatro impresiones en papel couché, esto es un total de 28 resmas (1 RESMA=250 PLIEGOS, 1 PLIEGO TIENE 8 HOJAS TAMAÑO CARTA, una resma salen 2000 HOJAS TAMAÑO CARTA, 28 resmas= 56000 hojas tamaño carta F-74) de c504.000). 2010: 6000 HOJAS PAPEL DE COLOR: ¢230.000 2009: 56000 HOJAS HOJAS DE PAPEL COUCHÉ: ¢504.000 La solicitud de impresión de material al Depto. de Artes se ha centralizado mediante previa autorización del Departamento de Investigaciones Criminales para el Área Metropolitana y de la Administración para el resto del país.

Firma Digital Con instrucciones de la Dirección General, la Administración OIJ está tramitando la compra de 400 dispositivos para firma digital a fin de ser asignados el presente año a ciertos puestos claves que lo ameriten (jefaturas, encargados de unidad), para el próximo año se realizará la compra de los dispositivos que sean necesarios.

Controles Digitalizados Total de Controles para OIJ …………30 Total de Controles a instaurar electrónicamente a partir del mes de octubre ……………………………… 20 Total de Controles a instaurar mediante el uso de la firma digital ………………. 06 Total de Controles que se deben mantener de forma impresa …………………….04

MUCHAS GRACIAS!