RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO TÉCNICAS DE OFICINA MARTHA NELLY RESTREPO MORENO

MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO 1. FICHEROS Y TARJETEROS Las fichas o tarjetas se colocan horizontal o verticalmente, se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización.

2. CLASIFICADORES Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos y materiales. Sus usos son diversos, por ejemplo para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios, puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa. Para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización.

Clasificador de Acordeón

3. CARPETAS Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados que permiten ampliar su capacidad. Una carpeta tiene capacidad máximo para 100 documentos conservando su forma original.

La proyección de la tapa posterior se llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el nombre que adquiere la carpeta.

USO DE CARPETAS DE ACUERDO A SU CAPACIDAD DE ALBERGUE: Abertura normal. Se amplia a medida que se introducen los documentos. El papel se ondea si la abertura se rompe prematuramente

Si la abertura se abre de manera natural, alberga hasta 100 hojas Si la abertura no se abre de manera natural, las hojas se trepan como lo muestra la figura

Carpetas con su máxima capacidad o sea 100 hojas Carpetas con más de 100 hojas.

4. BOLSAS Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tienen separadores o compartimentos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

5. LEGAJOS Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el más actualizado al principio o al final. En el caso de las hojas de vida, se prefiere que al final se queden las recibidas de último.

5. RÓTULOS O MARBETES Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de colores. Eje:

6. INDICE Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el portaíndice que tiene cada gaveta y se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.

7. GUÍAS Son cartulinas o cartones para separar distintos grupos de documentos dentro de una carpeta. Pueden ser simples o complejos.