Compra de material de consumo SAP Best Practices Baseline Package (España)

Resumen del escenario: 1 Objetivo y ventajas: Objetivo Compra de servicios o bienes de consumo Beneficios Posibilidad de compras rápidas esporádicas: el consumo de material se contabiliza directamente, sin contabilización en almacén. Uso de hojas de entrada de servicios como informe de inspección de los servicios prestados Flujos de proceso clave cubiertos Creación de pedido para bienes de consumo Aprobación de pedidos para material de consumo Entrada de mercancías de materiales de consumo Creación de pedido para servicios Creación de hoja de entrada de servicios Autorización de hoja de entrada de servicios Recepción de factura por partida individual Centro de fin del periodo

Resumen del escenario: 2 Aplicaciones de SAP necesarias: Obligatorias SAP ECC 6.0 EhP3 Roles de la empresa implicados en los flujos de proceso Comprador Director de compras Almacenista Empleado de prestación de servicios Contable de acreedores

Resumen del escenario: 3 Descripción detallada del proceso: Compra de material de consumo En este escenario se tratan las actividades de creación de pedidos durante el proceso de aprovisionamiento. También se describen los pasos adicionales del proceso de liberación de un pedido, la entrada de mercancías de bienes de consumo, la autorización de hojas de entrada de servicios y la recepción de factura por partida individual. Además, el proceso abarca el tratamiento correspondiente de pagos efectuados, centro de fin de período y cierre del período. Los materiales de consumo (bienes o servicios) no se introducen con número de material sino con una descripción de texto breve como principal característica identificable. El pedido está sujeto a autorización según unos parámetros predefinidos antes de ser emitido a un proveedor. En el sistema no existe inventario para los bienes de consumo. Al contabilizar una entrada de mercancías, el valor de las mercancías se carga a un centro de coste u otra clase de coste. El aprovisionamiento de un servicio de materiales de consumo sigue el mismo proceso general. La diferencia es que el servicio de materiales de consumo no se contabiliza por medio de una entrada de mercancías sino con una hoja de entrada de servicios. La factura sigue las mismas reglas en ambos casos.

Diagrama del flujo de procesos Compra de material de consumo Evento Sí ¿Posición de servicio? Solicitud de bienes/servicios de consumo Entrada de material a puerta Factura de proveedor recibida No Sí Director de compras Autori-zación de pedido No Sí Comprador ¿Preciso? Autori-zación de PO obli-gatoria Pedido de bienes/servicios de consumo Actualización de pedido Impresión del pedido Creación o autorización de hoja de entrada de servicios No No Sí Almacenista PPV de GR/IR en stock Impresión de vale de GR Entrada de mercancías Acreedores GR/IR Proveedor de PPV Recepción de factura Supervisor de AP AP: Acreedores (158) Controlador (cierre de mes) Cierre del período en contabilidad financiera (159) GR/IR = Entrada de mercancías/recepción de factura; PPV = Desviación de precio de compra

Leyenda Símbolo Descripción Comentarios de utilización Símbolo Banda: identifica un rol de usuario, como interventor o representante de ventas. Esta banda también puede identificar una unidad o un grupo organizativo, más que un rol específico. El resto de símbolos del flujo de procesos de esta tabla van en estas filas. Dispone de todas las filas necesarias para cubrir todos los roles del escenario. La banda de roles contiene tareas comunes de ese rol. Eventos externos: contiene eventos que comienzan o terminan el escenario, o que tienen una influencia en la sucesión de eventos del escenario. Línea de flujo (sólida): línea que indica la secuencia normal de etapas y la dirección del flujo en el escenario. Línea de flujo (de guiones): línea que indica el flujo de tareas utilizadas con poca frecuencia o condicionales en un escenario. Esta línea también puede llevar a documentos que forman parte del flujo de procesos. Conecta dos tareas de un proceso de escenario o un evento sin etapas. Actividad empresarial/Evento: identifica una acción que lleva hacia o fuera del escenario, o bien un proceso externo que tiene lugar durante el escenario. No corresponde a una etapa de tarea del documento. Proceso de unidades: identifica una tarea que se cubre por etapas en el escenario. Corresponde a una etapa de tarea del documento. Referencia del proceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en su totalidad, escriba el número y nombre en este nivel. Referencia de subproceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en parte, escriba el número y nombre del escenario, así como los números de etapas en este nivel. Decisión del proceso: identifica una decisión/punto de inflexión, que supone una elección que debe realizar el usuario. Las líneas representan varias opciones que surgen de distintas partes del losange. No suele corresponder a la etapa de tarea del documento, sino que refleja una elección que debe tomarse tras la ejecución de una etapa. Símbolo Descripción Comentarios de utilización Al siguiente/Desde el último diagrama: lleva a la página siguiente/anterior del diagrama. El diagrama de flujo continúa hasta la página siguiente/anterior. Impresión/Documento: identifica un documento, informe o formulario impreso. No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera. Resultados financieros reales: indica un documento contable financiero. Planificación de presupuesto: indica un documento de planificación de presupuesto. Proceso manual: cubre una tarea realizada de forma manual. No suele corresponder a una etapa de tarea de un documento, sino que se utiliza para representar una tarea realizada de forma manual, como la descarga de un camión en el almacén, que afecta al flujo del proceso. Versión/Datos existentes: este bloque cubre datos facilitados desde un proceso externo. No suele corresponder a una etapa de tarea en un documento, sino que esta forma representa datos que provienen de una fuente externa; este paso no tiene líneas de flujo entrantes. Decisión de aprobado/no aprobado del sistema: este bloque cubre una decisión automática tomada por el software. No suele corresponder a una etapa de tarea del documento, sino que se utiliza para representar una decisión automática realizada por el sistema y que se realiza tras la ejecución de una etapa. Conexión de diagrama <Función> Impresión/ Documento Externo al sistema SAP Resultados financieros reales Planificación de presupuesto Actividad empresarial/ Evento Proceso de unidades Proceso manual Referencia de proceso Versión/ Datos existentes Referencia de subproceso Decisión de aprobado/no aprobado del sistema Decisión del proceso

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