Tema “Manejo de documentos administrativos: notificaciones, oficios y solicitudes” Programa Buena Gobernanza LOGO MUNICIPALIDAD

Contenido Objetivos de la presentación Participantes de la actividad Materiales necesarios para la actividad Proceso para lograr los objetivos Principales aspectos de las notificaciones Principales aspectos del oficio Principales aspectos de la solicitud

Objetivos de la presentación Dar a conocer el manejo adecuado de las notificaciones, oficios y solicitudes. 2. Participantes de la actividad Responsable del Área Técnica Municipal de servicios de saneamiento (ATM) de la Municipalidad. Consejo Directivo y Fiscal de la Organización Comunal. Autoridades locales.

3. Materiales necesarios para la actividad Proyector multimedia Lista de asistencia Copias de notificaciones, oficios y solicitudes Globos de colores, cada globo debe tener un par del mismo color, por ejemplo: dos azules, dos rojos, dos blancos, dos verdes; para utilizar en la dinámica de trabajo grupal 4. Proceso para lograr los objetivos Presentar el contenido de las diapositivas. Dinámica de trabajo grupal. Práctica para llenar las notificaciones, oficios y solicitudes.

5. Principales aspectos de la NOTIFICACION Este documento sirve para notificar por escrito a un usuario o asociado que ha incumplido con sus deberes y obligaciones aprobadas en el Estatuto y en el Reglamento. Con la notificación también se le comunica al usuario o asociado infractor, la sanción que esta recibiendo por su falta y el plazo que tiene para subsanar la falta producida.

Veamos el modelo de una Notificación…...

Fijar bien la fecha que tiene el usuario para subsanar su falta. Siempre debe ser realizado por el Fiscal y algún miembro del Consejo Directivo. Anotar el detalle de la falta indicando montos a pagar o defectos a arreglar. Indicar claramente la sanción que recibe el usuario por las faltas cometidas. Fijar bien la fecha que tiene el usuario para subsanar su falta. Julio Quispe Amao Antarumi bajo S/N Tiene una deuda pendiente de S/. 25.00 según el detalle siguiente: Cuota Familiar de Setiembre a Diciembre 2008: S/. 10.00 Mora por cuota familiar atrasadas: S/. 5.00 Multa por faltar a Asamblea de Junio 2008: S/. 10.00 Suspender temporalmente el servicio, según Reglamento JASS. 18/01/16 Iguaín 03 Enero 16 Fuente: GIZ PROAGUA.

6. Principales aspectos del OFICIO Este documento se utiliza para dirigirse a nombre de la Organización Comunal a otras instituciones públicas y privadas; con la finalidad de solicitar o realizar cualquier otro trámite. El Oficio debe estar firmado y sellado por el Presidente de la Organización Comunal. Los Oficios deberán estar archivados en orden de fecha junto con otros documentos remitidos por el Consejo Directivo de la Organización Comunal.

Veamos el modelo de un Oficio…...

__________________________________ Presidente de la JASS HUANCA UMUYTO “AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN” Haquira, 18 de setiembre del 2015   OFICIO N° 001 – 2015 – JASS HUANCA UMUYTO Prof. Isaac Anaya Cruz Alcalde de la Municipalidad Distrital de Haquira Presente.-    ASUNTO: Solicito actualización de los miembros del Consejo Directivo de la JASS Huanca Umuyto.    Es grato dirigirnos a su distinguida persona para saludarlo cordialmente y a la vez hacerle de conocimiento que se ha logrado actualizar el Consejo Directivo de la JASS Huanca Umuyto; la cual tiene como objetivo principal administrar, operar y mantener los servicios de saneamiento de la localidad de Huanca Umuyto en el distrito de Haquira. Por tal motivo, recurrimos a Usted para solicitarle el Registro y respectiva Resolución Municipal de Reconocimiento de esta Organización Comunal Junta Administradora de Servicios de Saneamiento – JASS Huanca Umuyto. Para tal efecto, adjunto los siguientes documentos: Copia del Acta de actualización del Consejo Directivo de la JASS Huanca Umuyto. Copia de DNI del Presidente. Copia del Estatuto vigente. Sin otro en particular, agradecemos anticipadamente la acogida a la presente y le hacemos llegar nuestros cordiales saludos. Muy atentamente,     __________________________________ SR. ROMULO HUAYNA ROJAS Presidente de la JASS HUANCA UMUYTO DNI 45066190

7. Principales aspectos de la SOLICITUD Sirve para que los asociados y usuarios efectúen algún tipo de solicitud al Consejo Directivo. Por ejemplo: conexión domiciliaria, suspensión del servicio, reconexión, etc. Las solicitudes deberán estar archivadas en orden de fecha junto con otros documentos recibidos por el Consejo Directivo de la Organización Comunal. Mensualmente, durante las reuniones del Consejo Directivo, el Secretario deberá informar sobre los documentos remitidos y recibidos por la Organización Comunal.

Veamos el modelo de una Solicitud…...

_____________________________ “AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN”   SOLICITO: Permiso para instalar una nueva conexión domiciliaria SEÑOR ROMULO HUAYNA ROJAS PRESIDENTE DE LA JASS HUANCA UMUYTO Yo, Rosa Pérez Cabrera, identificada con DNI Nº 42515670, con domicilio en Calle Principal N°221 – Huanca Umuyto, del distrito de Haquira, provincia de Cotabambas, departamento de Apurímac; ante Usted respetuosamente me presento y expongo: Que habiendo cumplido con el pago por el derecho de nueva conexión domiciliaria, de acuerdo al Reglamento Interno de la JASS Huanca Umuyto; solicito a Usted permiso para realizar la instalación de una conexión domiciliaria, en el domicilio arriba señalado. POR LO EXPUESTO: Ruego a usted acceder a mi solicitud. Huanca Umuyto, 04 de Abril del 2015 _____________________________ ROSA PEREZ CABRERA DNI Nº 42515670

Dinámica de trabajo grupal: El objetivo es formar parejas para realizar la práctica del manejo adecuado de la notificación, el oficio y la solicitud. “Formar parejas con globos” Se entrega a cada participante un globo, cuidando de que otro participante tenga el mismo color de globo. Luego se les invita a que los inflen y los tiren al aire. A continuación, deberán buscar su color de globo y juntarse con la persona que tenga el mismo color de globo. A medida que las parejas se van encontrando, resulta más sencillo para el resto del grupo. Esta actividad permite a los participantes formar grupos de dos para realizar la práctica del manejo adecuado de la notificación, el oficio y la solicitud. A cada grupo se le entregará una copia de cada documento y se le indicará que debe llenarlo adecuadamente. Para esta actividad se consignan 25 minutos.

Practiquemos el llenado de los documentos administrativos: Notificación Oficio Solicitud

¡Muchas Gracias!