TUTORIAL ¿Cómo llenar el formulario de trámite para una Modificación Presupuestaria o Presupuesto Extraordinario ?

Autorizado ENCARGADO de UNIDAD La persona que solicita una modificación debe estar: Autorizado ENCARGADO de UNIDAD Paso No.1

DEBE CONSIDERAR PRIMERO EL TIPO DE MODIFICACIÓN QUE VA A REALIZAR Modificación con aprobación de la Rectoría Subpartidas de un Programa hacia otras subpartidas del mismo Programa (con excepción del Programa de Inversiones). Subpartidas de un Programa hacia otro Programa (con excepción partida de remuneraciones ). Todas las solicitudes de los Proyectos con recursos del Fondo del Sistema. DEBE CONSIDERAR PRIMERO EL TIPO DE MODIFICACIÓN QUE VA A REALIZAR Modificación con aprobación del Consejo Universitario Creación de plazas nuevas Incremento en servicios especiales Incrementos de jornada Variaciones al Programa de Inversiones Variaciones a objetivos y metas del Plan Anual Operativo Modificación con aprobación del Consejo Universitario y refrendado por CGR tipo Presupuesto Extraordinario Ingresos nuevos sin presupuestar. Paso No.2

Debe contener las características propias del oficio Debe hacer: Un oficio dirigido a: Grace Alfaro Alpízar, Jefa de la Oficina de Presupuesto Debe contener las características propias del oficio Cuyo contenido principal debe describir el POR QUE? de la solicitud de modificación, justificando los cambios de la subpartida cedente a la subpartida que aumenta o bien el ingreso de nuevos recursos para un Presupuesto Extraordinario. Debe indicar el bien que necesita adquirir o el servicio que requiere contratar y para qué?. Paso No.3

DESCARGAR FORMULARIO EN LA PÁGINA WEB DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO PULSE aquí para descarga formulario Paso No.4

PRE-02

Una vez descargado el formulario PRE-02, identificamos la Unidad Solicitante y la Unidad Cedente. Si el movimiento es dentro del mismo Programa, se selecciona la misma Unidad y si pertenece a una Unidad de otro Programa se selecciona la que cede y la que solicita fondos según corresponda al caso. Si son recursos nuevos de un Presupuesto Extraordinario, no se debe seleccionar ninguna unidad. Se adjuntan documentos que justifiquen la incorporación de estos recursos. Paso No.5

Cada uno con el monto correspondiente En variaciones al Presupuesto Las partidas de AUMENTAR son las que recibirán los recursos, éstas deben estar basadas en el Diccionario de Imputaciones (descargar aquí documento). Cada uno con el monto correspondiente Paso No.6

Recordar que los montos totales deben ser iguales En variaciones al Presupuesto Las subpartidas de REBAJAR son las que ceden los fondos, estas fueron establecidas en el POA. Recordar que los montos totales deben ser iguales Paso No.7

NO HAY VARIACIONES AL POA. SI HAY CAMBIOS NO HAY CAMBIOS Se debe reestructurar colocando el objetivo actual con el objetivo propuesto, además debe agregar las metas y las propuestas del mismo. Se debe digitar NO HAY VARIACIONES AL POA. Si los nuevos objetivos no caben en este espacio se pueden mencionar con más detalle en el oficio adjunto. Paso No.8

El espacio de “Justificación” en el formulario puede ser utilizado para explicar el movimiento de fondos de una subpartida a otra; si esta es muy extensa puede detallarse en el oficio adjunto. Para finalizar, el formulario debe ser firmado por la persona encargada de la Unidad. Si el movimiento está dentro de una misma Unidad se firma dos veces, y si son fondos de unidades diferentes debe firmarse por los encargados de ambas Unidades. Paso No.9

Datos importantes: Las modificaciones se deben enviar a la Oficina de Presupuesto antes del día 20 de cada mes (ver Calendario de Modificaciones). Aproximadamente 10 días después del día 20 de cada mes, las modificaciones aprobadas por Rectoría o el Consejo Universitario, se verán reflejadas en el sistema AS400. En el caso de los Presupuestos Extraordinarios, que incorpore recursos nuevos o un superávit será aprobada cuando se cuente con el refrendo de la Contraloría General de la República (aprox. 22 días después de remitida). Paso No.10

Muchas Gracias!!!