Planificación estratégica Objetivos del Proceso Al final, el participante será capaz de: Definir el concepto de planificación estratégica Distinguir los niveles de planificación Describir las etapas del processo de P.E. Detectar y evaluar las oportunidades y amenazas del medio ambiente o entorno Detectar las fortalezas y debilidades de su organización Elaborar y seleccionar las metas estratégicas Elaborar y seleccionar estrategias de acción Realizar una planificación estratégica con los instrumentos propuestos

Marco de acción de la organización Medio ambiente Estado Sociedad civil Organizaciones de desarrollo Sectores populares Otros actores

Planificación estratégica Misión actual Objetivos generales 1 2 Oportunidades Amenazas Análisis Fortalezas Debilidades Formulación estratégica 3 4 Valores Aspiraciones

Niveles de planificación Razon de ser Orientaciones Misión Valores Políticas Estratégico Líneas de acción Objetivos Programas Programático Servicios Actividades Operativo Metas Acciones

Comparación entre los niveles de planificación Nivel Meta Contenido Establecer Determinar Misión Metas estratégicas Estratégico Orientaciones futuras Estrategias de acción Concebir Asignar Programatico Programas Recursos Servicios Administrar Ejecutar Operativo El cotidiano Actividades

La planificación estratégica constituye Internamente Un proceso de reflexión Un marco de referencia para la gerencia Un medio de comunicación y de movilización Externamente Un medio de concertación con los poderes públicos y los actores-claves Una posición institucional pública con metas y proyectos claros Una demostración de la participación activa de la organización en el desarrollo de la colectividad

planificación estratégica? ¿Por qué la planificación estratégica? El ciclo de vida de la organización Período embrionario Período de declinación Necesidad de adaptarse a los cambios del medio ambiente Necesidad de adaptación Necesidad de reorientación

Ciclo de vida de la organizacion La madurez La flor de edad La aristocracia La adolescencia El comienzo de la burocratización Rendimiento El go-go La tierna infancia La burocracia El período embrionario La muerte Tiempo

Respuestas potenciales cambios del medio ambiente a los cambios del medio ambiente Negación Oposición Adaptación Reorientación

Les etapas del proceso Medio ambiente Interno Planificación Identificar estrategias actuales Medio ambiente Análisis-diagnóstico Interno Elaboración de metas estratégicas Planificación del proceso Elaboración de estrategias de acción Formulación de la misión y objetivos generales Formulación del plan estratégico Ejecución y evaluación del plan estratégico

planificación estratégica El proceso de planificación estratégica Iniciado por la alta gerencia apoyado por la base Alta gerencia Base operacional Inicio y control del proceso Datos de la base Diagnóstico y elaboración de metas estratégicas Propone estrategias de acción potenciales Selección de estrategias de acción Ejecución

Planificación del proceso ¿ Por qué¿ Proceso Técnicas Instrumentos ¿ Metodología? ¿ Datos necesarios? ¿ Quiénes participan? Comité de P.E. ¿ Duración y calendario? Humanos Financieros Tecnológicos ¿ Recursos necesarios?

planificación estratégica Plan del proceso de la planificación estratégica Objetivo: Garantizar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de planificación estratégica Responsable: A. Jimenez Fecha: 18 enero 2003 Objetivos especificos Etapas Procedimiento Recursos Fecha Responsable Identificar estrategias abandonadas emergentes actuales 1 Revisión de estrategias actuales Revisión de documentos Archivos documentos 12-30 Feb. D. Rodri.. S. Lop.. 2 Análisis diagnóstico del medio ambiente y diagnóstico interno Identificar amenazas oportunidades fortalezas y debilidades Visitas encuestas reuniones entrevistas Guías de investigación 3-20 Marz0 A. Soler N. Valdez Determinación de puntos caves, mediante el análisis de los resultados de la etapa 2 3 Elaborar metas estratégicas Formular metas estratégicas potenciales Seleccionar metas Documentos 21-30 Mar.. D. Rod.. S. Lop.. 4 Etc..

Identificar estrategias actuales Etapa 1: Identificar estrategias actuales Estrategias de inicio Estrategias actuales Estrategias abandonadas Estrategias emergentes

Estrategia Se refleja en: Definición Una estrategia es un conjunto de acciones que se dirigen a la obtención de determinados propósitos Se refleja en: La misión Los objetivos generales Los programas y servicios Las políticas

Fuentes de datos potenciales Enunciado de misión Plan estratégico de desarrollo Presupuesto Actas de junta directiva, comités, etc... Manuales de políticas, procedimientos Otros documentos de gerencia Discursos de los dirigentes Entrevistas de dirigentes

Análisis- diagnóstico Etapa 2: Análisis- diagnóstico Análisis del medio ambiente a nivel: macro-ambiente micro-ambiente Análisis de las capacidades organizacionales

Análisis del medio ambiente Oportunidades Factores, fenómenos o hechos que podrían favorecer el logro de los objetivos organizacionales Amenazas Factores, fenómenos o hechos que podrían obstaculizar el logro de los objetivos organizacionales

Análisis del medio ambiente Macro-ambiente Contexto político Contexto tecnológico Micro-ambiente Usuarios Proveedores Reguladores Competidores Contexto socio-cultural Contexto económico

Matriz de análisis del macro ambiente Tendencias Oportunidades Amenazas Fenómenos observados Contexto Prioridades Apenas perceptible En declive A X E = V S X G = V Fuerte 0-10 0-10 Valor 0-10 0-10 Valor Político Económico Socio- cultural Tecnológico Otro Leyenda: A= Atractivo para la organización S= Probabilidad de suceder E= Probabilidad de éxito G= Gravedad si aparece V= Valor

Matriz de análisis del micro ambiente Tendencias Oportunidades Amenazas Actores Hechos Contexto Prioridades A X E = V S X G = V Cant Cal Co 0-10 0-10 0-10 0-10 Usuarios Proveedores Reguladores Competidores Leyenda: A= Atractivo para la organización S= Probabilidad de suceder E= Probabilidad de éxito G= Gravedad si aparece V= Valor

Diagnóstico interno de la organización Fortalezas Condiciones o recursos que favorecen excepcionalmente por su calidad el desarrollo de actividades y logro de metas Debilidades Condiciones o recursos inadecuados que entorpecen el desarrollo de actividades y logro de metas

sistema abierto de transformación Una organización es un sistema abierto de transformación Medio ambiente Razón de ser Recursos Servicios Gerencial Psico-social Tecnológico Estructural

Razón de ser Medio ambiente misión valores objetivos generales políticas servicios - clientela Medio ambiente resultados anticipados Recursos Servicios

Estructural Medio ambiente organigrama responsabilidades Recursos Servicios organigrama responsabilidades procedimientos coordinación comunicaciones formales

Tecnológico Medio ambiente material técnicas gerencia financiera Recursos Servicios

Psico-social Medio ambiente atrae personal idóneo motivación-rendimiento status-roles Medio ambiente clima fenómenos-grupos Recursos liderazgo Servicios conflictos comunicaciones informales

El sistema gerencial Planificar, organizar, dirigir controlar y evaluar Integrar la organización en la sociedad Asegurar la disponibilidad de los recursos Tener acceso a la clientela Determinar la misión Integrar los sistemas

Elaboración de metas estratégicas Etapa 3: Elaboración de metas estratégicas Identificación de metas estratégicas potenciales MEP Matriz FODA para el diseño de MEP Selección de metas estratégicas Lo que está en juego Desafío

Metas estratégicas Definición Son los grandes resultados que se propone lograr una organización en un tiempo determinado

Matriz FODA para el diseño de metas estratégicas Fortalezas (F) Debilidades (D) Lista de Fortalezas Lista de Debilidades Oportunidades (O) Estrategias FO Estrategias DO Lista de Oportunidades Uso de Fortalezas para aprovechar Oportunades Vencer Debilidades aprovechando Oportunidades Amenazas (A) Estrategias FA Estrategias DA Lista de Amenazas Uso de Fortalezas para evitar Amenazas Reducir al mínimo las Debilidades y evitar Amenazas

Selección de metas estratégicas Lo que está en juego Desafío Metas estratégicas potenciales Metas estratégicas seleccionadas Logro potenciales Pérdidas potenciales Capacidades a desarrollar Voluntad de los dirigentes 1. 2. 3. 4. Etc...

Etapa 4: Elaboración de estrategias de acción Análisis diagnóstico Metas estratégicas potenciales Metas estratégicas Estrategias de acción

Criterios de selección potenciales Compatibilidad con la misión y los objetivos Compatibilidad con estrategias anteriores Capacidad de lograr el resultado esperado Compatibilidad con valores Aceptación de parte de los diferentes actores Aceptación en cuanto al costo-beneficio Compatibilidad con la cultura organizacional Compatibilidad con los valores de la comunidad Aceptación a pesar del riesgo Aceptación en cuanto al tiempo

Análisis multi-criterio Criterios Estratégias Criter.A Valor:20 Total 100 Criter.A Valor:35 Criter.A Valor:45 15 35 30 80 Estratégia 1 20 25 45 90 Estratégia 2 5 20 35 60 Estratégia 3

Formulación de la misión Etapa 5: Formulación de la misión y objetivos generales Confrontar metas estratégicas y estrategias de acción con las orientaciones actuales: Misión Objetivos generales Programas, etc... Misión Objetivos generales Políticas Programas y servicios Elaboración o rediseño de:

Formulación del plan estratégico Etapa 6: Formulación del plan estratégico Contenido del documento: Misión Objetivos generales y políticas Metas estratégicas y estrategias de acción Programación general por año

Ejecución y evaluación Etapa 7: Ejecución y evaluación del plan estratégico Incorporar las metas estratégicas y las estrategias de acción en el plan operativo anual Control y seguimiento de su ejecución Ajustes al plan si se requiere

Criterios de éxito Grado de compromiso de la alta gerencia de los gerentes de los lideres de cada uno de los sectores Grado de compromiso Grado de comprensión y de asimilación por parte del personal a la cultura organizacional a los valores y filosofía de la gerencia de la organización Grado de integración Grado de aceptación por parte del personal gracias a: un programa interno de comunicación del plan estratégico una movilización de los líderes en relación a las grandes metas estratégicas del plan

Compromiso de la dirección Creer firmemente en la planificación Disposición real para aceptar el cambio Fijar y cumplir los plazos establecidos Establecer un sistema abierto de información Promover objetivos innovadores Desarrollar incentivos Establecer mecanismos de seguimiento control

Conclusión El medio ambiente es fuente constante de oportunidades y amenazas controlables incontrolables Los cambios externos se dividen en: maniobrar en las situaciones incontrolables influir en las situaciones controlables Las estrategias tienen como fin: El gerente tiene que estar atento para identificar y evaluar los impactos potenciales del medio ambiente Las estrategias surgen de Una evaluación conjunta de: las amenazas y las oportunidades las fortalezas y las debilidades