Excel: Tablas y Gráficas

Objetivos En este módulo usted aprenderá a : Dar formato de tabla a un conjunto de datos. Comprender las características de las tablas: Organización de datos. Filtros. Segmentación de Datos. Aplicación de fórmulas.

Excel tiene funciones increíbles, entre ellas es un programa recomendado para mantener bases de datos organizadas, para crear listas o presentar información de manera eficiente. En este curso analizaremos las diferentes formas de crear tablas a partir de datos organizados, así como la creación de gráficos útiles para presentar la información.

Dando clic en el botón “Descargar” podrán obtener el archivo que utilizaremos a lo largo del curso para aprender a crear y presentar información. Los datos que encontrará son las notas que obtuvieron algunos estudiantes en la clase de matemática este año. En este primer capítulo del curso analizaremos las propiedades fundamentales de las tablas y sus usos.

Concepto Una tabla es un conjunto de datos organizados y presentados de una manera específica, que facilita la filtración, organización, y cálculo entre valores. Para convertir un conjunto de datos en una tabla tenemos dos formas. MÉTODO 2 MÉTODO 1 Cada uno de estos métodos es una capa, que el primero lleva a la diapositiva 6 y el segundo a la diapositiva 11

MÉTODO 1 Seleccione el rango de datos que desea convertir en tabla. En este caso el rango C2:N16

2. Seleccione la opción: “Dar formato de Tabla.” MÉTODO 1 2. Seleccione la opción: “Dar formato de Tabla.”

3. Seleccione el diseño que desea para su Tabla. MÉTODO 1 3. Seleccione el diseño que desea para su Tabla.

Para finalizar debe dar clic sobre el botón de “Aceptar”. MÉTODO 1 4. Una vez elige el diseño aparecerá este cuadrito, donde usted debe indicar si su tabla cuenta con encabezados (títulos superiores). En este caso sí los tiene. Para finalizar debe dar clic sobre el botón de “Aceptar”.

Le deben aparecer esas flechas, las cuales analizaremos más adelante. MÉTODO 1 5. Una vez se realiza esto, va a quedarle una tabla como la siguiente. El color lo puede cambiar cuantas veces quiera. Le deben aparecer esas flechas, las cuales analizaremos más adelante.

Video Formato Tabla 1

MÉTODO 2 Seleccione el rango de datos que desea convertir en tabla. En este caso el rango C2:N16

MÉTODO 2 2. Dé clic sobre la pestaña de “Insertar” y posteriormente en el ícono “Tabla”.

MÉTODO 1 3. Nuevamente le aparecerá este cuadradito, en el cual usted debe definir si sus datos cuentan con encabezados ya existentes o no.

4. En este caso se seleccionará un diseño predeterminado. MÉTODO 2 4. En este caso se seleccionará un diseño predeterminado.

Muchas veces el diseño elegido no nos gusta o queremos cambiarlo Muchas veces el diseño elegido no nos gusta o queremos cambiarlo. Para ello sólo debemos seleccionar la tabla (una celda o toda la tabla) y después seleccionaremos “Herramientas de Tabla”, una pequeña pestaña que aparece sólo cuando seleccionamos parte o la totalidad de la tabla.

Muchas veces el diseño elegido no nos gusta o queremos cambiarlo Muchas veces el diseño elegido no nos gusta o queremos cambiarlo. Para ello sólo debemos seleccionar la tabla (una celda o toda la tabla) y después seleccionaremos “Herramientas de Tabla”, una pequeña pestaña que aparece sólo cuando seleccionamos parte o la totalidad de la tabla. Aquí encontraremos un menú exclusivo para las tablas.

Para cambiar el diseño de la tabla nos enfocaremos en esta parte. Podemos cambiar las opciones de estilo, seleccionando o no las cajitas de la izquierda. Si queremos cambiar el color, sólo debemos seleccionar el que más nos guste de la sección de Estilos de Tabla.

Video Insertar Tabla

Organización Una vez tenemos nuestra tabla ya formada, podemos empezar a ver las funciones y especialidades de este formato. ¿Recuerdan las flechas que aparecen en el encabezado de la tabla? Estas permiten organizar de cierta forma las columnas. Sólo debemos seleccionar la flecha de la columna que deseamos organizar.

Organización Por ejemplo, si queremos organizar los datos de acuerdo al PROMEDIO obtenido por las personas, debemos hacer lo siguiente: En el menú podremos seleccionar alguna opción de organización, por ejemplo de Menor a Mayor.

Organización Como pueden ver, se organizan TODOS los datos, para mostrar en la tabla desde Juan Cabrera, con un promedio de 2,86 hasta Carolina Zapata con uno de 3,93. Así mismo, podemos organizas los nombres alfabéticamente.

Video Organizar Promedio

NUEVA HOJA Organice los apellidos alfabéticamente. ¿Cuál es el tercer promedio tras organizar la tabla de esta forma? 2,86 3,31 3,59 3,49

FILTROS Los filtros son una forma mucho más fácil de organizar y seleccionar subconjuntos dentro de una tabla que cuenten con unos criterios. Los filtros permiten esconder (no borrar) las filas que no cumplan con el criterio que estamos buscando. Al momento de generar la tabla, y seleccionar la flecha de una columna, podremos ver todas las categorías encontradas. Miremos por ejemplo lo que se muestra cuando seleccionamos la categoría de Nacionalidad.

FILTROS Sólo aparecen las categorías una sola vez (así se repitan muchas veces). Si deseamos podemos seleccionar aquellas que queremos ver. Por ejemplo, filtremos los estudiantes para que sólo aparezcan los de Estados Unidos.

FILTROS Para esto, seleccionaremos sólo el país que estamos buscando, en este caso EE.UU. Al darle aceptar sólo aparecerán los estudiantes que cumplen con este criterio.

Video Filtro nacionalidad

FILTROS Usted puede combinar filtros de tal forma que, por ejemplo, nos muestre sólo los estudiantes que sacaron más de 3 en la Nota 3. Para ello, seleccione la columna Nota 3 y utilice la opción “Filtros de Número”. Con este usted podrá crear condiciones como que se presenten los perfiles con una nota superior a 3, o inferior a 2.

FILTROS Sólo debe seleccionar la opción que desea, en este caso, mayor que, e introducir en el cuadro saliente un 3.

FILTROS Esta sería la respuesta que debió obtener.

Video Nota Mayor a 3

FILTROS Para eliminar los filtros, sólo debe volver a seleccionar la flecha de la columna filtrada, la cual podrá identificar porque tiene un símbolo especial, y en la lista de categorías seleccionar una de las siguientes dos opciones: “Seleccionar Todas” 2. “Borrar filtro de …”

NUEVA HOJA Asegúrese de no tener ningún filtro activado. Ahora, organice los nombres en orden alfabético (A-Z), y filtre por: Los estudiantes que son Colombianos o Chilenos. Con el promedio entre 3,5 y 4. Que hayan sacado más de 3 en la Nota 2. ¿Cuánto estudiantes cumplen con estos criterios? 3 5 1 2

SEGMENTACIÓN DE DATOS Así como los filtros, la segmentación de datos permite ver, por categorías, aquellas filas que cumplen con algún criterio. ¿Por qué utilizarlos entonces? La segmentación de datos muestra de una forma mucho más elegante la filtración, y es mucho más ágil para mostrar cambios.

SEGMENTACIÓN DE DATOS Para generar la segmentación de datos, usted debe seleccionar la pestaña: “Herramientas de Tabla”:

SEGMENTACIÓN DE DATOS Luego seleccionamos: “Insertar segmentación de datos”. Y posteriormente elegimos qué columna queremos segmentar. Volvamos hacerlo con la nacionalidad.

SEGMENTACIÓN DE DATOS Nos aparecerá la siguiente tabla, donde podremos elegir qué país queremos visualizar. La tabla se irá actualizando a medida que hacemos esto. Las opciones escogidas estará de color azul. Si deseamos escoger más de una debemos mantener presionado el botón Control (Ctrl) y seleccionarlas.

Video Segmentación de Datos

FÓRMULAS EN TABLAS Otra característica interesante de las tablas es que las fórmulas que se utilizan en las celdas se aplican a toda la columna. Por ejemplo, creemos una nueva columna que se llame: Estado. Para crear una nueva columna, o una nueva fila, basta con escribir en la siguiente columna o fila. Excel le dará el formato de tabla automáticamente.

NUEVA HOJA Ahora, es hora de crear el contenido de la columna Estado, la cual nos dirá que el estudiante Pasó, si su promedio es mayor o igual que 3. Si no, deberá decir que Perdió. ¿Cuál de las siguientes opciones es una fórmula para hacer lo que nos están pidiendo? Este es un cuadro de introducir texto, la respuesta correcta es: =SI([@Promedio]>=3;"Pasó";"Perdió")

FÓRMULAS EN TABLAS Al momento de aplicar la fórmula que se puede ver en la imagen y dar “Enter”, usted se dará cuenta que la fórmula se aplica a toda la columna. Esto se debe a la propiedad de las tablas, que facilita el proceso. Además, incluso si usted llega a crear una nueva fila, la fórmula se seguirá aplicando.

Video Fórmula

CONCLUSIÓN A partir de estos mecanismos, usted podrá crear tablas para organizar, calcular e interpretar los datos que tiene. Para revisar su comprensión del curso, vamos a hacer un quiz.

(Toca linkear este botón al archivo una vez esté en plataforma) QUIZ Para hacer el quiz es indispensable que descarguen el libro “Examen Tablas” que está en la plataforma. Así mismo, es posible que descarguen el archivo dando clic en el siguiente botón. (Toca linkear este botón al archivo una vez esté en plataforma)

QUIZ Convierta los datos que se encuentran en el archivo en una tabla y aplique un filtro para separar sólo el sector de alimentos (ALI). ¿Cuántas empresas corresponden a este sector? Ayuda: Una vez haya realizado el filtro puede utilizar la función CONTAR. 23 21 24 25

QUIZ 2. Elimine el filtro anterior. Ahora calcule el PROMEDIO de la calificación final (aproximada) de los sectores moda (MOD) y tecnología (TEC). 3,32 3,34 3,36 3,35

QUIZ 3. Organice las empresas de menor a mayor según el Código del Representante. ¿Qué representante aparece en la fila 19? Alberto Castañeda Eduardo Cuellar Mateo Castillo Alicia Carrillo

QUIZ 4. Usted desea saber cuál fue el promedio de calificación de cada empresa. Para ello debe sumar las notas de CAP, CNN, REP y SEC y dividir el resultado por 4. Realice esto en la columna M. Una vez haya hecho esto, calcule la VARIANZA (función VARA) de los datos. ¿Cuál es la varianza muestral? 0,2687 0,4777 0,2214 0,3152

QUIZ 5. Usted es gerente de la empresa 2 y quiere compararse con las empresas 15, 51 y 71. Utilice la segmentación de datos para hacer que la tabla sólo presente estas 4 empresas y determine, a partir de su calificación final aproximada, en qué posición se encuentra su empresa con respecto a las otras. Su calificación final es la más alta por lo tanto entre las cuatro empresas es la mejor. Aunque no es la mejor, tiene una calificación alta. El desempeño de la empresa 2 es deficiente en relación a las demás empresas y, por lo tanto, debe efectuar grandes cambios para mejorar su calificación. La empresa tiene una nota igual a las demás y por lo tanto no se encuentra ni mejor ni peor con respecto a ellas.