Sistema de Estímulos Académicos —SEA—

Solicitudes del SEA a través de Soluciones UdeA El Sistema de Estímulos Académicos —SEA—, dentro de sus procesos operativos implementará varios cambios referentes a las solicitudes, con el objetivo de mejorar el servicio y propiciar una óptima gestión, las cuales se oficiarán a través de la herramienta Soluciones UdeA.

Los trámites por Soluciones UdeA generarán: Una comunicación directa con el usuario. Una identificación o número de ticket para hacer trazabilidad de las solicitudes. Autorizaciones y respuestas por la misma solicitud. Reducción en la impresión de papel. Reducción del manejo de documentos y archivos físicos.

A través de Soluciones UdeA, se podrán hacer las siguientes solicitudes: Crear plaza nueva. Validación convocatoria. Reportar resultado de convocatoria. Liberación de plaza. Asignar plaza. Liberación y asignación de plaza. Cambiar director, coordinador u ordenador de gasto.

Solicitud de creación de plaza nueva Diligenciar el formato “solicitud de creación de plaza”. La dependencia debe tramitar dicho oficio ante la Sección de presupuesto (bloque 16 oficina 234). Tramitar el ticket por Soluciones UdeA y adjuntar el formato “solicitud creación de plaza nueva” y “la aprobación presupuestal”, escaneados. Se dará respuesta a la dependencia con los números de las plazas nuevas.

Solicitud de validación de Convocatoria Diligenciar el formato para solicitud de convocatorias y enviar por Soluciones UdeA: Convocatoria auxiliar cátedra 1. Convocatoria auxiliar cátedra 2. Convocatoria monitor. Convocatoria auxiliar administrativo. Convocatoria auxiliar de programación. Convocatoria monitor deportivo. Convocatoria músico auxiliar.

Reportar resultados de convocatoria Diligenciar el formato “Resultado de convocatoria” con el (los) nombre(s) del(los) elegido(s) y la lista de elegibles o declarándola desierta según sea el caso, enviarlo a través de Soluciones UdeA. La lista de elegibles tiene vigencia de un año.

Solicitud para liberación y/o Asignación de Plaza A través del formato “Liberación y asignación de plaza” podrá realizar las siguientes solicitudes: “Liberación de plaza” “Asignación de plaza” “Liberación y asignación de plaza” Adjuntarlo por Soluciones UdeA

Estados del ticket Registrado: Al diligenciar la solicitud por Soluciones UdeA, el sistema asigna un número de ticket, que será el radicado y éste será el registro que se utilizará para hacerle el seguimiento a la solicitud. No admitido: Por algún motivo el ticket no corresponde a las solicitudes que se atienden en el SEA o está por fuera del alcance de los servicios ofrecidos en el sistema Soluciones UdeA, Ejemplo: ingreso a terceros (SAP). En proceso: El ticket está siendo gestionado. Pendiente por tercero: Se requiere de la participación de un tercero para continuar con la solución del ticket. Ejemplo: Administrador de la Plataforma SEA, dificultades con las bases de datos, etc.

Estados del ticket Pendiente por usuario: Se requiere de algún tipo de información o trámite importante por parte del usuario que creó el ticket para continuar avanzando en la solución. Ejemplo: cerrar reporte, el estudiante está asignado a otra plaza o la plaza se encuentra asignada a otro estudiante, el número de cédula no coincide, cambio de tarjeta de identidad a cédula, no está inscrito en terceros, actualización de cuenta bancaria, etc. Cerrado: La gestión sobre el ticket ha terminado.

Muchas Gracias