Firma de convenio de ejecución Fondos Concursables 2017 Dirección de Relaciones Estudiantiles Campus Casa Central Valparaíso Federación de Estudiantes Campus Casa Central Valparaíso

Fechas claves Hito Fecha Término de ejecución 24 de Noviembre 2017 Informe de cierre 04 de Diciembre 2017 Primera reunión bimensual 05 y 06 de Junio 2017 Segunda reunión bimensual 07 y 08 de Agosto 2017 Tercera reunión bimensual 02 y 03 de Octubre 2017 Última reunión bimensual 06 y 07 de Noviembre 2017

Control y acompañamiento La Dirección de Relaciones Estudiantiles velará por el adecuado control de la ejecución de los proyectos seleccionados y la correspondiente supervisión, verificando para estos efectos del cumplimiento de las Bases, Convenio de ejecución, Reglamento de Estudiantes de la UTFSM y la legislación chilena. Se realizarán acompañamientos y reuniones con los distintos programas y unidades de la universidad, entre ellos DEFIDER, Punto de encuentro, Programa de inclusión, etc., en los distintos temas que competan al desarrollo óptimo del proyecto presentado, también velando por el desarrollo de las competencias sellos y líneas de trabajo que la Universidad adscribe en las distintas temáticas.

Procedimiento recursos monetarios Compras a través de sección compras de la Universidad Campus Casa Central Valparaíso Recuperación de gastos Pago a contra factura Pago de boletas de honorarios

Compras a través de la Unidad compras Realizar cotizaciones Enviar cotizaciones a encargado de los fondos concursables, con nombre del proyecto Se solicita a Unidad compras Unidad compras contacta a proveedores y realiza orden de compra Proveedor entrega producto en la Universidad Considerar que el proyecto debe financiar el flete. Las compras no son inmediatas, por lo que deben contemplar al menos 2 semanas. La responsabilidad posterior a gestión de compra recae en el proveedor. Si son compras internacionales considerar los impuestos aduaneros. Los productos deben ser específicos.

Procedimiento Recuperación de gastos Es cuando los integrantes del proyecto realizan la compra del producto. Queda totalmente prohibido realizar recuperación de gastos a boletas de honorarios. Factura Con los datos de la Universidad Ingresar N° de factura a formulario Boleta Verificar que todos los datos sean legibles y no falten Deben estar separadas por ítem. Ingresar n° de boleta a formulario Voucher (débito/T. Crédito) Solicitar rut de la empresa/negocio Ingresar código de autorización a formulario

Procedimiento recuperación de gastos El formulario debe ser en digital y editable. Ingresar en el mismo orden que coloquen las boletas, voucher y/o facturas. Boletas y voucher deben venir pegadas en una hoja en blanco. En detalles deben poner el ítem de lo comprado (alimentación, artículos de oficina, etc.) y el nombre del negocio o local. Nombre del vale se refiere a nombre de quien saldrá el cheque en caja USM, de preferencia ser el encargado de finanzas.

Pago a contra factura Factura debe ser emitida a nombre de la Universidad (datos serán entregados en el convenio). Por cada ítem deberá existir una factura, o sea, alimentación separada de artículos de oficina. La Universidad tiene el sistema de pago a 30 días, desde recepción. No de la fecha de emisión. Es de exclusiva responsabilidad del jefe (a) de proyecto, sub-jefe (a) y encargado (a) de finanzas el comunicar al emisor del método de pago de la Universidad. El pago se efectuará a través de un vale vista del Banco Santander.

Boletas de honorarios Queda completamente prohibido realizar recuperación de gastos con boletas de honorarios. Queda completamente prohibido la emisión de boletas de honorarios por parte de algún miembro del proyecto. La generación de boletas de honorarios debe ser a través de www.sii.cl La boleta debe ser enviada al correo que entrega por defecto el Servicio de Impuestos Internos. Se debe entregar una copia del documento sin realizar algún cambio en el nombre del archivo de la BH al encargado de los fondos concursables, don Ignacio Araya G. El financiamiento cubre el valor bruto de la boleta, eso quiere decir incluyendo el 10%. La retención del 10% es por parte del empleador.

Difusión Periodista, encargada de comunicaciones de la DRREE, Gilda Medina. Dudas, consultas: Gilda.medina@usm.cl – 032 2654943 Asesoría en comunicaciones de sus proyectos: Correos masivos, estrategias de difusión, nota de prensa. Difusión mediante página web RREE y redes sociales. Además contemplar el boletín informativo de la Dirección de Relaciones Estudiantiles, TU HUELLA, para difusión de sus actividades.

CENADE Centro de Actividades de extensión. Préstamo sala de reunión. Inventario. Contacto: www.cenade.usm.cl cenade@usm.cl

DUDAS Y CONSULTAS ignacio.arayag@usm.cl 2654975 +56 9 42605046