Proyecto de Cambio “Mejora de la calidad del agua en localidades rurales” Tema “Taller Manejo del Libro de ingresos y egresos (caja) y Libro de Control de Recaudos (control mensual de pagos)” Programa Buena Gobernanza LOGO MUNICIPALIDAD

Contenido Objetivos de la presentación Participantes de la actividad Materiales necesarios para la actividad Proceso para lograr los objetivos ¿Qué es la gestión económica? Principales aspectos del Libro de Ingresos y Egresos Principales aspectos del Libro Control de Recaudos

Objetivos de la presentación Sensibilizar sobre la importancia de los libros de gestión económica. Dar a conocer el manejo adecuado del Libro de Ingresos y Egresos y del Libro Control de Recaudos. 2. Participantes de la actividad Responsable del Área Técnica Municipal de servicios de saneamiento (ATM) de la Municipalidad. Consejo Directivo y Fiscal de la Organización Comunal. Autoridades locales.

3. Materiales necesarios para la actividad Proyector multimedia Lista de asistencia Copias del Libro de Ingresos y Egresos y del Libro Control de Recaudos Una pelota pequeña para la dinámica 4. Proceso para lograr los objetivos Presentar el contenido de las diapositivas. Dinámica de trabajo grupal. Práctica para llenar el Libro de Ingresos y Egresos y el Libro Control de Recaudos.

5. Qué es la gestión económica Es el registro ordenado de los ingresos y gastos de dinero, sustentados con documentos, como boletas y recibos de egresos. Los responsables directos de la gestión económica son el presidente y el tesorero. Fuente: Cristina Rodríguez Vela (2014), Trabajo de campo Huánuco – Perú.

¿Por qué es importante la gestión económica? Porque nos ayuda a controlar y utilizar mejor los recursos. Nos permite saber cuanto dinero está disponible en la Organización Comunal. Fuente: Cristina Rodríguez Vela (2014), Trabajo de campo Huánuco – Perú.

¿Quién es el responsable de llevar el Libro de Ingresos y Egresos y el Libro Control de Recaudos? Es el tesorero o tesorera de la Organización Comunal, quien debe mantener los libros al día y ordenados. Cada mes el tesorero debe presentarlo al Consejo Directivo, para conocer la cantidad de asociados que han aportado y que porcentaje de morosidad existe. En caso de ausencia del tesorero, deberá reemplazarlo el Vocal 1.

6. Principales aspectos del Libro de Ingresos y Egresos Es uno de los libros más importantes, en el cual se registran cada mes, los ingresos y los gastos. Este libro sirve para controlar el manejo económico de la Organización Comunal y para conocer el saldo de dinero existente. Para que el Libro tenga validez, es necesario legalizarlo ante un Notario Público o Juez de Paz, antes de comenzar a registrarlo. También se le conoce con otros nombres, como: Entrada-Salida Ingreso-egreso Debe-Haber

Para sustentar los INGRESOS Para sustentar lo GASTOS ¿Qué información o documentación es necesaria para llenar el Libro de Ingresos y Egresos? Es necesario contar con lo siguiente: Para sustentar los INGRESOS Para sustentar lo GASTOS 1. Los recibos de ingresos por cobro de la cuota familiar. 1. Boletas por compra de materiales, herramientas u otros. 2. Los recibos de ingresos por otros cobros: multas, reconexiones, etc. 2. Recibos por pago de servicios al operador del sistema de agua. 3. Otros ingresos de dinero: donaciones, actividades, cuotas extraordinarias, etc. 3. Recibos por pago de pasajes y viáticos a los directivos por gestiones.

¿Qué contiene y cómo se utiliza el Libro de Ingresos y Egresos? Fuente: Cristina Rodríguez Vela (2014), Trabajo de campo Apurímac – Perú.

HOJA DE INGRESOS: En la parte superior del cuadro lleva dos líneas: · En una se anota el nombre del tesorero. · En la otra se anota el mes y año. El cuadro contiene cuatro columnas que se utilizan de la siguiente manera: FECHA: En esta casilla se anota la fecha del recibo. DESCRIPCIÓN: En esta casilla se anota el motivo del pago o la actividad por la que se está recibiendo el dinero. NUMERO DE COMPROBANTE: Aquí se anota el número que corresponde al comprobante (recibo) por entrada del dinero. MONTO: En esta columna se anota la cantidad en número que corresponde al ingreso o entrada en efectivo.

HOJA DE EGRESOS: En la parte superior del cuadro se anota el saldo del período. El cuadro contiene cuatro columnas que se utilizan de la siguiente manera: FECHA: En esta casilla se anota la fecha de la boleta o del recibo de egresos. DESCRIPCIÓN: En esta casilla se anota el motivo del gasto o la actividad por la que se está pagando el dinero. NUMERO DE COMPROBANTE: Aquí se anota el número que corresponde al comprobante (boleta o recibo) por salida del dinero. MONTO: En esta columna se anota la cantidad en número que corresponde al gasto o salida en efectivo.

¿Cómo se apertura el Libro de Ingresos y Egresos ¿Cómo se apertura el Libro de Ingresos y Egresos? Se apertura con el primer importe efectivo de dinero, el cual se registra en el lado DEBE. Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

¿Cómo se hace el cierre del Libro de Ingresos y Egresos? El cierre se hace cada fin de mes y es responsabilidad del tesorero. La suma de los ingresos debe ser mayor a la de los gastos, caso contrario significaría pérdida, porque se gastó más de lo necesario.

Recomendaciones para el Libro de Ingresos y Egresos: Todos los ingresos y gastos deberán estar respaldados por los respectivos documentos probatorios, como boletas y recibos de egresos. Las operaciones se registrarán en estricto orden por fechas. Los documentos probatorios serán archivados por fechas, separando los ingresos y los gastos. Fuente: GIZ PROAGUA (2013), Trabajo de campo Ayacucho – Perú.

Veamos el modelo del Libro de Ingresos y Egresos……

LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS GASTOS TESORERO: PERÍODO:  SALDO DEL PERÍODO:    INGRESOS GASTOS Fecha Descripción Nº Comprobante Monto S/.   __________________________________ Firma y Sello Tesorero OC Firma y Sello Presidente OC Firma y Sello Fiscal OC Fuente: GIZ PROAGUA.

7. Principales aspectos del Libro de Control de Recaudos Es el libro donde se registran cada mes todos los ingresos que tiene la Organización Comunal, producto de las aportaciones de los asociados y usuarios por sus cuotas familiares. Fuente: Cristina Rodríguez Vela (2013), Trabajo de campo Huánuco – Perú.

¿Para que sirve el Libro Control de Recaudos? Sirve para llevar un control administrativo de los ingresos que tiene la Organización Comunal, por los aportes de las cuotas familiares. Además de llevar un control sobre los morosos y los que están al día en sus aportes. Fuente: GIZ PROAGUA (2007), Trabajo de campo Cajamarca – Perú.

¿Qué información o documentación es necesaria para llenar el Libro Control de Recaudos?

Para llenar el libro es necesario tener al día y en orden los recibos de ingresos de la Organización Comunal.

Veamos el modelo del Libro de Control de Recaudos……

LIBRO DE CONTROL DE RECAUDOS DEUDAS PENDIENTES (S/.) CENTRO POBLADO: PROVINCIA: DISTRITO: DEPARTAMENTO: AÑO: N° NOMBRES Y APELLIDOS CUOTA FAMILIAR (S/.) DEUDAS PENDIENTES (S/.) MES TOTAL (S/.) ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE COBROS DEUDAS     TOTAL (S/.) Fuente: GIZ PROAGUA.

Dinámica de trabajo grupal: El objetivo es formar parejas para realizar la práctica del manejo adecuado del Libro de Ingresos y Egresos y del Libro Control de Recaudos. “Los elementos” Todos los participantes forman un círculo. Se entrega la pelota a un participante diciendo un elemento (aire, agua o tierra), el que atrape la pelota debe mencionar un animal que pertenezca al elemento que mencionaron, por ejemplo: si dice agua, dirá tiburón; y pasársela a otro diciendo un elemento antes que la atrape el otro participante. No se vale repetir animales y debe responderse rápido. Los que pierden van saliendo y se les asigna un color. Se debe asegurar que los colores asignados se repitan dos veces, para que cuando termine la dinámica, las parejas se formen por colores. Esta actividad permite a los participantes formar grupos de dos para realizar la práctica del manejo adecuado de los libros de gestión económica. A cada grupo se le entregará una copia de cada libro y se le indicará que debe llenarlo adecuadamente. Para esta actividad se consignan 20 minutos.

Practiquemos el llenado de los libros de gestión económica: Libro de Ingresos y Egresos Libro Control de Recaudos

¡Muchas Gracias!