APLICATIVO DE CONSOLIDACION CONTABLE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Dirección Financiera Subdirección de Operaciones Financieras

CREACION DEL APLICATIVO La SED crea el aplicativo de consolidación contable para los Fondos de Servicios Educativos (Matriz Chip C.G.N.). Reducción de tiempos, errores y gastos. Confiabilidad en la información. Estandarización en las cuentas contables. Agiliza los procesos de registro. Permite una mejor gestión en consolidación y análisis.

QUE ES EL APLICATIVO Es una herramienta que permite capturar y consolidar información cuantitativa y cualitativa, producida por los F.S.E., con destino a la S.E.D. para presentarla al nivel central y organismos de control. Adicionalmente permite agilizar los procesos de registro, análisis y control de las partidas contables.

Cargue de información contable en línea Cargue información contable por cada Fondo en el aplicativo Consolidación con la información contable Nivel Central Utiliza Conexión Internet REDP (página Web) de la SED

ACTUALIZACION, DILIGENCIAMIENTO Y ENVIO DE INFORMACION DE LOS F.S.E. 2. Revisión Consolidación con Nivel Central S.E.D. 1. Cumplimiento Cronograma S.H.D. Y ENTES DE CONTROL  3. Valida y ajusta información 4. ENVIO

DILIGENCIAMIENTO APLICATIVO DIGITAR FECHA DEL INFORME ENTRAR POR INTERNET A LA PAGINA DE LA SED SE SELECCIONA EL COLEGIO SE DIGITA USUARIO Y CLAVE SELECCION DEL FORMATO A DILIGENCIAR (Cuentas Por Pagar o Matriz Chip) DILIGENCIAMIENTO APLICATIVO TRANSCRIPCIÓN DE SALDOS INICIALES MOVIMIENTO DEBITO Y CREDITO TODO EN MILES IMPRESION, FIRMAS Y ENTREGA A LA S.H.D. Y ENTES DE CONTROL LA HERRAMIENTA SOLO PERMITE DILIGENCIAR LAS CASILLAS EN BLANCO REVISION Y ANALISIS A LA INFORMACION CONSOLIDADA DESPUES DE DELIGENCIAR CADA HOJA SE VA GUARDANDO PARCIALMENTE Y DEFINITIVO NO PERMITE GUARDAR SI TIENE ERRORES LOS CUALES VALIDA LA HERRAMIENTA SE DIGITA LA INFORMACION CONTABLE NIVEL CENTRAL

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS PROCESO CONTABLE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS CICLO CONTABLE Transacción Comprobantes de Ingresos y Egresos Comprobantes de Contabilidad Libros Auxiliares Libro Diario y Mayor Estados Financieros Balance General y Estado de Actividad Económica y Social Cuentas Reciprocas Diligenciamiento matriz Chip y Cuentas por Pagar

CRONOGRAMA DE ENTREGA Cuentas por Pagar (mensual) De conformidad con la Circular DF 530-002 de la Dirección Financiera, se estableció un Cronograma, para que los responsables de la información contable de los F.S.E. realicen el cargue de la información contable a través de la pagina de la SED., en el aplicativo. Cuentas por Pagar (mensual) Matriz Chip (mensual a partir de octubre) Notas a los Estados Contables (Anual)

MATRIZ CHIP Y CUENTAS POR PAGAR INFORMACIÓN MENSUAL MATRIZ CHIP Y CUENTAS POR PAGAR Formatos CGN2004-006 y CGN 2006-001 MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Cierre Contable 25 23 24 21 12 Cargue de información por la pagina de la SED 30 28 29 27 31 18 NOTA: A PARTIR DEL MES DE OCTUBRE DE 2007 TODOS LOS F.S.E. DEBERAN CARGAR LA INFORMACIÓN CONTABLE MES A MES.

ESTRUCTURA DE APOYO CONTABLE SED Asesores CADELES (11) Nivel central SED (12)

Nivel central SED Atender las llamadas o visitas administrativo-contable de los F.S.E. Revisar el uso de las cuentas y sus dinámicas. Estar pendiente mes a mes las entregas de matriz chip o cuentas por pagar. Revisar que en la pagina de la sed todos los Fondos estén completos con sus reportes. Revisar que hallan digitado la información en miles de pesos. Llamar a los responsables si hay inconsistencias o si no cargaron la información del mes. Oficiar a los responsables de la información en el evento de encontrar alguna inconsistencia o error contable. Hacer seguimiento continuo a la información contable y análisis comparativo a los saldos de las cuentas

Asesores CADELES Inconsistencias contable que halla encontrado en la información y si hay reincidencia en las mismas. Seguridad de títulos valores. Manipulación y control de los soportes contables. Tarjetas presupuestales. Cruce presupuestal con ordenes de pago y contabilidad. Libros oficiales. Ingresos y egresos de almacén. Proceso de contratación. Revisión selectiva de comprobantes de pago con todos sus soportes.

CALIDAD DE LA INFORMACION Y ERRORES MAS FRECUENTES

ERRORES MAS FRECUENTES Falta de planeación en los cierres. Incumplimiento cronograma entregas. Digitación de cifras en pesos. Información incompleta y descuadrada en el sistema. Registros inoportunos de las transferencias. Traslado inadecuado de costos en los diferentes niveles académicos.

DIFERENCIAS DE REGISTROS EN TRANSFERENCIAS POR LOCALIDAD TOTAL GIRADO A JUNIO DE 2007 SEGÚN SED (5423) REGISTRADO EN FONDOS CUENTA 4428 DIFERENCIA 1 1.093.970 1.048.644 45.326 2 189.242 183.090 6.152 3 1.316.479 573.929 742.550 4 2.832.740 2.842.220 -9.480 5 2.848.423 2.615.503 232.920 6 1.904.810 1.904.963 -153 7 2.613.778 2.488.883 124.895 8 3.887.380 3.742.123 145.257 9 916.750 892.760 23.990 10 2.493.358 2.464.359 28.999 11 2.172.336 2.180.158 -7.822 12 732.671 732.344 327 13 153.572 153.171 401 14 586.018 615.382 -29.364 15 442.115 469.474 -27.359 16 1.181.703 1.182.061 -358 17 196.494 18 2.760.477 2.797.400 -36.923 19 4.089.090 4.085.308 3.782 20 153.640 TOTAL 32.565.046 31.321.906 1.243.140

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SIN DILIGENCIAR MATRIZ CHIP O EN BORRADOR SEGUNDO TRIMESTRE 2007 FECHA DE CORTE 02/07/2007 LOCALIDAD   No. FONDOS POR LOCALIDAD SIN DILIGENCIAR EN BORRADOR TOTAL INCUMPLIMIENTO % DE INCUMPLIMIENTO 1 USAQUEN 11 9% 2 CHAPINERO 4 25% 3 SANTA FE 8 50% SAN CRISTOBAL 33 9 10 30% 5 USME 32 16 21 66% 6 TUNJUELITO 12 42% 7 BOSA 20 40% KENNEDY 37 13 43% FONTIBON 44% ENGATIVA 30 13% SUBA 23 48% BARRIOS UNIDOS 0% TEUSAQUILLO 100% 14 LOS MARTIRES 15 ANTONIO NARIÑO 60% PUENTE ARANDA 47% 17 LA CANDELARIA 18 RAFAEL URIBE 26 15% 19 CIUDAD BOLIVAR 35 74% SUMAPAZ TOTALES 324 113 131

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SIN DILIGENCIAR CUENTAS POR PAGAR O EN BORRADOR FECHA DE CORTE 30/07/2007 LOCALIDAD   No. FONDOS POR LOCALIDAD SIN DILIGENCIAR EN BORRADOR TOTAL INCUMPLIMIENTO % DE INCUMPLIMIENTO 1 USAQUEN 11 0% 2 CHAPINERO 4 3 SANTA FE 8 13% SAN CRISTOBAL 33 6% 5 USME 32 6 TUNJUELITO 12 25% 7 BOSA 20 35% KENNEDY 37 5% 9 FONTIBON 11% 10 ENGATIVA 30 33% SUBA 23 26% BARRIOS UNIDOS 13 TEUSAQUILLO 14 LOS MARTIRES 15 ANTONIO NARIÑO 16 PUENTE ARANDA 7% 17 LA CANDELARIA 18 RAFAEL URIBE 26 4% 19 CIUDAD BOLIVAR 35 14% SUMAPAZ TOTALES 324 44

COMPROMISOS Planear, evaluar, actualizar y ajustar los procesos internos en cada Colegio Garantizar, la calidad de la información contable conforme a la certificación emitida por el Contador y el Ordenador del Gasto según artículo 4 de la Resolución No. 550 de 2005 de la C.G.N. Identificar problemas y proponer acciones conjuntas correctivas

Continuación..... COMPROMISOS Tomar acciones correctivas para eliminar las inconsistencias detectadas y sus causas, adaptando un sistema de evaluación, adecuado para el seguimiento y medición de los procesos, de forma que se alcancen los resultados planificados – Resolución 119 de 2006, C.G.N. Sostenibilidad del Sistema Contable y Resolución DDC -002 de 2006.

Continuación..... COMPROMISOS La información contable debe ser firmada por los responsables y aprobada por el Consejo Directivo mediante Acta. El original firmado reposará en los archivos de la institución, Literal D Artículo 10 del Decreto 992 de 2002 del M.E.N.

GRACIAS