Detección y baja de Documentación Siniestrada

Objetivo Crear una Cultura de Prevención para garantizar el resguardo, la conservación e integridad de la documentación que se encuentre en las Unidades Médico / Administrativas.

Finalidad Contar con los conocimientos necesarios para la Identificación de Documentación Siniestrada. Evitar el Deterioro de la Documentación. Identificar y elaborar una INCIDENCIA. Procurar la Salvaguarda, Confidencialidad e Integridad de los Datos Personales.

Marco Normativo Ley de Salud del Distrito Federal, artículo 110, fracción XII. Ley de Archivos del Distrito Federal artículos 32, 33 y 34. Reglamento de la Ley de Salud del Distrito Federal, artículo 14, fracción V. Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, artículos 1, 4, 5 fracciones VI, VII y IX; 6 fracción II inciso e); 7, 14 fracciones V y IX; 18, fracción II y 24.

Marco Normativo Normas de Bienes Muebles de los Servicios de Salud Pública del Distrito Federal, Norma 2 y 43 apartados I, II y III. Norma 43, Normas Generales de Bienes Muebles para el Distrito Federal. Circular Uno 2015”Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal”. Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.

DOCUMENTACIÓN SINIESTRADA

Documentación Siniestrada Es toda documentación que por algún factor, causas ajenas o imprevisibles, como accidentes y/o desastres naturales, sufrieron de perdida parcial o total de la información.

Documentación que por sus condiciones implica un Riesgo Sanitario Es toda documentación que por sus condiciones implique un riesgo sanitario por contaminación (heces fecales de roedores ó gatos, exposición a líquidos cansados ó resguardo en áreas no adecuadas para su conservación).

Documentación que por sus condiciones implica un Riesgo Sanitario Es necesario informar sobre los hechos, dentro de los 15 días posteriores al evento, anexando:   Copia del acta de levantamiento de hechos emitida por el Ministerio Público (Acta Especial). Acta administrativa firmada por los servidores públicos involucrados ó Responsables de Sistemas de Datos Personales de los involucrados. Fotografías, que manifiesten el estado físico de la documentación.

Incidencia Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad, integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos; así también se pueden considerar los accesos no autorizados, la pérdida o extravío de datos, una incorrecta gestión, etc

Tipos de Incidencias

Documentación Siniestrada Derrumbes Erupciones Volcánicas Granizada Heladas Inundaciones Encharcamientos Plagas Sismos Tormentas Tornados Fenómenos Naturales:

Documentación Siniestrada Abandono de funciones Abuso de autoridad Abuso de confianza Administración Fraudulenta Contaminación Ambiental Daño a la Propiedad Delincuencia Organizada Derrames de sustancias químicas Despojo Discriminación Ejercicio Ilegal del Servicio Público Anomalías:

Documentación Siniestrada Encubrimiento por recepción Explosiones Extorción Fraude Guerras Incendios Revelación de Secretos Robo Subversión Violación de la intimidad personal Anomalías:

Procedimiento de notificación, gestión y registro de incidencias Cualquier persona que conozca de una incidencia respecto a la seguridad de los datos de carácter personal o de las medidas de seguridad correspondientes tiene la obligación de comunicarlo al Responsable, Responsable de Seguridad y/o Encargado. El Responsable, Responsable de Seguridad y/o Encargado, serán los garantes de mantener un registro de las incidencias en el que, además de los datos especificados en la notificación, se incluirán las medidas adoptadas en cada caso para la solución de dicha incidencia. Requisitar el Anexo 5 del Documento de Seguridad.

receso

Procedimiento de notificación, gestión y registro de incidencias d) Informar al Enlace en Materia de Datos Personales sobre las medidas que se tomen ante cualquier tipo de incidencia. e) Resuelta la incidencia, los responsables deberán verificar su atención. En el caso de que el propio Responsable haya sido la persona que ha resuelto la incidencia deberá ser una persona diferente la que verifique. f)El “Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias” se encuentra establecido en el Anexo 5, 5A y 5B del Documento de Seguridad de cada uno de los SDP y Puede ser consultado en el apartado "Anexos" de este prontuario.

Documentación Siniestrada

"Registro de Incidencias"

Documentación Siniestrada Tipo de incidencia. El tipo de incidencia de acuerdo al "Catálogo de incidencias". Tipo de soporte. Momento en que se produjo. "Registro de Incidencias", deberá contener la siguiente información:

Documentación Siniestrada Valoración de la serie documental vinculada al Sistema de Datos Personales afectado: Valor primario (legal, fiscal, contable o administrativo). Valor secundario. Puede ser informativo, testimonial y/o evidencial. Tiempo de conservación de los datos personales "Registro de Incidencias", deberá contener la siguiente información:

Documentación Siniestrada Tipo de datos personales afectados. Lugar y tiempo en que se produjo la incidencia. Persona que notifica la incidencia. Persona que recibe la notificación. Descripción de los hechos. "Registro de Incidencias", deberá contener la siguiente información:

Documentación Siniestrada Efectos que derivan de la incidencia. Acciones implementadas que derivan de la incidencia. En este caso se informará lo siguiente: Procedimiento realizado en la recuperación de los datos. b) Persona a cargo de la ejecución del procedimiento. "Registro de Incidencias", deberá contener la siguiente información:

Documentación Siniestrada Acciones implementadas que derivan de la incidencia. Procedimiento realizado en la recuperación de los datos. Persona a cargo de la ejecución del procedimiento. Datos restaurados. En caso necesario, informar si algunos datos fueron grabados manualmente. Firma "Registro de Incidencias", deberá contener la siguiente información:

Elaboración de Incidencia Ejercicio Elaboración de Incidencia

Procedimiento de Transferencia Documental Documentación Siniestrada Solicitar vía oficio a la SCAOIP / OIP la validación del estado en que se encuentra la documentación. Para la documentación administrativa el responsable de notificar sobre el siniestro es el Administrador ( Hospital, Jurisdicción y/o Centros de Salud). Para la documentación Clínica ó Médica el responsable de notificar sobre el siniestro es la Subdirección Médica y/o Director (Hospitales), Subdirector de Atención Médica Jurisdiccional y/o Director (Centros de Salud). Relacionar la documentación dependiendo del grado de deterioro; por expediente, por folio o por el contenido de la caja en el formato denominado Inventario de Baja Documental por expediente. Colocar la documentación siniestrada debidamente identificada en bolsas de plástico color negro y selladas con cinta canela.

Ejemplo Documentación Siniestrada 1. Numero de Bolsa 2. Dependencia 3. Unidad Hospitalaria 5. Área Generadora 4. Contenido 6. Año o Periodo

Baja de Documentación Siniestrada El área generadora deberá elaborar “Solicitud de Baja Documental” por siniestro vía oficio al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Remitir a la SCAOIP/OIP soporte documental de la Baja, es decir: Acta Especial ante el Ministerio Público, Acta Administrativa, Incidencia, Inventarios, Fotografías (Oficio solicitando la intervención de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, Informe y Dictamen).

Baja de Documentación Siniestrada El COTECIAD aprueba la Baja Documental . Remite vía oficio el soporte documental de la Baja a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del D.F., para su validación y registro. Una vez aprobada la Baja se pública el soporte documental 30 días antes de su destrucción en el portal de Transparencia de la Dependencia u Organismo.

Lic. Haydeé Ruiz Martínez Subdirectora de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública (SEDESA) Responsable de la Unidad de Transparencia(OPD) José Luis Álvarez Barrón Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite, Asesorías, Capacitación y Revisiones. Marina L. Jiménez Preciado Responsable de Capacitación en la Unidad de Transparencia Javier Carmona Quintero Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración, Cursos, Capacitación y Revisiones. Sergio Iván Pérez Lerma Cursos, Capacitaciones, Constancias, Revisiones. Dirección: XOCONGO #225 Col. Tránsito, PB. Teléfono 50381700 Ext.1675 Unidad de Archivo de Concentración de la Secretaria de Salud de la Ciudad de México Dirección: Av. Jardín # 356, Col. Del Gas, Del. Azcapotzalco Correo: concentracionsesa@sersalud.df.gob.mx Unidad de Archivo de Concentración de los Servicios de Salud Pública del D.F. Dirección: Calle Trigo # 129 Col. Granjas Esmeralda Del. Iztapalapa, C.P. 09810 Correo: concentracionsesp@sersalud.df.gob.mx

ARCHIVO Dirección: XOCONGO #225 Col. Tránsito, Teléfono 5132-1200Ext.1675 archivoconcentrasalud@yahoo.com.mx