Microsoft Office 2007 Introducción a Access

Una base de datos es una colección de información relacionada entre si y almacenada en una o más computadoras. Está organizada y con un formato uniforme de registros y campos Ejemplo de programas de bases de datos Access D-base ¿Cuál usaremos en la clase? Access, el cual pertenece al paquete de Microsoft Office 2 ¿Qué es una base de datos?

1.Minimiza la duplicidad de datos 2.La información es más precisa, confiable y consistente porque la duplicidad de datos se minimiza 3.La entrada de datos es más rápida y fácil cuando se usan los formularios (Forms) de Access 3 Ventajas de una base de datos

4.La información puede ser vista y organizada de muchas maneras haciendo uso de las consultas (Queries), formularios (Forms) e informes (Reports) de Access 5.La información es más segura usando claves de acceso (passwords) o aspectos de seguridadde Access. 6. Varios usuarios pueden compartir y editar información simultaneamente 4 Ventajas de una base de datos

Campo (field) – unidad de información más pequeña de una base de datos (ejemplo: nombre de estudiante, edad, seguro social) Registro (record) – grupo de campos relacionados que describen una cosa, una persona o un lugar. Tabla o archivo – Colección de registros de un solo tema. Base de datos – colección de tablas asociadas con un tópico general 5 Repaso de conceptos básicos de base de datos

6 Campo Registro Tabla Base de datos Ejemplo: Diagrama para representar la estructura de una base de datos

Tipos de Datos (Data Type) AutoNumber Yes/No OLE Object Attachment Hyperlink 7 TextText MemoMemo NumberNumber Date/TimeDate/Time CurrencyCurrency El tipo de dato determina qué forma o estructura tiene el dato qué puede ser entrado en el campo. Los tipos de datos en Access son los siguientes:

Tipos de Datos 8 Text – permite texto regular o combinación de letras, números, símbolos (alfanumérico). Se puede usar por ejemplo, cuando vas a escribir un nombre o una dirección. El tamaño máximo de este campo es de 255 caracteres alfanuméricos Memo – permite la entrada de texto al igual que “Text” pero difiere en cuanto al tamaño del dato permitido en el campo. El campo Memo permite hasta 65,536 caracteres alphanuméricos con ciertas opciones de formato. Un ejemplo de uso para este tipo de campo sería la descripción detallada de un producto.

Tipos de Datos 9 Number – es para los datos que son numéricos y que pueden ser usados en operaciones aritméticas Currency – se usa cuando el campo es de valor monetario (dinero)

Tipos de Datos (a usarse en clase) 10 Date/Time – puedes entrar fechas y horas AutoNumber – número entero asignado por Access en un orden o secuencia y que se generan de manera individual para cada récord. Yes/No – Solo acepta un valor: Yes/No. También puede usarse en la forma de True/False o On/Off. Es un tipo de campo l ógico o booleano. Eso significa que sólo puede representar valores de lógica binaria, esto es 2 valores.

Tipos de Datos (a usarse en clase) 11 OLE – incrustar y enlazar object linking and embedding OLE permite enlazar documentos o imágenes a un registro. Attachment – Son un tipo de campo especial multivalor en el cual podemos asociar muchos archivos como parte de un mismo récord. Por ejemplo varias fotos o varios documentos Hyperlink – hipervículos como direcciones de páginas y cuentas de correo electrónico.

Campo clave (key field) – campo que contiene información única que para cada record Base de datos relacional– base de datos en Access con múltiples tablas que se relacionan por un campo en común Objetos - partes de una base de datos en Access que te ayudan a ver, editar, manejar y analizar los datos. Los objetos en Access son: tablas, consultas, formas, informes, macros y módulos 12 Otros conceptos importantes de base de datos

1.Tablas – guarda todos los datos (es el objeto más importante en una base de datos) 2.Consultas (Queries) – obtiene información de diferentes tablas a base de preguntas 3.Formas o formularios– provee pantalla para una entrada de datos más fácil. Muestra un solo récord a la vez 4.Informes (Report) – provee impresión profesional 13 Principales Objetos de Access y sus propósitos

Pantalla inicial en la que das nombre a tu Base de Datos Aquí escribimos el nombre de la base datos Estas son plantillas, formatos pre-definidos para crear una base de datos En este caso no estamos usando una plantilla. Estamos usando un formato en blanco donde definiremos qué elementos queremos en la base de datos.

Pantalla para definir la estructura del registro o récord 15 En la vista de diseño (Design View). Definimos cuáles y qué tipos de campos contendrá la estructura del récord en la tabla. Descripción específica del campo Nombres de campos y tipo de campo

Pantalla para entrar los datos de cada récord en una tabla ¿Cuántos campos hay en esta imagen? ¿Cuántos récords completados hay en esta imagen?

Tabla- Table Consulta - Query Formulario- Form Informe o reporte - Report Para esta base de datos se han creado un total de 14 elementos. Hay 1 tabla, 3 consultas, 6 formularios y 4 informes