Gilda Rodríguez Francia Docente en Materia Archivística TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS, COMO MEDIO PARA DESCONGESTIONAR LOS ARCHIVOS Gilda Rodríguez Francia Docente en Materia Archivística

Todo trabajo archivístico que se deba desarrollar en cualquier institución, como es el caso de la administración pública, será en el marco de la Legislación Archivística vigente, con la infraestructura y mobiliario adecuados, así como la participación de personal calificado con formación, capacitación y experiencia archivística.

El desarrollo del Sistema Nacional de Archivos tiene como base fundamental la existencia de verdaderos archivos centrales con las competencias de órganos de administración de archivos, que integren a los diferentes niveles de archivos de la entidad. Asegurando el incremento conservación y servicio del acceso documental. La transparencia y el acceso a la información que hoy en día es política gubernamental, se garantiza con la existencia de archivos debidamente implementados que permitan disponer de documentos e información en forma completa y oportuna.

En este contexto, y aplicando el Proceso Técnico de Selección Documental, podremos determinar la transferencia o eliminación de las series documentales. Cada actividad se diferencia tanto por los objetivos y finalidad que persiguen como por el procedimiento legalmente establecido para su realización, basándose en directivas que el Sistema Nacional de Archivos aprobó en el año 1986, a las que deben ceñirse todas las entidades públicas del país.

LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS La Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, indica el procedimiento a seguir para las transferencias de documentos. OBJETIVO “Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional”.

FINALIDAD Lograr que los documentos que se producen a diario no se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida.

PROCEDIMIENTO El Jefe del Archivo Central como responsable de un Sistema de Archivo Institucional, es quien debe dirigir cada paso que se de en toda actividad archivística y consecuentemente cuando se trata de la transferencia de documentos. El encargado del Archivo, deberá preparar un Cronograma anual de transferencias con la finalidad de fijar las fechas en las cuales se transferirán los documentos, con este el jefe del archivo receptor podrá prever lo necesario para su recibimiento.

2. Elaborar el Inventario de Transferencia de documentos, que se mostrará más adelante. 3. Los documentos a transferirse deben ser preparados para el envío en unidades de archivamiento (legajos, paquetes, cajas, etc.) cuidando de colocar en cada unidad de archivamiento una serie documental conservando el orden que tuvo en la oficina o dependencia de origen.

Realizar las anotaciones correspondientes como código, número de orden, etc. Que identifique claramente la unidad de archivamiento. Concluida la transferencia tanto el remitente como el receptor deben firmar los inventarios o actas correspondientes en señal de conformidad. Este documento evidencia el compromiso asumido por ambas partes en el envío y recepción de la documentación.

Los archivos de nivel desconcentrado transferirán los documentos al Archivo Regional correspondiente, observando las disposiciones de la presente directiva. Si éste no existiese, los documentos se pondrán a disposición del Archivo General de la Nación. Si bien es cierto que la normatividad existente está dirigida a los archivos públicos del país, y es de observancia obligatoria, las entidades privadas también pueden sujetarse a ellas, adaptándolas a sus necesidades o características propias, a fin de realizar un trabajo técnico que les facilitará la tarea y sobre todo contribuirá a la mejor atención de su patrimonio documental.

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Página 1 de Págs. Información General Sector : Justicia Entidad : Ministerio de Justicia Unidad Orgánica : Dirección General de Finanzas Datos : 4.1 Código : 03 4.2 Año : 2002 4.3 Remisión N° : 01 5. Descripción General de Documentos a transferirse - Ordenes de Compra 1989 - 1995 - Notas de ventas 1990 - 2001 - Balances 1990 - 2001

6. Metros lineales de documentos a transferirse: 160 ml. Lugar y Fecha Miraflores, 26/04/2002 ______________________ Jefe del Archivo remitente 8. Lugar y Fecha Lima, 26/04/2002 ______________________ Jefe del Archivo receptor

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA Descripción de documentos Página 2 de Págs. Número de Orden Descripción de documentos Fechas Extremas Unidades de Instalación Observaciones 1 2 3 Ordenes de compra Notas de venta Balances 1989 – 1995 1990 – 2001 Caja Paquete Deteriorado Copias

LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS En el Perú, la eliminación de documentos está normada desde el año 1972, mediante el Decreto Ley 19414, artículo 10, y su reglamento el Decreto Supremo N° 022-75-ED, artículo 24 que señala el procedimiento a seguir. La Directiva N° 006/86-AGN-DGAI indica el procedimiento a seguir para la eliminación de documentos. La eliminación debe verse como un mal necesario, toda vez que no podemos conservar la documentación en su totalidad, por lo que la decisión de prescindir de una parte de ella permitirá que la de mayor valor desplace a la de menor valor.

OBJETIVO “Orientar las acciones archivísticas para la eliminación de los documentos innecesarios en los archivos administrativos del Sector Público Nacional”.

FINALIDAD Conservar los documentos estrictamente necesarios y descongestionar periódicamente los archivos de las oficinas, para aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles, así como los recursos humanos en la atención de los documentos que tengan que conservarse por el valor que tienen.

PROCEDIMIENTO En el Perú, tenemos un procedimiento legalmente establecido, cuya base legal es el Decreto Ley 19414 y su Reglamento, el Decreto Supremo 022-75-ED. La Directiva N° 006-86-AGN/DGAI detalla más aún el procedimiento, como sigue:

Todo Archivo Central debe contar con un Cronograma de eliminación de documentos de acuerdo a los plazos de conservación establecido, a fin de ir descongestionando progresivamente los repositorios, en tanto se cumplan estos plazos.

Las instituciones públicas solicitan al AGN la eliminación propuesta por el Comité Evaluador de Documentos, con el inventario respectivo. Las solicitudes deben estar acompañadas de: - Inventario en original y dos copias. - Muestras de la documentación que se va a eliminar. - Acta de Comité evaluador de documentos, en la que deciden proponer la eliminación al AGN.

4. El AGN, una vez recibida la solicitud, designa un supervisor que visitará la Institución para verificar in situ la documentación y analizarla, asimismo, verifica aspectos como la existencia de los originales cuando se trata de eliminación de copias, o si la documentación ha sido auditada, también obtiene datos sobre el volumen, las fechas extremas, la génesis documental, los dispositivos legales que la respaldan, etc. Con estos datos el supervisor prepara un informe técnico que es puesto a consideración de la Comisión Técnica Nacional de Archivos (CTNA).

La CTNA, quien tiene la responsabilidad de analizar el expediente, se pronunciará en sentido favorable o desfavorable. Si opina por la procedencia de la eliminación, la jefatura del AGN, procede a expedir la Resolución Jefatural que autoriza la eliminación, de ser desfavorable resuelve por la conservación de los documentos en la entidad si no superan los 30 años y de haber cumplido este término se decide la transferencia al AGN, para integrar el Patrimonio Documental de la Nación.

Autorizada una eliminación la ejecución corresponde al AGN en coordinación con la entidad solicitante. Los archivos de nivel desconcentrado solicitarán la eliminación de documentos al Archivo Regional correspondiente, quien observará las disposiciones contenidas en la Directiva N° 006/86-AGN-DGAI antes mencionada.

8. Debemos tener presente que la Comisión Técnica Nacional de Archivos, está constituida por los siguientes miembros: El Jefe del Archivo General de la Nación, quien la preside. Un representante de los Archivos Públicos del país, nombrado por Resolución Jefatural del AGN, entre una terna propuesta por la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo intermedio del AGN. Un representante del Colegio de Abogados de Lima. Un representante de la Academia Nacional de la Historia. Un representante de la Asociación de Archiveros del Perú. La CTNA cuenta con un reglamento que norma sus atribuciones y sesiones, las mismas que constan en un libro de actas.

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN Página 1 de Págs. Información General Sector: Gobierno Local Entidad: Municipalidad de Lima Unidad Orgánica: Finanzas Jefe del Órgano de Administración de archivos: Félix Melgar Dirección: Plaza Mayor-Lima Teléfono: 427-4311 Autorización de eliminación de documentos del Archivo General de la Nación 7.1 R.I. 7.2 Sesión de la Comisión Técnica de Archivos:

Descripción General de documentos a eliminarse: - Comprobantes de Pago : 1990 – 1998 - Conciliación Bancaria : 1990 – 1999 - Extractos Bancarios : 1980 – 1999 9. Metros lineales a eliminarse: 120 ml. aproximadamente. __________________________________ Jefe del Órgano de Administración de Archivos Lugar y fecha Lima, 22 de agosto de 2009

INVENTARIO DE ELIMINACIÓN Descripción de las series documentales DE DOCUMENTOS Página 2 de Págs. Número de Orden Descripción de las series documentales Fechas Extremas Observaciones 1 2 3 Comprobante de Pago Conciliación Bancaria Extracto Bancario 1990 – 1998 1990 – 1999 1980 – 1999 Copias Deteriorado por hongos.