El Primer Paso al Comercio 100% e-AWB El Primer Paso al Comercio de Carga Electrónico Mayo 2013

Qué es e-AWB? 2

Contrato de transporte Qué es la Guía Aérea? La Guía Aérea (AWB) es el Contrato de transporte entre el ‘shipper’ (forwarder) y el ‘carrier’ (línea aérea) RP1608: “AIR WAYBILL”. The document made out by or on behalf of the shipper which, when used, evidences the contract between the shipper and carrier(s) for carriage of goods over routes of the carrier(s).

Un poco de historia sobre la AWB de papel Está gobernada bajo la Resolucion IATA 600a “The Air Waybill” Las “Condiciones de Contrato de la Air Waybill” están impresas en el reverso de la guía según lo estipulado en la Resolución IATA 600b Cuando es emitida se requiere un set de por lo menos ocho copias - Color es opcional En los países con convención de Varsovia es mandatoria la AWB de papel. Original 1 (for Issuing Carrier) Green Original 2 (for Consignee) Pink Original 3 (for Shipper) Blue Copy 4 (Delivery Receipt) Yellow Copy 5 (Extra Copy) White Copy 6 (Extra Copy) White Copy 7 (Extra Copy) White Copy 8 (for Agent) White 4

Ha llegado el momento para e-AWB La e-AWB es un contrato de carga electrónico, que es una alternativa al contrato de papel. La guia aérea electrónica (e-AWB) simplifica los procesos de carga aérea para todos los participantes incluyendo Reguladores: Elimina la necesidad de una AWB de papel Un solo ingreso de datos No hay necesidad de imprimir, manipular o archivar este contrato en papel. La e-AWB se especifica en la Recommended Practice (RP) 1670 5

Las líneas aéreas miembros del Comité de Carga IATA están liderando e-AWB en sus países Sobre 75 % 75 to 20 % Menos de 20 % As of Oct 2012 6

Los días para la AWB de papel están contados… 2013: 20% e-AWB dónde sea posible* 2014: 50% e-AWB dónde sea posible* 2015: 100% e-AWB dónde sea posible* * Factible: 2012: En rutas MP4 y MC99 2013: En rutas MP4 y MC99 y en rutas entre el Tratado de Varsovia y países MP4 o MC99 7

e-AWB está en camino… pero aun tiene una gran ruta por recorrer – 7.7% 8

e-AWB pavimenta el camino para e-freight Beneficios & Embarques e-Freight e-AWB e-freight requiere e-AWB ! Actualmente Número de documentos & Complejidad 9

e-freight: nuestra meta final Shipper Carrier Origin Freight Forwarder Ground Handler Ground Handler Export Customs Import Customs Invoice Packing List Certificate of Origin Letter of Instruction Dangerous Goods Dec. CITES Certificate* Destination Freight Forwarder Air Waybill House Waybill House Manifest Export Goods Declaration Customs Release Export Security Declaration* Flight Manifest* Freight Booked List* Export Cargo Declaration Import Cargo Declaration Transfer Manifest Transit Declaration* Invoice Packing List Certificate of Origin Letter of Instruction Dangerous Goods Dec. CITES Certificate Air Waybill & Status Message House Waybill House Manifest Export Goods Declaration Customs Release Export Security Declaration Flight Manifest Freight Booked List Export Cargo Declaration Import Cargo Declaration Transfer Manifest Transit Declaration Import Goods Declaration Customs Release Import Consignee Import Goods Declaration Customs Release Import 10

Por qué una e-AWB? 11

Todos los actores se benefician con e-AWB Reducción de costos de procesamiento debido a la eliminación total de AWB de papel Mayor precisión de la información del AWB Reducción de las demoras por manejo de la carga debido a pérdida del AWB o AWB ilegibles Eliminación de la necesidad de archivo de AWB de papel mediante la utilización de registros electrónicos Acceso en tiempo real a la información del AWB de todo el personal de todos los lugares, permitiendo control y revisión cruzada de los datos Primer paso hacia e-freight, transporte de carga sin papel Last point: Example Cathay Pacific: forwarder only brings the pouch and so realize the benefits of removing the pouch Enable the implementation of handheld device to remove the warehouse receipt 12

Aumenta productividad Mejora el servicio al cliente Beneficios de e-AWB Aerolíneas Aumenta productividad Elimina tareas operacionales Elimina doble digitación y reduce el número de errores Elimina el riesgo de pérdida de documentos Procesos mas rápidos Aumenta calidad de la información Reutilización de la información en forma automática Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información Reduce costos Reduce costos de almacenaje Elimimando el papel se libera espacio de la oficina. Mejora el servicio al cliente Proporciona un servicio mas eficiente al agente de carga, al simplificar el trabajo de manejo de papel y reduciendo los tiempos de espera. Alertas proactivas a los agentes en problemas con los documentos, soluciones mas rapidas para asegurar el embarque en la fecha prevista Respuesta mas rápida a los reguladores Reduce los ciclos de respuesta Realiza pre-clearance con aduana Entrega de datos de calidad a aduana Contribuye a los requerimientos de reportes anticipados 13

Aumenta productividad Mejora el servicio al cliente Beneficios de e-AWB Freight Forwarders Aumenta productividad Elimina tareas operacionales y riesgo de pérdida de documentos Ahorra tiempo al no tener que esperar aceptación en el mesón de la aerolínea Ahorra tiempo en corregir errores Agiliza procesos: al reemplazar procesos en papel por intercambio electrónico de datos Mejora el servicio al cliente Elimina el manejo de discrepancias debido a la pérdida de documentos Manejo de envíos urgentes con facilidad Proporciona respuesta inmediata a los clientes a través de acceso de datos digitales Facilita la liberación en aduanas y la rápida entrega de la mercancia Reduce costos Reduce costos de almacenaje y libera importante espacio de oficina Elimina costos de destrucción de papel y reciclaje en el ambiente e-freight Elimina la compra de AWB neutrales Reduce costos de impresión Aumenta calidad de la información Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información El uso de datos electrónicos en lugar de papeles que se pueden extraviar 14

Aumenta productividad Aumenta el nivel de seguridad Beneficios de e-AWB Aduanas Aumenta productividad Capacidad de automatizar procesos Capacidad de acceder a los datos antes del arribo fisico de la carga, contribuyendo a los requerimiientos de reporte anticipado Reduce la necesidad de ingreso de datos. Aumenta calidad de la información Reutilizar datos de aduana en forma automatizada Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información Permite compartir los datos con otras entidades de gobierno Reduce costos Reduce costos de almacenaje y libera importante espacio de oficina. Reduce costos de mano de obra relacionados a la manipulación del papel e información Aumenta el nivel de seguridad Capacidad de detectar automaticamente inconsistencias entre documentos. Capacidad de obtener automaticamente informacion relacionada con temas de seguridad 15

Qué necesita saber? Marco Legal 16

80% del volumen de carga a nivel mundial se produce en rutas con tratados internacionales compatibles con e-AWB Sin tratados Convención de Montreal (MC99) y Protocolo de Montreal (MP4) reconoce y acepta el uso de e-AWB en lugar de AWB de papel En rutas de Varsovia las AWBs de papel aún son requeridas. Países que no tienen tratados podrían aceptar e-AWB por ley local En ciertas aduanas el papel puede ser requerido aún con MC99 & MP4 Rutas con Varsovia Los países con MC99/MP4 permiten e’AWB (totalizando 80% del volumen de la carga) 111 countries where e-AWB is legally feasible accounting for 95% of the global air freight volumes Aduanas requieren AWB de papel por cada embarque 17

e-AWB es compatible con la Convención Revisada de Kyoto La AWB no es una Declaración de Aduana Segun la RKC Aduanas puede solicitar la AWB como Documento de Apoyo Documentos de apoyo pueden ser entregados en formato electrónico Mas y mas Aduanas aceptan documentos de apoyo en formato electrónico Original 3 (for Shipper) Blue Copy 8 (for Agent) White Original 1 (for Issuing Carrier) Green Original 2 (for Consignee) Pink Copy 4 (Delivery Receipt) Yellow Copy 5 (Extra Copy) White Copy 6 (Extra Copy) White Copy 7 (Extra Copy) White WCO Survey on Dematerialization October 2011 “25 (61%) of 41 indicated that they dispense with need for paper with the availability of online access to supporting documents” 18

Qué necesita saber? Pre-requisitos para e-AWB 19

Su check list para e-AWB Pista: Disposición reglamentaria Motor: Disponibilidad Técnica & Legal Plan de Vuelo: Procesos de Negocios Preparados

La “pista” debe estar libre para que la e-AWB pueda despegar… Apoyo de las Convenciones Internacionales, idealmente ratificado el MC99 y como segunda opción MP4. Complicado cuando el país solo tiene W29. Legalmente autorizados a nivel local (se permite contratos y transacciones electrónicas). Compatible con procedimientos establecidos por las autoridades locales (particularmente en exportaciones).

Los “motores” deben estar en su lugar para e-AWB Front (600a) Reverse (600b) AWB de papel + + Mensajes electrónicos Contrato de e-AWB firmado e-AWB 22

La visión de los dos tipos de contratos de e-AWB & MULTILATERAL AGREEMENT Status August 2012: The multilateral agreement is currently under discussion with FIATA and the e-AWB Advisory Group, with the target to perform some pilots till end of 2012. Bilateral agreements (RP 1670) Multilateral agreement (Resolution 672)

El Contrato Multilateral de e-AWB es clave PoC comenzó en Dic 2012 Multilateral agreement aprobado por IFCC: Feb 2013 Multilateral agreement aprobado por CSC: Mar 2013 Multilateral agreement aprobado por Gobiernos Multilateral agreement efectivo desde: 18 Abr 2013 Fírmalo ahora ya esta disponible en: www.iata.org/e-awb-multirateral

Contrato Bilateral de e-AWB (RP1670) Un modelo de contrato de e-AWB (IATA RP1670) ha sido desarrollado por la industria Partes Principales del Contrato Anexo A: define los mensajes electrónicos y otros aspectos técnicos Anexo B: define las condiciones del contrato (Resolución 600i) Think about including an e-AWB agreement as part of terms and conditions of an e-AWB portal. Anexo C: define las especificaciones técnicas del Cargo Receipt Annex D (opcional): sección de rutas de Varsovia 25

Contrato Multilateral de e-AWB (Res 672) Con el multilateral agreement, las partes solo tienen que firmar el contrato una vez para tener derecho a hacer e-AWB con muchos socios comerciales. Partes Principales del Contrato Annex A: define las condiciones del contrato (Resolución 600i) Formulario de incorporación de FF: declara sucursales y contactos Think about including an e-AWB agreement as part of terms and conditions of an e-AWB portal. Formulario de Incorporación Aerolínea: declara aeropuertos y contactos El multilateral agreement da derecho a la línea aérea a imprimir una AWB de papel a nombre del agente de carga cuando sea necesario, en el caso que la aerolínea quiera ofrecer este servicio. 26

El Cargo Receipt evidencia la celebración del contrato de transporte El cargo receipt debe ser emitido por la aerolínea según solicitud del Shipper. La Resolución 600g especifica el modelo. El Cargo Receipt es usado en ambos contratos bilateral o multilateral. 27

Diferentes métodos y estándares están disponibles para intercambiar mensajes electrónicos Freight Forwarder 1 ERP Air Waybill Airline Status Update Freight Forwarder 2 ERP Air Waybill Web Status Update Air Waybill standards: IATA Cargo-IMP “FWB” or IATA Cargo-XML “Waybill” Status Update standards: IATA Cargo-IMP “FSU” or IATA Cargo-XML “Status Update” 28

Aerolíneas y Proveedores de TI están desarrollando soluciones para e-AWB Varias aerolíneas han creado sus propios portales para e-AWB IATA Strategic Partners, son proveedores de TI que están trabajando con IATA en nuevas iniciativas de carga: Algunos de ellos ya han desarrolado soluciones para e-AWB 29

Como identificar el pouch en un ambiente de e-AWB Información importante va incorporado en el pouch Algunas aerolíneas solicitan al agente poner una etiqueta en el pouch. La etiqueta puede estar diponible a través del mismo portal de e-AWB, accesible en la oficina de la aerolínea, o producida por el agente de carga. La práctica recomendada 1600u especifica el contenido de la etiqueta para el pouch. 30

El “Plan de Vuelo” debe estar claramente definido Dos procesos de negocio recomendados para e-AWB “Recibo de Carga de entrega Inmediata” “Recibo de Carga de entrega Diferida”

Process 1 - “Immediate Cargo Receipt Delivery” Freight Forwarders Proveedores Servicios Aerolíneas ERP Web ERP Recibe Información FWB Prepara el envío Identica discrepancias (con forwarder si existe) FNA Resuelve discrepancias (con aerolínea si existe) reconocimiento (con forwarder si existe) FMA Recibe embarque Entrega embarque Embarque Aceptado (se emite cargo receipt) FSU/RCS

Process 1 - “Immediate Cargo Receipt Delivery” Freight Forwarders Proveedores Servicios Aerolíneas ERP Web ERP Recibe Información FWB Prepara envío Identifica discrepancias (con forwarder si existe) FNA Resuelve discrepancias (con aerolinea si existe) Aduana accede “como excepción” a la AWB ya sea on-line o en papel (impresión de los registros electrónicos) ) Reconocimiento (con forwarder si existe) FMA Recibe Embarque Entrega Embarque Embarque Aceptado (se emite cargo receipt) FSU/RCS

Process 2 - “Deferred Cargo Receipt Delivery” Freight Forwarders Proveedores Servicios Aerolíneas ERP Web ERP Recibe Información FWB* Prepara Envío Identifica discrepancias (with forwarder if any) FNA Resuelve discrepancias (with airline if any) Reconocimiento (with forwarder if any) FMA Recibe Embarque Entrega Embarque Freight On Hand (emite recibo de warehouse ) FSU/FOH Recibe Correcta Informacion FWB * Reenvía los datos con la correcta Informacion Embarque Aceptado (emite cargo receipt) FSU/RCS *: FWB y mensajes FHL que sean posibles son enviados

Process 2 - “Deferred Cargo Receipt Delivery” Freight Forwarders Proveedores Servicios Aerolíneas ERP Web ERP Recibe Informacion FWB* Prepara envío Identifica discrepancias (con forwarder si existe) FNA Resuelve discrepancias (con aerolínea si existe) Aduana accede “como excepción” a la AWB ya sea on-line o en papel (impresión de los registros electrónicos) Reconocimiento (con forwarder si existe) FMA Recibe Embarque Entrega Embarque Freight On Hand (emite recibo de warehouse) FSU/FOH Recibe Información Correcta FWB* Reenvia los datos con La correct información Embarque Aceptado (emite cargo receipt) FSU/RCS *: FWB y mensajes FHL que sean posibles son enviados

Qué necesita saber? Involucre a su GHA 36

GHAs juegan un rol “fundamental” Aerolíneas generalmente utilizan GHAs (ground handling agents) fuera de sus centros de operaciones (hubs) GHAs pueden aceptar carga, almacenar y envíar información a Aduanas a nombre de las aerolíneas. Sus capacidades de e-AWB son claves para la migración de procesos sin papeles en toda la cadena de suministros. In 39% of the cases, GHAs provide Advance Summary Declaration data on behalf of airlines. In 30% of the cases, GHAs submit Export Cargo reports to customs electronically on behalf of airlines IATA Global Media Day 37

GHAs deben estar integrados en el flujo de datos Un flujo correcto de información debe ser implementado. Forwarder↔Aerolínea↔GHA La información debe ser recibida a tiempo, ej: antes de recibir la carga Calidad de los datos desde la fuente es necesario, para tener solo un FWB La última versión del Cargo-IMP o Cargo-XML is recomendada 66.6% of GHAs use Single IT Solution (no need to access airline system) with 72% using their in-house system (14% use airline system) in only about 50% of the cases GHAs surveyed receive the messages needed to process e-freight shipments (FWB/FHL), from airlines or from forwarders. In other cases, data is still captured manually by the GHAs themselves. In 29% of the cases, GHAs receive data from FF rather than from Airlines Even when messages are received, quality remains insufficient. Based on comments made by respondents, key issues include: Accuracy: The FWB data doesn’t match the physical attributes of the shipment (weight, volume, number of peices) Completeness: The FWB and FHL data misses information due to human negligence, transmission via CCS networks, or compatibility issues with differing versions of Cargo-IMP (data loss due to conversion) Timeliness: Multiple submission of same FWB messages, FWB messages received late; this also has an effect on delivery performance (not compliant with C2K) In 63% of the cases there are timing or data quality issues IATA Global Media Day 38

Qué necesita saber? Rutas de Varsovia 39

Como puede un agente saber si una AWB de papel se necesita o no en un embarque? En rutas con MC99/MP4 no se requiere contrato en papel En rutas de Varsovia, un contrato de papel es mandatorio Para países sin tratados, el contrato de papel podría ser necesario Al hacer tránsito por un tercer país, un contrato de papel puede ser requerido por las autoridades locales. ?

Algunas aerolíneas tienen un solo proceso para todas las rutas Algunas aerolíneas decidieron mejorar su Atención al Cliente haciendo e-AWB Forwarders nunca emiten la AWB de papel pero siempre envian los datos electronicamente Para las rutas de Varsovia las aerolíneas imprimen y firman la AWB a nombre de los forwarders Esta opción se está incorporando en la RP1670, y se encuentra en proceso de aprobación.

Qué necesita saber? Códigos 42

Código del Contrato de Carga Electrónico (ECC) En caso que: Un contrato de e-AWB haya sido firmado entre la línea aérea y el forwarder La ruta del embarque es viable para e-AWB El freight forwarder y la aerolínea tienen la capacidad de intercambiar datos electrónicos de AWB y estatus de aceptación del embarque (RCS) Entonces Un contrato de carga electrónico puede ser usado (sin AWB de papel) y el código ECC puede ser aplicado Recomendación: Las aerolíneas asignan el código ECC a los envíos. 43

Use el código del Contrato de Carga Electrónico (ECC) Ventajas asociadas al uso del código ECC: evidencia un contrato electrónico (e-AWB) alerta al personal de operaciones de la aceptación de un embarque sin AWB de papel alerta a las aerolínes interlineales de un embarque con e-AWB estandariza la comunicación entre las partes se puede utilizar para identificar en que casos es necesario entregar un Cargo Receipt al forwarder. Recomendación: use el código ECC 44

Cuantos mensajes FWB? El objetivo es solo un correcto FWB por embarque Los sistemas deberían ser capaces de manejar mas de un FWB* para lidiar con errores y modificaciones en el contenido *Actualizaciones de FWB solo es posible si mensajes de FSU-RCS no han sido enviados.

Cargo-XML y la última versión del Cargo-IMP ayudarán a aumentar la calidad Algunos cambios al FWB han sido realizados en 2012: Tamaño de los campos de nombres (ej: shipper) y direccciones extendido de 35 to 70 Tamaño del mensaje de Cargo-IMP extendido de 1600 a 3500 carácteres Migración a Cargo-XML es el siguiente paso La mantención de Cargo-IMP se terminará a finales de 2014 Manual de Cargo-XML está disponible http://www.iata.org/whatwedo/workgroups/Pages/c xml.aspx

Como hacer que suceda? 47

Recomendaciones para una eficiente implementación de e-AWB Comience en su mercado local con un aeropuerto y luego desplieguese a otras estaciones Cubra todas las rutas desde un aeropuerto de origen y no solamente algunas rutas, se le puede hacer muy complejo Debería incluir Rutas de Varsovia donde se imprima y firme a nombre del forwarder Aerolíneas deberían aplicar el ECC code cuando no hay contrato de AWB de papel. Involucre a sus socios en una fase de acercameinto , pero rápidamente involucre a todos para evitar procesos dobles

Recomendaciones para un eficiente plan de implementación (1/3) Algunos hitos han sido identificados, que deberían ser considerados por los interesados: A. Al comienzo Asegúrese que tiene el compromiso de la alta dirección de su empresa Asegúrese que su equipo cuenta con los recursos necesarios Asegúrese que el equipo del proyecto ha sido entrenado en e-AWB Asegúrese que el equipo del proyecto esta desarrollando un plan

Recomendaciones para un eficiente plan de implementación (2/3) B. Revisar & desarrollar la preparación Asegurarse que están listos legalmente ej: e-AWB agreement aprobado y enviado Asegurarse que está listo tecnicamente: Forwarders: envian FWB/Waybill, reciben FSU/Status Updates (FOH & RCS) Aerolíneas/GHA: reciben FWB/Waybill, envian FSU/Status Updates (FOH & RCS), ofrecen portales web, administran el codigo ECC, emiten cargo receipt Asegurarse que sus procesos se han rediseñado (bodega y su oficina pueden trabajar sin la AWB de papel) Asegurarse que la calidad de sus datos han sido chequeados y mejorados (participación en MIP)

Recomendaciones para un eficiente plan de implementación (3/3) C. Comunicar, pruebas y puesta en marcha Asegúrese que su Procedimiento Operativo está definido Asegúrese de comunicar regularmente interna y externamente Asegúrese que su plan de implementación está definido para aumentar volumen Comprometa a forwarders, terminales de carga y reguladores Asegúrese que las partes interesadas tanto internas como externas estan entrenadas. Realice algunas pruebas y vaya en vivo en etapas Asegúrese que la aerolínea reporta los embarques de e-AWB a IATA a través de MIP

Apoyo a la Industria Reporte de embarques e-AWB 52

IATA esta haciendo seguimiento de la penetración de e-AWB en la industria CARGO-IS (CASS) y MIP son usados para monitorear e-AWB Criterio usado para calificar un embarque como e-AWB: El contrato de transporte es electrónico No hay AWB de papel como prueba de contrato AWB de papel no es transportada a destino en el avión Los embarques e-AWB son monitoreados usando los datos enviados por las aerolíneas a MIP: Código ECC es reportado; o Reglas especiales de la aerolínea han sido reportadas a IATA como: Todos los embarques de una aerolínea - forwarder – aeropuerto Embarques e-freight (códigos EAP & EAW) cuando incluyan e-AWB Las rutas de Varsovia no son contabilizadas

Reportes de la industria están disponibles para monitorear penetración y apoyo Un reporte para embarques internacionales de e-AWB Embarques internacionales solamente Número de e-AWB y % Ranking de participantes y países Un reporte para embarques de e-AWB doméstico a solicitud El e-Freight Matchmaker Web tool tiene una sección de e-AWB que muestra (aerolíneas & forwarders) quien esta haciendo e-AWB y donde (aeropuerto). 54

Apoyo a la Industria IATA Estándares y Herramientas 55

IATA Estándares y Herramientas Functional specifications Modelo e-AWB agreement (RP1670) CIMP and CXML standards e-learning solution Presentations, FAQ, Glossario Compromisos Comunicado FIATA Artículos de prensa de Aerolíneas ej: CX, EK Resultados de encuestas Lista de países que aceptan e-AWB y AWB en papel blanco Reportes estadísticos; reportes de MIP, e-freight Matchmaker Mas información www.iata.org/e-awb 56

Próximos eventos e-AWB e-AWB Workshop in Expo Carga Mexico 12 de junio IATA e-Cargo Conference, Ginebra 18-20 de junio LATAM Cargo Day, Lima 24 de octubre

Próximos Pasos 58

Próximos Pasos Asegurese que está listo para e-AWB Identifique a sus clientes que estan listos para comenzar Realice pilotos de e-AWB con alguno de sus socios de negocios Aumente el volumen de e-AWB para obtener grandes beneficios 59

Gracias! Mayor información e-AWB on-line training www.iata.org/e-AWB Consultas a cargo@iata.org Contacto Regional: Olivier Secache, secacheo@iata.org e-AWB on-line training Mas de 400 actores de la industria Ya han completado el entrenamiento en-línea en: http://www.iata.org/training/courses/pages/tcgp72.aspx