Poder Judicial – Costa Rica “Justicia sin papeles” Programa Hacia Cero Papel ceropapel@poder-judicial.go.cr

Programa Hacia Cero Papel

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DIAGNÓSTICO CONSUMO DE PAPEL Aproximadamente, por cada 17 resmas de papel de 500 hojas, se tala un árbol Programa Hacia Cero Papel

PAPEL OFICIO F-74 Y CARTA BOND BLANCO ( fax, impresoras, fotocopiadoras ) En el 2009 se consumieron un total de 52 443 resmas de papel de 1000 hojas en el Poder Judicial, que representó una derogación de ¢249.932.849.40 y la tala de 6169 árboles. ÁMBITO CANTIDAD DE UNIDADES PORCENTAJE % Administrativo y otros órganos de apoyo jurisdiccional 25.337 48.31 Jurisdiccional 13.883 26.47 Organismo de Investigación Judicial 5.211 9.93 Defensa Pública 1.958 3.73 Ministerio Público 6.054 11.54 TOTAL 52.443 Programa Hacia Cero Papel

Fotocopias (servicios contratados) De enero a marzo de 2010 se sacaron un total 1.616.292 fotocopias mediante contratación de servicios, que representó para la institución una erogación aproximadamente de ¢18.160.316,30 y la tala 190 árboles en tres meses. AMBITO CANTIDAD PORCENTAJE % COSTO ESTIMADO ¢ Dirección, Administración y otros Órganos de Apoyo 47.967 2.97 669.611,75 Jurisdiccional 739.566 45.76 7.820.012,85 Ministerio Público 313.652 19.40 3.952.958,10 Defensa Pública 334.759 20.71 4.531.632,25 Organismo de Investigación Judicial 180.348 11.16 1.186.101,35 TOTAL 1.616.292 100 18.160.316.30 Programa Hacia Cero Papel

PROGRAMA HACIA “CERO PAPEL” CON S E J O U P R I OR Inicia en marzo de 2010, integrado por 4 representantes de cada uno de los sectores del Poder Judicial Ámbito Jurisdiccional Ministerio Público Defensa Pública Organismo de Investigación Judicial (OIJ) Ámbito Administrativo

Programa Hacia Cero Papel Compromiso: Asumir el liderazgo y el DESARROLLO DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS que eliminen el uso del papel y el apego a la escritura en la Administración de Justicia. Que el DESARRAIGO AL PAPEL sea el medio de fortalecer el derecho de las personas usuarias, para que los procesos reciban una tramitación ágil, flexible y sin mengua de la calidad de las decisiones. Fomentar el uso de la tecnología para la gestión electrónica de los procesos, la oralidad, entre otros. Reducir costos para la Justicia y colaborar con el ambiente. Programa Hacia Cero Papel

Objetivo General Garantizar una justicia ágil y sin papeles, potenciando el aprovechamiento de los recursos tecnológicos ( gestión electrónica de los trámites - procesos ) y la aplicación de la oralidad y buenas prácticas, a lo esencial, que es brindar respuesta oportuna al conflicto . Programa Hacia Cero Papel

Objetivos Específicos: Campañas de sensibilización y capacitación Informar de las herramientas tecnológicas Conocer y controlar causas que generan resistencia Elaboración de protocolos o manuales Planes Estratégicos y Anuales Operativos Sustitución Formulario en papel por electrónicos. Generar una reducción del gasto presupuestario. Banco de buenas prácticas Implementar indicadores de costo y consumo Imagen Institucional Programa Hacia Cero Papel

Establecimiento de Políticas Hacia Cero Papel Política I: Maximizar el uso de la tecnología dentro de las oficinas del Poder Judicial, como medio para alcanzar una Justicia sin Papeles . Política II: Fomentar en el Poder Judicial una cultura de no utilización del papel Programa Hacia Cero Papel

Establecimiento de Políticas Hacia Cero Papel Política I: Maximizar el uso de la tecnología dentro de las oficinas del Poder Judicial, como medio para alcanzar una Justicia sin Papeles . Para todo trámite que se lleve a cabo en el Poder Judicial, se evitará el consumo de papel, propiciando el uso de información en forma electrónica y prescindiendo de su posterior impresión. A nivel de comunicación interna del Poder Judicial, se utilizará como medio oficial el correo electrónico. El intercambio de información o servicios entre el Poder Judicial y otras instituciones ya sean públicas o privadas, se debe realizar, en la medida de lo posible, en forma digital, prescindiendo de esta forma del uso de papel. En el proceso de formulación presupuestaria, no se aprobarán incrementos en la compra de cualquier tipo de papel. Se sustituirá el uso de formularios impresos por digitales. Potenciar el desarrollo, utilización y acceso de tecnología a lo interno y con las personas usuarias para facilitar sus trámites con el Poder Judicial: video conferencia, gestión en línea, medios virtuales, agenda electrónica, firma electrónica de documentos, notificaciones, citaciones y localizaciones en forma electrónica entre otros.

Establecimiento de Políticas Hacia Cero Papel Política II: Fomentar en el Poder Judicial una cultura de no utilización del papel Campañas orientadas a los servidores y servidoras judiciales, y las personas usuarias, para incentivar una cultura de cero papeles, haciendo uso de las tecnologías disponibles. Las Unidades de Capacitación del Poder Judicial, deberán incluir dentro de sus actividades, planes de capacitación, formación y entrenamiento como eje temático la importancia de contar con una justicia sin papeles y sus beneficios. Las jefaturas de los despachos u oficinas judiciales deben velar de que los Planes Estratégicos y Anuales Operativos, estén acorde con las Políticas Hacia Cero Papel. Toda oficina judicial debe llevar un control estricto de fotocopias en cuanto tipo de documentos y  cantidad; autorizará las estrictamente necesarias. El Poder Judicial, a través de las instancias correspondientes, procurará la definición de indicadores de gestión en cuanto al consumo y uso del papel. Instaurar reconocimientos a los oficinas judiciales que presenten una reducción significativa en el consumo de papel y/o hayan implementando las herramientas que da la oralidad y la tecnología para la eliminación del proceso escrito.

ACCIONES IMPLEMENTADAS PARA ERRADICAR EL USO DE PAPEL Conformación de Comisión que se responsabiliza en la elaboración de un diagnóstico general y por ámbito del gasto en consumo de papel y fotocopias traducida en tala de árboles. Cada grupo del Programa identificó los esfuerzos aislados catalogados como buenas prácticas o acciones concretas para la eliminación del uso del papel. Cada sector del Programa llevó a cabo un análisis de las principales fuentes de papel, para valorar soluciones que permitan su erradicación y que generan un alto consumo. Se trabajó durante cinco sesiones en el establecimiento de las “Políticas Hacia Cero Papel”. Aprobadas por el Programa en sesión N°7-2010 del 8 de setiembre 2010, artículo VI. Se emiten circulares relacionadas con la obligación de establecer controles sobre el uso de las fotocopiadoras e impresoras y sobre la obligación de incluir objetivos acordes con las “Políticas Hacia Cero Papel” en la formulación de Planes Anuales Operativos y Estratégicos Programa Hacia Cero Papel

Programa Hacia Cero Papel Reunión con los Administradores de todo el país para informarlos de los objetivos del Programa . Los Administradores deben remitir reportes mensuales al Programa de los gastos en papel y fotocopias. A falta de acceso a Internet o Intranet en algunos despachos, el envío de información electrónica se debe lograr por otros medios digitales. Los coordinadores del Programa de la Defensa Pública y el Ministerio Público, emitieron lineamientos de no autorizar fotocopias de todo un expediente judicial, sino solo de los folios que requieren. Además en ambas dependencias se emitieron directrices de que la remisión de informes debe ser en forma electrónica u algún medio digital. Se coordina con el Departamento de Tecnología de la Información, para que las notificaciones a los Defensores Públicos, Fiscales, Abogados/as Litigantes y partes del proceso, sea de forma electrónica. Se visita el Registro Judicial por la cantidad de personas haciendo filas para solicitar certificaciones en papel. Al conocerse la causa, se coordina reunión con la Dirección de Migración, para que las solicitudes de certificaciones de personas extranjeras las realicen ellos vía electrónica al Registro y esta Oficina remite por ese mismo medio las certificaciones digitales. Además, se modificó la cantidad de certificaciones entregadas por persona, pasando de tres, a una. Programa Hacia Cero Papel

Programa Hacia Cero Papel El Departamento de Prensa y Comunicaciones a solicitud del Programa, elabora la campaña de comunicación para sensibilizar y propiciar una cultura de cero papeles. Se llevó a acabo la primera campaña de comunicación y se han generado cantidad de consultas al Programa por parte del personal judicial . Las respuestas se han canalizado por ámbitos. Plan piloto. Reunión del Programa con el Consejo de Administración de Grecia , por su alto consumo de fotocopias y consumo de papel. Se emiten compromisos en el Circuito y se le da seguimiento por parte de todos los sectores del Programa. Se solicitó a la Comisión de Accesibilidad y al Departamento de T.I establecer un protocolo de acciones para que las personas no videntes litiguen en línea en cualquier despacho judicial. Programa Hacia Cero Papel

BENEFICIOS ALCANZADOS Ministerio Público El control en la cantidad impresiones en seis dependencias del Ministerio Público (Unidad Administrativa, Oficina de Atención a la Víctima, Fiscalías: Trámite Rápido, Estafas, Penal Juvenil Narcotráfico), implicó una reducción de papel, pasando de 251000 hojas en el mes uno y dos, a 175000 hojas en el mes siete y ocho. Salvándose 10 árboles. Programa Hacia Cero Papel

BENEFICIOS ALCANZADOS Despachos Judiciales Contribuyeron a reducir el consumo de papel en 639213 hojas en un año (Set. 09- Set. 10), salvándose 75 árboles Organismo de Investigación Judicial Redujo el consumo de papel para boletines informativos, al pasar en el 2009, de 56000 hojas de papel tamaño carta, a 6000 hojas, entre enero y setiembre de 2010, lo que implicó que se salvaran unos 6 árboles aproximadamente. Se digitalizaron 20 de los treinta formularios de control de uso obligatorio, seis están en proceso en espera de los dispositivos para la firma digital Programa Hacia Cero Papel

REDUCCIÓN DE PAPEL EN EL 2010 Circuito Judicial de Grecia: Redujo en dos meses un total de 8739 hojas de papel F-74. Despachos electrónicos: Redujo 639.213 hojas de papel. Registro Judicial: Disminuyó el consumo de papel en 580.000 hojas en comparación con el 2009. Ministerio Público: Dejó de consumir entre enero y agosto, 33.000 hojas de papel. Organismo de investigación Judicial: No consumió en seis meses 123.700 hojas de papel F-74 y en papel para boletines informativos, 50.000 hojas. SE LOGRÓ REDUCIR 1.434.652 HOJAS SALVÁNDOSE 169 ÁRBOLES Programa Hacia Cero Papel

RADIOGRAFÍA SIN PAPEL

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Informe N° 1638-PLA-2009 del Departamento de Planificación: “Ejecución de las políticas de simplificación de trámites administrativos a nivel interno, de reducción del uso de papel y de utilización de los sistemas de comunicación interna con base a los recursos tecnológicos que la Institución ha puesto al servicio de los servidores judiciales”. La Corte Plena en sesión N° 16-09 celebrada el 1 de mayo de 2009, artículo XXI, aprobó las “Medidas para la Contención del Gasto”. Informe N° 171-15-ATI-2010, de la Auditoría Judicial: “Análisis de la razonabilidad de las acciones institucionales relacionadas con tecnología, llevadas a cabo para minimizar el uso del papel en el Poder Judicial” . El Consejo Superior, sesión del 19 de enero de 2010 artículo XLV, acordó “constituir un Comité Coordinador Institucional para la reducción del uso del Papel” . Informe N° 3698-DE-10, referente al “Diagnostico sobre la implementación de la política de eliminación de consumo de papel en el Poder Judicial”, aprobado por el Programa Hacia Cero Papel en sesión del 21 de junio de 2010, acta 06-2010 artículo II. Actas N° 01 a 07-2010 del Programa Hacia Cero Papel del Poder Judicial de Costa Rica. Circular No. 122-10, referente a la tramitación de expedientes judiciales por medio de sistemas informáticos o nuevas tecnologías, para promover la disminución y no uso de papel. El Consejo Superior en sesión 90-2010, celebrada el 7 de octubre de 2010, artículo LV, acordó la obligación a los despachos judiciales de incluir en sus planes anuales operativos temas que contribuyan a fortalecer el Programa Hacia Cero Papel. Informes presentados al Programa Hacia Cero Papel por parte de: Ministerio Público, Organismo de Investigación Judicial, Defensa Pública, Dirección Ejecutiva, Registro Judicial, Tecnología de la Información; referente a las acciones establecidas para la reducción del uso de papel sus resultados. Cápsulas de la campaña del Programa que se han transmitido, elaboradas por el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional del Poder Judicial. Programa Hacia Cero Papel

CAMPAÑA CERO PAPEL 2010