CHARLAS DE ASESORAMIENTO 2016 07/06/2013 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DIRECCIÓN NACIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIO CHARLAS DE ASESORAMIENTO 2016 Perú - 2016 Prof. Eleodoro Balboa Alejandro

Gestión y Planificación

Que quieres ser?

Quién planifica y para qué (hipotéticamente)? Los gobiernos …(para apoyar el establecimiento de prioridades de política pública) Los Ministerios o Secretarías….(para alinearse a los Planes Nacionales de Desarrollo o Lineamientos Estratégicos de Gobierno, y como base para la programación presupuestaria… Las Entidades y/o programas..(planifican pero aisladamente…en la mayor parte de los casos planificación..)

Cuáles son algunos de los desafíos de la Planificación hoy día… Cuáles son algunos de los desafíos de la Planificación hoy día….en el contexto de América Latina… Apoyar el proceso de diseño e implementación de políticas públicas (innovadoras, creíbles…y efectivas) Apoyar la priorización del gasto público y su calidad…(objetivos estratégicos…sectoriales vinculados a los OEN) Servir como herramienta de apoyo para rendir cuentas….(Sistemas de Indicadores de resultados de uso estratégico..Presidencia..)

Planificación en Archivos

Que es planear Es diseñar, monitorear y establecer pautas, procedimientos, métodos para la obtención de resultados. En la planificación de archivos lo importante es el proceso como el resultado del mismo. Los resultados no deben medirse en torno a intenciones o avances sino a objetivos cumplidos.

Cada objetivo está trazado en torno a resultados organizaciones. Objetivos Deben ser concretos, arraigados a los problemas o prioridades de la organización. Cada objetivo está trazado en torno a resultados organizaciones. La planificación es multinivel Plan Bicentenario Plan Estratégico Plan Operativo Plan Anual de Archivos

El Plan Anual de Archivos (Plan de Trabajo del Organo de Administración de Archivos) Es la herramienta base para la consecución de resultados inmediatos. Para su elaboración es necesario elaborar un Diagnóstico Situacional de Archivos. El DSA, tiene como partes: Antecedentes Marco Normativo Realidad Archivística (Instrumentos de gestión, personal, infraestructura, mobiliario, equipos y tecnología, riesgos, documentos y procesos técnicos archivísticos aplicados).

Fases de la Planificación en Archivos Son las mismas que dispone el Sistema de Planificación Diagnóstico Programación Ejecución Evaluación

¿Como establecemos las prioridades de atención en nuestro plan? En archivos debemos priorizar las necesidades de nuestros usuarios, generando una cadena de valor que permita la inversión pública en el desarrollo de las actividades que hacen posible la satisfacción de esas necesidades. En la escala de necesidades el Archivo debe potenciar a las actividades relacionados con: Acceso a la Información Pública. Protección de la Memoria de nuestra entidad. Protección de los Derechos Ciudadanos.. Integración e inclusión social de las personas. Transparencia y lucha contra la corrupción Rendición de cuentas y Fiscalización

Prioridades Archivísticas Administración de Archivos Organización de documentos (clasificación, ordenamiento y signación) – Aplicación de las Normas Generales del SNA Descripción de Documentos Selección o Valoración Documental Conservación de Documentos e Información Aplicación de Nuevas Tecnologías

Administración de Archivos Elaboración de Instrumentos de Gestión: Unidad de Medida …. El instrumento de Gestión No se miden los intentos, acciones o intenciones sino la obtención del propio instrumento. Esto permite validar la efectividad del trabajo archivístico

ACTIVIDAD UNIDAD DE MEDIDA META Elaboración del Plan Anual de Trabao del Órgano de Administración de Archivos RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN 01 Elaboración del inventario registro de transferencia de documentos DOCUMENTO DE APROBACIÓN Digitación de los registros civiles REGISTROS 60,000 Organización (clasificación) de documentos Documentos clasificados 25,000 Selección de documentos (Valoración de Series) Series valoradas 25 Sesiones del Comité Evaluador de Documentos Series aprobadas para eliminación 5 Selección de Documentos (Retiro y elaboración de paquetes de eliminación) Paquetes 5200

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

TRANSFERENCIA Es la disposición de los documentos para su entrega luego de cumplido su tiempo en un archivo (gestión, periférico, central o intermedio).

Se prefieren los originales a las copias. Se transfieren tanto los documentos como la responsabilidad sobre ellos. Custodia Conservación Control y Acceso a los documentos Disposición para Servicios a la entidad Se prefieren los originales a las copias.

Secuencia previa Cada Archivo de Gestión ó Periférico debe contar con un responsable para COORDINAR Los documentos deben estar ordenados en forma descendente Los documentos deben estar foliados. Cada unidad documental a transferir debe estar rotulada (codificada) Los documentos no deben estar rotos, deteriorados, sucios, si ocurriera esto deberá informarse al Archivo Central. Cada Serie documental dispone de una unidad de archivamiento o caja Los documentos deben estar instalados en cajas archiveras Los documentos deben disponer un espacio para su conservación. Los documentos deben describirse y elaborar un inventario de transferencia Toda transferencia debe tener un cronograma de transferencia. Al finalizar la transferencia en el inventario se suscribe la entrega y recepción Como marco general tenemos la Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, la cual indica el procedimiento a seguir para las transferencias de documentos.

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Página 1 de 03 Págs. Información General Sector : CULTURA Entidad : BIBLIOTECA NACIONAL DEL PERÚ Unidad Orgánica : SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD Datos : 4.1 Código : 2016-3 4.2 Año : 2016 4.3 Remisión N° : 03 5. Descripción General de Documentos a transferirse - Ordenes de Compra 1989 - 1995 - Notas de ventas 1990 - 2001 - Balances 1990 - 2001

6. Metros lineales de documentos a transferirse: 16 ml. Lugar y Fecha San Borja, 26/04/2016 ______________________ Jefe del Archivo remitente 8. Lugar y Fecha San Borja, 26/04/2016 ______________________ Jefe del Archivo receptor

INVENTARIO REGISTRO DE DOCUMENTOS Descripción de documentos Página 3 de 4 Págs. Número de Orden Descripción de documentos Fechas Extremas Unidades de Instalación Observaciones 1 2 3 Ordenes de compra Notas de venta Balances 1989 – 1995 1990 – 2001 Caja Paquete Deteriorado Copias TESORERÍA

OBSERVACIONES Si los documentos han sido auditados Si los documentos están en préstamo Si los documentos se encuentran en buen estado (BUENO), estado regular (REGULAR) o deteriorados (MALO) Si los documentos todavía se encuentran en préstamo. Explicar las causas señalando el informe que detalla la razón Si los documentos son ORIGINALES o COPIAS Los documentos faltantes o inubicados.

RESPON.ARCHIVO DE GESTIÓN Encargado del Archivo central CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS SOLICITAN LA DEVOLUCIÓN CON FECHA LÍMITE

RESPON.ARCHIVO DE GESTIÓN VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS ESTÉN COMPLETOS SEPARA DE LOS DOCUMENTOS FALTA MICAS GRAPAS CLIPS MATERIAL INFORMATIVO COPIAS INNECESARIAS Si no se cumple este procedimiento se sanciona a los responsables

ORDENA LOS DOCUMENTOS EN CADA UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO VERIFICA Y REVISA LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS RESPON.ARCHIVO DE GESTIÓN 3 2 1 COLOCA UN RÓTULO EN CADA PAQUETE O FILE SEPARA LOS DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVADORES

ELABORA LOS PAQUETES O FILES INSTALA LOS DOCUMENTOS EN CAJAS ARCHIVERAS RESPON.ARCHIVO DE GESTIÓN ELABORA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA ROTULA LAS CAJAS ARCHIVERAS CONT.7.1

Para elaborar paquetes de unidades de conservación se recomienda emplear hilo de archivo o pabilo N° 20. Para documentos de valor permanente se recomienda emplear cinta de pelo delgada.

El ordenamiento de los documentos CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 Supervisa y Verifica El ordenamiento de los documentos Que los documentos estén completos Que el inventario de documentos esté bien elaborado

CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1

15 cm 35 cm 90cm a 1.20 mts. 15 cm 01 metro

COMPETENCIA DE LA NORMA DE TRANSFERENCIA Si bien es cierto que la normatividad existente está dirigida a los archivos públicos del país, y es de observancia obligatoria, las entidades privadas también pueden sujetarse a ellas, adaptándolas a sus necesidades o características propias, a fin de realizar un trabajo técnico que les facilitará la tarea y sobre todo contribuirá a la mejor atención de su patrimonio documental.

Ejercicio Mental El Secretario General de la Municipalidad de Lilipud desea entregar sus documentos al Archivo Central, de personas a quienes no ha podido localizar para notificarles sobre pago de multas. Los documentos tiene vigencia administrativa y la mayoría no sobrepasa los cinco años de gestión. Si el encargado no los recibe los dejará en la puerta del archivo central.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un procedimiento final, fruto de la selección documental. Consiste en la destrucción del soporte (papel, audio, video, etc) y la información que contiene la misma. Requiere un proceso adecuado de valoración y selección documental Demanda el VoBo del Comité Evaluador de Documentos Únicamente se puede eliminar con la autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales a nivel nacional.

ABAS 7.1 ABAS 7.1 ABAS 7.1 ABAS 7.2 ABAS 8 ABAS 9 CONT.7.1 CONT.7.1 CONT.7.1

NO COSERLOS HASTA EL FINAL Recomendación: PESAR LOS SACOS NO COSERLOS HASTA EL FINAL 1 ABASTECIMIENTO 2 3 1 4 2 3

El Comité Evaluador de Documentos CED Es designado por la más alta autoridad de la entidad. Formula o Aprueba el Programa de Control de Documentos de la entidad o Nivel de Archivo. Es el encargado de brindar aprobación o negación a la propuesta de eliminación de documentos en caso no exista un PCD. Avala y aprueba la transferencia de documentos al Archivo Regional o Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación.

Quienes conforman el CED Un representante de la Alta Dirección (Presidente) El Asesor Jurídico o su representante. El Jefe del Órgano de Administración de Archivos (Secretario Técnico) El representante de cada uno de los Archivos de Gestión o Periféricos

Cronograma de Eliminación Todo Archivo Central debe contar con un Cronograma de eliminación de documentos de acuerdo a los plazos de conservación establecido, a fin de ir descongestionando progresivamente los repositorios, en tanto se cumplan estos plazos. E F M A J Alta Dirección x Asesoría Jurídica Secretaría General X Administración Tesorería Contabilidad Abastecimiento Operaciones Contrataciones Ejecución de Proyectos

Requisitos para la Eliminación de Documentos Las instituciones públicas solicitan al AGN la eliminación propuesta por el Comité Evaluador de Documentos, con el inventario respectivo. - Acta de Comité evaluador de documentos, en la que deciden proponer la eliminación al AGN. - Inventario en original y dos copias. - Muestras de la documentación que se va a eliminar.

Acta del Comité Evaluador de Documentos En el distrito de San Borja de la ciudad de Lima, a cinco días del mes de enero del año 2016 se hicieron presentes ……………….., con el fin de evaluar y avalar la eliminación de los documentos correspondientes a las oficinas de Abastecimiento, Personal, Imagen Institucional y Tesorería; De esta manera efectuada la revisión de los inventarios y muestras este comité acuerda: 1. Aprobar y Solicitar la autorización del Archivo General de la Nación de la Serie Órdenes de compra correspondiente a la Oficina de Abastecimiento Fechas extremas 1998 - 2006, que son originales y copias, con un total aproximado de 06 Mts. Separados y colocados en 05 Sacos. En señal de conformidad suscriben la siguiente acta: San Borja, 05 de enero del 2016

INVENTARIO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Página 1 de 03 Págs. Información General Sector :CULTURA Entidad :BIBLIOTECA NAC.DEL PERÚ Unidad Orgánica: OFICINA DE ABASTECIMIENTO Jefe del Órgano de Administración de Archivos : JUAN PASALACUA Dirección: LOS INTIS 280 – SAN BORJA Teléfono: 01-4255889 7. Autorización del Archivo General de la Nación 7.1 Resolución Jefatural N° 80-2016-AGN/J 7.2 Sesión de la Comisión Técnica Nacional de Archivos 21.01.2016 8. Descripción General de Documentos a eliminarse - Ordenes de Compra 1998 – 2006 Originales y copias - Notas de ventas 1990 - 2001 - Balances 1990 - 2001

______________________ 9. Metros lineales de documentos a eliminarse: 16 ml. 10. Lugar y Fecha San Borja, 26/04/2016 ______________________ 11. Firma del Jefe del OAA

INVENTARIO REGISTRO DE DOCUMENTOS Descripción de documentos Página 3 de 4 Págs. Número de Orden Descripción de documentos Fechas Extremas Documentos Observaciones 1 2 3 Ordenes de compra Notas de venta Correspondencia 1998 – 2006 1996 – 2002 1989 - 2002 01 – 05 06 – 07 08 - 10 Originales y copias Copias Originales ABASTECIMIENTO

Muestra de la Serie Propuesta Separar el documento representativo de la serie documental. Puede ser el primer documento, el último documento y uno separado en la fecha promedio o intermedio.

OFICIO N° 256-BNP-AC Lic. ARLETTE UCEDA BARRERA Directora del Archivo Regional de San Martín Asunto: Eliminación de Documentos 2016-1 Por medio de la presente remito a usted la solicitud de aprobación de la propuesta de eliminación que cuenta con el VoBo del Comité Evaluador de Documentos que se detallan en los documentos adjuntos: - Acta de Sesión del CED Inventario de Eliminación Muestras Documentales

El AGN, una vez recibida la solicitud, designa un supervisor REVISA DE FORMA LOS DOCUMENTOS REMITIDOS REVISA DE FONDO LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS SE PRESENTA Y COORDINA LA FECHA Y HORA DE VISITA VISITA A LA INSTITUCIÓN VERIFICAR IN SITU LA DOCUMENTACIÓN SUPERVISOR EXISTENCIA DE LOS ORIGINALES cuando se trata de eliminación de copias LA DOCUMENTACIÓN HA SIDO AUDITADA VOLUMEN, FECHAS EXTREMAS GÉNESIS DOCUMENTAL, VERIFICA LA MEDICIÓN Y DIMENSIONA LA PROPUESTA (MIDE) ELABORA UN INFORME TÉCNICO puesto a consideración de la Comisión Técnica Nacional de Archivos (CTNA).

LA COMISIÓN TÉCNICA REGIONAL DE ARCHIVOS Tiene la responsabilidad de analizar el expediente, Se pronuncia en sentido favorable o desfavorable. de ser desfavorable resuelve por la conservación de los documentos en la entidad si no superan los 30 años y de haber cumplido este término se decide la transferencia al AGN, para integrar el Patrimonio Documental de la Nación.

CULMINACIÓN DE LA ELIMINACIÓN El Archivo Regional dispone el retiro de los documentos de archivo en la emisión de una resolución directoral correspondiente. Cada Archivo deberá hacer entrega de ella y designar un representante que suscriba el acta de retiro o recepción de los documentos a eliminar.