TALLER: INDICADORES DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍ SISTEMA DE BIBLIOTECAS BIENVENIDOS!! TALLER: INDICADORES DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS Elaborado por: Laura Figueroa B. Marzo 2010

OBJETIVO Identificar los elementos esenciales en la estructura de indicadores y clasificarlos de acuerdo con las necesidades propias de las Bibliotecas Universitarias.

CONTENIDO Introducción. I. Propósito y uso de los indicadores. II. Definición, limitaciones y características de los indicadores. III. Clasificación de indicadores. IV. Referencias normativas sobre V. Diseño y elaboración de indicadores. Conclusiones.

INTRODUCCIÓN En los sistemas universitarios, la calidad representa una mejora continua, cuyo logro implica: Disponer de información actualizada y relevante para la gestión. Sistema de indicadores que refleje el desenvolvimiento real de la institución. Estadísticas: Satisfacción de los clientes, Eficiencia interna de los procesos, Aprendizaje del personal.

Los servicios de información en las bibliotecas universitarias, ofrecen recursos para suministrar, localizar, recuperar, orientar y monitorear la actividad de investigación y docencia en las universidades actuales. A mejores servicios de información, mejores resultados en investigación y docencia en las universidades. Lograr un mejoramiento continuo implica la medición y la EVALUACIÓN continua de lo diseñado. EVALUACIÓN

¿ Qué entendemos por evaluar ? Proceso de información, interpretación y valoración para la toma de decisiones y la mejora. Es una función diagnóstica. Permite conocer puntos fuertes, fallos, limitaciones. Posibilita medir los logros en relación con los objetivos planteados y verificar si se están haciendo bien las cosas. Comparar lo que es contra cómo debería ser. Es una herramienta de retroinformación.

Razones para evaluar Planificar: conocer qué está consiguiendo la biblioteca y establecer los objetivos y prioridades para el futuro. Comunicar: explicar el rendimiento del servicio a toda la organización. (equipo directivo, personal y usuarios).

Resolver problemas antes de que surjan. Razones para evaluar Resolver problemas antes de que surjan. Medir el resultado (impacto, efectividad, eficiencia) de los servicios de la biblioteca. Tomar decisiones a partir de datos. identificar áreas problemáticas y analizar sus causas. prever los resultados de diferentes decisiones

Controlar el progreso: ¿se están cumpliendo los objetivos propuestos? Razones para evaluar Controlar el progreso: ¿se están cumpliendo los objetivos propuestos? Justificar la asignación de recursos en relación con lo que se va consiguiendo.

Enfoques de evaluación Criterios Objetivos Visión de la biblioteca desde la gestión: Evaluación objetiva Datos Indicadores Criterios Subjetivos Visión de la biblioteca desde la opinión del usuario: Evaluación Subjetiva Encuestas / Opiniones de los Usuarios Satisfacción de los usuarios (personal) Utilizar ambos permite obtener una descripción más completa de todos los aspectos del rendimiento de la biblioteca.

Evaluaciones objetivas más usuales Eficacia Alcanzar los resultados previstos en función de los objetivos, sin tener en cuenta los medios o recursos. Eficiencia Alcanzar los resultados previstos en función de los recursos empleados. Costo/Beneficio Evaluación que relaciona el capital invertido (costos) y el beneficio generado, con la idea de que el beneficio supere a los costos. Impacto Efectos/beneficios que se producen sobre el entorno. Pueden ser económicos, socioculturales, tecnológicos, etc.

Evaluación y calidad La evaluación de la gestión bibliotecaria se lleva a cabo mediante la aplicación de indicadores generales como los de la Norma ISO 11620. Se evalúan tanto las acciones que se establecen entre quien ofrece y quien recibe el servicio, como los procesos que son necesarios para que se realice un servicio. REGRESAR

Indicadores de Gestión I. Propósito y uso de los Indicadores de Gestión

Valorar la eficiencia de los recursos asignados para tales servicios. Propósito Constituirse como herramienta para evaluar la calidad y efectividad de los servicios. Valorar la eficiencia de los recursos asignados para tales servicios.

Propósito Facilitar la evaluación sistemática, los indicadores son parte del diseño del programa, desde su planeación hasta su aplicación con iniciativas concretas. en la que se definen los objetivos que se desean alcanzar

Facilitar el control del proceso gerencial Facilitar la comunicación USO (Norma ISO 11620). Facilitar el control del proceso gerencial Facilitar la comunicación Toma de decisiones Realizar el análisis comparativo de gestión de bibliotecas y de servicios de información que tienen fines o misiones equivalentes del personal de la biblioteca con la comunidad de usuarios y los que aportan el financiamiento. REGRESAR

II. Definición y características de los indicadores de gestión.

INDICADORES DE GESTIÓN

GESTIÓN Es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

INDICADOR Expresión usada para caracterizar actividades tanto en términos cuantitativos como cualitativos, con el fin de evaluar dichas actividades y el método utilizado (Norma ISO 11620). (que puede ser numérica, simbólica o verbal)

INDICADOR Herramienta de medición clave para el desarrollo de iniciativas propias de cada universidad, permite identificar logros, problemas y limitaciones en la gestión de una biblioteca.

INDICADOR DE GESTIÓN Expresión numérica derivada de datos y estadísticas de una biblioteca que se utiliza para caracterizar su desempeño (Norma ISO 11620). simbólica o verbal,

INDICADORES DE GESTIÓN (IG) El uso de IG permitirá conocer la realidad de cada biblioteca. IG son parámetros de medición de la actividad bibliotecaria. Su aplicación permite evaluar el rendimiento de la biblioteca, identificar sus logros y limitaciones en la prestación del servicio bibliotecario.

Proporciona información para la toma de decisiones, por ejemplo: fijación de objetivos, asignación de presupuesto, establecimiento de prioridades para ejecutar los servicios que son vitales para el proceso de auto-evaluación y acreditación de universidades.

CARACTERÍSTICAS IG debe cumplir : Estar inscrito en un marco teórico o conceptual, que le permita asociarse con el evento al cual se pretende dar forma. (Modelo ISO) Ser específicos, estar vinculados con los fenómenos sobre los que se pretende actuar; Se recomienda que los indicadores sean pocos. por lo anterior, se debe contar con objetivos y metas claros, para poder evaluar su cumplimiento y proceder a la toma de decisiones pertinentes.

CARACTERÍSTICAS Ser explícitos, de tal forma que su nombre sea suficiente para entender de que se trata Ser claro y de fácil comprensión para los miembros de la comunidad, para que no haya duda acerca de su significado. (de un valor absoluto o relativo, de una tasa, una razón, un índice, etc.) Juan tiene 50 años, es ya viejo. Valor absoluto 50 Años, y "viejo" es relativo pues depende de con quien se le compare En el primer caso 45225 El 5 de la derecha tiene como: valor absoluto: 5 unidades valor relativo: 5 unidades El 2 de la derecha tiene como: valor absoluto: 2 unidades valor relativo: 20 unidades El siguiente 2 tiene como: valor absoluto: 2 unidades valor relativo: 200 unidades

CARACTERÍSTICAS Para cada IG debe existir una definición, fórmula de cálculo y datos necesarios para su mejor entendimiento y socialización. Confiable, exacto en cuanto a su metodología de cálculo y consistente, de tal manera que puedan utilizarse en diferentes contextos.

EJEMPLO: BIBLIOTECA NACIONAL DE PERU Lista de Indicadores de Gestión para Bibliotecas Universitarias Los indicadores presentados a continuación permiten conocer que tan efectiva y eficiente es la biblioteca universitaria al momento de ofrecer los productos y servicios.

ejemplo:

CARACTERÍSTICAS Estar disponibles para varios años, con el fin de que se pueda observar el comportamiento del fenómeno a través del tiempo, así como para diferentes unidades de información. Deben ser relevantes y oportunos para la toma de decisiones. Debe ser válido, comparable y así como factible, en términos de que su medición tenga un costo razonable.

Selección de indicadores de Gestión (Norma ISO 11620). a) El indicador de gestión ayuda a la administración de la biblioteca, a quiénes la financian y a la comunidad de usuarios. b) El bibliotecario debe tener conocimiento de qué área o actividad particular no está operando tan bien como debiera. Aún si ésta es únicamente una intuición del bibliotecario, puede ser una razón para emplear un IG con el fin de averiguar si hay un problema. Considerar los siguientes factores:

Selección de indicadores de Gestión (Norma ISO 11620). c) El grado de esfuerzo que puede realizar el personal de la biblioteca para la recolección y análisis de los datos. Debe disponerse del tiempo y los recursos adecuados para aplicar cada indicador, igualmente el personal necesita disponer de conocimientos prácticos sobre un conjunto determinado de procedimientos estadísticos.

Selección de indicadores de Gestión (Norma ISO 11620). d) Comunicar los resultados a las autoridades sobre áreas particulares de servicios bibliotecarios. El bibliotecario debe tomar una decisión consciente en la selección de indicadores que resulten más útiles para la evaluación del funcionamiento de la biblioteca con relación a sus metas y objetivos. Ejercicio 1 REGRESAR

Datos e indicadores

Datos Son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores y representan una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. Constituyen el antecedente necesario para el conocimiento de un fenómeno .

Ejemplos de datos Alumnos matriculados en una carrera Fecha de nacimiento de una persona Cantidad de computadoras en una área determinada Número de volúmenes que componen una colección Total de enfermos atendidos en un hospital Número de nacimientos en una entidad federativa Producción total de plata en México Ingresos brutos por concepto de exportaciones

Ejemplo de datos básicos manejados por el CONPAB-IES

III. Clasificación de indicadores para bibliotecas.

Clasificación de los indicadores Enfoque de sistemas propone agruparlos: Indicadores de entrada: recursos introducidos en el sistema (personal, infraestructuras, equipamiento, presupuesto, colección) Indicadores de procesos: refieren a los medios a través de los cuales los insumos se transforman en salida (adquisiciones, catalogación, referencia) Indicadores de salida: refieren a los efectos directos e inmediatos del proceso (proporción de alumnos que asistieron a la biblioteca por escuela o facultad)

Indicadores de actividad: los productos y servicios creados por la biblioteca (acceso a los materiales, catálogo automatizado, respuestas en el servicio de referencia, uso y satisfacción del usuario con estos productos y servicios) Indicadores de resultados o de impacto: el efecto de las actividades de la biblioteca en la comunidad (el grado en el que el uso de la biblioteca afecta al aprendizaje del alumno)

Visto como un sistema, las entradas del sistema son los insumos que le permiten operar (recursos financieros, material documental, etc.) Las salidas no las controla la biblioteca, sin embargo se puede estudiar e identificar cuáles son las entradas requeridas para obtener los resultados deseados.

IV. Referencias normativas para indicadores de gestión

REFERENCIAS NORMATIVAS PARA INDICADORES A nivel internacional: Norma ISO 11620 Indicadores de rendimiento de bibliotecas. Norma ISO 2789 Estadísticas internacionales de bibliotecas. Library performance indicators and library management tools, emitida por la Comisión Europea. Directrices internacionales para la medición del rendimiento en las Bibliotecas Universitarias. IFLA.

Norma Española UNE 50137 Indicadores de rendimiento bibliotecario. Indicadores de Gestión Bibliotecaria emitido por el Comité de Bibliotecas Universitarias de Perú (COBUN). Estándares para bibliotecas Universitarias Chilenas. Guía de evaluación de los Servicios Bibliotecarios y de su contribución a la calidad del aprendizaje y de la investigación. Agencia por la Calidad de los Sistemas Universitarios de Cataluña.

Indicadores de desempeño clasificado por grupos Indicadores de desempeño clasificado por grupos. Félix De Moya Anegón; Javier López Gijón; Concepción García Caro. Definición y medida del impacto de las bibliotecas universitarias sobre los resultados globales de la institución. Bonnie Gratch Lindauer. City College of San Francisco, Calif. Diseño de indicadores de gestión y calidad para bibliotecas universitarias. Bárbara Susana Sánchez Vignau. Universidad de la Habana, Cuba. Taller sobre indicadores de calidad. Ricardo González Castrillo. Director de la Biblioteca de la Universidad Rey Juan Carlos.

A nivel nacional: Normas para el Servicio Bibliotecario en Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación, presentado por la Asociación de Bibliotecarios de Enseñanza Superior y de Investigación (ABIESI) en 1984. Modelo de Evaluación Integral de las Bibliotecas de Educación Superior en México, formulado en 1992 por Juan Ignacio Piña y Alberto Arellano y concluido en 1995 por José Alfredo Verdugo. Guía metodológica para evaluar las Bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior de la Región Centro Occidente de ANUIES propuesto en 1996 por la Red Centro Occidente de ANUIES.

Indicadores de Bibliotecas y Centros de Información del CUMex. Diagnóstico de los Sistemas Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior participantes en el CONPAB-IES-Normas del CONPAB-IES. Indicadores de Bibliotecas y Centros de Información del CUMex. Propuesta de Indicadores para Bibliotecas Universitarias del CONPAB-IES. REGRESAR

CUMEX (formato) CUMEX (ejemplo)

V. Diseño y elaboración de indicadores de gestión

DISEÑO Y ELABORACION DE INDICADORES Preguntas claves para la definición de indicadores ¿Qué se debe medir? ¿Dónde es conveniente medir? ¿Cuándo hay que medir? ¿En que momento o con que frecuencia? ¿Quién debe medir? ¿Cómo se debe medir? ¿Cómo se van ha difundir los resultados? ¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?

Técnicas para la elaboración de indicadores Orientándose: Evaluación de un proceso Gestión en una organización La visión de sistemas

Técnicas para la elaboración de indicadores Evaluación de un proceso: Identificar puntos críticos o de interés del proceso. Definir los atributos más importantes para cada punto. Evaluar si los indicadores cumplen con las características deseables. Verificar si ya se cuenta y/o trabajan con ellos, con el fin de evitar duplicidad en los resultados. Seleccionar por consenso los indicadores más adecuados, así como sus atributos, lo cual se puede lograr a través del uso de técnicas grupales.

Técnicas para la elaboración de indicadores Llevar a cabo la definición de los indicadores, para lo cual se requiere: Describir el objeto a medir. Identificar las variables (datos) que afectan al objeto. Establecer las unidades de medida. Describir las relaciones entre las variables (datos) Mostrar los valores de referencia o esperados (criterios de comparación) Diseñar el instrumento de recopilación de datos / indicadores. Realizar una prueba piloto. En caso de ser necesario ajustar los indicadores con base en los aspectos identificados en la prueba. Implementación de la recopilación de datos e indicadores. Análisis de datos e indicadores para apoyo a la toma de decisiones.

Ejemplo: Está el documento dado de alta en la BD? Es buena la calidad del registro de datos? Está el usuario realizando bien su búsqueda? Sabe el usuario utilizar la herramienta? Cuál es el porcentaje de éxito en la búsqueda?

Técnicas para la elaboración de indicadores Gestión en una organización: Disponer de objetivos y estrategias (acciones) Establecer indicadores para cada una de las acciones. Determinar cada uno de los indicadores. Medir, probar y ajustar el sistema de indicadores. Estandarizar y formalizar el sistema. Mantener y mejorar continuamente.

Los indicadores y su relación con la Planeación Estratégica Meta A Objetivos A1 A2 ... Acciones A1 A2 ... Indicadores A1 A2 ... Meta B Objetivos B1 B2 ... Acciones B1 B2 ... Indicadores B1 B2 ... Organización Visión Misión Meta C Objetivos C1 C2 ... Acciones C1 C2 ... Indicadores C1 C2 ... Meta D Objetivos D1 D2 ... Acciones D1 D2 ... Indicadores D1 D2 ...

Técnicas para la elaboración de indicadores Utilizando la visión de sistemas e identificando los elementos claves que intervienen en una organización. Identificación de los componentes principales del sistema (referentes) Identificación de los elementos que componen a cada uno de los referentes. Identificar los indicadores más importantes (más representativos) para cada elemento. Seleccionar por consenso los indicadores más adecuados, así como sus atributos, lo cual se puede lograr a través del uso de estrategias grupales.

Técnicas para la elaboración de indicadores La visión de sistemas e identificando los elementos claves que intervienen en una organización.(Cont.) Llevar a cabo la definición de los indicadores. Diseñar el instrumento de recopilación de datos / indicadores. Realizar una prueba piloto. En caso de ser necesario ajustar los indicadores en base a las sugerencias o aspectos identificados en la prueba. Implementación de la recopilación de datos e indicadores. Análisis de datos e indicadores para apoyo a la toma de decisiones.

Biblioteca universitaria Personal Colecciones Lineamientos Administrativos y organizacionales Servicios Usuarios Recursos físicos y financieros

Biblioteca universitaria Indicadores de personal

Colecciones

CONCLUSIONES El uso de indicadores de desempeño para ser verdaderamente útil debe estar inserto en un proceso global de planeación y formar parte de un enfoque de gestión integral de las instituciones. La construcción de indicadores de desempeño es un procedimiento técnico que está sustentado en un proceso participativo.

Los indicadores de desempeño deben ser comparables, válidos y confiables y expresarse dentro de un contexto institucional específico que permita detectar avances y retrocesos de la gestión y tomar decisiones sustantivas, con lo que se construya una verdadera dinámica de cambio institucional. La rendición de cuentas significa la demostración del cumplimiento a lo que está comprometida la institución. Las instituciones requieren hacer mayores esfuerzos para construir indicadores que reflejen el impacto de sus tareas y darlos a conocer de manera permanente. REGRESAR

TALLER: INDICADORES DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍ SISTEMA DE BIBLIOTECAS Muchas gracias!! TALLER: INDICADORES DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS Elaborado por: Laura Figueroa B. Marzo 2010