AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN Instructor: Dr. Diofante Acevedo Gamboa

Objetivo Dar a conocer las fases metodológicas para auditar el proceso, el sistema y los productos de la planificación y medición de una unidad de análisis e identificar las oportunidades de mejora de sus procesos, sistemas, instrumentos y técnicas con un enfoque preventivo.

Objetivos de la aplicación metodológica 1. Desarrollar capacidades para vincular sistémicamente los distintos elementos quie conforman un sistema y proceso de planificación, para su integración provechosa en el marco de la gerencia del desempeño de la organización 2. Identificar las especificaciones de contenido, estructura, interdependencia y redacción de los distintos elementos de un determinado tipo de plan. 3. Precisar las especificaciones de calidad de la medición del desempeño asociadas al contenido de un tipo de plan, que aseguren las posibilidades de conocer antes, durante y después las necesidades de mejora del desempeño. 4. Aplicar listas de chequeo (check lists) en forma lógico-secuencial, que permitan cuantificar el nivel de oportunidades de mejora de uno o más aspectos de un determinado tipo de plan.

y Medición” en la organización? ¿Cuáles son los aspectos que pueden ser considerados en la auditoría de un “Sistema de Planificación y Medición” en la organización?

2. … status actual en planificación 3. …la visión 4. …la misión 7. …estrategias 5. …valores 1. …una política pública 6. …evaluación de la situación actual

8. …objetivos estratégicos 9. …metas (estratégicas) 11. …proyectos 10. …resultados 12. …relación plan-presupuesto 13. …conocimiento en planificación 14. …instrumentos y técnicas de planificación

15. …evaluación de resultados 16. …objetivos operativos 17. …metas operativas 18. …actividades (procesos) 19. …retos de aumento o disminución de las metas 20. …indicadores de gestión y resultados 21. …acumulación de valores absolutos

22. …cálculo de indicadors 23. …normas y procedimientos de medición 24. …evaluación de gestión y resultados 25. …análisis e interpretación de indicadores 26. …habilidades en análisis e interpretación 27. …medios de presentación 28. …fuentes de información

29. …retos de aumento o disminución de metas 30. …línea base 31. …sistemas de información 32. …modalidades de medición

Auditoría Operacional ¿Cuál es el enfoque de AUDITORÍA en planificación y medición del desempeño? Tipo de Auditoría Proceso de Planificación Sistema de Planificación Auditoría de Gestión El Plan Auditoría Operacional Auditoría Financiera CORRECTIVA CORRECTIVA CORRECTIVA Finalidad PREVENTIVA PREVENTIVA PREVENTIVA

¿Qué UNIDAD la desarrolla? a. Unidad de Planificación b. Unidad de Auditoría Interna c. Contraloría General de la República d. Ministerio de Planificación y Desarrollo

¿Cuál es el enfoque que caracteriza una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y MEDICIÓN? PREVENCIÓN

¿Existe respaldo legal para la realización de una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN y la MEDICIÓN Artículos Instrumento Legal No. Observaciones U1 U2 U3 U4 U5 U5 U6 1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 141 143 156 163 176 2 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República 2 4 14-9 23 25-7 42 46 Y otros 3 Ley Orgánica de la Administración Pública 1 11 12 18 19 20 46 Y otros 4 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Procedimientos Administrativos 51 52-2-3 52-4 53 5 Ley Orgánica de Planificación 18 20 6 Ley Contra la Corrupción 12 62 El elemento ‘proceso’ es mencionado en 14 instrumentos legales del país. Sin embargo, es al que menos atención se le presta, ya que no está institucionalizado como criterio de gestión. Si atendiéramos este requerimiento, se estarían dando los pasos para potenciar las capacidades de respuesta de los entes públicos, e incrementar la satisfacción colectiva. 7 8 9 10 11 12 13 14 15

¿… qué puede hacerse peviamente? 1. Seleccionar los elementos del proceso y sistema de planificación de la organización y establecer su organización lógica. 2. Organizar la fundamentación teórica en las áreas de planificación y medición, de acuerdo con los criterios de diversos autores. 3. Clasificar y desagregar los ítems por cada aspecto de la áreas de planificación y medición. 4. Diseñar las LISTAS DE VERIFICACIÓN (check lists) por cada elemento de PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN en forma lógico- secuencial

¿Qué elementos de una META pueden ser auditados? Características intraelemento Características interelemento META Recursos Humanos Indicadores y medición

¿Se requiere de conocimiento previo en PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN? PLAN OPERATIVO PLAN ESTRATÉGICO Anticipación y diseño de futuros probables que se pueden dar, en vez de reaccionar al futuro que puede superar a la organización. Implica crear visión competitiva de la organización en un horizonte de 2-4 años. Se diseña para lograr una posición de la organización Se elabora para revitalizar la misión de la organización. Se anticipa y evalúa fortalezas, y debilidades, así como amenazas y oportunidades para lograr una posición deseada. Se centra en aspectos de cambio, adaptación e innovación 1. Abarca ciclos presupuestarios de 12 meses y el progreso de logros. 2. Aseguran que el día a día, la actividad mensual y el logro representen el progreso como apoyo a las metas estratégicas de la organización. 3. La planificación operativa cumple con los ciclos del año fiscal. 4. Se enfoca en aspectos tales como: eficiencia, efectividad, procesos y productividad. 5. Responden al cómo institucional (esfuerzos mediante la conversión inteligente de gente, presupuesto, tecnología, espacio y materiales en bienes y servicios.

Característica intralemento 1. Secuencia de metas 2. Meta según tipo de plan Característica intralemento 3. Categoría de variable en la meta 4. Reto de aumento o disminución de la meta 5. Estimación del reto en la meta 6. Redacción de los elementos correctos META 7. Redacción correcta de los elementos 8. Estimación del lapso de cumplimiento

Característica interelemento 1. Sirve de soporte a la misión Característica interelemento 2. Sirve de soporte al desempeño de la unidad 3. Es una fiel representación de un objetivo 4. Uniformidad de presentación META 5. Meta a la que afecta 6. Meta que la afecta

META Recurso Humano 1.Formulada en forma participativa 2.Responsable del cumplimiento de la meta 3. Responsable de recolectar información 4. Grado de compromiso para cumplir la meta 5. Responsable de supervisar el cumplimiento de la meta

PLANIFICA NO CAMINES SIN RUMBO...

“…un resultado de auditoría de la planificación, por ejemplo del Elemento META, conduciría a su correcta redacción en los términos siguientes:

FIJACIÓN DE METAS SMART 1. ¿Cómo se redactan? Specific Measurable 1. Específicas Attainable 2. Medibles Relevant 3. Alcanzables Timebound 4.a. Realísticas 4.b. Relevantes 5. Delimitado en el tiempo ...o gramática de la redacción de METAS

Alinear INDICADORES a OBJETIVOS y METAS Objetivo: Asegurar la prosperidad de la gente joven en nuestra comunidad Meta: Reducir el porcentaje de participación de jóvenes en edad escolar en actividades riesgosas “…dando a los indicadores un contexto estratégico…”

2. ¿Cómo se clasifican según el MODELO LÓGICO? Metas de RESULTADOS (Efectos e Impactos) Dar apoyo a los ciudadanos con demencia de la tercera edad para que vivan en la comunidad. Proporcionar a los usuarios servicios de admisiones hospitalarias de emergencia.

Metas de PRODUCTOS Incrementar el número de horas de soporte a un mínimo de 8 por unidad por semana Reducir el número de camas residenciales para gente de la tercera edad en un 10% para el mes de Abril Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses Metas de PROCESO Reducir el tiempo de atención a los pacientes del servicio de tarumatología Mejorar la actualización de datos de las Historias Médicas del servicio de pediatría Cumplir con el requerimiento de atención oportuna a los pacientes hospitalizados

Metas de INSUMOS Mantener el nivel de costos de las obras tipo “a” de acuerdo con el presupuesto establecido para el año 2009 Metas de DEMANDAS Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses

…estructura previa de un Check List aplicado a una META 8. 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1. Comentarios SÍ 1. Especificaciones NO Decisiones

¿Cuál es la estructura final de una LISTA DE VERIFICACIÓN? 4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2. ¿El sistema de información esta democratizado? 1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No 6. Sí 5. Criterios 8. Fecha de Evaluación: 7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información 3. Elemento No. S 30 2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación 12. Fecha Finalización Evaluación

X X X X X X X 1. Unidad de Análisis: 2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 3. Elemento No. S 29 4. Elemento: MODALIDADES DE MEDICIÓN 5. Denominación del Proyecto: 6. Soporte al plan: 7. Preparado por: 8. Fecha de Evaluación: 9. Criterios 10. Sí 11. No 12.Comentarios 13. Decisiones X 1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de referencia? 12 de los 15 indicadores carecen de patrones de referencia Se acordarán los patrones de referencia correspondientes 2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores de la serie? X 3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de comportamientos como soporte al análisis e interpretación? X Sólo se proporcionan valores estáticos de los indicadores Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de indicadores X 4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran entre 8 y 12 períodos anteriores? Es necesario previamente definir el alcance de medición de cada indicador NO APLICA 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas? X No existen indicadores de esta índole, por lo que se demostrarán en reunión posterior NO APLICA 4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto? X No existen criterios para presentarlos en forma interdependiente X 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en forma global y desagregada? NO APLICA 14. Firma del Auditor 15. Hora Finalización Evaluación 16. Fecha Finalización Evaluación

4. Elemento: Sistema de Información Elemento No. S 28 Elemento No. S 29 Coherencia 1. Unidad de Análisis: 2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 3. Elemento No. S 30 4. Elemento: Sistema de Información 5. Denominación del Proyecto: 6. Soporte al plan: 7. Preparado por: 8. Fecha de Evaluación: 5. Criterios 6. Sí 7. No 8. Comentarios 9. Decisiones 1.¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? Sí X = X 100 2.¿El sistema de información esta democratizado? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 4.¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? Influencia 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación 12. Fecha Finalización Evaluación Elemento No. S 31 Elemento No. S 32

4. Elemento: Sistema de Información ¿Cuáles son los tipos de comentarios que se pueden contemplar en una lista de contemplación? 12. Fecha Finalización Evaluación 4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2. ¿El sistema de información esta democratizado? 1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No 6. Sí 5. Criterios 8. Fecha de Evaluación: 7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información 3. Elemento No. S 30 2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación a. b. c. d. e. f. g. h. i.

¿Cuál es la estructura de una LISTA DE VERIFICACIÓN? 4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2. ¿El sistema de información esta democratizado? 1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No 6. Sí 5. Criterios 8. Fecha de Evaluación: 7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información 3. Elemento No. S 30 2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación 12. Fecha Finalización Evaluación a. Eliminación de b. Sustitución de c. Modificación de d. Reubicación de e. Combinación de f. Incorporación de

¿Cuándo pueden ser ejecutadas las DECISIONES? a. Eliminación de 1. Inmediatas antes de la ejecución del plan b. Sustitución de c. Modificación de 2. Durante la ejecución del plan d. Reubicación de 3. Próximo acto de planificación e. Combinación de f. Incorporación de

¿Cómo se Verifica el cumplimiento de un ASPECTO sujeto a auditorìa? 1. Contenido Permiten verificar el nivel de cumplimiento de un ASPECTO considerando especificaciaones de calidad previamente racionalizadas Sí X = X 100 Sí Permiten verificar el nivel de vinculación que tiene un ASPECTO con respecto a otro que le antecede 2. Coherencia X = X 100 Permiten verificar el nivel de influencia que tiene un ASPECTO con respecto a otro que le sucede 3. Influencia X = X 100

...hablemos de la AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN

“Si no puede ser medido, no puede ser comprendido; si no puede ser comprendido, no puede ser controlado; si no puede ser controlado, no puede ser mejorado…” Howard S. Glitow

¿Qué es AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN? Es el proceso de identificación de incumplimiento de especificaciones de calidad de los instrumentos, técnicas, procedimientos de cálculo, normas y modalidades de medición, que sirven de punto de partida para evidenciar los diversos cumplimientos de políticas, planes, programas y proyectos en uma organización”

Indicadores y medición 1. Indicador(es) para la meta 2. Indicador se corresponde con el aspecto de la meta a medir META Indicadores y medición 2. Denominación del indicador 3. Fuentes de información para la cuantificación de la meta 4. Está establecido indicador de segundo nivel 5. Valor inicial del indicador-meta 6. Establecido criterio aritmético 7.Identificados los indicadores complementarios de la meta 8. Alcance de medición-indicador 9. Medio de verificación-indicador 10. Rango del desempeño-indicador

6. Establecido criterio aritmético (Porcentaje) 1. Se cumple con unidades del período correcto (no contaminación porcentual) META Indicadores y medición 2. Se cumple con unidades del período incorrecto (contaminación porcentual) 3. Se cumple con unidades del período correcto e incorrecto (contaminación porcentual) 4. Se cumple parcialmente con unidades del período correcto e incorrecto. 5. Se cumple parcialmente con unidades del período incorrectos. 6. Se excede la meta con unidades del período correcto. 7. Se excede la meta con unidades de períodos incorrectos. 8. Se excede la meta con unidades de períodos correctos e incorrectos. 9. Se cumple parcialmente la meta con unidades del período correcto e incorrecto.

Clasificación de una META Indicador Tipo Meta 1. Todas las evaluaciones serán asumidas dentro de los 5 días que el cliente accese al servicio 2. Todos los usuarios del servicio tienen una evaluación y plan de soporte dentro de 1 mes de acceso al centro 3. 110 horas de visitas familiares a ser realizadas por semana 4. Pocos usuarios reportan sentimientos de soledad y baja autoestima 5. Todo el personal será entrenado y concientizado para proteger a los adultos 6. Escribir y acordar un protocolo para el trabajo conjunto al mes de septiembre 7. 80% de los planes de rehabilitación serán completados y cada caso cerrado en 3 meses 8. Reducir la tasa de consumo de drogas en adolescentes en un 5%

…Un ejemplo de alineación de un plan… Alta deserción escolar y baja tasa de asistencia Necesidad Incrementar la retención estudiantil Objetivo Incrementar tas tasas de asistencia a clases de los grados 9-12 hasta un 95% ante un horizonte de temporaldiad de 3 años (Más otros objetivos) Metas Diseñar un nuevo sistema de seeguimiento a estudiantes. Implementar el sistema “PHONE TREE” Intervención mediante orientación estudiantil Implementar premios por asistencia Estrategias Tasas de asistencia Indicadores Registros de asistencia Fuente de Información Monitorear las tasas de asistencia mensualmente. Uso del Indicador

Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el contexto de objetivos y metas de Planes DEMANDAS INSUMOS PROCESOS Asistencias registradas Asistencias establecidas PRODUCTOS Resultados

Mesas técnicas de agua PLANIFICA-DAS Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el contexto de objetivos y metas de Planes DEMANDAS INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS Mesas técnicas de agua realizadas Mesas técnicas de agua PLANIFICA-DAS Resultados Horas empleadas en la ejecución de Mesas técnicas de agua Horas establecidas para la ejecución de Mesas técnicas de agua

X X X X X X X 1. Unidad de Análisis: 2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 3. Elemento No. S 29 4. Elemento: MODALIDADES DE MEDICIÓN 5. Denominación del Proyecto: 6. Soporte al plan: 7. Preparado por: 8. Fecha de Evaluación: 9. Criterios 10. Sí 11. No 12.Comentarios 13. Decisiones X 1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de referencia? 12 de los 15 indicadores carecen de patrones de referencia Se acordarán los patrones de referencia correspondientes X 2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores de la serie? 3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de comportamientos como soporte al análisis e interpretación? X Sólo se proporcionan valores estáticos de los indicadores Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de indicadores 4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran entre 8 y 12 períodos anteriores? X Es necesario previamente definir el alcance de medición de cada indicador NO APLICA 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas? X No existen indicadores de esta índole, por lo que se demostrarán en reunión posterior NO APLICA X No existen criterios para presentarlos en forma interdependiente 4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto? X 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en forma global y desagregada? NO APLICA 14. Firma del Auditor 15. Hora Finalización Evaluación 16. Fecha Finalización Evaluación

...cuál es el proceso de AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN

Proceso Auditoría de la Planificación y la Medición Ministerio de Asuntos Agrícolas Secretaria de Medición, Evaluación y Seguimiento Dirección de Planificación Fase de Asignación de Auditoría ¿Quién o quiénes ejecutarán la auditoría? Fase de Planificación ¿Cuál será la finalidad de la auditoría? Fase de Ejecución ¿Cuáles serán las fases de ejecución de la auditoría? Fase de Elaboración de Informe ¿Cuál será la estructura y contenido del documento final? Evaluación y Consignación de Informe ¿Cuál fue el status de planificación y medición encontrado? Seguimiento a la Implementación de Recomendaciones ¿Cuáles serán los indicadores que permitirán saber si se han acatado las modificaciones acordadas?