PROTOCOLO EN LOS EVENTOS DE LA UNIVERSIDAD Esp. María Eugenia Correa Esp. Diana Patricia Barreneche

“El Protocolo se convierte en una herramienta clave de la comunicación de la empresa”

Qué es el Protocolo Conjunto de técnicas, normas y tradiciones que nos permiten organizar con eficacia y rigor los eventos y ceremonias que la Universidad promueve.

Técnicas de Protocolo. Todos los invitados a un acto deben ser recibidos por el anfitrión o por un alto representante de la Universidad. La presidencia estará ocupa por el rector, máximo representante de la Universidad. Las autoridades se colocarán en un lugar relevante del acto. Debe procurarse que en una mesa principal una dama no cierre fila. En el caso de comidas, el anfitrión ofrece el brindis, siendo contestado por el invitado de honor. En comidas u otros actos de carácter social se procura, en el caso de que haya varias mesas, que en cada una de ellas se sitúe un representante de la Universidad.

Tarjetas Cargo, nombre, apellidos del anfitrión, quien además NO FIRMA. Carácter del acontecimiento. En honor de quien o con qué motivo. Hora de iniciación y duración si hay acto. Tipo de traje. R.S.V. o “Por favor confirme asistencia al teléfono …” El sitio y el día. Logotipo.

Tarjetas Nunca es recomendable utilizar abreviaturas. Marcar el sobre a mano. Tarjetas preimpresas: llenar espacios a mano. Dichos espacios no deben contener líneas. Ser entregadas, como mínimo, con una semana de antelación. A veces es necesario un mapa. Cuando quien ocupa el cargo es mujer y es casada. Utilizar en el tratamiento la profesión.

Cuando somos anfitriones La adecuada actitud en un evento interno nos permite compartir con nuestros compañeros y lograr mostrar a los invitados una buena imagen de nosotros y por ende de la Universidad. Hacer pasar a la mesa en primer lugar a los invitados. Orientarlos y acompañarlos sin caer en el empalgo. No abalanzarse con avidez sobre la comida. No coger una cantidad exagerada ni mucho menos empacar. No tomar licor en exceso.

Cuando somos anfitriones Evitar el protocolo ficticio. Seleccionar los invitados. Alternar con todos los invitados. No demostrar preferencias por un invitado. No excederse en disculpas por algún incidente. Corresponde al anfitrión determinar cuando tiempo se espera a un invitado. Dar por terminada la reunión. Buena comida, buen licor, buena conversación, buena compañía y magnífica atención.

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" PRE EVENTO "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Definir grupo responsable Nombrar coordinador Establecer objetivos del evento Definir público objetivo Definir programa

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" PRE EVENTO "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Definir fechas y horarios Solicitar cotizaciones Elaborar presupuesto Hacer requisiciones Actualización y consolidación de las bases de datos existentes Consecución de recinto y adecuación técnica Definir programa

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" EVENTO "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Promoción y publicidad: Diseño de piezas e imagen corporativa: invitaciones, backing, pendones, señalización, portanombres, carpetas, lapiceros, formatos de preguntas, evaluación del evento, escarapelas, certificados de asistencia, diplomas, cumplidos, página web y/o banner, plegable de promoción, afiches, pasacalles, papelería membreteada, memorias: carátula para CD, tiqueteras, estandarte de ubicación para recibir personajes en el aeropuerto, semáforo de tiempo y formatos de preguntas.

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" EVENTO "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Alimentación Transporte Tiquetes Ornato Grupos culturales Necesidades de equipos: impresoras, computadores, teléfonos, fax, amplificación de sonido, micrófonos: de pie, solapa e inalámbrico, video beam, pantalla, etc.

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" EVENTO "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Personal de apoyo: guías, traductores, fotógrafos, maestros de ceremonias, periodistas, mensajería, Servicios de apoyo: embalaje, distribución de correspondencia Seguros Regalos corporativos Atenciones sociales Hospedaje

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" EVENTO "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Elaboración de bases de datos Seguimiento y proceso de inscripción

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" Montaje Logístico "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Silletería Mesas: auxiliares y principal Ubicación de Pendones Instalación backing Tapetes Arreglos florales Mantelería Portanombres

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" Montaje Logístico "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Atril Amplificación de sonido y micrófonos de solapa, inalámbrico y de pie. Ayudas audiovisuales: Video beam, pantalla, grabación en audio o audiovisual, etc. Aseo del lugar Ubicación de la señalización del recinto y zonas aledañas y de servicio

"Certamen de planeación larga y ejecución corta" Protocolo "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Carta de invitación a autoridades y otras personalidades a la inauguración y la clausura Disposición de mesa directiva: Precedencias, portanombres, papelería específica, saludo protocolario, orden del día Elaboración de libreto Designación de maestro de ceremonias Disposición de himnos y banderas

Inauguración y clausura Actos culturales "Certamen de planeación larga y ejecución corta" Inauguración y clausura Definición del tipo de acto Locación Elementos técnicos como: luces, sonido, plataforma Transporte, alimentación e hidratación de los artistas, si no está incluido en el contrato.

Pos evento Pago a proveedores Cartas de agradecimiento Devolución de elementos y utilería

MUCHAS GRACIAS

La imagen personal

Vivimos en un mundo de : Servicio Relaciones Imagen

Aspectos a considerar de la imagen Buena presentación Sumatoria de varios aspectos Comportamiento Percepción Gestos

El Lenguaje Corporal Son los hábitos que se adquieren, se desarrollan inconscientemente y se manifiestan como reacciones automáticas Reacciones automáticas : Son las posturas, los gestos, el caminar, la expresión del rostro, las manos , el cuerpo , los ojos.

Aspectos de la imagen El peinado El vestuario Los accesorios El perfume El lenguaje corporal Los modales Tono de voz y forma de expresarse

Fundamentos de la imagen El autoconocimiento El arte de mirar hacia adentro y sonreír Armonía y nitidez Sobriedad Flexibilidad

Qué es una imagen agradable??? Ser y sentirnos agradables Es la apariencia visible Es aquello que los demás perciben de nosotros en una mirada Tenemos que proyectar una imagen acorde con la actividad que desempeñamos

El vestuario debe escogerse de acuerdo con… La edad La configuración física El clima La hora El evento La imagen de la empresa y la actividad que se desarrolla

I M A G E N Identidad Madurez Aceptación Gusto Energía Naturalidad Qué imagen da el éxito Identidad Madurez Aceptación Gusto Energía Naturalidad I M A G E N

La imagen que proyectamos es como una tarjeta de presentación personal

Todos nos observan Tu imagen como proyección interior “Nadie da de lo que no tiene…” Todos nos observan