ECOPETROL-CÁMARA DE COMERCIO DE NEIVA CONVENIO DAB 004-08 ECOPETROL-CÁMARA DE COMERCIO DE NEIVA jueves, 28 de agosto de 2008

AGENDA MOMENTO DE REFLEXIÓN 5 minutos MISIÓN-VISIÓN DE ECOPETROL 5 minutos PROGRAMA GESTIÓN DE PROVEEDORES 15 minutos CONVENIO DAB 004-08 10 minutos BREAK 10 minutos GUIA DE DILIGENCIAMIENTO “SISTEMA DE CLASIFICACION DE PROVEEDORES 20 minutos 7. PREGUNTAS 15 minutos Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

2. MISIÓN Y VISIÓN Normas para agendas extensas Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

La Misión es nuestro gran propósito como empresa, la razón por la que existimos, “la misión que justos cumplimos diariamente”

Nuestro sueño 2015: Visión en nuestro gran sueño, lo que queremos ser, a donde queremos llegar, nuestra visión común de futuro. Consta de cuatro elementos: Lograr la internacionalización, para ello debemos ser altamente competitivos. Tener un talento humano de clase mundial como base para ser competitivos y lograr la internacionalización y nuestros demás propósitos. Socialmente Responsable, porque en nuestra actuación y ante los grupos de interés que se ven afectados por nuestra actividad debemos generar valor de tal como buscamos para nosotros mismos.

3. GESTION DE PROVEEDORES (Programa Estratégico de Mejoramiento de Proveedores) Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

PROGRAMA ESTRATEGICO DE MEJORAMIENTO DE PROVEEDORES ESQUEMA CONCEPTUAL Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

PROCEDIMIENTO GESTION DE CONTRATISTAS Directorio de Proveedores On Line: Es una herramienta que permite clasificar a los proveedores y contratistas de forma eficaz, permanentemente actualizada, objetiva y no discriminatoria con una participación abierta de todas las empresas que operan en el sector. Evaluaciones de desempeño Calificación del desempeño de un proveedor / contratista en determinado contrato. Seguimiento de las obligaciones del contratista, a través del análisis y ponderación de los diferentes Criterios que aplican conforme el Tipo de Contrato (Obras y Servicios, Consultoría y Compras). Planes de Mejoramiento: Conjunto de acciones acordadas entre el Contratista y Ecopetrol S.A., y ejecutadas por aquél, que buscan eliminar las causas de los desempeños deficientes identificados en las Visitas de Verificación In Situ, y evitar la repetición de los mismos. Visitas de Verificación en Situ: Reunir y analizar suficiente evidencia objetiva para determinar si los controles y actividades que ejerce el proveedor son adecuados para el cumplimiento de los requisitos de los contratos y compras realizadas por ECOPETROL . Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios 8

MEJORAMIENTO DESARROLLO DE PROVEEDORES Desarrollar proveedores regionales y locales en las zonas de influencia de ECP, orientados a una gestión comercial competitiva, para atender la demanda del mercado. OBJETIVO Desarrollar proveedores reales y potenciales como una oportunidad comercial con las regiones. Lograr mayor competitividad de las empresas para atender satisfactoriamente la demanda del mercado en general, incrementando el empleo y contribuyendo con una mejor calidad de vida. Asegurar que los contratos de Ecopetrol cuenten con un plan social empresarial acorde con las políticas del Código de Buen Gobierno de Ecopetrol. Establecer vínculos con empresas de la industrial petrolera y otras entidades privadas y estatales para generar oportunidades de fortalecimiento y desarrollo de proveedores regionales y locales. ALCANCE Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios – Gestión de Proveedores Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

ZONAS DE ESPECIAL INTERÉS: CARTAGENA TIBU NOVEDAD 2008 Para el año 2008 se incluye en el presupuesto todas las estaciones de la VIT del país. MAGDALENA MEDIO: Barrancabermeja, y el Centro NEIVA ORITO APIAY Desarrollo de Proveedores – Gerencia Administrativa Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

LINEAS REGIONALES O LOCALES MEJORAMIENTO DESARROLLO DE PROVEEDORES LINEAS REGIONALES O LOCALES MANTENIMIENTO OPERATIVO 17. Descontaminación de terrenos y cuerpos de agua 18. Biodegradación 19. Obras eléctrica menores 20. Limpieza de equipos de proceso 21. Metalmecánica - Rectificación y mecanizado de piezas 22. Mantenimiento automotriz 23. Aires Acondicionados 24. Servicios soldadura 25. Mantenimiento y construcción de ductos y líneas-N SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Alimentación Rocería Manejo Integrado de residuos sólidos Fumigación Aseo Mantenimiento de instalaciones Cafetería Camarería Lavandería Transporte terrestre de personas Fotocopias, litografía y tipografía Alquiler de vehículos Reforestación Señalización COMPRAS 26. Papelería y útiles de oficina 27. Artículos de aseo y cafetería 28. Material eléctrico y ferretería menor 29. Dotación 30. Artículos menores de seguridad industrial OBRAS CIVILES 15. Obras civiles, edificaciones y estructuras de concreto y metálicas 16. Mantenimiento de vías - movimiento de tierras y geotecnia Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

CONVENIOS VIGENTES Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

FORTALECIMIENTO FINANCIERO Y EMPRESARIAL DE PROVEEDORES Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

CONVENIO DE MICROCREDITOS Identificación del convenio: Convenio GEA 0106 Objeto: Constitución de una Línea de Microcrédito y la implementación de programas de capacitación para la población ubicada en las zonas de influencia de Ecopetrol (Cartagena, Magdalena Medio, Apiay, Orito y Neiva, Tibú) y las categorías de contratación y compras locales. Empresas Asociadas: ECOPETROL - El Organismo Cooperativo Microempresarial de Colombia – EMPRENDER Población Objetivo : Empresarios, Asociaciones, Personas Naturales, proponentes y Cooperativas Entidad Operadora: FUNDACIÓN MUNDO MUJER Y COOPERATIVA CONGENTE Fecha de Finalización: 10 de enero del 2010 (3 años) Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios 14 14

CONVENIO DE FORTALECIMIENTO FINANCIERO Y EMPRESARIAL Convenio de Fortalecimiento Empresarial tiene por objeto la constitución de una Línea de Microcrédito y la implementación de programas de capacitación para los proveedores. En Neiva, el Convenio es desarrollado por FUNDACION MUNDO MUJER y ACTUAR TOLIMA. En el año 2007 se colocaron 185 microcréditos por un monto de $374.000.000. En el transcurso de este año 2008 (a Agosto) se han colocado 110 microcréditos por un valor de $207.516.667. Fortalecimiento Institucional y transferencia metodológica. Capacitar beneficiarios en temas financieros. Comité Local Gestión de Proveedores

Análisis del Desempeño Acciones de Aseguramiento FORTALECIMIENTO FINANCIERO Y EMPRESARIAL REGIONAL HUILA TOLIMA –AGOSTO 2008 Acumulado Seguimiento Mensual Análisis del Desempeño La colocación se está centralizando en proveedores de mayor impacto para ECOPETROL S.A y Proveedores de Proveedores. 110 43 Causas del Desempeño A 31 de Agosto de 2008, se han colocado en la SOH 110 microcréditos por un valor de $ 207,516,667. Durante el mes de Agosto de 2008 se colocaron en la SOH 11 microcréditos, por un monto de $ 20,900,000. Meta 2008: M$100 Acciones de Aseguramiento Se continua la identificación y focalización de Proveedores con mayor impacto para ECOPETROL S.A en todas las localidades. Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

CONVENIO INTEGRAL DE DESARROLLO DE PROVEEDORES Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios 17 17

NUEVO CONVENIO INTEGRAL CUATRO COMPONENTES FUNDAMENTALES CONVENIO INTEGRAL DE DESARROLLO DE PROVEEDORES OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Desarrollar las líneas de negocio por demanda de ECP para proveedores actuales. Seleccionar las empresas de acuerdo con las líneas de interés en cada zona. Fortalecer las funciones comercial, financiera y administrativa. Certificar empresas en ISO, RUC y OHSAS, dependiendo de los intereses y condiciones de cada una de ellas. Presentar y aplicar los procesos relacionados con la planificación, implementación, operación y mejoramiento de un Sistema de Gestión (HSQ). Fomentar las alianzas estratégicas locales e internacionales. CUATRO COMPONENTES FUNDAMENTALES NUEVO FORTALECIMIENTO EN OFICIOS MEJORAMIENTO DE COMPETENCIAS IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION CERTIFICACIONES FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL SISTEMA FUNCIONAL DE EMPLEO FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios 18 18

CONVENIO INTEGRAL Comité Local Gestión de Proveedores Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

AVANCES DEL CONVENIO INTEGRAL Comité Local Gestión de Proveedores

AVANCES DEL CONVENIO INTEGRAL EMPRESAS SELECCIONADAS (20) No. CATEGORIA EMPRESA SISTEMA DE GESTION A IMPLEMENTAR 1 Aseo MV Servicios Ltda. ISO 9001 2 Ambiental - Rocería y Zonas Verdes JAC Vereda La Mata MYPES 6001 3 JAC Vereda Granjas de Santa Bárbara 4 JAC Vereda Dina 5 JAC Vereda Polonia 6 Jota Servi Ltda. 7 Servijmar Ltda. 8 Serviambiental S.A. OHSAS 18001 9 Protal Ltda. 10 Pro - Reforestar del Huila 11 Mantenimiento de Aires Acondicionados Refryc Ltda. 12 Metalmecánica - Rectificación y Mecanizado de piezas Rectificadora Neiva 13 Taller y Almacén Tornitron 14 Taller Gómez 15 Obras Civiles Quimonsa Ltda. SISTEMA INTEGRAL 16 Jose María Vargas Motta 17 Servicios Tecnicos Civiles (SERTEC) Desarrollo de Proveedores – Gerencia Administrativa

CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES A EMPRESARIOS CURSO FECHA HORAS DOCENTE GESTION DE LA CALIDAD PARA MICROEMPRESAS 03 y 05/06/2008 16 ALVARO SIMON ERAZO MYPES 04/06/2008 8 PLANIFICACION Y CONTROL EN LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD 03-04/07/2008 MANEJO SEGURO DE HIDROCARBUROS 14/08/2008 HUMBERTO DELGADO IMPLEMENTACION DE ISO 9000 EN MICROEMPRESAS 25-26/08/2008 ARISTIDES RODRÍGUEZ FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 11/09/2008 M. TRUJILLO SENSIBILIZACION OHSAS 18001 12/09/2008 4 LEGISLACION EN EL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL CONFORME CON EL MODELO NTC - OHSAS 18001 13/09/2008 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN EN EL SGS & SO CONFORME CON EL SISTEMA OHSAS 18001:2007 09-10/10/2008 MEDICION Y SEGUIMIENTO 06-07-08/11/2008 24 Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

AVANCES DEL CONVENIO INTEGRAL CAPACITACIONES CON ICONTEC Gestión de la Calidad para Microempresas (03 y 05 de junio, 16 horas.) Capacitación dictada por el Consultor de ICONTEC, Álvaro Simón Erazo. Los empresarios manifestaron su agrado al tener la oportunidad de acceder a estos temas. Beneficiarios: 18 personas NTC MYPES 6001 y/o RUC (04 de junio, 8 horas) Beneficiarios: 12 personas Planificación y Control en los Sistemas de Gestión de la Calidad (03 y 04 de Julio, 16 horas) Desarrollo de Proveedores – Gerencia Administrativa

AVANCES DEL CONVENIO INTEGRAL CAPACITACIONES CON ICONTEC Manejo Seguro de Hidrocarburos(14 de Agosto, 8 horas.) Capacitación dictada por el Ingeniero Humberto Delgado. Los empresarios manifestaron su agrado al tener la oportunidad de acceder a estos temas. Beneficiarios: 18 personas Implementación de ISO 9000 en Microempresas (25-26, 16 horas) Capacitación dictada por el Consultor de ICONTEC, Aristídes Rodriguez. Beneficiarios: 12 personas Desarrollo de Proveedores – Gerencia Administrativa

CONVENIO ACTUALIZACIÓN DEL DIRECTORIO DE PROVEEDORES LOCALES DE ECOPETROL S.A. Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL EN LAS ZONAS DE INFLUENCIA DE LA SOH IDENTIFICADAS POR ECOPETROL S.A Y LA CAMARA DE COMERCIO DE NEIVA Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios 25

4. CONVENIO DIRECTORIO DE PROVEEDORES Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL ALCANCE Generar y actualizar el Directorio de Proveedores Locales de Ecopetrol, por medio de la herramienta SICLAR de propiedad de la firma AQUILES ESPAÑA-PORTUGAL que contendrá información verificada y en línea permitiendo agilizar las precalificaciones, inteligencias de mercado y RFIs locales. Realizar eventos y capacitaciones de interés para proveedores locales y Ecopetrol, Diagnóstico de las necesidades empresariales y operacionales de los Proveedores Locales de Ecopetrol del Área de Influencia de la SOH, de tal forma que se desarrollen estrategias para el mejoramiento competitivo de las empresas, orientándolas a la superación de las debilidades encontradas. COMPONENTES FUNDAMENTALES Generación y actualización del Directorio de Proveedores Locales Ecopetrol Programas de Formación Empresarial Coordinación de Eventos Locales 10 meses SOCIO ECOPETROL CÁMARA DE COMERCIO TOTAL DEL CONVENIO CÁMARA DE COMERCIO DE NEIVA $ 80.188.660 $ 35..650.000 $ 115,838.660 El Convenio ya fue firmado por Ecopetrol y la Cámara de Comercio de Neiva y se encuentra en etapa de inicio. El convenio afianza la relación con gremios y proveedores ya que generará espacios de acercamiento y divulgación de información y mutuo conocimiento. Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios – Gestión de Proveedores Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios 26

ATENCIÓN A PROVEEDORES Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

PLAN DE COMUNICACIONES SOH 2008 CHARLAS FECHA Divulgación Resultados Compras y Contratación 2007-PACC 2008 07/03/2008 Socialización Convenio Integral de Desarrollo de Proveedores 15/01/2008 Divulgación Nuevo Manual de Contratación y Evaluacion de Desempeño Charla - Taller manejo laboral en contratos 13/05/2008 Presentación en Ofertas 17/04/2008 RSE 16/06/2008 HSE 16/07/2008 Divulgación Avances Resultados Compras y Contratación PACC 2008 02/09/2008 Encuentro Local de Proveedores 28/10/2008 Titulos idoneos 16/10/2008 17/12/2008 Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

5. PREGUNTAS Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada Gestión de Proveedores - Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios

PREGUNTAS F I N Espacio para reproducir el título de la presentación que va en la portada