ENTREGA ARCHIVO FISICO LIQUIDACION CONTRATOS DE ENCARGO DE GESTION ENTRE CAVIS-UT Y FONVIVIENDA

OBLIGACION CONTRATOS: Archivo de la Documentación: Desde el principio del proceso cada Caja de Compensación conservará la documentación recibida. Con la periocidad que convengan las partes y en todo caso dentro de los seis (6) meses siguientes a la liquidación del contrato, la totalidad del archivo será entregada al FONDO, a quien haga sus veces o a quien la ley determine, conforme al procedimiento que de común acuerdo establezcan las partes en el acta de liquidación del presente contrato.

CONTRATOS A LIQUIDAR CONTRATO FECHA DEL CONTRATO 04 A de 2004 28 de Diciembre de 2004 14 de 2006 29 de Junio de 2006 11 de 2007 17 de Abril de 2007 557 de 2008 16 de Diciembre de 2008 1541 de 2009 29 de Diciembre de 2009 64 de 2010 29 de Enero de 2010 4 de 2011 27 de Abril de 2011 241 de 2012 20 de Marzo de 2012 42 de 2014 24 de Enero de 2014

INSTRUCCIONES GENERALES Teniendo como base la normatividad legal vigente es necesario organizar los archivos de acuerdo a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, el cual determina la obligatoriedad de las entidades del Estado de identificar, organizar, almacenar y custodiar los archivos en forma adecuada, por lo tanto para cumplir lo preceptuado, cada Caja de Compensación Familiar hará entrega del archivo físico teniendo en cuenta lo siguiente: La Oficina de CAVIS-UT entregará a cada Caja de Compensación Familiar la Base de Datos de los hogares asignados que hacen parte de los contratos que se liquidan. Dicha información se obtendrá de la base de datos que entregó Fonvivienda a Cavis-UT el día 22 de diciembre de 2015.

INSTRUCCIONES GENERALES Cada Caja de Compensación Familiar entregará el archivo en orden alfabético por apellido del jefe de hogar, integrando todos los contratos y el estado de los subsidios. “EL ÚNICO ORDEN ES POR APELLIDO DEL JEFE DE HOGAR”. Por cada hogar beneficiario se debe hacer una carpeta y se debe guardar en cajas de archivo conservando el orden alfabético por apellido del jefe de hogar. De acuerdo con el estado del subsidio familiar de Vivienda, se archivan los documentos correspondientes.

INSTRUCCIONES GENERALES Los documentos de cada carpeta deben ir archivados en orden cronológico por fecha. Es decir, primero va el documento de fecha más antiguo y en último lugar el documento de fecha más reciente. Cuando se consulte una carpeta aparecerá en primer lugar el Formato de Chequeo, seguido del documento de fecha más antiguo. Cada carpeta debe contener el Formato de Chequeo, y de acuerdo a los documentos a entregar según el estado del subsidio, se señala si el documento existe o no, y cuál es el número del folio de la carpeta donde se encuentra cada documento.

FORMATO DE CHEQUEO DOCUMENTOS ESTADO DEL SUBSIDIO DOCUMENTO SI NO Folio donde está Ubicado SUBSIDIOS LEGALIZADOS: ►  Formulario de postulación del hogar sin anexos. X   1 ►  Certificado de tradición y libertad. 2 ►  Acta de entrega de la vivienda. 5 ►  Certificado de existencia. 4 SUBSIDIOS SIN LEGALIZAR: PAGADOS 100% AL ENCARGO FIDUCIARIO: ►  Formulario de postulación del hogar sin anexos. ►  Promesa de compraventa ó contrato de construcción ó Autorización Beneficiario para el pago al oferente. RENUNCIAS Y RESTITUCIONES ►  Formulario de Postulación del hogar sin anexos. ►  Carta de renuncia de la familia. SUBSIDIOS SIN COBRO, PERDIDA DE VIGENCIA Y RESTITUCIONES DIRECTAS REALIZADAS POR EL FNV SUBSIDIOS DE ARRENDAMIENTO APLICADO PARCIALMENTE ó 100% ►  Formulario de postulación. ►  Contrato(s) de arrendamiento ó Autorización beneficiario para el pago al arrendador. REPARACIONES LOCATIVAS Y VIVIENDA SALUDABLE. ►  Contrato de construcción firmado por las partes ó Autorización del beneficiario para el pago. APLICACIÓN EN VIVIENDA GRATUITA ►  Formulario(s) de Postulación del hogar sin anexos.

INSTRUCCIONES GENERALES En la carpeta se archivan los documentos sin legajar en ganchos y sin ningún elemento metálico (ganchos de cosedora, clips, etc.) Foliar las hojas de cada carpeta por una sola cara con lápiz de mina negra blanda tipo HB ó B. Si las hojas tienen escrito por ambas caras se numera por una sola cara. El formato de chequeo que va al inicio de cada carpeta no se numera.

INSTRUCCIONES GENERALES El número del folio se escribe en la parte superior derecha según posición del texto. Hoja Vertical Hoja Horizontal

INSTRUCCIONES GENERALES Las Cajas de archivo se numeran del número 1 hasta el número de Cajas que tenga cada Caja de Compensación Familiar. Las carpetas de cada caja de archivo se numeran del número 1 hasta el número de carpetas que contenga cada caja. Es decir cada caja de archivo comienza con la carpeta 1. Las fechas extremas (Inicial y Final) contenidas en el Formato único de Inventario Documental deben coincidir con las fechas del primero y último documento archivado en la carpeta.

DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER CADA CARPETA DE ACUERDO CON EL ESTADO DEL SUBSIDIO SUBSIDIOS LEGALIZADOS: PAGADOS 100% CONTRA ESCRITURA O 20% FINAL CONTRA ESCRITURA: Formulario de postulación del hogar sin anexos. Certificado de tradición y libertad. Acta de entrega de la vivienda. Certificado de existencia. SUBSIDIOS SIN LEGALIZAR: PAGADOS 100% AL ENCARGO FIDUCIARIO: Promesa de compraventa ó Contrato de construcción ó Autorización beneficiario para el pago al oferente.

DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER CADA CARPETA DE ACUERDO CON EL ESTADO DEL SUBSIDIO RENUNCIAS Y RESTITUCIONES Formulario de postulación del hogar sin anexos. Carta de renuncia de la familia. SUBSIDIOS SIN COBRO, PÉRDIDA DE VIGENCIA Y RESTITUCIONES DIRECTAS REALIZADAS POR EL FNV   SUBSIDIOS DE ARRENDAMIENTO APLICADO 100% O PARCIALMENTE Formulario de postulación. Contrato(s) de arrendamiento ó Autorización beneficiario para el pago al arrendador.

DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER CADA CARPETA DE ACUERDO CON EL ESTADO DEL SUBSIDIO REPARACIONES LOCATIVAS Y VIVIENDA SALUDABLE. Formulario de postulación del hogar sin anexos. Contrato de construcción firmado por las partes ó Autorización del beneficiario para el pago. Certificado de existencia. APLICACIÓN EN VIVIENDA GRATUITA Formulario(s) de Postulación del hogar sin anexos.

CARPETAS Carpeta en material Desacidificada blancas de 4 aletas tamaño Oficio mínimo de 240 g/m2 ó Propalcote de mínimo 320 g/m2. ROTULO CARPETA

SENTIDO ROTULO CARPETA

ROTULOS CARPETAS Medidas: Ancho 12 cm, Alto 10 cm. Ubicación: Margen inferior derecha en el mismo sentido de la carpeta

CAJA DE ARCHIVO Caja de archivo inactivo de tapa nevera sin impresión en la tapa y abre de izquierda a derecha. Medidas aproximadas: ancho 20 cm, alto 27 cm, fondo 40 cm. El número de carpetas por caja depende de la cantidad de folios que se archiven en cada carpeta. Como máximo deben archivarse 45 carpetas por cada caja. Las carpetas deben poder manipularse sin que se deterioren entre sí.

CAJA DE ARCHIVO ROTULO CAJA

SENTIDO ROTULO Y APERTURA CAJA ROTULO CAJA ROTULO CAJA Apertura de Izquierda a Derecha Apertura de Derecha a Izquierda

ROTULOS CAJAS DE ARCHIVO Medidas: Ancho 15 cm, Alto 20 cm. Ubicación: En la tapa de la Caja

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