CENTRO ADMINISTRATIVO DOCUMENTAL –CAD-

Centro Administrativo Documental CAD Es el área encargada de establecer las directrices en cuanto a la gestión documental institucional, velar por la custodia y conservación de la documentación que evidencia el cumplimiento del objeto social de la EDU (sin importar el formato). La sede del CAD constituye el archivo central de la EDU y allí esta centralizado el recibo y envío de las comunicaciones oficiales. La EDU es una institución, industrial y comercial del Estado, por tanto debe cumplir lo estipulado en la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000 y sus decretos y acuerdos normativos. Igualmente los servidores de la EDU, deben garantizar la custodia y conservación de la documentación que se produce en razón de las funciones del cargo asignado.

1. Ventanilla única de atención Servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

Comunicaciones Oficiales Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica. Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Circular: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asunto interno.

2. Transferencias documentales Archivo de Gestión: según las funciones de cada dependencia se generan ciertos tipos documentales, estos deben ser remitidos al Centro de Administración Documental. Archivo Central: Se recibe la transferencia primaria, se verifica y se dispone para la consulta. Archivo Histórico: constituye la información que dará cuenta de la misión institucional a través del tiempo y para consulta local, regional, nacional e internacional.

Recomendaciones. La constitución de los expedientes deben reflejar las funciones que se desempeña. La identificación de los expedientes debe ser clara y reflejar la información contenida, en el formato adjunto; se indica “Parque biblioteca etapa No.1”, sin embargo en el momento de la consulta se requiere conocer qué parque biblioteca. Las fechas extremas deben ir en el formato día, mes, año (21/01/2012). 3. Servicio de custodia de información Se cuenta con los servicios de Alpopular para la custodia de información

4. Servicio de mensajería Se cuenta con los servicios de 472 para el envío de correspondencia: local, regional, nacional e internacional. Para las diligencias institucionales se cuenta con cinco tramitadores.

5. Consulta de información Los servidores de la EDU, pueden consultar la información en el Centro de Administración Documental, de manera personal, a través del correo electrónico y/o mediante una llamada a Cindy Paola Moreno, extensión 132, La información que se encuentra digitalizada, la pueden consultar en el aplicativo Mercurio, o con Juan Camilo Rúa, en la extensión 151,

Mejoramiento continuo El Centro Administrativo Documental CAD, es un área de apoyo a los procesos institucionales, por tanto estamos atentos a colaborar en todo lo relacionado con la información y la documentación institucional. Igualmente agradecemos la colaboración que los servidores nos puedan brindar: Indicando de manera respetuosa los errores. Proponiendo mejoras. Dado que la documentación es trasversal a todos los procesos, incluyendo o sugiriendo las directrices documentales a cada uno de los procesos en las diferentes áreas de la entidad.