1. 2 INTRODUCCION EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL A TRAVES DE LA OFICINA DE ARCHIVO CUENTA CON TRES ACTIVIDADES EN EL PLAN DE ESTATEGICO AÑO 2012-2015.

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2 2 INTRODUCCION EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL A TRAVES DE LA OFICINA DE ARCHIVO CUENTA CON TRES ACTIVIDADES EN EL PLAN DE ESTATEGICO AÑO 2012-2015 LAS CUALES SE DESPRENDEN DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS 3.6,2.3 Y 3.5 DEL PLAN ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD. ADICIONALMENTE APORTA A LAS ESTRATEGIAS TRANSVERSALES 3.3 Y 4.7. EN LA PRESENTACION SE HACE ENFASIS A LOS INDICADORES EN CUANTO A SU FORMULACION, COMPORTAMIENTO Y ANALISIS AL IGUAL QUE EL PORCENTAJE DE AVANCE, METAS PROPUESTAS Y CUMPLIMIENTO.

3 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 Ejercer de manera proactiva y anticipada el control interno e implementar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Corporación. El control interno como máxima instancia de seguimiento y control al interior de la entidad deberá realizar seguimiento y advertir con la suficiente anticipación a la alta dirección sobre eventos que se presenten frente al funcionamiento administrativo, financiero de la entidad y que sean factores de riesgo frente a la gestión. Estrategia 3.6 Fortalecer la preservación de la memoria institucional y capacitación en los procesos del programa de gestión documental.INDICADOR: Numero de jornadas de preservación y conservación de documentos realizadas en el archivo central COMPORTAMIENTO Para este semestre rendido se realizaron 3 jornadas de preservación y conservación a los documentos en el archivo central e intervención a los documentos del fondo concejo municipal en el edificio fuente Versalles, el alcance de esta jornada estuvo representada en intervención de documentos, limpieza del espacio físico, organización y aplicación de solución para protección de ataques biológicos, insectos y plagas, primeros auxilios a libros, limpieza de conductos de aire, al igual que verificación de inventario documental 3

4 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 Estrategia 3.6 Fortalecer la preservación de la memoria institucional y capacitación en los proceso el programa de gestión documental. Avance del indicador 8 días de jornadas de preservación de documentos realizadas de cuatro jornadas anuales programadas 4

5 ANALISIS DEL INDICADOR Teniendo en cuenta los atributos del indicador que es de resultado el comportamiento de este esta acorde con lo que estima la normatividad archivística que es de 4 jornadas anuales y los resultado obtenidos analizada la línea base del año 2014. 5

6 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 Ejercer de manera proactiva y anticipada el control interno e implementar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Corporación. El control interno como máxima instancia de seguimiento y control al interior de la entidad deberá realizar seguimiento y advertir con la suficiente anticipación a la alta dirección sobre eventos que se presenten frente al funcionamiento administrativo, financiero de la entidad y que sean factores de riesgo frente a la gestión. Estrategia 3.6 Estrategia 3.6 Implementar los procesos del Programa de Gestión Documental INDICADOR: Numero de procesos implementados del programa de gestión documental COMPORTAMIENTO Para el periodo rendido se evidenciaron acciones en los siguientes procesos: Producción de DocumentosProducción de Documentos Recepción de DocumentosRecepción de Documentos Distribución de DocumentosDistribución de Documentos Tramite de DocumentosTramite de Documentos Organización de DocumentosOrganización de Documentos Consulta de DocumentosConsulta de Documentos Conservación de DocumentosConservación de Documentos Disposición Final de DocumentoDisposición Final de Documento (Ver detalle en formato seguimiento plan acción abril a junio de 2015) 6

7 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 3.6 3.6 Implementar los procesos del Programa de Gestión Documental 7

8 8 ANALISIS DEL INDICADOR Teniendo en cuenta los atributos del indicador que son oportunidad, cumplimiento, se puede concluir que se evidencian acciones en mayor o menor medida en cada proceso del programa de gestión documental. Las variaciones en la estadística tiene un comportamiento creciente frente al dato del ultimo semestre de 2014.

9 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 3.5 3.5 Realizar y asegurar las acciones pertinentes para mantener la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad y que permita que la entidad pueda certificar en una primera etapa en la norma ISO 9001:2008 los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación y control INDICADOR: Revisión al SGC por la Alta Dirección COMPORTAMIENTO Para el periodo rendido la Corporación cuenta con un SGC con todos los documentos en ultima versión y asignados a cada proceso. Para el periodo rendido la Corporación cuenta con un SGC con todos los documentos en ultima versión y asignados a cada proceso. El SGC sufrió una reingeniería e intervención por parte del Representante de la Alta Dirección SGC, por los lideres de proceso y por el asesor contratado, todo rumbo a estar a punto para la visita de preauditiroa por parte del ente certificador. 9

10 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 3.5 3.5 Realizar y asegurar las acciones pertinentes para mantener la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad y que permita que la entidad pueda certificar en una primera etapa en la norma ISO 9001:2008 los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación y control Avance del indicador : A la fecha de corte de primer semestre están pendientes por remitir dicho informe Dirección Estratégica 2013, Control Político. Insumos necesario para cumplir con el indicador, es decir consolidar revisión por al dirección vigencia 2013. 10

11 ANALISIS DEL INDICADOR OBJETIVO ESTRATEGICO 3.ESTRATEGIA 3.5 Teniendo en cuenta los atributos del indicador que son eficacia, efectividad, oportunidad, cumplimiento, se puede concluir que los documentos del SGC de la Corporación fueron actualizados de manera oportuna y controlados en su emisión por el proceso gestión documental y en su utilización por los lideres de cada proceso en cumplimiento del procedimiento control de documentos que es transversal a todos. 11

12 12 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 2 2.3 2.3 Revisar y ajustar los mecanismos y procedimientos de retroalimentación con la ciudadanía y medición de satisfacción al cliente, mediante la atención efectiva de las PQR, dando cumplimiento al programa gobierno en línea y el seguimiento trimestral a las encuestas de satisfacción de clientes interno y externo. INDICADOR: Atención efectiva de las PQR dando cumplimiento al programa gobierno en línea. COMPORTAMIENTO Para el periodo rendido en cuanto al seguimiento a las quejas y reclamos y derechos de petición. El proceso de Gestión Documental tiene como registro de este soporte formato ficha de consulta y adicionalmente el correo corporativo de la entidad en el cual se puede evidenciar las respuestas dadas a clientes internos y externos. Específicamente para el periodo rendido se atendieron 35 clientes de manera personal y 11 contáctenos a través del correo corporativo del proceso gestión documental para un total de 46, En cuanto a las quejas recepcionadas para el periodo rendido no se detectaron quejas detectada en el buzón de sugerencias de clientes externos de la Corporación. Es importante indicar que en el aplicativo PQRS de nuestra página institucional para el periodo rendido se recepcionaron 6 peticiones mas 3 derechos de petición que ingresaron por ventanilla única,2 queja ( No contra la Corporación), 0 sugerencias y 0 reclamos ( No contra la Corporación) para un total de 11,.

13 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 2 2.3 INDICADOR: Se cumplió en un 100 % no existen peticiones, quejas o reclamos pendientes por contestación por parte del proceso gestión documental para el periodo rendido. 2.3 Revisar y ajustar los mecanismos y procedimientos de retroalimentación con la ciudadanía y medición de satisfacción al cliente, mediante la atención efectiva de las PQR, dando cumplimiento al programa gobierno en línea y el seguimiento trimestral a las encuestas de satisfacción de clientes interno y externo. INDICADOR: Se cumplió en un 100 % no existen peticiones, quejas o reclamos pendientes por contestación por parte del proceso gestión documental para el periodo rendido. 13

14 ANALISIS DEL INDICADOR OBJETIVO ESTRATEGICO 2.ESTRATEGIA 2.3 Teniendo en cuenta los atributos del indicador que son eficacia, efectividad, oportunidad, cumplimiento, se puede concluir que el proceso de consulta y atención a clientes internos y externos fue efectivo, teniendo en cuenta que se absolvieron las 46 consultas realizadas al proceso gestión documental al igual que 11 PQRS. 14

15 15 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 3 3.3.( ESTRATEGIA TRANSVERSAL) Elaborar de manera proactiva los formaros solicitados por la Contraloría según ala periodicidad de rendición establecida en el SIA y según apliquen para cada uno de los procesos Elaborar de manera proactiva los formaros solicitados por la Contraloría según ala periodicidad de rendición establecida en el SIA y según apliquen para cada uno de los procesos INDICADOR: Formatos Presentados. COMPORTAMIENTO En el semestre rendido se remitió al proceso control interno por parte del proceso gestión documental la información referente a los indicadores de gestión del proceso, con el fin de que ese proceso haga el reporte del formato SIA F29 a la Contraloría General de Santiago de Cali, así como el formato F 28 referente a la medición del plan de acción..

16 16 OBJETIVO ESTRATEGICO Nº 4 4.7.( ESTRATEGIA TRANSVERSAL) Visitas a comunas y corregimientos para divulgar la gestión del Concejo. Visitas a comunas y corregimientos para divulgar la gestión del Concejo. INDICADOR: Numero de Visitas a las comunas y corregimientos para divulgar la gestión del Concejo.. INDICADOR: Numero de Visitas a las comunas y corregimientos para divulgar la gestión del Concejo.. COMPORTAMIENTO. A la fecha de presentación del presente informe el proceso gestión documental no fue convocado a participar en actividades o visitas a comunas y corregimientos.

17 OTRAS ACTIVIDADES QUE APORTARON AL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL PROCESO Se realizo un acercamiento personalizado a los 12 procesos de la Corporación, cuyo alcance estuvo representado en revisión a la aplicación de las Tablas de Retención Documental, Expediente de la serie Requisitos Calidad - Meci, lo que permitió evidenciar oportunidades de mejora con cada uno de los lideres de proceso y sus equipos de trabajo. Se realizo jornada especial con la proceso control interno disciplinario en el cual hubo cambio de líder. Al igual que acompañamientos técnicos a otros procesos que lo han requerido. se brindo apoyo técnico al proceso administrativo y financiero frente a la realización de transferencia primaria al archivo central de documentos de presupuesto de años 2011, 2013. 2013 El proceso apoyo la distribución de todas las comunicaciones producidas por la alta dirección y el nivel directivo. Se ha garantizado la oportunidad en la publicación en la pagina institucional de los Acuerdos aprobados y sancionados, así como sentencias y fallos de instancias judiciales. Se resolvieron consultas de los archivos de gestión frente a la aplicación de la normatividad archivística Se realizó seguimiento trimestral a los riesgos del proceso, encuesta satisfacción clientes internos, así como al plan de acción. 17

18 18 INFORME DE REQUERIMIENTOS ATENDIDOS PARA EL PERIODO RENDIDO Para el periodo rendido se atendieron por parte del proceso los siguientes requerimientos:  Seguimiento Plan de Acción  Seguimiento PQRS  Rendición SIA F29, F28 Vigencia 2014.  Seguimiento a Riesgos.  Auditoria interna de Calidad.  Seguimiento a plan de mejoramiento.

19 CONCLUSIONES  El comportamiento de algunos indicadores en el año 2015 esta arminizados con los obtenidos en ela vigencia 2014 para este mismo periodo rendido.  El proceso ha tenido un seguimiento permanente por parte de los encargadados en la entidad del control y medicion de la gestion.  Ha existido planificacion y seguimiento en el cumplimiento de las metas trazadas.  El cumplimiento de algunos indicadores es coherente con el porcentaje de avance en tiempo de la actividad.  El proceso cuenta con un equipo de trabajo comprometido con las metas del plan de accion, y los objetivos y estrategias del Plan Estrategico 2012-2015. 19

20 MUCHAS GRACIAS FREDY ANTONIO VILLEGAS JARAMILLO Jefe Oficina Archivo y Correspondencia Resposable: Proceso Gestión Documental archivoycorrespondencia@concejodecali.gov.co Teléfono: 8839192 20