TALLER DE ADQUISICIONES INNOVACIÓN PARA LA COMPETITIVIDAD CHILE – Noviembre 2008 Proyecto INNOVACIÓN PARA LA COMPETITIVIDAD

Contenido: I – Consideraciones Generales II- Planeamiento de las Adquisiciones III- Servicios de Consultoría IV- Adquisición de Bienes y Servicios

Parte I CONSIDERACIONES GENERALES

El Convenio Constitutivo del Banco Mundial requiere que: El Banco preste dinero solo para fines específicos. El Prestatario use los fondos del préstamo únicamente para los fines acordados. En la utilización de los fondos del préstamo se de atención adecuada a la economía y eficiencia. Las adquisiciones se realicen mediante procedimientos que promuevan el comercio internacional competitivo.

En la Sección III del Anexo 2 Convenio de Préstamo Procedimientos En la Sección III del Anexo 2 se establecen los procedimientos que los Prestatarios deben seguir en materia de Adquisición de Bienes y Contratación de Obras y Servicios de naturaleza no intelectual (en adelante “Adquisiciones”) y Contratación de Servicios de Consultoría.

Edición aplicable de las Normas Adquisiciones: Mayo 2004, revisión Octubre 2006 Consultores: Mayo 2004 revisión Octubre 2006

Responsabilidades y Relaciones en los Procesos de Adquisición y Contratación Convenio de Préstamo Normas de Adquisiciones Normas de Consultores BANCO MUNDIAL PRESTATARIO Documentos de Licitación o de Invitación Contrato de Suministro de Bienes y servicios (de no consultoría) Contrato de Consultoría Contrato de Obras PROVEEDOR CONTRATISTA COMSULTOR

Normas – Principios generales elegibilidad - excepciones (A) Legales - Ley del país prohíbe relaciones comerciales - Prohibición de las Naciones Unidas (B) Firmas que intervienen en la preparación de un proyecto No pueden obtener contratos de obras o bienes durante su ejecución (C) Empresas gubernamentales a no ser que: - Sean legal y económicamente autónomas - Operen bajo legislación comercial (D) firmas declaradas inelegibles por el Banco por fraude o corrupción

Anuncios, avisos, publicaciones Anuncio General de Adquisiciones (AGA) Anuncios Específicos: - de licitaciones, y - de Pedidos de expresiones de interés

Examen por el Banco de las decisiones en materia de contrataciones Revisión Previa En el Plan de adquisiciones se establecerán los contratos sujetos a revisión previa. (Convenio de Préstamo “Sección 3. D”) Revisión Posterior Contratos restantes.

Contrataciones Viciadas Causas: Contratación no esta conforme con el Convenio de préstamo. Procedimientos diferentes a los especificados en Convenio de Préstamo Adjudicación después de no objeción del Banco basada en información incompleta, imprecisa o tendenciosa.

Contrataciones Viciadas Consecuencias: El Banco no financia el contrato. Es la política del Banco cancelar del préstamo una suma igual a la parte del monto del contrato viciado que habría podido financiar. El Banco puede aplicar otras medidas especificadas en Convenio de Préstamo.

Parte II PLAN DE ADQUISICIONES

Planeamiento de las Adquisiciones La exitosa ejecución del proyecto y desembolsos del préstamo dependen de una eficiente y oportuna contratación de obras, bienes y servicios Las adquisiciones son planificadas a través del plan de adquisiciones, ajustado al plan de ejecución del proyecto Desde sep 2006 en algunos países los planes de adquisiciones se gestionan a través del sistema “SEPA”.

Sistema de Información de Adquisiciones Debe contener: PLAN DE ADQUISICIONES LISTA DE CONTRATOS En el Plan de Adquisiciones se establecen, para cada contrato: El método de adquisición / selección Los requerimientos de revisión previa por el Banco Los costos estimados / reales Las fechas estimadas / reales de los procesos

Plan de Adquisiciones El plan puede ser actualizado cada vez que sea necesario, pero como mínimo anualmente, cubriendo siempre los siguientes 18 meses de la implementación del proyecto. Los mecanismos de actualización deben precisarse en el Manual Operativo. El uso de los métodos definidos en el plan es obligatorio y su incumplimiento está sujeto a declaración de contratación viciada.

Archivos El Banco requiere a los Prestatarios que mantengan adecuados sistemas de archivo con el objeto de realizar revisiones ex-post y auditorías. Los archivos deben contener documentos originales, ordenados cronológicamente, en un lugar seguro y exclusivo de acceso restringido. El archivo debe tener un responsable y se debe llevar un registro de expedientes.

Parte III SERVICIOS DE CONSULTORIA

Aplicabilidad de las normas: Introducción Aplicabilidad de las normas: Las Normas se aplican a servicios de consultoría de tipo intelectual o de asesoría. NO CUALQUIER SERVICIO ES UNA CONSULTORIA - Si el servicio no es de naturaleza intelectual, NO aplican las Normas de Consultoría. - Tampoco aplican para servicios en que predominan aspectos físicos: obras, bienes, etc.

Introducción Política: Conflicto de interés Las opiniones y recomendaciones de los consultores deben: ser profesionales ser imparciales responder a los intereses del contratante eliminar toda consideración a futuros trabajos evitar conflictos con: - otros trabajos - intereses corporativos

Introducción No debe contratarse consultores: (continuación) No debe contratarse consultores: Que tengan conflicto de interés con trabajos internos o trabajos para terceros Que no puedan poner los intereses del contratante en primer lugar No pueden participar: agencias del prestatario o sub-prestatario ni sus empleados

Procedimientos de selección Selección basada en calidad y costo (SBCC) Introducción Procedimientos de selección Selección basada en calidad y costo (SBCC) (es el método preferido) Otros métodos de selección pueden aplicarse cuando: La SBCC no es apropiada Está especificado en el Convenio de Préstamo, o Ha sido acordado con el Banco y se incluyó en el plan de adquisiciones, aprobado por el Banco.

Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC) - Etapas Preparación de términos de referencia Preparación de estimación de costo y presupuesto Publicación de pedido de expresiones de interés (RP) Preparación de lista corta de firmas (contratos < US$ 500 mil pueden estar integradas sólo con firmas nacionales)

Expresiones de Interés y Lista Corta Etapa no competitiva Importancia Publicación (esfuerzos adicionales) Consultas, respuestas y solicitud de información adicional (antes de recibir la expresiones de interés) Evaluación Criterios de evaluación formulario Nacionalidad Cambio de método Consorcios Estatus jurídico

Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC) - Etapas (RP) Preparar y emitir el pedido de propuestas (RP) Evaluación de las propuestas tecnicas Evaluación de las propuestas financieras Evaluación conjunta calidad y precio (se envía al Banco para su información) Negociación del contrato con la firma seleccionada (RP) Adjudicación del contrato También requieren RP las asociaciones entre consultores en la lista corta, las modificaciones al PP, rechazo de todas las propuestas, borrador de contrato negociado, enmiendas sustanciales al contrato.

Pedido de Propuestas Estándar Contenido Sección 1: carta de invitación Sección 2: información para los consultores, hojas de datos, apéndice. negociaciones financieras. Sección 3: propuesta técnica - formularios estándar Sección 4: propuesta financiera - formularios estándar Sección 5: términos de referencia Sección 6: formularios de contrato estándar

Pedido de Propuestas Estándar Tipos de Contrato ANEXO I SERVICIO DE CONSULTORIA: SERVICIOS COMPLEJOS EN BASE AL TIEMPO TRABAJADO ANEXO II SERVICIOS DE CONSULTORIA: REMUNERACION MEDIANTE PAGO DE UNA SUMA GLOBAL ANEXO III TRABAJOS MENORES POR TIEMPO ANEXO IV TRABAJOS MENORES MEDIANTE PAGO DE UNA SUMA GLOBAL

Otros métodos de selección Selección Basada en la Calidad (SBC) Selección cuando el Presupuesto es Fijo (SBPF) Selección Basada en el Menor Costo (SBMC) Selección Basada en las Calificaciones de los consultores (SCC) Contratación Directa (SSF)

Selección Basada en al Calidad (SBC) Es apropiada cuando el trabajo: Es complejo (estudios de sector, desarrollo institucional, funciones de administración, plantas industriales complejas) Tiene consecuencias posteriores importantes y es esencial obtener la mejor capacidad y experiencia técnicas (factibilidad y diseño de grandes presas, puentes, o puertos, estudios nacionales de políticas. No pueden definirse con suficiente precision, o puede realizarse de maneras sustancialmente diferentes.

el Presupuesto es Fijo (SBPF) Selección cuando el Presupuesto es Fijo (SBPF) Es apropiada para: Cuando el trabajo es sencillo y se puede definir con precisión. Los TDR se deben preparar con especial cuidado para garantizar que el presupuesto sea suficiente. El Consultor que haya presentado la propuesta técnica mejor clasificada de todas debe ser seleccionado e invitado a negociar un contrato.

Selección Basada en el Menor Costo (SBMC) Es apropiada para: Trabajos estándar de tipo rutinario (p.ej.: auditorías, encuestas, etc.) Normas y practicas establecidas Monto del contrato es pequeño (menor de us$200,000)

Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) Aplicación: Contrato muy pequeños (menor de US$100,000) No se justifica preparar y evaluar propuestas

Contratación Directa Inconvenientes (SSF) Inconvenientes No permite obtener los beneficios que produce la competencia Falta de transparencia Se presta para practicas inaceptables

Contratación Directa Aplicación (SSF) Sólo en casos excepcionales Cuando hay ventajas claras en relación con procedimiento competitivo Continuación de trabajos en ejecución Selección rápida es esencial (emergencias) cuando solo una firma tiene las calificaciones, o posee excepcional experiencia para realizar el trabajo

Contratación de consultores individuales Es justificable cuando: No se requiere trabajo en equipo (excepción: UEP) No se requiere apoyo profesional (oficina matriz) La interacción personal es fundamental No se recomienda: Contratar gran numero de consultores individuales debido a dificultades y costo de coordinar los trabajos

Contratación de consultores individuales Procedimiento de selección calificaciones personales (comparación de 3 CV) pueden pedirse expresiones de interés referencias y contactos directos Factores de evaluación antecedentes académicos experiencia conocimiento local, idioma Considerar duración total de los servicios para definir necesidad de revisión previa

Contratos de Consultoría Tipos de contratos de consultoría y disposiciones contractuales importantes Por suma global (formulario estándar contrato, junio de 1995) se usa cuando se conoce con certeza contenido y duración de los servicios lo que se espera de los consultores

Contratos de Consultoría Continuación, por suma global principales ventajas los pagos vinculados a los productos o resultados no se requiere justificación de recursos usados ni gastos efectuados para efectos del pago supervisión es simple ejemplos de aplicación estudios simples de planificación, medio ambiente, diseño detallado de estructuras estandarizadas, etc.

Contratos de Consultoría Por tiempo trabajado Se usa cuando es difícil definir contenido y duración de los servicios actividades de los consultores actividades de terceros diversas opciones de insumos y actividades ejemplos de aplicación estudios de planificación y de factibilidad, ingeniería de detalle y supervisión, asistencia técnica

Parte IV Adquisición de Bienes y Servicios de naturaleza no intelectual

Licitación Publica Internacional (LPI) Principios Adecuada y oportuna notificación y publicidad Igualdad de acceso para interesados elegibles - plazo razonable para preparar y presentar las ofertas - condiciones contractuales equitativas Igualdad de tratamiento de los licitantes - criterios de evaluación explícitos - especificaciones y requerimientos no discriminatorios No riesgo cambiario para contratistas y proveedores Adjudicación del contrato al licitante cuya oferta haya sido evaluada como la más baja

documentos de precalificación Licitación Pública Etapas (RP) Notificación y Publicidad (RP) Preparación y emisión de los documentos de precalificación (RP) Precalificación documentos de licitación (RP) : REVISION PREVIA POR EL BANCO, si aplica al Contrato

Etapas (continuación) Licitación Pública Etapas (continuación) Presentación de las ofertas. Apertura pública de las ofertas. Envío al Banco del acta de apertura. Evaluación de las ofertas. Selección de oferta (menor precio evaluado). Poscalificación de oferente menor precio. Preparación informe de evaluación. (RP) Adjudicación del contrato. Ejecución del contrato.

Documentos de licitación (Bases) Objetivo: Instruir a los licitantes sobre los procedimientos para presentar oferta Describir el alcance del contrato (bienes que se van a adquirir u obras que se van a ejecutar) Especificar los criterios de evaluación Estipular las condiciones del contrato Proporcionar especificaciones técnicas

Documentos de Licitación Uso de Lotes El procedimiento de adquisición por lotes es el más adecuado para la adquisición de bienes cuando éstos incluyen grupos de elementos (o ítems) semejantes entre sí. El procedimiento también es de aplicación para licitar obras, cuando se desea que empresas de diversos tamaños participen de la competencia. El documento de licitación debe definir si se usa el procedimiento de lotes.

Documentos de Licitación Procedimiento Utilizar documentos estándar de licitación del Banco Utilizar documentos estándar acordados con el Banco LPI LPN

Documentos de Licitación Partes y Secciones Parte 1: Procedimiento de licitación i. Instrucciones a los Licitantes (IAL) - fijo ii. Datos de la licitación (DDL) /hoja de datos (especifico) iii. Criterios de evaluación y calificación iv. Formularios de la Oferta v. Países Elegibles Parte 2: Requisitos de Bienes y Servicios vi. Lista de Requisitos (Esp. Téc., Serv. Conexos, planos, etc.) Parte 3: Contrato vi. Condiciones Generales del Contrato (CGC) – fijo viii. Condiciones Especiales del Contrato (especifico) ix. Formularios del Contrato - fijo x. Llamado a licitación (especifico)

Especificaciones Técnicas (Bases) Trabajo conjunto de Técnicos y especialistas en adquisiciones. Tener en consideración que van a ser usadas por el comité evaluador para verificar el cumplimiento técnico de los bienes ofertados No incluir restricciones innecesarias a la competencia. No incluir cláusulas relacionadas con el proceso licitatorio o contractuales. Relacionadas con otros requisitos de la Sección VI. - Lista de bienes y plan de entregas - Lista de servicios conexos y plan de entregas - Planos y diseños - Inspecciones y pruebas

Otros métodos de Adquisiciones Se aplican cuando: La LPI no es el método más eficiente y económico Otros procedimientos son mas apropiados Principios básicos: Satisfacer los requisitos de economía y eficiencia Utilizar procedimientos adecuados para los requerimientos Utilizar preferentemente procedimientos competitivos Requisitos para su utilización: Está especificado en el Convenio de Préstamo, o Ha sido acordado con el Banco y se incluyó en el plan de adquisiciones, aprobado por el Banco.

Otros métodos de Adquisiciones Licitación internacional limitada (LIL)* Licitación publica nacional (LPN) Comparación de precios (CP) Contratación directa Umbrales por método LPI LPN CP Obras ≥ US$ 5M US$ 5M – 350 mil < US$ 350 mil Bienes y Servicios ≥ US$ 350 mil <US$ 350 - 100 mil < US$ 100 mil /*) Sólo para Subproyectos

Comparación de Precios generalidades Definir los Criterios de Adjudicación No es necesaria apertura pública de ofertas Fecha y hora límite para recepción (tentativa) 3 ofertas válidas (confirmación de participación) Invitaciones (carta, fax, e-mail) Garantías no son necesarias Tiempo preparación ofertas Archivo de los procesos

Principales diferencias entre Normas ADQUISICION DE OBRAS, BIENES y SERVICIOS CONTRATACION DE FIRMAS CONSULTORAS COMPETENCIA ABIERTA EL PRECIO ES EL PRINCIPAL FACTOR DE EVALUACION PRESENTACION DE OFERTAS EN UN SOBRE UNICO APERTURA DE OFERTAS EN UN SOLO ACTO SE NEGOCIA LOS CONTRATOS SOLO EXCEPCIONALMENTE LISTA CORTA AUNQUE EL PRECIO SEA NORMALMENTE UN FACTOR DE EVALUACION, LA CALIDAD ES EL PRINCIPAL FACTOR PRESENTACION DE OFERTAS EN DOS SOBRES APERTURA EN DOS ETAPAS SE NEGOCIAN LOS CONTRATOS COMO REGLA GENERAL