CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS EN LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE NTC-5906

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS INTRODUCCIÓN La presentación “control de documentos y registros” tiene como finalidad instruir al líder de implementación de la NTC 5906 del Centro de Arbitraje y/o Conciliación acerca de las actividades necesarias para la construcción y mantenimiento de un sistema documental que apoye la gestión de los procesos misionales y estratégicos, así como dar cumplimiento a varios de los requisitos de la norma. Son varios los tipos de documentos que se generan en el desarrollo de las actividades de un Centro. Adicionalmente, con la implementación de la norma otros documentos empiezan a hacer parte de la cotidianidad del Centro. Para todos ellos se establece un procedimiento que permita garantizar su gestión, desde el momento que se recibe o se genera hasta su envío o disposición final. El líder del proyecto deberá familiarizarse con el contenido de esta presentación y capacitar al personal en los aspectos más importantes para la gestión documental del Centro, dentro del tiempo estipulado para la Fase 4 por la Guía de Implementación de la NTC-5906.

CONTENIDO DEFINICIONES Y PROPÓSITO DEL CONTROL DOCUMENTAL REQUISITOS PRINCIPIOS DE UNA DOCUMENTACIÓN ADECUADA CICLO PARA EL CONTROL DE LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EL REGISTRO DOCUMENTAL

1. DEFINICIONES Y PROPÓSITO DEL CONTROL DOCUMENTAL De acuerdo con estándares internacionales como la ISO 9000:2005, el documento es la información y su medio de soporte. Este medio de soporte puede ser papel, discos magnéticos, fotografías, videos o una combinación de estos. Los documentos contienen información o disposiciones sobre temas relacionados con la actividad del Centro, por ejemplo sobre cómo prestar el servicio, y dicha información puede ser actualizada. Con frecuencia, un conjunto de documentos por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”. Es importante considerar la definición, puesto que algunos requisitos están relacionados con todos los tipos de documentos (por ejemplo, que sean legibles) pero hay requisitos diferentes para diferentes tipos de documento y su registro. El propósito del control de la documentación es asegurar que los documentos se actualicen permanentemente y estén disponibles para su uso.

2. REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Con la finalidad de facilitar la gestión de la actividad documental del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, el proceso de elaboración de documentos debe observar una serie de requisitos, entre los que se encuentran los siguientes: Revisión y actualización cuando sea necesario. Identificación de los cambios y el estado de revisión actual. Disponibilidad de versiones preliminares. Legibilidad. Facilidad de identificación (origen -externo o interno-). Control de distribución. Prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos.

3. PRINCIPIOS DE UNA DOCUMENTACIÓN ADECUADA Su redacción debe ser clara y precisa (considerar que será consultada por diferentes clases de personas) 1 No debe dar lugar a múltiples o diferentes interpretaciones 2 En lo posible, no debe incluir adjetivos calificativos 3 Debe estar al nivel de educación de los usuarios o de la persona a quien va dirigido 4 Debe facilitar su actualización 5

4. CICLO PARA EL CONTROL DE LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS A continuación se presenta un esquema en el que se describe en forma gráfica el ciclo para realizar el control de la emisión de documentos, desde que se genera la necesidad de producirlo o se solicita, hasta su aplicación y posibilidad de mejoramiento: Solicitud Análisis de la necesidad Elaboración Edición Difusión Aplicación Aprobación Revisión Distribución MEJORAMIENTO

5. ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL LEGISLACIÓN Leyes, Decretos, Resoluciones, entre otros. DOCMENTOS ESTRATÉGICOS Misión, visión y objetivos estratégicos del Centro Documento que establece, de forma esquemática, los procesos que hacen parte del sistema de gestión del Centro MAPA DE PROCESOS CARACTERIZACIONES DE PROCESOS Documentos que establecen el alcance de un proceso PROCEDIMIENTOS E INSRUCTIVOS Documentos que establecen los responsables y la manera como se lleva a cabo un proceso OTROS DOCUMENTOS Incluye reglamentación, indicadores, entre otros. REGISTROS Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas REGISTROS

6. EL REGISTRO DOCUMENTAL El registro es un documento que presenta los resultados obtenidos de alguna actividad o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (ejemplos: solicitud de conciliación, acta de conciliación, constancia de no acuerdo, etc.). Los registros son de utilidad, por ejemplo, para documentar la trazabilidad de la actividad y para proporcionar evidencias de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Como sucede con cualquier otro tipo de documento, se requiere que el registro sea legible, identificable, recuperable y se debe asegurar su almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición. Para conseguir lo anterior se pueden observar los siguientes pasos: Generar: Consignar la información de los resultados de los procesos. Almacenar y proteger: Garantizar la integridad del registro. Facilitar la consulta:  Permitir que se encuentre la información en el momento requerido. Retener: Conservar el registro durante el tiempo establecido. Disponer: Eliminar los documentos obsoletos una vez transcurrido el tiempo de retención.