NUEVO SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Agenda: Generalidades Medios de difusión para Campaña de Lanzamiento del Sistema. Plan general de actividades. Mecánica: Procedimiento alta clientes actuales. Procedimiento alta clientes nuevos. Preguntas frecuentes

Generalidades: El presente procedimiento fue elaborado con el objetivo de aclarar las dudas presentadas hasta el momento por todas las áreas involucradas. Fue elaborado por Mercadotecnia, supervisado y revisado por Dirección Comercial, Dirección de Sistemas y Subdirección Comercial. Su alcance de aplicación es nacional y deberá ser aplicado de manera estricta y sin excepción alguna. Áreas participantes: Comercial y Mercadotecnia. Vigencia a partir del 30 de agosto del 2010. (Fecha de lanzamiento, a partir de esta fecha se iniciará el proceso con entrega de cartas a clientes a nivel nacional).

Medios de difusión Campaña de Lanzamiento: MEDIOS DE DIFUSIÓN PERSONALIZADA: Carta informativa a clientes. CD con presentación de manual. Material publicitario tipo tarjeta con información general de su perfil y beneficios. MEDIOS DE DIFUSIÓN GENERAL: Banner en página web con actualizaciones mensuales. E-mailing y Telemarketing mensual (como inicio en la campaña de lanzamiento). Mensajes de recordación en las facturas impresas. E-mailing mensual durante la campaña de reforzamiento.

Plan general de actividades: Revisión de documento entregado por Ricardo Alonso y Jesús Lara con la lista de perfiles dados de alta (existen diferencias de perfil entre ambos documentos) Integración base: Mercadotecnia Revisión y corrección : Subdirección Comercial y Dirección Sistemas Entrega de cartas y material de difusión a Comercial Mercadotecnia Revisión de mecánica y retroalimentación a la misma Dirección Comercial, Dirección Sistemas Subdirección Comercial y Administrativo de Ventas Fecha compromiso: 27/agosto/2010. Fecha compromiso: 27/agosto/2010. Fecha compromiso: 27/agosto/2010. LANZAMIENTO: E-mailing general a clientes Inicio de visitas de Gerentes comerciales a clientes Fecha compromiso: 30/agosto/2010.

Mecánica: PROCEDIMIENTO DE ALTA CLIENTES ACTUALES: Los clientes actuales de ACCEL se encuentran clasificados dentro de un perfil determinado. Los Gerentes Comerciales entregarán a sus respectivos clientes carta informativa con presentación del manual (CD y/o liga de internet de Mercadotecnia de donde podrán bajar la presentación). Dicha carta deberá ser firmada de recibido por el usuario designado por parte del cliente ACCEL. (La firma de esta persona deberá estar registrada en ACCEL, en caso de que el usuario no tenga la firma registrada en ACCEL, deberá firmar el Representante Legal). Una vez firmada la carta, el Gerente Comercial deberá entregar carta firmada a Administración de Ventas (Lety Dávalos). Únicamente se recibirán originales de carta, no copias ni correos electrónicos. Recibida la carta original, por Lety Dávalos se procederá a alta de cliente en el sistema con el apoyo del Área de Soporte Técnico, para que finalmente “el cliente” pueda hacer uso de su consulta en línea. Es responsabilidad de los Gerentes Comerciales explicar a sus clientes en sus visitas la importancia de la firma de la carta así como el apego estricto al procedimiento de alta sin excepción alguna.

Mecánica: PROCEDIMIENTO DE ALTA CLIENTES ACTUALES: Dado de alta el cliente en el sistema, Lety Dávalos notificará al Gerente Comercial que el proceso ha concluido exitosamente. Es responsabilidad del Gerente Comercial avisar a su cliente una vez recibida dicha notificación. El cliente podrá contactar a su Gerente Comercial por tener alguna duda en el proceso de navegación del sistema, quien a su vez podrá respaldarse de Soporte Técnico en caso muy necesario. Es responsabilidad de Mercadotecnia proporcionar a los Gerentes comerciales material de difusión e informarle sobre los comunicados especiales que se tengan con sus clientes. Mercadotecnia entregará el diseño de la carta informativa vía correo electrónico a Zona Interior para su impresión y así se proceda la entrega a clientes. Es responsabilidad de Mercadotecnia apoyar a Zona Metro, con la personalización e impresión de las cartas (Solo en esta fase de arranque, para las subsecuentes, será responsabilidad de cada Gerente Comercial la impresión de las mismas). NOTA: Todas las cartas deberán ser personalizadas únicamente con el nombre de la empresa, en hoja membretada y firmada por la persona responsable del Área Comercial en la Zona.

Mecánica: NOTAS IMPORTANTES EN EL ALTA CLIENTES NUEVOS: ¿Cómo definir en qué perfil entra el cliente nuevo? De manera inicial todos los clientes nuevos serán asignados al perfil 1. Se podrán hacer excepciones de acuerdo al monto de facturación mensual y casos especiales de acuerdo al nivel de su operación. Ver tabla de clasificación de clientes para mayor comprensión: La siguiente tabla de clasificación de clientes fue elaborada por la técnica de análisis de Pareto CLIENTES A: Son todos los clientes cuya facturación acumulada anual es de $1,530,000.00 hacia arriba, y su facturación mensual mínima en promedio sea de $125,000.00. PERFIL 3 CLIENTES B: Son todos los clientes cuya facturación acumulada anual es desde $360.000.00 hasta $1,529,000.00, y su facturación mensual mínima en promedio sea de $30,000.00. PERFIL 2 CLIENTES C: Son todos los clientes cuya facturación acumulada anual es desde $84,000.00 hasta $359,000.00 y su facturación mensual mínima en promedio sea de $7000.00 . PERFIL 1 CLIENTES D: Son todos los clientes cuya facturación acumulada anual es menor a $84,000.00. PERFIL 1

Mecánica: PROCEDIMIENTO DE ALTA CLIENTES NUEVOS: Al ingreso de un cliente nuevo, es responsabilidad del Gerente Comercial elaborar la carta informativa personalizada y solicitar la firma al Responsable Comercial de la zona. En ese momento tanto el Responsable Comercial de la zona como el Gerente Comercial acordarán de acuerdo a la facturación mensual programada (tabla mostrada en diapositiva anterior) si el cliente corresponde como todos los nuevos al Perfil 1 o a un perfil superior. Firmada la carta por el Responsable Comercial de la zona, el Gerente Comercial deberá visitar al cliente, entregando la carta informativa, CD con presentación o liga de internet de Mercadotecnia donde podrá bajar dicha presentación. Dicha carta deberá ser firmada de recibido por el usuario designado por parte del cliente ACCEL. (La firma de esta persona deberá estar registrada en ACCEL, en caso de que el usuario no tenga la firma registrada en ACCEL, deberá firmar el Representante Legal). Una vez firmada la carta, el Gerente Comercial deberá entregar carta firmada a Administración de Ventas (Lety Dávalos). Únicamente se recibirán originales de carta, no copias ni correos electrónicos.

Mecánica: Recibida la carta original, por Lety Dávalos se procederá a alta de cliente en el sistema con el apoyo del Área de Soporte Técnico, para que finalmente “el cliente” pueda hacer uso de su consulta en línea. Es responsabilidad de los Gerentes Comerciales explicar a sus clientes en sus visitas la importancia de la firma de la carta así como el apego estricto al procedimiento de alta sin excepción alguna. Dado de alta el cliente en el sistema, Lety Dávalos notificará al Gerente Comercial que el proceso ha concluido exitosamente. Es responsabilidad del Gerente Comercial avisar a su cliente una vez recibida dicha notificación. El cliente podrá contactar a su Gerente Comercial por tener alguna duda en el proceso de navegación del sistema, quien a su vez podrá respaldarse de Soporte Técnico en caso muy necesario. Es responsabilidad de Mercadotecnia proporcionar a los Gerentes Comerciales material de difusión. Mercadotecnia enviará de manera quincenal un e-mailing de bienvenida explicando beneficios del sistema. NOTA: Todas las cartas deberán ser personalizadas únicamente con el nombre de la empresa, en hoja membretada y firmada por la persona responsable del Área Comercial en la Zona.

Mecánica: PREGUNTAS FRECUENTES: ¿Puede un cliente cambiar de perfil? Si, siempre y cuando sea por incremento en facturación o cambios en sus niveles de su operación. ¿Cuál sería el procedimiento para el cambio de perfil? El Responsable Comercial de la zona deberá firmar carta de solicitud de cambio con justificación por incremento en facturación o en niveles de operación a cliente elaborada por el Gerente Comercial a cargo de la cuenta. Esta carta deberá ser enviada a Lety Dávalos quien a su vez notificará a Soporte Técnico. El Gerente Comercial deberá elaborar nuevamente carta informativa indicando el cambio de perfil al cliente, nuevamente se continuará con el proceso anteriormente descrito de la carta. El cliente firmará de recibido y de común acuerdo con el cambio (se deberá seguir con el mismo proceso de firmas de la carta anteriormente descrito). Es responsabilidad del Gerente Comercial entregar carta firmada por el cliente en original a Lety Dávalos, ya que únicamente quedará actualización cuando ella tenga en su poder carta original. Recibida la carta original, por Lety Dávalos se procederá a alta de cliente en el sistema con el apoyo del Área de Soporte Técnico, para que finalmente “el cliente” pueda hacer uso de su consulta en línea. Es responsabilidad de los Gerentes Comerciales explicar a sus clientes en sus visitas la importancia de la firma de la carta así como el apego estricto al procedimiento de alta sin excepción alguna.

Mecánica: PREGUNTAS FRECUENTES: ¿Puede un cliente que tiene un determinado perfil contar con un reporte adicional aunque se le cobre? Por el momento NO HABRÁ NINGUN CAMBIO tenemos que monitorear y dejar madurar este arranque, todo cambio en este proceso será comunicado a través de Mercadotecnia supervisado por Dirección Comercial y Dirección de Sistemas. GRACIAS POR SU APOYO.