Guía de la Fase Institucional Metodología Guía de la Fase Institucional

¿Qué es la Fase Institucional? Se identifica internamente los pasos que deben seguirse para cumplir con los objetivos sectoriales o territoriales de la Entidad. Se determina la Misión institucional, los objetivos estratégicos institucionales con sus correspondientes indicadores y metas. Se identifican las acciones estratégicas institucionales y se construye una ruta estratégica institucional. Se desagregan las acciones estratégicas en actividades y se vincula con el Sistema Nacional de Presupuesto Público.

¿Cuáles son los objetivos de la Fase Institucional? Establecer el norte de la entidad y la ruta a seguir con el fin de impulsar la gestión para el cambio institucional. Orientar las decisiones sobre la asignación de recursos en el presupuesto anual y multianual para el logro de los objetivos.

Fase de Análisis Prospectivo ¿Dónde está ubicada la Fase Institucional? Fase de Análisis Prospectivo Fase Estratégica Fase Institucional Misión de la institución Diseño del modelo conceptual Escenario apuesta Objetivos estratégicos institucionales, indicadores y metas Identificación y análisis de tendencias Visión Acciones estratégicas institucionales Identificación de variables estratégicas Objetivos estratégicos, indicadores y metas Identificación de la ruta estratégica institucional / Actividades Diagnóstico de variables estratégicas Acciones estratégicas Construcción de escenarios Identificación de la ruta estratégica Vinculación con la estructura programática del presupuesto público Fase de Seguimiento Coordinación con órganos de la Entidad Recopilación y análisis de la información Elaboración del Informe de Análisis Estratégico

¿Periodo y secuencia de elaboración del PEI-POI? El PEI se elabora anualmente para un periodo de 3 años. El POI se elabora para un periodo de 1 año. El desarrollo y la revisión de ambos documentos se realizan de manera conjunta. El PEI podrá ser ajustado o reformulado en función a resultados. Secuencia: Los proyectos de PEI y POI  deberán culminar como fecha máxima el último día hábil del mes de abril de cada año. Aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), la entidad realizará el ajuste del PEI-POI y Cuadro de Necesidades y sus correspondientes aprobaciones.

Fase Institucional - PEI

El Proceso de la Fase Institucional - PEI Misión de la institución Objetivos estratégicos institucionales, indicadores y metas Etapa 3: Objetivos estratégicos institucionales Etapa 4: Acciones Estratégicas Institucionales Etapa 2: Misión de la Institución Etapa 5: Ruta Estratégica Institucional Etapa 6: Redacción del PEI Etapa 1: Preparatoria Acciones estratégicas institucionales Identificación de la ruta estratégica institucional / Actividades Vinculación con la estructura programática del presupuesto público

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI La etapa preparatoria incluye lo siguiente: Condiciones para una fase institucional exitosa: Realización de la síntesis de la Fase Estratégica (máximo 10 hojas) Elaboración del Plan de Trabajo Designación de la Comisión y Equipo Técnico Aprobación del inicio del Proceso Involucramiento y compromiso de la Alta Dirección. Participación de los órganos de línea y los órganos de apoyo. Vinculación efectiva entre plan y presupuesto. La fase institucional es un proceso continuo que se retroalimenta de la fase de seguimiento. Se debe tener presente el cronograma de elaboración de la fase institucional, de tal forma que se realice antes del proceso de presupuesto. FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica

FASE INSTITUCIONAL - PEI Misión Institucional Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI MISIÓN INSTITUCIONAL: Define la razón de ser de la Entidad considerando la visión del sector al cual la entidad pertenece. Recordar que en la visión se representa el objetivo final que se quiere alcanzar por el Sector (el para qué). Misión = Rol Central + Sujeto + Atributos Paso 2 Se identifica los usuarios o beneficiarios directos de los servicios que brinda la entidad según grupo poblacional ya sean los ciudadanos directamente u otras organizaciones del sector público o privado. Identificar el Sujeto FASE INSTITUCIONAL - PEI Paso 1 Paso 3 Identificar los Atributos Identificar el Rol Central Parte polìtica Misión Institucional Se revisa la normativa de creación de la Entidad o a la normativa que reglamenta su operatividad. Allí debe estar definida la naturaleza de su creación y la razón central de su existencia. Se definen tomando en consideración las necesidades del sujeto (énfasis en cantidad, calidad, cobertura, oportunidad, eficiencia, efectividad, eficacia, etc.).

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI EJEMPLO MISIÓN INSTITUCIONAL SENAMHI Identificación del Rol Central Generar y Proveer Información Hidrológica y Meteorológica Pasos 1, 2 y 3 Elementos para redactar la misión Identificación del Sujeto Ciudadanos y Organizaciones públicas y privadas FASE INSTITUCIONAL - PEI Identificación de los Atributos Oportunidad y Confiabilidad Parte polìtica Paso 4 Redacción de la misión “Generar y proveer información hidrológica y meteorológica a los ciudadanos y organizaciones públicas del país de manera oportuna y confiable.”

2. Indicador 1. Propósito 3. Meta Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Es la definición de los cambios que la Entidad apuesta lograr en las condiciones o necesidades de los ciudadanos o en el entorno que estos se desenvuelven o, de ser el caso, en otras Entidades del Estado. Orientan la gestión de la Entidad y permiten su articulación con los objetivos estratégicos sectoriales y territoriales. OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 1. Propósito 2. Indicador 3. Meta FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica El objetivo estratégico está compuesto por el propósito y debe estar acompañado de los indicadores y las metas

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI 1. PROPÓSITO: Elemento 2 Condición de Cambio Es la cualidad, característica, atributo, desempeño, actitud, entre otros, del sujeto sobre el cual se desea incidir. Elemento 1 Corresponde al ciudadano (individuos, conjunto de personas, colectivos u organizaciones), entorno (conjunto de aspectos del medio socio-económico o del ambiente) u otra Entidad del Estado cuya condición se desea cambiar (o mantener, de ser el caso). FASE INSTITUCIONAL - PEI Elemento 3 Objetivo Estratégico Institucional Sujeto Refleja la dirección del cambio que se desea lograr en la condición identificada para el sujeto. Verbo Parte polìtica Propósito = (Verbo + condición de cambio + Sujeto)

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI EJEMPLOS Verbo Condición de cambio Sujeto Incrementar Productividad Trabajador Competitividad Pequeña empresa Mejorar Empleabilidad Jóvenes egresados de escuelas públicas Reducir Contaminación con partículas PM10 Ambiente (aire) Adaptación al cambio climático Comunidades vulnerables al Cambio Climático Preservar Diversidad Recursos Genéticos Redacción del Propósito Incrementar la productividad del trabajador Incrementar la competitividad de la pequeña empresa Mejorar la empleabilidad de los jóvenes egresados de escuelas públicas Reducir la contaminación del aire Incrementar la aplicación de prácticas de adaptación al cambio climático de comunidades vulnerables al Cambio Climático. Preservar la Diversidad de Recursos Genéticos FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica

Casos para definir el propósito FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI Casos para definir el propósito A partir de objetivos estratégicos sectoriales/territoriales Caso 1 Siguiendo una lógica de desagregación Mejorar la salud infantil Mejorar el estado nutricional de los menores de 36 meses El propósito del objetivo estratégico institucional es una desagregación del propósito del objetivo estratégico sectorial. FASE INSTITUCIONAL - PEI Caso 2 Siguiendo una lógica de causalidad Incrementar la Adaptación al Cambio Climático Elevar la capacidad adaptativa de comunidades Incrementar voluntad adaptativa de comunidades El propósito del objetivo estratégico institucional se corresponde con un Factor o Grupo de Factores vinculados causalmente o asociado al logro del propósito del objetivo estratégico sectorial.   Parte polìtica

Casos para definir el propósito FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI Casos para definir el propósito A partir de objetivos estratégicos sectoriales/territoriales Caso 3 Igualdad Reducir la desnutrición crónica El propósito del objetivo estratégico institucional es igual al propósito del objetivo estratégico sectorial. FASE INSTITUCIONAL - PEI Caso 4 Estudio propios En caso la entidad tenga: obligación asignada por ley, que sea un organismo constitucional autónomo o tenga temas altamente especializados diferentes de su sector La Entidad deberá realizar un diagnóstico sobre aquellas condiciones sobre las que debería incidir. Parte polìtica

Indicador = (Unidad de medida + Sujeto + Condición de cambio) Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI 2. FORMULACIÓN DEL INDICADOR FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica Indicador = (Unidad de medida + Sujeto + Condición de cambio)

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI 3. FORMULACIÓN DE LA META La meta se formulará al momento de construir la ruta estratégica Ejemplo de objetivo estratégico institucional FASE INSTITUCIONAL - PEI Propósito Indicador Meta Incrementar los logros educativos en los niños y niñas al III Ciclo de Educación Básica Regular Porcentaje de niñas y niños del III ciclo de EBR con desempeño suficiente en comprensión lectora. 80% de los niños y niñas del III Ciclo de EBR con desempeño suficiente en comprensión lectora al 2018. Parte polìtica

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI ACCIONES ESTRATÉGICAS INSTITUCIONALES:. 1. Acciones Estratégicas Institucionales Tipo A: Bienes y Servicios: Reflejan los bienes y servicios que deben ser provistos directamente a los beneficiarios a fin de lograr los objetivos estratégicos planteados. c) El Quién b) Atributo (s) Además debemos identificar Para qué se entrega: Cambios o efectos que se desea lograr sobre el beneficiario para el logro de los Objetivos Estratégicos Institucionales. Responsables: Son aquellas Áreas sobre las cuales debería recaer la responsabilidad principal del desarrollo de la Acción FASE INSTITUCIONAL - PEI ¿A quién se entrega?: Conjunto de ciudadanos, entorno o entidades que reciben directamente los bienes y servicios . ¿Cómo se entrega?: Se refiere a un aspecto cuantitativo o cualitativo de la manera cómo debe ser entregado el bien o servicio. a) El Qué Parte polìtica Acciones Estratégicas Institucionales Tipo A ¿Qué se entrega?: Unidades tangibles (bienes) e intangibles (servicios) que se entregan directamente a los beneficiarios. Acción Estratégica Institucional (Tipo A) = Quién + Qué + Atributo

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI EJEMPLOS ¿A quién se entrega? ¿Qué se entrega? Atributo Productores de espinaca Apoyo Técnico Integrado Niños menores de 3 años Vacunas completas según edad Comunidades de áreas residenciales Vigilancia focalizada e integrada Familias de adolescentes vulnerables a drogas Apoyo psicológico integral Redacción Productores de espinaca reciben Apoyo Técnico Integrado Niños menores de 3 años con vacunas completas según edad Comunidades de áreas residenciales con Vigilancia focalizada e integrada a Familias de adolescentes vulnerables a drogas reciben apoyo psicológico integral FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica

Casos para definir los Acciones Estratégicos Institucionales Tipo A Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI Casos para definir los Acciones Estratégicos Institucionales Tipo A Caso 1 Relaciones y modelaciones de causalidad definidas en el Plan Estratégico Sectorial Multianual, Plan Estratégico de Desarrollo Concertado, el Plan Especial Multisectorial y el Plan Especial Territorial FASE INSTITUCIONAL - PEI Caso 2 Relaciones, modelaciones de causalidad e intervenciones definidas en los Programas Presupuestales Parte polìtica Caso 3 Modelación de causalidad e identificación de las acciones estratégicas a partir del análisis propio

FASE INSTITUCIONAL - PEI Acciones Estratégicas Institucionales Tipo B Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI 2. Acciones Estratégicas Institucionales Tipo B - Acciones Transversales: Tienen la característica de contribuir a más de un objetivo estratégico institucional. Paso 1 Paso 2 Análisis sobre el estado de la institución en cuanto a las capacidades de gestión pública y de gobernanza correspondientes a la Entidad. Analizar la situación actual de la entidad Determinar las Acciones ¿Qué acciones se deberían llevar a cabo para mejorar la situación? FASE INSTITUCIONAL - PEI Acciones Categorías Gobernanza Dirección estratégica Comunicación estratégica Gestión del riesgo Participación de stakeholders Gestión de conflictos Evaluación y auditoría Gestión pública Aprendizaje Eficacia administrativa Implementación de las acciones estratégicas Cumplimiento normativo Evaluación del desempeño Revisión y reporte Ejemplos: Fortalecimiento y desarrollo institucional del CEPLAN. Posicionamiento institucional del CEPLAN. Fortalecimiento de capacidades de los operadores del SINAPLAN en planeamiento estratégico. Acciones Estratégicas Institucionales Tipo B Parte polìtica Acción Estratégica Institucionales (Tipo B) = Verbo+ Aspecto a ser mejorado

Acción Estratégica Institucional FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI Ejemplo de acción estratégica institucional Acción Estratégica Institucional Indicador Meta Niños y niñas menores de 3 años con vacunas completas según edad Porcentaje de niñas y niños menores de 3 años con vacunas completas según edad. 90% de los niños y niñas menores de 3 años con vacunas completas según edad al 2018. FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica

Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI RUTA ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL: determina las prioridades a nivel de objetivos estratégicos institucionales y la secuencia lógica de sus correspondientes acciones estratégicas institucionales. Paso 1 Priorización de Objetivos Estratégicos FASE INSTITUCIONAL - PEI Se valora la importancia del objetivo para el desarrollo del ciudadano y su entorno, o de las Entidades Parte polìtica Fuente: Heckman

Paso 2 Prioridad Objetivo Estratégico Institucional Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI Paso 2 Construcción de la Ruta estratégica Prioridad Objetivo Estratégico Institucional Prioridad de acciones Acciones Estratégicas Institucional Responsable 1   2 3 4 FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica

Meta = Cantidad + Sujeto + Atributo +Temporalidad Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI Paso 3 Formulación de metas FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica  Meta = Cantidad + Sujeto + Atributo +Temporalidad

FASE INSTITUCIONAL - PEI Objetivos estratégicos institucionales Acciones Estratégicas Institucionales Misión de la Institución Ruta Estratégica Institucional Preparatoria Redacción del PEI La redacción del PEI se realizará de acuerdo a la estructura siguiente:   Síntesis de la Fase Estratégica (máximo 10 hojas). Misión de la Institución. Objetivos Estratégicos Institucionales, Indicadores y Metas Anuales. Acciones Estratégicas Institucionales. Identificación de la Ruta Estratégica. FASE INSTITUCIONAL - PEI Parte polìtica

El Proceso de la Fase Institucional - POI Misión de la institución Objetivos estratégicos institucionales, indicadores y metas Etapa 9: Identificación de elementos críticos de las actividades Etapa 11: Difusión del PEI.-POI. Etapa 8: Vinculación con el presupuesto público Etapa 7: Actividades Etapa 10: Redacción del POI Acciones estratégicas institucionales Identificación de la ruta estratégica institucional / Actividades Vinculación con la estructura programática del presupuesto público

Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Actividades Redacción del POI Difusión del PEI-POI ACTIVIDAD: define las condiciones necesarias para el logro de la Acción Estratégica. Las actividades cuentan con unidad de medida y meta física. Paso 1 Paso 2 Paso 3 Identificación de las Actividades según Acción Estratégica seleccionada Identificación de la Unidad de Medida de las Actividades Identificación de la Meta de la Actividad FASE INSTITUCIONAL - POI ¿Qué Actividades son las mínimas necesarias para el desarrollo de la Acción Estratégica? Unidad de medición de la magnitud física del avance en el cumplimiento y desarrollo de la Actividad. Se determina según los criterios de alcance y cobertura que la Entidad defina para la Acción Estratégica. Parte polìtica Actividades

VINCULACIÓN CON PRESUPUESTO Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Actividades Redacción del POI Difusión del PEI-POI VINCULACIÓN CON PRESUPUESTO Las diferentes estructuras del Plan Estratégico Institucional deben tener reflejo presupuestal asegurando lo siguiente: Las Acciones Estratégicas Tipo A, se deben reflejar en Productos de la Estructura Presupuestal, en tanto sean parte de un Programa Presupuestal. FASE INSTITUCIONAL - POI Las Acciones Estratégicas Tipo B, se deben reflejar en Acciones Comunes, en tanto sean parte de un Programa Presupuestal. En caso, no se disponga de equivalentes en Productos, Actividades o Acciones Comunes, según corresponda, la Acción Estratégica debe reflejarse como parte de las Asignaciones Presupuestales que No Resultan en Productos (APNOP) Parte polìtica Los insumos asociados a bienes de capital tienen reflejo presupuestal a nivel de proyectos en caso correspondan y se hayan desarrollado como tales.

VINCULACIÓN CON PRESUPUESTO Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Redacción del POI Difusión del PEI-POI Actividades VINCULACIÓN CON PRESUPUESTO POI Presupuesto Público Acciones Estratégicas Institucionales Niños y niñas reciben horas lectivas completas durante el año escolar Padres de familia participan en programas completo de aprendizaje de escuela de padres Categoría Presupuestal 0090: Logros de aprendizaje de estudiantes de la educación básica regular FASE INSTITUCIONAL - POI Producto Actividades Parte polìtica APNOP Actividades POI Actividades

Para cada actividad se debe identificar los elementos críticos Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Redacción del POI Difusión del PEI-POI Actividades Para cada actividad se debe identificar los elementos críticos Elementos Descripción Entradas Insumos necesarios para llevar a cabo la actividad: recursos materiales, información, recursos humanos, etc. Salidas Resultados de la actividad (información, documentación, etc.). Controles Objetos que gobiernan o regulan la actividad: normas, guías, políticas, calendarios, presupuestos, etc. Mecanismos Infraestructura necesaria y características del ambiente de trabajo para el adecuado desarrollo de la actividad. FASE INSTITUCIONAL - POI Parte polìtica

FASE INSTITUCIONAL - POI Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Actividades Redacción del POI Difusión del PEI-POI EJEMPLO PARA LA ACTIVIDAD: “Distribución de materiales educativos” Elementos Descripción Entradas Materiales educativos. Personal encargado de la distribución. Salidas Materiales educativos en las escuelas. Controles Supervisión de las condiciones de entrega. Entrega de materiales a tiempo. Conocimiento de logística de distribución. Mecanismos Transporte para la distribución. FASE INSTITUCIONAL - POI Parte polìtica

2.4.2. Estructura de Plan Operativo Institucional Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Redacción del POI Difusión del PEI-POI Actividades Estructura del Plan Operativo Institucional – POI 2.4.2. Estructura de Plan Operativo Institucional Unidad de medida Meta física Unidad(es) responsable(s) Acción Estratégica Institucional 1   Actividad 1 Actividad 2 … Actividad n Acción Estratégica Institucional 2 FASE INSTITUCIONAL - POI Parte polìtica

Garantizar la difusión del PEI –POI que incluye: Identificación de elementos críticos de las actividades Vinculación con el presupuesto público Difusión del PEI-POI Actividades Redacción del POI Garantizar la difusión del PEI –POI que incluye: Presentar ante la Comisión de elaboración del PEI-POI, para su validación. A los Organismos Técnicos Especializados vinculados al sector. A los órganos y unidades ejecutoras. A las oficinas de Presupuesto para asegurar la vinculación entre los sistemas de planeamiento y presupuesto.   FASE INSTITUCIONAL - POI Parte polìtica

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