1 Exposición de la defensa de la memoria para optar a la plaza: Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos SERVICIO DE BIBLIOTECA Mª Carmen Pérez Agudo 1 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Análisis y descripción del puesto ÍNDICE: Introducción Análisis y descripción del puesto Actuaciones realizadas Propuesta de futuro Conclusión Análisis y descripción del puesto 2 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

3 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos Funcionarización del personal laboral Puesta en marcha nueva RPT 3 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

USUARIOS RECURSOS Y SERVICIOS PROPORCIONADOS ÁREA PLANIFICACIÓN, INNOVACIÓN Y PROYECTOS DIRECCIÓN SGC/Comunicación Evaluación Tecnología USUARIOS RECURSOS Y SERVICIOS PROPORCIONADOS ÁREA RECURSOS ÁREA SERVICIOS PROCESOS CLAVE PRODUCTOS Y SERVICIOS PLANIFICADOS 4 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

5 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos RECURSOS SERVICIOS 5 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Actuar en el conjunto de la Biblioteca de manera planificada, clara con una dirección única Introducir los continuos proyectos que nos hacen mejorar y adaptarnos a los requerimientos internos y externos Misión Calar en una nueva forma de trabajo basada en la coordinación y en la continua revisión de nuestras formas de trabajo. 6 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Actuaciones realizadas ÍNDICE: Introducción Análisis y descripción del puesto Actuaciones realizadas Propuesta de futuro Conclusión Actuaciones realizadas 7 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Objetivos estratégicos 2007-2011 Obj.1 Ini. 1 PA 1 PA 2 Obj.2 Ini. 2 PA 3 Ini. 3 Ini. 4 Ini. 5 Obj.3 Obj.4 Obj.5 PA1 Obj.1 Ini.1 PA2 PA1 Ini.2 PA2 Obj.2 PA3 Ini.5 PA1 8 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección Uso y rentabilidad de los recursos de información existentes en la Universidad Actuaciones en el ámbito interno Actuaciones en el ámbito externo 9 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Estudio del préstamo de BR Cancelación de recursos no rentables OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección ACTUACIONES EN EL ÁMBITO INTERNO Compra de la bibliografía recomendada Evaluación de los recursos electrónicos (UAL) METODOLOGÍA: Definición de parámetros Recogida y almacenamiento Análisis cuantitativo Análisis cualitativo CONCLUSIONES: Resultados de inversión en recursos-e Información para la toma de decisiones Profundización en calidad de los datos Conocimiento hábitos usuarios Estudio del préstamo de BR Cancelación de recursos no rentables Suscripción de recursos contratados por departamentos Reducción de un 3’2% del presupuesto 10 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Elaborar informes de evaluación de recursos-e OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO Gestión de los recursos-e Evaluación de los recursos-e Elaborar informes de evaluación de recursos-e Crear una cultura de la calidad dentro del GRE Promover el conocimiento de recursos-e Cooperar con las Bibliotecas del Consorcio OBJETIVOS 11 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO Elaboración del Informe Anual Evaluación de Recursos-e Fase 1 Análisis del rendimiento de los recursos-e críticos Fase 2 Estudio de priorización de recursos-e Fase 3 12 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de Calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Implicar al personal en la identificación de los procesos clave/soporte y normalizarlos Establecer líneas de información, participación y formación en temas de gestión de calidad, cambio cultura organizacional Buscar y establecer mecanismos de coordinación entre los agentes que intervienen en un mismo proceso Determinar mecanismos de evaluación y control de las acciones de mejora 13 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Comunicación horizontal entre las diferentes unidades OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Dirección Área Área Área Comunicación horizontal entre las diferentes unidades 14 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en 2009-2010 PLAN DE ACCIÓN Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias) 2009-2010 Fase 2. Participación del personal en la elaboración del PAC. Ejecución 2011 AGRUPACIÓN ACCIONES RECURSOS HUMANOS Elaboración de la 3ª versión del mapa de procesos Equipo formado por Administradores y Gestores Identificación las actividades y tareas que van asociadas a cada proceso, definición PO Equipo formado por Bibliotecarios Desarrollo de competencias técnicas de la Biblioteca en el marco de la UAL Equipo formado por Jefes de Área Aplicación de competencias técnicas de la Biblioteca (nivel1) Técnicos de la Biblioteca 15 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en 2009-2010 METODOLOGÍA FORMACIÓN DE LOS EQUIPOS DINÁMICA DE TRABAJO DE LOS GRUPOS Modificada, arreglo de acentos LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS 16 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en 2009-2010 LOGROS LOGROS La convivencia de los bibliotecarios y técnicos: distintas competencias en un proceso La ruptura de barreras anacrónicas dando paso al flujo de trabajo La posibilidad de que una persona pueda estar implicada en varios procesos a la vez La convivencia en un procedimiento, personal de otras áreas La adjudicación de proyectos atendiendo a procesos implicados y competencias necesarias FORMACION DE LOS EQUIPOS DINAMICA DE TRABAJO DE LOS GRUPOS LA GESTION DE LOS PROYECTOS 17 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Fase 2. Participación del personal en la elaboración del PAC. OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 2. Participación del personal en la elaboración del PAC. Ejecución 2011 AGRUPACIÓN ACCIONES RECURSOS HUMANOS Establecimiento de objetivos para cada uno de los procesos Jefes de Área, Administradores y Gestores Determinación de acciones asociadas al objetivo Definición de indicadores y propietarios de los mismos Publicación del Plan Anual de Calidad Área de Planificación METODOLOGÍA Reuniones de Área para determinar objetivos Matriz de Saaty Aprobación por la Dirección Cierre y publicación del PAC 18 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Reuniones de Área para determinar objetivos Teórica Metodología para la gestión de proyectos: Guía PMBOK (PMI) Práctica Herramienta de comunicación interna eficaz y gestión del trabajo eficiente: INTRANET 19 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK (PMI) PLANIFICACIÓN INICIAL DEL PROYECTO FLUJO ACTIVIDADES PI GESTIÓN RIESGO Reuniones de Área para determinar objetivos Definición de Objetivos Participantes clave Identificación actividades Documentación paquetes trabajo Riesgos Iniciales Identificación de riesgos Cuantificación riegos Respuesta ante los riesgos Control de los riesgos Reuniones con la Dirección para concretar objetivos Cierre y publicación del PAC 20 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

PLANES COMPLEMENTARIOS METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK (PMI) PLANIFICACIÓN DETALLADA DEL PROYECTO Reuniones de Área para determinar objetivos Estimar el tiempo y el esfuerzo Identificar la dependencia de las actividades Crear un cronograma GESTIÓN DEL TIEMPO Estimar los recursos necesarios para cada actividad Identificar coste económico GESTIÓN DE COSTES Plan de aprovisionamiento Plan de comunicación Plan de recursos humanos PLANES COMPLEMENTARIOS 21 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Basado en apreciaciones sobre el trabajo completado METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK(PMI) PLANIFICACIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Basado en apreciaciones sobre el trabajo completado Registrar la información que indique en qué medida se ha completado cada una de las actividades previstas Basado en costes Comparar si los costes incurridos en la ejecución son los previstos inicialmente Reuniones de Área para determinar objetivos 22 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK (PMI) CIERRE DEL PROYECTO Modelo de Informes Actividades previstas y realizadas Desviaciones en tiempos y costes Estado de los hitos Estado de los riesgos Datos financieros Representación gráfica (GANTT) 23 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK(PMI) GESTION INFORMACION GENERADA PROYECTOS INDICADORES GESTION DE PROYECTOS De resultados De gestión De calidad y riesgos La integridad de la información se garantiza con PG-Control de Documentos Tecnología para la gestión Documental empleada “Sharepoint” 24 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Teórica Metodología para la gestión de proyectos: Guía PMBOK (PMI) Práctica Herramienta de comunicación interna eficaz y de gestión del trabajo eficiente: INTRANET 25 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET OBJETIVOS Mejorar y unificar los sistemas de información y comunicación interna Localización y organización de la información Procedimientos adecuados, información actualizada Unificar datos corporativos, evitar inconsistencias información Establecer un sistema de información contable para el control del cumplimiento de los objetivos Contar con un sistema que aporte información sobre gestión de proyectos, objetivos, tareas Contar con un sistema de información que facilite la toma de decisiones 26 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET Intranet 27 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET CRONOGRAMA 28 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

INDICADORES DE GESTIÓN (Sharepoint Designer 2007) OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET INDICADORES DE GESTIÓN (Sharepoint Designer 2007) 29 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Propuesta de futuro ÍNDICE: Introducción Análisis y descripción del puesto Actuaciones realizadas Propuesta de futuro Conclusión Propuesta de futuro 30 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

PROPUESTA: Evaluación del Servicio de Biblioteca según el modelo EFQM de Excelencia Año 2003. Proceso de Evaluación global compartido con las bibliotecas universitarias andaluzas (desaparecida UCUA) Reuniones de Área para determinar objetivos Año 2006. Evaluación realizada por la ANECA como reconocimiento y valoración de la gestión, recursos y prestación de servicios al usuario Año 2006. Certificado de calidad según la Norma ISO 9001:2000 y adaptación a la ISO 9001:2008 en 2010 31 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

ORIENTACIÓN HACIA LOS GRUPOS DE INTERES Cierre y publicación del PAC 32 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Motivación El modelo EFQM de Excelencia 2010 permite a las organizaciones: “evaluar dónde se encuentran en su camino hacia la excelencia, ayudándoles a identificar sus fortalezas clave y posibles carencias con relación a su visión y misión”. 33 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

BIBLIOTECA Motivación 34 Reflexionar y detectar puntos fuertes y áreas de mejora en nuestro servicio Realizar una evaluación continua de los servicios que nos de una visión clara del contexto Seguir trabajando por objetivos ha supuesto una mejora continua certificada por AENOR Dar respuesta a la voluntad expresada por la Dirección y Gerencia de iniciar un proceso de estas características Posicionar a la Biblioteca en el contexto de la excelencia optando al premio 400+ 34 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

TRABAJO PREVIO Reuniones de Área para determinar objetivos Planificación previa que permita visualizar el proceso como oportunidad Información e implicación de todo el personal Cierre y publicación del PAC Utilizando los principios de planificación y INTRANET Formación en el modelo de referencia 35 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

COMPONENTES QUE INTEGRAN EL MODELO Conceptos fundamentales de la excelencia Lograr resultados equilibrados Asumir la responsabilidad de un futuro sostenible Añadir valor a los clientes Liderar con visión, inspiración e integridad Desarrollar alianzas Cierre y publicación del PAC Favorecer la creatividad y la innovación Gestionar por procesos Alcanzar el éxito mediante las personas 36 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

COMPONENTES QUE INTEGRAN EL MODELO AGENTES FACILITADORES RESULTADOS Liderazgo Personas Procesos, Productos y servicios Resultados en las personas Resultados Empresariales Resultados Clave Planificación, gestión de los recursos humanos: Implicación y aceptación de responsabilidades (personal) Existencia de un diálogo formalizado y una comunicación eficaz (Dirección y Jefes Área) “Informe sobre clima organizacional, satisfacción laboral, justicia organizacional estrés y burnout en el PAS de la UAL (2010)” Estudiar percepciones del personal Seguir avanzando en los resultados del informe Estrategia Resultados en los clientes Desarrollo de una estrategia clave para la Biblioteca: Definir nuestros grupos de interés Conocer las necesidades y expectativas actual y futuras de los grupos Avanzar en las encuestas de satisfacción de los grupos de interés Desde 2007 la UAL recopila las opiniones de sus usuarios. Metodología SERVQUAL Profundizar en el estudio de satisfacción con el modelo LIBQUAL+ Realización de acciones que fortalezcan el subcriterio 1c: Fomentar la interacción con clientes y representantes de la sociedad Colaboración con Millenium: testar el parche 1.4 de la versión 2009B Evaluación de nuestro servicio es clave para “ser rentables” La Biblioteca diseña, gestiona y mejora sus procesos y servicios para generar “valor” Alianza y Recursos Resultados en la Sociedad Desarrollar e implantar estrategias para la gestión de los recursos económicos-financieros que nos asegure el éxito sostenido Gestión eficiente de edificios, equipos y materiales Gestión de la tecnología Gestión del conocimiento Hemos dejado de trabajar para nosotros: Rendir cuentas a la sociedad Establecer una política de marketing de relaciones APRENDIZAJE, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN 37 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

COMPONENTES QUE INTEGRAN EL MODELO Esquema Lógico REDER: Elementos y Atributos Relevancia y utilidad Ámbito y Relevancia Integridad Segmentación Rendimiento Tendencias Objetivos Comparaciones Causas Sólidamente Fundamentado Integrado Implantado Sistemático Medición Aprendizaje y creatividad Mejora e Innovación 38 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

CONCLUSIÓN: Hay que trabajar para: Entiendo que este modelo es una herramienta de gestión necesaria para que la brújula de nuestra biblioteca esté bien orientada hacia su misión “ofrecer un servicio de EXCELENCIA” Conseguir el desarrollo e implicación de las personas Lograr la adaptación eficiente al contexto en que nos encontramos Estar preparados para los retos futuros de este servicio, básico para la Universidad 39 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

“ofrecer un servicio de EXCELENCIA” Entiendo que este modelo es una herramienta de gestión necesaria para que la brújula de nuestra biblioteca esté bien orientada a “ofrecer un servicio de EXCELENCIA” “Si un hombre no sabe a qué puerto se encamina, ningún viento será favorable para él. Séneca” 40 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

Contraportada GRACIAS

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