EL PLAN DE TRABAJO: MÁS ALLÁ DE LOS CRONOGRAMAS Y LOS PRESUPUESTOS

Objetivos Entender la necesidad de hacer un plan de trabajo para iniciar la ejecución del plan de negocio. Identificar las relaciones entre el plan de trabajo y la ejecución del plan de negocios.

Reflexiones Iniciales El proceso de elaborar un plan de trabajo requiere que piense al revés, es decir, primero piense qué quiere hacer y dónde quiere estar en cierto periodo El plan de trabajo es muy importante, como proceso para involucrar a las personas que formarán parte del equipo de trabajo del futuro emprendimiento No confunda el plan de trabajo con un cronograma.

Porque del El plan de trabajo Es requerido por muchos bancos para desembolsar los fondos que ya le fueron aprobados sobre la base del plan de negocio. En cuanto al cronograma, éste es un gráfico de barras que muchas veces sólo lista las actividades, las secuencias y los tiempos, pero usualmente no aclara los objetivos de cada actividad, el porqué de lo que se plantea, los productos a obtener con cada actividad y tarea, el cómo y el qué necesita en materia de recursos para lograr lo que se pretende.

¿QUÉ ES EN REALIDAD UN PLAN DE TRABAJO? Es un argumento escrito que sirve para planear (ordenar) las actividades y tareas a llevar a cabo durante un tiempo dado, con el propósito de convencer a los inversionistas de que se trata de un proyecto viable que les conviene y que como resultado tengan disponibles los recursos para ejecutar las acciones que se necesitan para lograr montar su empresa.

RAZONES PARA HACER UN PLAN DE TRABAJO a) Es central al desembolso de recursos b) Precisa las metas y da a éstas periodos concretos e indicadores c) Convierte la palabra en números d) Identifica los recursos requeridos y asocia actividades e) Identifica las limitaciones y/o restricciones para lograr f) Sirve de guía para la acción g) Brinda transparencia a la ejecución del plan de negocios h)Tranquiliza a los inversionistas

Preguntas claves Las de un emprendedor para iniciar el proceso de desarrollo del plan de trabajo ¿Cuáles son las actividades más importantes? ¿En qué secuencia o paralelismo deben llevarse a cabo las actividades? ¿Qué grado de detalles deben tener las actividades que se describen en el plan de trabajo? ¿Las personas a las que las actividades se les asignan tienen las habilidades y el tiempo para llevarlas a cabo de manera efectiva? ¿Cuánto es el costo de llevar a cabo las actividades? ¿Están los recursos disponibles? (Propios y ajenos; familia, amigos y/o bancos.)

Confusiones Normales Usualmente quienes preparan un plan de trabajo lo confunden con los cronogramas y los diagramas de barra, Recuerde, si se lo solicitan para desembolsarle el dinero, lo peor que puede hacer es hacer sólo un listado detallado de actividades y de tareas. Más adelante verá por qué.

CRONOGRAMA, LÓGICA Y ORIGEN 1. Enumere las actividades principales 2. Elija periodos de tiempo realistas, apropiados, para especificar cuándo se llevarán a cabo las actividades 3. Divida cada actividad en tareas manejables. 4. Especifique la secuencia y las relaciones entre las tareas

CRONOGRAMA, LÓGICA Y ORIGEN 5. Considere las posibilidades “reales” del uso de los recursos humanos, 6. Estime el tiempo de inicio y la duración de cada tarea. 7. Identifique los principales logros (hitos) con base en los cuales logre monitorear el progreso del plan de trabajo. 8. Acuerde y asigne las responsabilidades para las tareas con los miembros del equipo de la empresa en formación.

LÓGICA Y ORIGEN 1. Para cada actividad, haga una lista de todos los insumos necesarios para completar las tareas. 2. Agrupe los insumos para que la información sobre los costos se pueden resumir en las categorías de costos presentadas en el capítulo 9

Lógica y Origen 3. Analice el plan de trabajo y revise cuándo se van a llevar a cabo las tareas, luego especifique la cantidad (en unidades) requerida para cada periodo, con la idea de hacer las solicitudes de uso de recursos necesarias con tiempo suficiente. 4. Cuando haya diferentes fuentes de financiamiento para determinadas actividades, deberá asignar los costos (gastos) a la fuente de financiamiento. 5. Consolide los costos de diferentes periodos y estime un costo total de la actividad, para solicitar los desembolsos debidamente justificados.

LA INTEGRACIÓN REAL DE LAS ACTIVIDADES, LOS CRONOGRAMAS Y EL PRESUPUESTO Lo que se ve en la mayoría de los planes de negocio son el listado y el cronograma, ya que ambos son las partes de un continuo. A continuación se presenta lo que le sugerimos. Es un poco más trabajoso que el diagrama de barra o cronograma común, pero en realidad veremos cómo los tres “pedazos”, si pone uno al lado del otro, explican mejor la historia de cómo lograr lo que usted desea.

La decisión es suya. Un consejo personal: la experiencia probablemente prejuiciosa nos ha enseñado que seis meses es un periodo bueno. Permite hacer cortes de progreso trimestrales y reajustar lo que no caminó bien, además de que no es tan largo como para que cuando queramos hacer algo resulte tarde. De nuevo repetimos: Cada plan de negocio es su propio cliente y cada cliente tiene sus necesidades.

UN CONSEJO DE UN EMPRESARIO EL CRONOGRAMA SE REVISA CADA 6 MESES SI LO DEJA MAS TIEMPO. MEJOR NO PIERDA TIEMPO ESO SI A LO MEJOR EL INVERSIONISTA NO LE DESEMBOLSA. HAGA DOS UNO MULTINANUAL Y OTRO SEMESTRAL EN VERDAD SON UTILES. SI LOS UTILIZA.

Nota a los Profesores y Alumnos Faltan los gráficos. Haga los suyos o revise lo del libro. Ud debe incluir los gráficos de las tres etapas.

Gracias.