Biblioteca Digital: Colección Documentos Tec Propuesta Proyecto Ene-Jun 2002

Objetivo Crear una colección de documentos electrónicos formada por publicaciones (libros, revistas, tesis, períodicos) que son generadas por el Tec, con la finalidad de ofrecer su acceso a alumnos y empleados del Tec.

¿Dónde estará? Biblioteca Digital ProQuest revistas y periódicos NetLibrary libros electrónicos InfoLatina revistas y periódicos mexicanos Inversionista noticias y datos financieros Tec CEE Tesis Integratec Calidad Ambiental Transferencia

Demostración Interfase de búsquedas, esta es una versión preliminar. Se permitirá: Búsquedas en el texto completo Búsquedas por título, autor, etc. (metadatos)

Demostración Cada documento mantiene una barra de navegación (tabla de contenido). Se mantiene el formato del documento original.

Beneficios de ingresar a la Colección “Documentos Tec” Mayor proyección de las publicaciones. Almacenamiento de documentos históricos. Permite a los editores concentrarse en la creación del documento, delegando responsabilidades técnicas. Disponibilidad de consulta 24 x 7. Posibilidad de comercio electrónico (en el futuro, con inversión adicional).

Características de la Colección “Documentos Tec” Control de acceso –A nivel de documento, y / o –Por grupo y usuario, distintos tipos de “permisos”. Tabla de contenido para cada documento. Búsqueda por palabras dentro del contenido, o por autor, fecha, publicación, etc., similar a ProQuest. Monitoreo de los avances en cada etapa del proceso de publicación digital.

Proyecto 1a Etapa Fechas: Ene-Jun Resultados: 150,000 páginas (~500 “libros”) con un equipo de 6 personas. Usar equipo y software ya disponible, inversión mínima. Aprovechar materiales “sacrificables” para resultados más rápidos. Costos: –1a Fase: $33,000 USD total. –Igual a $1.76 pesos por página publicada.

Proyecto 1a Etapa... cont. Candidatos a digitalizar: –Tesis, reportes de investigación, memorias de simposios, revistas del Tec. –Contamos con un lote de más de 700 documentos “sacrificables” –Convocatoria a las bibliotecas del Sistema Tec para la selección de materiales candidatos de sus campus.

¿Decisión? RZP (Virna Gil) –Biblioteca Campus Mazatlán: Si –Biblioteca Campus Cd. Obregón: Si –Biblioteca Campus Sinaloa: Si –Biblioteca Campus Guadalajara: Respondió que analizaría esto y daría resolución después de reunión. –Biblioteca Campus Hermosillo: No respondió. –Biblioteca Campus Colima: No respondió.

¿Decisión?... cont. MTY Si, propuestas para digitalizar (priorizadas): –Tesis (de posgrado) –Publicaciones del CEE –Publicaciones propias del Tec: Estadísticas de Escolar, Perfiles Académicos, Directorio, Memorias de la Reunión de Investigación, Panorma –Publicaciones Periódicas: R. de Humanidades, Transferencia, Calidad Ambiental, ¿Integratec? –Las memorias de simposios, podría optarse por digitalizar los índices solamente, y tenerlos físicamente en la colección

¿Decisión?... cont. RZS –Enedina Ortega: "interesante y necesario"..."pero muy apresurado" –Genoveva Mendez: "interesante", "aprovechemos reunion 22 enero"

¿Decisión?... cont. RZN Anne Luengas (?): si RZC No respondieron.

¿Decisión? ¿Procedemos? Discusión.

Anexo: Proceso de Publicación Digital

Proceso de Publicación Digital Hay dos grupos de personas que participan en la generación de un documento digital publicado en la colección: Expertos en los temas del documento (Centros o Departamentos) Equipo de digitalizado, conversión, OCR e-editor e-submitter e-convertere-scanner

Pasos del Workflow Paso 3 Conversión Paso 2 Catalogación Paso 1 Selección Paso 4 Revisión Deseo de publicar Catalogación terminada Sistema Control de Procesos Conversión terminada ¿Aprobado? ¿Fin? Publicación Si No e-submittere-converter e -editor e-scanner

Paso 1: Selección Solo se publicarán materiales de los cuales el Tec tenga los derechos de autor o los permisos de publicarlo para uso de la comunidad Tec a través de la Biblioteca Digital. Materiales encomendados por el Tec. Con permiso escrito de autores, conferencistas, etc. El e-editor es responsable de obtener estos permisos por escrito. NO se aprovechará el proceso para otros fines. e-editor Un e-editor puede ser una persona en una biblioteca, centro de investigación, un departamento que publique una revista...

Paso 2: Catalogación Para cada documento se deberá ingresar la ficha bibliográfica, que contiene: Autor(es). Pie de imprenta. Clasificación. Tabla de contenido del documento... cont. e-submitter El e-submitter hace labores mas manuales, puede ser alguien que trabaje en el mismo lugar que el e-editor.

Paso 2: Catalogación El e-submitter captura la tabla de contenido. Para cada porción del documento (artículos, capítulos, etc.): Autor (si es uno distinto para cada porción) Título Páginas que abarca Temas (opcional) Palabras clave (opcional) Tipo: artículo/reseña/entrevista/etc. (opcional) Esta captura será facilitada con una interfase amigable con pocas opciones. e-submitter

Paso 3: Conversión Documento digitalizado ¿Formato PDF? Digitalizar a formato PDF S N Archivo PDF Convertir a PDF S N e-scannere-converter En el proceso, se debe contar con un archivo electrónico final. Si se cuenta solo con un original en papel, se podrá digitalizar, dependiendo de ciertas reglas: ¿Qué se puede digitalizar? Documentos (libros, revistas, etc.) cuyo tamaño sea carta o menor Opcion 1: el material “sacrificable” será guillotinado para un proceso rápido por personal de Biblioteca Digital. Opción 2: el material encuadernado y no- sacrificable tambien es digitalizado por Biblioteca Digital requiriendo otros procedimientos como limpieza, corrección, etc. Retornar documento Enviar por paquetería e-submitter

Paso 3: Conversión.. cont.  Realizar OCR sobre el archivo PDF.  Separar documento (PDF) en varios documentos (PDF): uno archivo por cada capítulo/artículo/sección.  Generar 1 documento para portada.  Relacionar los nuevos archivos pequeños con los “capítulos” del documento.  Avisar al e-editor para que proceda a la revisión del material digitalizado. e-converter Tareas que deben ser realizadas por personal de Biblioteca Digital Documento PDF Capitulo 1 Capitulo 2 Capitulo N

Paso 4: Revisión y publicación Una vez que el e-editor da la aprobación del material digitalizado, se procede a la publicación del documento  Habilitar consulta en Biblioteca Digital.  Aviso al web master del nuevo documento publicado.  Envío de a suscriptores del libro informando que ya se encuentra disponible. e-editor