Módulo de Suministros - SGIe Programa Anual y Presupuesto [PAP] Taller Módulo de Suministros Sistema Gerencial Integrado (SGIe) Julio 24-26, 2007 Bogotá, Colombia

Programa Anual y Presupuesto [PAP] – Introducción Para la elaboración del PAP (2008) es necesario tener en cuenta los siguientes informes/datos: Informe Semestral Pronóstico Anual Informe Anual Informe Anual Estimación -PAP Estimación – stock de reserva 2005 2006 2007 2008 2009 Años Históricos Año Actual Próximo Año

PAP/Materiales Requeridos - 2008 2006 Informe Anual 2007 Informe Semestral 2007 PAP/Aprobación de Suministros 2007 Pedido(s) Suplementarios 2007 Cantidades Recibidas – IPPF, otras fuentes y/o donantes 2007 Cantidades Recibidas – Compra Local 2007 Proyección de distribución – segundo semestre 2008 Lista de Precios 2008 Proyecciones de distribución por programa y/o total 2009 Stock de Reserva/Proyección de distribución anual

PAP: SGIe Menú Agregar Productos El PAP debe incluir todos los suministros (perecederos y no perecederos) que tengan un stock disponible en el momento de la preparación del PAP Para ingresar los productos a su Portafolio de Productos, debe seleccionar el vínculo “Agregar Producto”

PAP: Cómo Incorporar un Producto al Portafolio de Productos Seleccionar el Año de Transacción en el Portafolio de Productos (Ej.: 2008) Al final de Portafolio, seleccionar “Agregar Producto” para ver la lista principal de productos Localizar el producto seleccionando el “Catálogo” (IPPF ICON / IPPF WHR) y “Tipo” de producto correspondiente Al localizar el producto, oprimir el vínculo “Add” para incorporarlo en el portafolio

PAP: Vínculo de Información General del Producto Desde el Portafolio de Productos, seleccionar el vínculo “Info” para actualizar datos Seleccionar fuente principal (pueden darse múltiples fuentes por producto) Solo puede haber un agente proveedor por producto Incluye información sobre precios de ICON y empaque de envío. Si el producto se compró localmente, incorporar precio unitario, taza de cambio, y justificación en esta sección [Notes] Identificar fuentes adicionales

Cómo Entrar una Fuente & Agente Proveedor En caso de compra local, seleccionar moneda e incluir precio y taza de cambio Puede haber una variedad de fuentes, pero solo un proveedor principal por producto para el PAP

PAP: SGIe/Menú Proyecciones de Distribución Movimientos = Estimación de Movimiento y Saldos Finales Cálculo Final de Envío

PAP: Ejercicio Ejercicio Gradual

PAP: Proyecciones de Distribución Encabezamiento Análisis de 5 Años Azul – Años Anteriores - Informe Anual Púrpura/morado – Año Actual - Informe Semestral Recomendado y Aprobado Reales IS Enero a Junio Pronóstico AM Enero a Diciembre Amarillo – 1er. Año del Pronóstico – PAP Cantidad Ideal Enero a Diciembre Solicitud AM PAP Año Naranja – 2do. Año del Pronóstico – PAP Solicitud AM stock de reserva NOTA: CAMBIAR ANNOS CON BASE EN EL NUMERO 24.

PAP: Proyecciones de Distribución La proyecciones de distribución deben reflejar las metas y planes de la Asociación. Su cálculo es responsabilidad del personal encargado del manejo de los programas y no solamente de las persona que entra los datos. NOTA: Cambiar los annos.

PAP: Proyecciones de Distribución Datos Estadísticos: % de Variación entre un año y otro Uso promedio mensual = Sub-Total dividido por 6 (IS) o 12 (IA, PAP) Consumo promedio de tres años NOTA: CAMBIAR “USO” POR “CONSUMO”

PAP: Proyecciones de Distribución El vínculo “Estimar 2006” le ayuda a calcular el pronostico de la distribución de Enero a Diciembre (suma los movimientos reales incluidos en el IS [columna T] con las cantidades proyectadas de Julio a Diciembre [columna X])

PAP: Proyecciones de Distribución Opción de Estimaciones por Porcentajes: Facilita la proyección?? Calculadora para facilitar la distribución de cambios porcentuales fijos en los canales de distribución Ojo – Cambios basados en datos históricos * Si no existe un base para el calculo necesita ingresar los datos manualmente

PAP: Proyecciones de Distribución Notas Alertas Notas: Incluir toda la informa posible para explicar cambios significativos (en comparación con años anteriores) en las cantidades proyectadas de distribución.

PAP: Movimientos de Inventario Propósito: Estimar el Saldo Final del año PAP, sin considerar envíos de IPPF Puede incluir pedidos suplementarios pendientes que se recibirán en el año PAP Estimar la diferencia entre el saldo final PAP y la proyección para el año de Stock de Reserva Datos Necesarios/Año Actual Cantidades Recibidas Ajustes

PAP: Movimientos de Inventario Notas Alertas Notas: Incluir toda la informa posible para explicar cambios significativos (en comparación con años anteriores) en las cantidades recibidas o por recibir y en Ajustes.

PAP: Cálculo Final de Envío

PAP: Cálculo Final de Envío Meses en Existencia en el Saldo Final Productos de IPPF: se recomienda mínimo 9 meses de stock de reserva en existencia para evitar desabastecimientos teniendo en cuenta el lapso y periodo de reabastecimientos Compras Locales: los meses de stock de reserva pueden variar dependiendo el lapso y periodo de reabastecimiento de los proveedores locales Total de Distribución Proyectado para el Año de Stock de Reserva Proyección de cantidades a ser recibidas de Otras Fuentes (distintas de IPPF) durante el Año de Stock de Reserva Número de Meses de Stock de Reserva X 12 Meses 2,367 X 9 meses 0 = ??? 12 meses

PAP: Cálculo Final de Envío Actualizar AM: Debe oprimir este vínculo para actualizar los datos Propósito: Calcular la Cantidad a Ordenar en unidades (sin tener en cuenta la unidad de medida) Balance de cierre deseado: Incluye el balance del Saldo Final del año PAP (sin tener en cuenta la cantidad de IPPF) y el stock de reserva para el final del mismo año. Déficit : Si la cantidad total proyectada en stock es MENOR que el balance proyectado en el saldo final, la diferencia va a ser la cantidad a ordenar. Superávit: Si la cantidad total proyectada en stock es MAYOR que el balance proyectado al final, la cantidad a necesitar es cero y, por consiguiente, no se necesita ordenar el producto.

PAP: Cálculo Final de Envío Orden Alternativa: Esta opción se utiliza cuando se desea que las cantidades a ser ordenadas, sean superiores o inferiores a las cantidades calculadas por el sistema. Utilice la sección de notas para explicar la Orden Alternativa Método de Envío: Automáticamente el sistema selecciona como “Método de Envío”, el envío por mar. Si la Asociación no desea el método de envío por carga marítima, debe explicar el porqué en la sección de notas Fechas estimadas para envíos: Anticonceptivos: Mayo a Agosto Suministros médicos: Agosto en adelante Suministros Perecederos: Septiembre en adelante NOTAS: Cambiar en el recuadro: “Alternativa Orden” por “Orden Alternativa” “ Envia Via” por “Metodo de Envio”

PAP: Cálculo Final de Envío Estimación Automática en el Sistema Incluye: Numero de Unidades por Medida: Aproxima automáticamente el cálculo Ejemplo: 1, 3 o 100 ciclos Compara Numero de Unidades por Medida con Cantidad Mínima a Ordenar Estima la cantidad a enviar con base en los múltiplos establecidos para cada producto.

PAP: Cálculo Final de Envío Indica el Saldo Final del producto para el año del PAP, en unidades, incluyendo la cantidad solicitada a IPPF.

PAP: Cálculo Final de Envío Refleja la cantidades a solicitar en el PAP. Todas las solicitudes del PAP son asignadas automáticamente al proyecto ICON

PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío

PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío

PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes: Anexo 2/Acuerdo de Subvención Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío

Informe: Información del Presupuesto de Suministros

Informe: Información del Presupuesto de Suministros

Informe: Status de orden de la Asociación

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